公文写作要注意短和精.doc

公文写作要注意短和精 公文写作要注意短和精 早在50多年前毛泽东同志在反对党八股一文中就要求我们“应该研究一下文章怎样写得短一些写得精粹些”对于这个问题周恩来同志在五十年代也曾中肯地提出：“文字含糊而不清楚笼统而不明错杂而不准确；文法混乱而无条理错误而不通；文义常不合逻辑更缺少辩证；文风则生硬僵化不生动活泼这是今日一般文件的通病”革命领袖的教诲虽已过去几十年但在今天读来仍亲切入耳切中时弊 让我们先来看看两个例子： 抗美援朝初期由于中国人民志愿军进展神速加上敌人严密的地面、空中封锁使我志愿军给养供应出现了严重的困难当时志愿军司令员彭德怀同志亲笔给党中央拟写了一份仅有六个字的紧急电报稿：“饥无粮寒无衣”毛泽东同志收到这份电报后迅即责令周恩来同志采取紧急措施大批军事物资源源不断地运进朝鲜战场保证了二次战役的顺利实施 公元前47年夏古罗马共和国杰出的军事指挥家恺撒在率军攻克埃及后又以迅雷不及掩耳之势挥兵攻打叙利亚仅用五天时间就击败了本都王子的军队占领了面积广大的小亚细亚恺撒此时兴致勃勃地挥笔给罗马政府写了一份战报：“吾到吾见吾胜” 综上两例彭总电报之精让人叫绝；恺撒战报之妙令人称道二者可谓惜墨如金言简意赅堪称军事文书的楷模也是我们当今公文写作者借鉴的榜样 那么当代公文的写作如何铲除时弊、力求精短呢 首先力求主旨单一切忌内容混乱 有一份市税务局主送区税务局关于免税的批复是这样写的：“你区灯泡厂生产的汽车灯泡由于引进技术和上交管理费等原因造成亏损同意你局意见对该项产品19年再继续给予免征工商税一年的照顾期满后立即恢复征税不得再报减免照顾”接着第二段又写道：“希协助该厂采取有效措施解决生产中的问题改善经营管理加强经济核算扭转亏损”这个批复显然是一文多旨本来中心是对区灯泡厂申请免税的批复意见在第一段已明确表明了市局的态度此文即应结束第二段与主旨无关应该删去 写作公文要一文一事主旨单一如果公文的内容混杂一文多旨必然使收文者不得要领影响公文效力因此公文写作者必须在立意、炼题上多下功夫 其次力求开门见山切忌绕山弯水 目前有些基层单位的公文套话连篇开头大段不着边际动辄“在党中央、国务院有关政策的指引下在省、地、县各级领导的亲切关怀下在、领导的亲自指挥下”好像不这样写就不足以显示政策的威力和领导的重视简直就象茹太素“万言挨板子”那样滑稽可笑这样绕山弯水还叫什么公文别林斯基说过：“假如第一行落笔太远那么这篇论文一定是度话连篇离题万里；假如第一行就接触事件那么这篇文章就是好文章”这个道理对公文写作同样适用 “开门见山”是使公文写得集中、精炼、明快的基本技法之一“开门见山法”又叫“倒悬法”其特点是先论点、后论据即从公文的开始就把结果、结论、目的提出来然后再讲过程、情况、理由这种技法不仅公文一开头要用而且凡有若干层次或段落的公文在每个层次或段落也要使用如果只在公文开头用而每个大的层次或段落却如“十月怀胎”经过一个很长的过程才出现结果这样公文开头的“开门见山”效果也会大为逊色 第三力求干明叶茂切忌十干一叶 相传北宋诗人王琪年轻时很自负一天他来到竹园赏玩但见青竹丛丛枝叶翠翠不由得望竹生意写出一联：“叶垂千口剑干耸万条枪”写后仔细玩味颇觉得意便拿给朋友看得到夸奖后更是自鸣得意于是将其挂于中堂并夸下海口：“有能挑剔我一字者愿以十金相酬”几天过去了竟无一人挑剔；王琪见状更是神气万分谁知到了第八天晚上苏东坡突然前来串门看完此联后沉吟不语王故作谦逊地说：“久仰尊师大名如雷贯耳晚生诚望指教一二”苏轼开门见山地说：“好虽好也十干一叶”王琪一听瞠目结舌羞愧地摘下了对联“十干一叶”的故事虽系传说但苏东坡的批评却发人深省 今天在公文写作中仍然不乏那种空讲道理、空提任务、空表决心、空下结论的文稿类似有干无叶或干多叶少使人看来干瘪无味不着头脑所以写作公文一定要处理好“干”与“叶”的关系做到干明即主旨明确脉胳清晰：叶茂即有血有肉富有生机这种“叶”应是充分显示活力的绿叶要对所占有的材料无论是整体材料、典型材料、背景材料和对比材料都下一番精心筛选、裁剪、搭配、装点的功夫切忌罗列现象开中药铺如能这样即可消除“十干一叶”之弊达到“干明叶茂”之效 第四力求语言简明朴实切忌种种套话 在一些基层单位的公文中令人头痛的是套话太多如象泛滥成灾的“在下”层出不穷的“结合”没完没了的“依据”言过其实的“亲自”屡见不鲜的“大力”、“狠抓”、“认真”、“十分”某刊物上曾有这样一则关于某电站施工指挥部工程进度简报的报道的笑话：“在张指挥长的亲自带领下整个工地热火朝天进度加快工程师、技术员亲自下工地搅拌工亲自搅拌灰浆浇注工亲自浇灌坝基驾驶员亲自运送物资炊事员亲自炒菜做饭并将热腾腾的饭菜亲自送到工地”此虽是笑料但在实际中类似的赘语常不乏其例 莎士比亚曾说：“摹拟算得了什么猎犬也会追随它的主人猴子也会效法它的饲养者马儿也会听从它的骑师”郑板桥也说过：“学者自当树其帜”撰写公文不可能不参考手头占有的各种资料但不能照抄照搬只能重新“组装”寻求文字的最佳组合方式即自个的东西公文写作就是要下一番这样的功夫而不是老在书报、文件、资料堆里打转转爬格子满足于照抄照套尽搞些“童叟谈五经白发死章句” 第五贵善遣词造句切忌叠床架屋 在公文写作中常见的另一种现象就是叠床架屋重复累赘归纳起来大致有如下几种情况：一是内涵不明导致的叠床架屋如“各位同志们”、“涉及到”、“必须要”、“大浩劫”、“继续进一步”等等；二是外延不明而导致的叠床架屋如“反映了情况和问题”、“学习有关政策的规定”等等；三是语法意义不清导致的叠床架屋如“最最坚决拥护”、“非常非常热爱”、“对重大问题要尽快查处”等等；四是非语病的叠床架屋如“通过学习以后他已认识到”、“仅一年时间内就实现”、“截止五月底为止已完成”等等这些叠床架屋现象其病因就是在遣词造句上欠精度和力度 有两句老话说：“关门闭户掩柴扉一个孤人独自归”这话念起来上口听起来顺耳造句巧妙用意幽默但前后二句各三个词组仅分别说明了两个意思：“关门”、“一个”它是专门用来讽刺那些行文叠床架屋、重复累赘的而这种弊端实乃公文写作之大忌 第六力求一字千钧切忌洋洋洒洒 有些文字秘书总是习惯于写长文一下笔总是洋洋数千言、数万言仿佛不长就说得不透彻讲得不全面不能解决问题就显不出自己的开阔思路和写作才华因而不被上级部门重视和得到领导的青睐无产阶级的革命导师列宁对冗长繁杂的文章是深恶痛绝的他曾给伊克叶诺夫写过这样一段话：“你是否可以设法送一份关于你们机关情况的简短报告和你们的简单工作计划请写得短些采用电报文体如果必要的话可以另加附件写长了我根本不看一定不看”这句话应该作为秘书工作者写作公文的座右铭 古往今来我国许许多多名人在写作上都十分注意精心推敲力求一字千钧欧阳修的母亲去世后他的弟子苏轼前去吊丧写了一篇后被世人传颂的祭文曰：“孟轲亚圣母教之也；夫人生子如轲虽死勿憾尚飨”祭文用恰当的比喻高度概括和赞颂了其母的教子有方全文除去惯用的“尚飨”二字结尾外正文只有18个字且措词得体意味深长足使死者含笑于九泉而使生者欣慰又如1938年秋南洋华侨总会主席陈嘉庚听说汪精卫对日寇有妥协投降的言行于是一连打了三次电报向汪精卫追查询问并在新加坡各报上公开发表引起国内外舆论的广泛注意11月1日国民参政会第二次大会在重庆开幕作为参政会议员的陈嘉庚从新加坡拍去一份仅11字的电报提案：“敌未出国土前言和即汉*”当时身为大会主席的汪精卫尽管十分恼火但也不能不在大会上公开宣读结果此提案以多数票通过成为大会的决议案不久汪精卫果然从重庆叛逃投敌当了汉*陈嘉庚闻讯再次在各报上痛斥