（教育技术学专业论文）基于知识管理的陕西科技文档数字化与资源共享平台设计.pdf

基于知识管理的陕西科技文档数字化与 资源共享平台设计 捅要 随着市场经济的飞速发展，知识日益成为人类社会最重要的资源。如何对知识进行 有效的管理也显得尤为重要。科技文档，作为科技管理活动与科技实践活动的真实记录， 更是一种基础性的信息和知识资源，在科技创新中发挥着重要的作用。然而对于科技文档 的管理，传统的、旧的管理模式还未被完全打破，新的管理体制、模式尚未完全形成， 这种情况在一定程度上已经不能适应目前科技管理活动和创新活动的需求。 本文以“陕西科技文档数字化与资源共享平台”项目为基础，以实现科技文档的数字 化共享、以及科技文档的知识管理为目标。首先阐述了知识管理的基本理论和技术方法， 并提出了作者自己对知识管理的见解。然后例证了科技文档需要知识管理。最后运用知 识管理的理念、方法和技术对该平台进行设计。 本文将该平台设计划分为存储层、描述层、组织层、应用层四个层次，这四个层次 分别实现科技文档的数字化加工、元数据标引、数字化管理和展示、以及知识管理技术 应用四大功能。同时本文也对这四个层次的所有功能进行了详细设计。通过这些功能的 设计，本平台不仅仅可以实现科技文档的数字化与资源共享的目标，同时也为平台用户 发现、组织、过滤、获取科技文档中的知识和信息提供了更方便、更快捷的途径，最终 可以实现科技文档的知识管理。 关键词：知识管理，科技文档，资源共享，数字化 t h e d e s i g no f s h a a n x it e c h n o l o g yd o c u m e n t d i g i t i z a t i o n a n dr e s o u r c es h a r i n gpl a t f o r mba s eo nt h e k n o w l e d g e m a n a g e m e n t a b s t r a c t w i t ht h er a p i dd e v e l o p m e n to fm a r k e te c o n o m y , k n o w l e d g eb e c o m e st h em o s ti m p o r t a n t r e s o u r c eo fh u m a ns o c i e t y h o we f f e c t i v em a n a g e m e n to fk n o w l e d g ei se s p e c i a l l yi m p o r t a n t s c i e n c ea n dt e c h n o l o g yd o c u m e n t s ，a st e c h n o l o g ym a n a g e m e n ta c t i v i t i e sa n dt e c h n o l o g y p r a c t i c eo ft h et r u er e c o r d ，i ti sab a s i co fi n f o r m a t i o na n dk n o w l e d g er e s o u r c e s ，i n n o v a t i o ni n s c i e n c ea n dt e c h n o l o g yp l a ya ni m p o r t a n tm l e h o w e v e r , f o rd o c u m e n tm a n a g e m e n t t e c h n o l o g y , t r a d i t i o n a l ，o l dm a n a g e m e n tm o d e lh a sn o tb e e nc o m p l e t e l yb r o k e n , t h en e w m a n a g e m e n ts y s t e m ，m o d e ln o ty e tf u l l yf o r m e d ，t os o m ee x t e n t ，t h i ss i t u a t i o nc a nn o ta d a p t t ot h ec u r r e n ts c i e n c ea n dt e c h n o l o g ym a n a g e m e n ta c t i v i t i e sa n dt h ed e m a n df o ri n n o v a t i o n a c t i v i t i e s n 忙t h e s i sb a s e do nt h e ”s h a a n x is c i e n c ea n dt e c h n o l o g yd i g i t i z a t i o na n dr e s o u r c e s h a r i n gp l a t f o r m ”p r o j e c t , i no r d e rt or e a l i z et h es c i e n c ea n dt e c h n o l o g yd o c u m e n ts h a r i n g ， a n dt h ek n o w l e d g eo fs c i e n c ea n dt e c h n o l o g yd o c u m e n ts h a r i n gm a n a g e m e n ta st h eg o a l f i r s t l ye x p o t m d st h eb a s i ct h e o r ya n dk n o w l e d g em a n a g e m e n tm e t h o d s ，a n dp u t sf o r w a r dt h e a u t h o r so p i n i o n so fk n o w l e d g em a n a g e m e n t f i n a l l y , u s i n gt h em e t h o d sa n dt e c h n i q u e so f k n o w l e d g em a n a g e m e n tt od e s i g nt h i sp l a t f o r m 砀et h e s i sd i v i d et h i sp l a t f o r mi n t os t o r a g el a y e r , d e s c r i b el a y e r , o r g a n i z a t i o nl a y e r , a p p l i c a t i o nl a y e r , a n dr e a l i z i n gt h ed i g i t a lp r o c e s s i n go fd i g i t a l ，d a t ai n d e x i n g ，a n d m a n a g e m e n t ，k n o w l e d g em a n a g e m e n ta n dt e c h n o l o g ya p p l i c a t i o nf o u rf u n c t i o n a n dt h ef o u r l e v e l so ft h ef u n c t i o no ft h ed e t a i l e dd e s i g n f i n a l l yc o m p l e t e dat e c h n o l o g yn o to n l yd e s i g n d o c u m e n td i g i t i z a t i o na n dr e s o u r c es h a r i n gp l a t f o r m ，a l s oa st h ep l a t f o r m ，o r g a n i z a t i o n , u s e r s o ft h et e c h n o l o g yd o c u m e n t ，f i l t r a t i o no fk n o w l e d g ea n di n f o r m a t i o np r o v i d e dm o r e c o n v e n i e n t ，r a p i d e r , d e s i g nr e a l i z e dt e c h n o l o g yd o c u m e n tk n o w l e d g em a n a g e m e n l k e yw o r d s ：k n o w l e d g em a n a g e m e n t ，s c i e n c ea n dt e c h n o l o g yd o c u m e n t s ，r e s o u r c e ss h a r i n g ， d i g i t i z e i i i 西北大学学位论文知识产权声明书 本人完全了解西北大学关于收集、保存、使用学位论文的规定。学校有 权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版。本人允许论 文被查阅和借阅。本人授权西北大学可以将本学位论文的全部或部分内容 编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和 汇编本学位论文。同时授权中国科学技术信息研究所等机构将本学位论文 收录到中国学位论文全文数据库或其它相关数据库。 保密论文待解密后适用本声明。 学位论文作者签名： ) op指导教师签名：一 肜年多月7 r 日 西北大学学位论文独创性声明 本人声明：所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作 及取得的研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外， 本论文不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得西 北大学或其它教育机构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的 同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示谢 = 巴 思。 学位论文作者签名：1 夺俩叶 7 口7 0 年石月日 i 西北大学硕士学位论文 第一章绪论 1 1 概论 科学技术的发展呈现出了互相渗透、相互交叉融合的新态势，科研开发的全球化趋 势不断加快，网络信息技术的普及正在深刻的改变传统科研开发方式和创新模式【l 】。支 撑科技创新与进步的科技资源已经上升到国家重要战略资源的高度。科技资源的占有、 配置、利用和开发方式的优劣，逐渐成为了事关国家科技发展快慢的关键因素。而科技 资源共享是实现科技资源高效利用和合理开发的重要手段，是现代科技发展的迫切要 求。如何提高科技资源共享水平是目前科技管理领域面临的一个核心问题，对提高国家 科技创新能力有着极其重要的影响。 1 2 研究背景与意义 科技文档是科技公文档案与科技档案的简称，是科技工作发展的真实记录。它存在 于政府、高校、企业、研究院所等所有参与科技实践活动的机构。本文的研究以存在于 政府中的那部分科技文档为对象，因为政府科技管理部门掌握的科技文档最为权威、最 为全面。下文中使用的科技文档一词也特指由政府掌握的那部分科技文档。 科技文档为科技管理部门的科技政策制定、科技发展规划、科技项目管理等决策起 到了重要的支撑作用。同时又为创新主体在研究开发、成果转化、技术转移等决策中提 供重要的参考依据。所以科技文档是极其珍贵的科技资源。 科技文档作为科技资源重要的组成部分，它存在的形式众多，除了一般意义上的纸 质文档以外，还包括大量磁带、照片、视频等格式资料。同时它涉及的面非常宽，科技 存在于各行各业，所以科技文档的内容涉及社会的各行各业。 科技文档的数字化和资源共享，与科技文献、科学数据等科技资源相比有着一定的 优势。虽然科技文档资源的格式众多、涉及面广，但是科技文档较为集中在省市县各级 科技管理部门中，这就为科技文档资源的统一数字化存储、归档、管理提供了方便的条 件。然而纵观科技文档数字化和资源共享的发展现状，我们会发现这些宝贵的科技资源 的共享和管理水平并不能完全尽如人意。有许多问题在不断阻碍其发展。具体分析如下： 第一、管理理念落后。目前大多科技管理部门仅仅将科技文档看作一种档案资源， 对它的存储和共享都参照档案学的方法，忽视了蕴含在其中的知识价值。科技文档中诸 如历年科技项目申报材料、评审材料、会议记录以及科技政策法规等文字资料中包含着 许多显性知识。同时包括专家评审会议、领导讲话等在内的视频、音频资料中也富含着 第一章绪论 许多隐性知识。如果能改变观念，将这些科技文档看作一种知识的载体，结合知识管理 和档案学的理论来指导管理，使这些科技文档中显性知识更加有序化和系统化，同时挖 掘更多的隐性知识，使之显性化，必将提高科技文档资源的共享水平，充分发挥其内在 价值。 第二、管理模式和手段落后。目前很多科技管理部门对科技文档的的储存、加工、 整理还继续沿用传统的方法。科技管理部门中的档案部门需要向不同的需求者提供档案 查询服务，传统的“人工”档案管理存在着手段原始、管理环节多、资源共享面小、服务 效率低、保存条件要求高等问题，而且传统的查阅方法是到档案馆采用人工检索的办法 查找自己所需的档案，费时、费力，查全率和查准率均不高，这些都表明传统模式已不 能适应新形势的要求。尤其是，由于受保存环境、保存方法等限制，目前一些反映科技 发展历程的珍贵历史资料有的发霉变质，有的失去原有风貌，抢救历史资料，保存重要 的科技文档信息已迫在眉睫。 从以上论述中可以总结出，由于缺少正确的管理理念、先进的管理模式、有效的管 理平台将科技文档资源进行汇总管理，缺少严格权威的窗口对内对外提供科技文档资源 共享服务，所以科技管理部门和从事创新活动的主体无法快速有效的对这些科技文档资 源进行检索、利用和再开发，科技文档涵盖的知识没有充分挖掘，从而导致低水平重复 研究，创新效率低，创新资源以及科技经费严重浪费等现象出现。 “陕西科技文档数字化与资源共享平台”项目的建设就是针对以上问题而提出的，通 过该平台的建设，一方面能够实现文档资源的综合利用，充实文档信息服务内容，有助 于将文档建设纳入电子政务建设的规划，为社会公众构造翔实可靠、功能完备的信息服 务平台。另一方面能够将全省科技文档管理进行资源数字化、应用系统化、管理一体化 建设，打造省、地市、县三级科技文档管理体系，从而进一步提高全省科技信息管理与 共享服务水平。 与此同时，如何构建“陕西科技文档数字化与资源共享平台”，优化科技文档资源的 流动性，提升科技文档资源的共享程度，也是一个与知识管理息息相关的问题。用知识 管理的理念以及相关的技术来设计与实现“陕西科技文档数字化与资源共享平台”，是对 科技文档进行收集、整理，使蕴含在科技文档中的知识得到有序化、系统化，并将这些 知识进行有效的组织与存储，使相关人员可以更方便的获取所需要的知识。从而将科技 文档的数字化与资源共享服务从信息层面提升至知识层面。这将对实现陕西科技文档资 源的全面共享和综合利用，提高陕西省科技部门科技资源的管理和共享服务水平，最终 2 西北大学硕士学位论文 促进陕西省全社会的科技创新能力的不断发展产生深远的意义。 1 3 国内外研究现状 1 3 1 知识管理的国内外研究现状 对于知识管理的研究，目前国内外所处的研究阶段不同，总体上来讲国内还处于理 论研究的阶段，而国外基本上己经达到理论与实际相结合研究的阶段。当然，对知识管 理的研究国内外也有很多共性，大部分研究的焦点集中在以下几个方面：( 1 ) 如何定义知 识管理：a p 研究什么是知识，如何区分知识与数据信息。什么是知识管理，如何区分知识 管理与信息管理。以及知识管理流程等相关问题【2 】。( 2 ) 知识管理与组织：即主要研究组织 环境( 如企业文化、激励机制等) 对组织实施知识管理的影响，以及组织实施知识管理对 组织现有机制、体制的冲击及革新要求( 如实现组织扁平化柔性化、建立学习型组织等) 。 ( 3 ) 如何实施知识管理：即主要研究具体某个组织在实施知识管理的过程中的步骤、采用 的方法，以及应该注意问题和解决问题采取的一些举措等 3 1 。( 4 ) 知识管理实施战略：主要 研究与分析什么样的组织应当采用什么样的知识管理战略才能取胜。( 5 ) 知识管理在相关 领域的应用研究：主要将知识管理与教育资源管理、企业资源计划、图书馆管理等相关领 域结合起来研究，将知识管理的理念和方法引入这些领域，而增加实施成功的可能性。 ( 6 ) 知识管理技术和软件工具：因为知识管理的实施必须依赖一定的技术和软件工具，。因 此有很多学者都在深入研究与知识管理相关的技术和这些技术所需要的软件工具( 如群 件技术、知识地图技术、知识库技术、知识发现技术等) 【4 j 。还有针对知识管理系统都做 了大量研究。 1 3 2 科技文档管理的国内外研究现状 科技文档是档案的一种，所以作者在调查科技文档管理的国内外研究现状时，首先 调查的是档案的管理现状。目前无论是国内还是国外，档案管理都已发展至数字化、网 络化管理的阶段。在美国政府最早提出“信息高速公路”的计划后，世界范围内都展开了 以数字化光纤传输、智能计数机处理和多媒体装备为基础，以大容量、高速度传递信息 为目的的大规模、高起点的国家信息基础设施建设。英国、加拿大、新加坡、澳大利亚 等国也先后展开档案信息数字化、网络化建设【5 】。 我国档案的数字化建设也已初具雏形，很多机构已经建立了数字化档案管理的网络 平台和管理体系。但是在数据库建设和网络建设两方面，还缺少统一的技术标准，造成 了很多档案数据库重复建设，资源无法共享的情况。应对档案数字化建设的标准问题、 3 第一章绪论 原则问题、数字化建设中存在的技术障碍等问题还缺少系统的研究。 1 3 3 科技文档知识管理的国内外研究现状 科技文档不仅仅是普通的档案，由于它记录的是科技实践活动的全过程，所以它是 一类知识和信息含量极高的档案。对这类档案的管理不能仅仅停留在普通档案的管理水 平上，还应该在知识层面上也有所管理。因此，作者对科技文档的知识管理也进行了现 状研究。由于本文研究的科技文档特指掌握在政府科技管理部门中的这部分，而美国、 英国等国家并没有类似中国“科技部”、“科技厅”的专门的科技管理部门，所以国外没有 可借鉴的研究对象。 现阶段我国知识管理的整体研究还停留在理论水平之上，所以对科技文档的知识管 理的研究也刚刚起步。作者在c n k i 数据库中以“科技+ 知识管理”、“科技文档+ 知识管 理”、“科技+ 管理”等词为关键词进行检索，只有2 篇以科技项目的知识管理为主题的博 士论文、3 篇与科技成果知识管理有关的博硕士论文、以及一些与科技文档数字化管理、 网络化管理的期刊、会议论文。所以可见，对科技文档知识管理的研究还处于萌芽期， 研究的内容正在从一两个“点”的研究，向整个“面”的研究发展。 1 4 研究思路 本文以“陕西科技文档数字化与资源共享平台”建设的项目为基础，用知识管理的理 念、方法和技术指导该平台的设计。本文的研究思路如图l 所示。 7理论研究阶段、7设计研究阶段、 知识管理技术l i 知识管理的r ；j口患州应用层设计蠢 的具体应用l 【 设计 i 基本理论i ： 甲台的钎理体 。 叫组织层设计娶扣 系、前台展示 k 科技文档需要i j 平台的总体l ： 一一一一一一一一 设计 1 燃锻i 7 l 设计 i l 7 扣 数字化科技l 一1 = 盘叫描述层设计羹卜 文档的元数据i n描述殴计 1 科警黧的i 一蚓存储层设计娶 科技文档数7 - i 一 掰t 加工的方式、l n 格式、流程l 图1 研究思路图 从图1 可以看出，本文的研究思路以理论为起点，在理论铺垫的基础上对平台进行 设计。具体思路如下： 1 理论研究：首先通过大量查阅知识管理的理论研究资料、以及知识管理在多种领 域中的应用研究资料，去理解知识管理的本质、以及知识管理在各领域中发挥的作用。 4 西北大学硕士学位论文 其次通过查阅有关科技文档的论文和专著、以及与陕西省科技厅的相关工作人员的交 流，去重新认识科技文档、科技文档在日常科技管理工作中的作用。最后得出需要利用 知识管理的理念、方法和技术，使科技文档在知识创新、科技创新中发挥更大的作用。 2 设计研究：在理论研究的基础上，结合陕西科技文档数字化与资源共享平台的实 际情况，制定了平台实现科技文档数字化、管理和共享三个基本目标，以及为平台用户 提供更多发现、组织、过滤、获取科技文档中知识成分的途径，实现科技文档知识管理 的目标。在这四个目标的要求下，对平台进行了整体设计，并将平台分为四个层次，对 每层进行详细设计。 1 5 论文的创新点 本文的创新点有以下几点： 首先，作者提出，科技文档不仅仅要实现网络化、数字化管理，同时还要在此基础 上，对科技文档中的知识进行管理，为科技用户发现、组织、过滤和获取这些知识提供 便利条件，以此促进知识和科技的创新。 其次，为实现科技文档的知识管理，作者对平台的功能进行了基于知识管理的体系 结构设计，将平台分为四个层次，并且将知识管理的理念、方法和技术融入到每个层次 的功能设计之中。按照该设计对平台的功能进行实现，就可以完成科技文档的知识管理。 1 6 论文结构安排 根据作者的研究思路，本文的结构分为七章： 第一章是本文的铺垫，主要论述了本文的研究背景和意义、国内外研究现状、以及 作者的研究思路和本文的创新点。 第二章主要介绍了知识管理的理论，提出了作者对知识管理的认识，以及介绍了可 以应用于本论文研究内容的知识管理的方法和技术。 第三章主要论述了作者对科技文档的认识、科技文档在科技管理工作和科技创新活 动中起到的作用，并且例证了知识管理的方法和技术，可以帮助科技文档的用户更快、 更好的发现、组织、过滤、获取科技文档以及科技文档中的知识，可以促进知识和科技 的创新。 第四章根据平台实现科技文档知识管理的目标，对平台的整个体系结构进行了设 计，将平台划分为存储层、描述层、组织层、应用层四个层次，并对四个层次进行简单 论述。 5 第一章绪论 第五章将平台的存储层和描述层归为平台的基础层次，对这两个层次的功能进行了 符合知识管理理念的设计。其中存储层按主要设计了科技文档数字化的方式、数字化存 储格式和数字化的流程。描述层将数字化的科技文档按内容区分，对不同内容设计了适 合各自情况的元数据描述项。 第六章将平台的组织层和应用层归为平台的服务层次，对这两个层级的功能进行了 符合知识管理理念的设计。其中组织层主要设计了平台的管理体系、以及前台的展示功 能。应用层主要设计了各种知识管理技术在平台的应用方法。 第七章对本文所做工作、存在的不足、以及下一步的工作进行了总结与展望。 6 西北大学硕士学位论文 第二章知识管理的基本理论 “知识就是力量”是3 0 0 多年前英国的哲学家弗兰西斯培根提出的著名论断，时至今 日，这句话的正确性被社会发展中无数事实反复证明。在我们现处的这个知识经济时代， 知识的重要性更是提升到前所未有的高度，知识管理的研究也应用而生。 2 1 知识 知识是知识管理的研究起点，想要理解知识管理的基本理论，必须先从知识的定义 和内涵入手，分清知识与数据、信息三者之间的联系与区别。从认识心理学的角度出发， 数据信息一知识一直都是人类的认知过程遵循的主线。数据是互不关联、孤立的物理 符号，它的形式包括文字、数字和图像等，它是没有加工的、原始的事实 6 1 。数据之间 没有目的性也缺乏相关性，数据本身也没有预设的涵义和意义。信息是表述出的数据， 是对数据进行系统分析、组织、整理后产生的，具有一定的相互联系和涵义的事实。可 以看出，数据是形成信息的基础，只有对数据进行处理，将数据之间建立起相互关系， 并赋予明确的意义后才会生成信息。知识是信息的运用和生产性的使用，是可用于指导 人们行动的信息。同样可以看出，知识的基础是信息，从信息到知识的转变，是利用人 的认知能力和经验，不断对信息进行推理和验证，最终总结出系统化的概念、经验或规 律的复杂过程。 知识可以分为隐性知识和显性知识，所谓显性知识就是指可以直接用语言方式正常 表述和传播出来的一类知识，显性知识主要包括专利、科学发明等，这一类知识可以直 接存储于书本、数据库、光碟等物质载体【刀。与显性知识相反，隐性知识是可意会而不 可言传的一类知识，这类知识通常存在与人的大脑之中，都是个人经过长期积累而拥有 的经验类知识，很难用平常语言或文字来明确表述和传播。 从数据到信息的转变，信息技术可以起到很大的作用，利用信息技术可以实现数据 的结构化，建立数据的相关性，人的参与程度很少。但是从信息到知识转变，实现信息 到知识的增值，主要依靠人的作用。因为从信息到知识的增值过程，不只是简单的组织 整理，而是需要在用户需求与信息之间建立联系，对信息进行整理、分析、评价和总结， 对信息给予解释和赋予意义。这都与人的经验、认知甚至是情感和信仰这些隐性知识息 息相关。所以说，数据到信息到知识的转变都离不开人的参与，而且越往后人的参与度 越高。 在现代认知心理学理论中，知识还有广义和狭义之分。其中广义知识又可以再分为 7 第二章知识管理的基本理论 陈述性知识和程序性知识【8 】。陈述性知识又称描述性知识，它重在描写客观事物的特征 和联系。如概念和命题等都属于陈述性知识。陈述性知识多为显性知识。程序性知识又 称操作性知识，它重在描述办事的过程。它只要解决“做什么”和“如何做”的问题【9 】。其 中还包括关于认知活动的技巧和方法，如“如何解决有效记忆”。程序性知识与人的经验 和认知能力有很大关系，多为隐性知识。 无论是数据、信息还是知识作为一种准公共物品，在某种程度上来说，具有非排他 性也就是共享性。当某人把数据、信息或是知识与大家分享时，这个人不会失去这些东 西。举个简单的例子，在老师给学生传授知识的时候，老师的知识并没有减少，反而因 为在“教”这个过程中，通过共享互动，既增加了知识，又增长了经验【l o 】。所谓“教学相 长”就是这个道理。正因为数据、信息和知识具有这种共享性，所以人们通过对它们管 理的研究，想要让这些准公众物品可以大范围的使用。尤其是知识，由于它最接近人们 的实践活动，能直接推动生产力的发展，所以上世纪七十年代开始，有人提出了知识管 理这个概念，将知识看作一种资本，推动知识经济的飞速发展。 2 2 知识管理的由来与发展 知识管理是由最初的数据管理到信息管理，直至现在的知识管理逐步发展而来的。 数据管理是对数据进行搜集、分类、组织、编码和简单的加工处理、存储、检索、计算 操作。数据管理历经了人工管理、文件系统管理、数据库系统管理的三个阶段。现在先 进的数据库管理系统可以更充分的描述数据之间的内在联系，减少数据的冗余，保证数 据的安全性、独立性和可靠性。随着社会和技术不断发展，人们对信息的需求也在不断 增加，仅是数据管理已经不能满足人们的要求。信息管理的概念和技术就在这时候产生。 信息管理是对信息流的管理和控制，它的意义在于用包括技术、经济、政策、法律和人 文等手段和方法，增加了信息的使用效率，有效的提高了使用者的决策和管理水平。最 大限度实现了信息的价值。但是很快人们就发现在信息技术、网络、计算机不断普及发 展的影响下，信息量以几何级别增长，信息的传播速度也空前发展。有数据显示，每天 增加和传播的新信息一个人即使用二十四小时的时间也阅读不完。人们对于信息的苦苦 追求和期待忽然间变得踟蹰了【l l j 。同时由于信息没能在合适的时间合适的地点传递给合 适的人，所以信息中蕴含的显性知识也没有及时共享给需要它的人。再加上信息管理本 身没能实现隐性知识的管理，最后导致人们整天被信息包围，但是还是感觉到知识的匮 乏。在这种情况下，知识管理的概念诞生了。 知识管理的研究，最早起源于上世纪七十年代，最初的工作是通过建立知识库、促 8 西北大学硕士学位论文 进企业员工的知识交流、把知识作为资产来管理，来为企业实现隐性知识和显性知识共 享提供新的途径，利用集体智慧提高企业的创新和应变能力【1 2 】。本世纪初，计算机网络 技术、通信技术与信息技术的迅猛发展为知识管理的进一步应用提供良好的技术平台， 它的研究内容、服务对象不断扩大，与相关学科协调、融合、互补，逐步应用到了更广 阔的领域。迄今为止，知识管理的理念、方法与模式已经被诸如图书管理、教育资源管 理等不同的领域接受和应用。 2 3 知识管理之我见 知识管理作为一个应用较广的新兴研究领域，它的定义还没有达成明确的共识。不 同领域的专家关心的侧重点不同，而且不同专家定义的角度也不同。本文只论述作者自 己对知识管理的观点，不对各专家的定义进行赘述。 知识管理顾名思义是对知识的管理，而为什么要实施知识管理呢? 是因为信息管理 已不能满足人们对知识以及知识创新的需求。知识管理作为信息管理的延伸想要解决的 是知识获取和知识创新的问题。知识获取和知识创新是两个密切相关的过程，知识获取 为了实现知识创新，知识创新以知识获取为基础，因为人类知识的创新从来都是建立在 已有知识的基础上。知识管理可以分为广义知识管理和狭义知识管理【1 3 】。 2 3 1 狭义知识管理 狭义知识管理，主要是指对具体知识本身的管理。狭义知识管理又根据知识性质的 不同可以分为显性知识管理和隐性知识管理两大类。显性知识管理主要是解决知识获取 的问题，隐性知识管理主要解决的是知识创新的问题。由于对显性知识管理主要是通过 知识挖掘、共享等技术实现，理论也比较简单，本文就不进行详述。下文只介绍隐性知 识管理。 隐性知识管理关心的是知识的创新，那么对它的研究也从隐性知识创新开始。在著 名的s e c i 模型中，将隐性知识的创新分为社会化、外在化、结合化和内在化四个阶段 1 4 l 。作者对这四个阶段的理解如下： 社会化是隐性知识到隐性知识的过程，这个过程通常都是通过言传身教等形式实现 难以显化的隐性知识的共享，在这过程中，知识的获得者会结合自己的经验知识，将这 些难以显化的隐性知识进行加工总结，使这些隐性知识变得较容易显性化。师傅带徒弟 这种中国传统，就是隐性知识到隐性知识转变的典型形式，徒弟通过实地学习师傅的工 作的方式来掌握和模仿师傅难以显性化的工作的经验和工作要领【l s l 。 9 第二章知识管理的基本理论 外在化是隐性知识到显性知识的过程，这个过程是一个将隐晦的、模糊的隐性知识 用显性化的概念和语言清晰表达的过程。这个过程的实质是通过隐性知识与显性知识的 结合，利用隐性知识对这些显性知识进行加工、延伸和创新，从而实现了隐性知识的显 性化。论文的撰写过程就是典型的隐性知识到显性知识转变的过程。论文的创新通常就 是作者在已有隐性知识积累的情况下，对某些显性知识加工、延伸和创新的产物。这个 创新点也就是隐性知识显性化的结果。 结合化是显性知识到显性知识的过程，它是一个将零星、浅显的各类显性知识，通过 编辑、分类、整理以及整合等方式进行系统化、复杂化的的过程。论文的撰写通常也伴 随着这含过程。在论文资料的整理阶段需要对相关知识进行搜集，搜集的知识素材也需 要进行组织、重构，这一系列过程完成的就是从显性知识到显性知识的转变。 内在化是显性知识到隐性知识的过程。每个人都有丰富的隐性知识和显性知识，一 个人在学习显性知识的过程中，通常都会用原有的知识去理解外来的显性知识，然后通 过自己的思考、理解和实践，对自己原有的知识进行重构，最后形成新的隐性知识。这 就是显性知识转化为隐性知识的过程。 通过对上述四个阶段的研究可以发现，这四个阶段成功实旌的关键有三点：一是存 在与人脑中的隐性知识，二是外界的显性知识，三是隐性知识和显性知识的恰当结合。 所以对于隐性知识的管理，就是通过隐性知识和显性知识的共享，促进隐性知识和显性 知识结合，最终实现知识创新的过程。隐性知识的本质决定了它很难被共享，虽然也有 些促进隐性知识共享的方法和技术，但是对实现隐性知识的充分共享来说是远远不够 的。所以对隐性知识的管理就更加依赖于显性知识的共享。将显性知识在最恰当的时间 传递给最恰当的人，是促进隐性知识和显性知识结合、加快知识创新的主要途径。 综上所述，无论是隐性知识管理，还是显性知识管理，都最倚重显性知识的共享， 所以作者认为，狭义的知识管理现阶段的主要工作就是通过采用各种方法和技术，促进 显性知识的充分共享，满足人们知识获取和知识创新需求。同时还应该注意到，知识的 载体有很多。例如很多信息中就蕴含许多知识成分，所以对知识的共享一方面要注重知 识传播，还要重视知识的发现、组织、过滤。 用一句话总结就是：狭义知识管理就是系统的发现、组织、过滤、传播知识，促进 知识与人结合的过程。 1 0 西北大学硕士学位论文 2 3 2 广义知识管理 与狭义知识管理不同的是，广义知识管理不仅仅针对知识本身，而且还包括与知识 相关的人、制度等全方位的管理。例如通过制定某些具体的共享、积累知识的规定，引 导人主动的去分享和积累知识。采取一些措施，将与知识有关的、零星的资源进行汇总， 为知识的共享打好基础。这些规定和措施都是展开狭义知识管理的政策、基础条件的保 障。它的目的归根到底还是和狭义知识管理一样，都是为了辅助人们发现、组织、过滤、 传播知识的活动，促进知识与人的结合。 2 4 知识管理方法与相关技术 知识管理方法是指为了实现知识管理的目标，而采用的途径、步骤、手段的总称【1 6 1 。 广义知识管理主要是一些政策和规定，所以下文中的知识管理的方法和技术都是指狭义 知识管理。 因为知识管理应用于不同的领域和行业，它最终要实现的目标也不尽相同，所以会 形成不同知识管理方法。本研究所应用的知识管理方法，是从对科技文档中知识信息的 管理过程的角度出发，涉及的方法主要有：知识n i 处理方法、知识挖掘方法、知识检 索方法等。 实现知识管理，不仅需要方法的指导，还需要技术的支持。并且有什么样的方法就 会有什么样的技术与之对应。互联网已经进入w e b 2 0 时代，与w e b l 0 时代中网络用 户只“读”不“写”相比，w e b 2 0 更注重用户参与，共同建设。即：网络用户既是网站的 浏览者，也是网络的参与者。同时也出现了一大批适用于知识管理的新技术。这里着重 介绍与上文提到的知识管理方法密切相关的部分w e b 2 0 技术。 2 4 1t a g 技术 t a g 没有明确的中文名称，有人称它为“分类”或是“开放分类”，还有人称它为“标 签 【1 7 】。我认为这三种中文名称是从三个不同出发点出发描述的结果。以广泛应用t a g 技术的博客系统为例，从系统的角度出发，它是“分类”，通过这种关键词标记的分类方 法，会易于系统实现资源的搜索查找。从博客用户的角度出发，它又是“开放分类”，因 为这种分类方法允许普通用户对资源进行自主和开放的分类，易于体现不同用户的不同 思想、生活和感情。最后再从资源本身的角度出发，t a g 就是“标签”。因为文章、视频 等资源中的某个具体t a g 就是对这个资源内容的高度概括，或者是对该资源中涉及的某 些内容的标记，就像是这些数字化资源的物理标签一样。 第二章知识管理的基本理论 t a g 是与知识n i 处理方法及知识挖掘方法两种方法都密切相关的技术。首先，t a g 技术的思想是通过对知识资源或信息资源进行加工处理，提取这些资源的关键词或者对 其分类，最终便于实现某类知识或信息资源的搜索查找。其次，t a g 的应用可以实现知 识或信息的挖掘，方面通过t a g 的积累，你会发现你喜欢的话题，储备你想要了解的 知识或信息。另一方面，在阅读知识或信息的过程中，还可以对相关的知识或信息进行 延伸阅读，实现知识的挖掘。 t a g 技术的原理很简单，一般只需要在数据库中增加t a g 表和t a g 与资源对应关系 表这两个表就可以。 2 4 2s e a r c he n g i n e 技术 s e a r c he n g i n e 的中文名称是搜索引擎。它是指根据一定的策略、运用特定的计算机 程序搜集互联网上的信息，在对信息进行组织和处理后，并将处理后的信息显示给用户， 是为用户提供检索服务的系统【1 8 】其中以g o o g l e 和百度为代表的搜索引擎满足的是用户 对整个网络知识和信息的检索需求。还有一类搜索引擎满足的是用户对具体某个网站内 部资源检索的需求，如：我们在数字图书馆中经常使用的书目检索引擎。由于站内搜索 引擎更适用于本文研究内容，所以下文只对站内搜索引擎技术介绍。 站内搜索一般可以分为基于数据库的搜索、基于s p i d e r 抓取的站内搜索和全文检索 站内搜索软技术三种。总体上来说，基于数据库的站内搜索技术实现简单，但是不具备 分词功能，无法完成全文检索。同时搜索效率与数据库的设计有直接关系。基于s p i d e r 抓取的站内搜索和全文检索站内搜索软件这两种技术功能强大，支持分词功能，可以实 现关键词检索和全文检索，检索效率也较高。但是这两种技术实现较难，实现代价也大。 可以看出，这三种搜索技术各有利弊，因此站内搜索技术的选择要根据不同网站的实际 情况而定。 在知识管理中，站内搜索技术与知识检索方法息息相关。通过站内搜索引擎，可以 大大提高用户体验度。在网站信息不断增加的情况下，用户想在某个网站中直接找到自 己关心的知识或信息的可能性越来越低，而有关调查显示，用户在网站中寻找知识或信 息的时候，每需要多点一次鼠标，就会有三分之一用户选择放弃，这时候就需要站内搜 索为用户提供一站直达式知识或信息检索服务。同时通过站内搜索技术，还可以帮助网 站了解访问者的需求，为网站中关键词、分类等数据库设置提供参考。可以看出站内搜 索是实现知识检索的最直接技术。 1 2 西北大学硕士学位论文 2 4 3r s s 技术 r s s 是r e a l l ys i m p l es y n d i c a t i o n 的英文缩写，通常翻译为聚合或者是聚合内容。 r s s 以x m l ( 可扩展标记语言) 为基础，用于为内容整合客户端( r s s 阅读器) 提供选择性 的、汇总过的w e b 内容的技术规范。通俗的说，r s s 技术将网络看作一个由网站为单 元而组成的知识或信息库，而网站又是一系列频道的组合，其中每个频道又包含了许多 资源【1 9 】。通过x m l ( 可扩展标记语言) 对这些资源中诸如来源网站地址、频道名称、 资源题目等属性进行统一的、规范的定义，最后将这些按一定规范定义后的资源推送至 内容整合客户端( r s s 阅读器) 。通过使用r s s ，用户可以及时获取某网站中他所关心的 内容的最新更新。 r s s 技术的出现是网站管理理念的一次重大革新。在网络信息迅速膨胀的情况下， 以信息检索为代表的拉取技术，无论是检索的耗时、效率，还是检索质量，都逐渐无法满 足使用者的需求。很多使用者都会感觉到，花费了大量时间搜索，却找不到真正需要的 信息。而r s s 技术实现了网站内容的推送，将用户关心的内容主动推向用户，是由“拉” 与“推的理念转变【2 0 】。 r s s 技术目前已经得到了非常普遍的应用，很多网站的资源都支持r s s 订阅。同时， r s s 阅读器也得到了很大的发展。过去r s s 阅读器都是以一种软件的形式出现，要想供 用r s s 阅读器必须先装这种软件。但是现在r s s 阅读器更多是与其它的工具绑定。如正 与r s s 阅读器的绑定，还有w i n d o w sv i s t a 系统中提供了具有r s s 阅读器功能的侧栏工具一 甚至有些大型网站提供的个性主页中，也实现了强大的r s s 阅读器功能，如“有道个性 首页”，在用户登录后可以订阅各种各样的资源，还可以将用户最关心的r s s 订阅内容 放在最显眼的地方。 在知识管理中，r s s 技术与知识挖掘方法密切相关。用户通过r s s 技术，可以实时 跟踪自己关注的网站以及网站中具体频道的资源。例如，英语听力是某个用户最近的学 习重点，该用户就可以订阅某个英语网站中某些与英语听力相关的频道，当这个网站的 这些频道有了新的资源更新，就会将这些新资源自动推送到用户的r s s 阅读器上。这个 过程为用户节省了大量的检索时间，避免了用户迷失在知识或信息的海洋中，实现了知 识或信息的聚类和挖掘。所以说在知识管理中r s s 是对知识检索技术进行功能补充的一 种知识挖掘技术。 2 5 本章小结 上述知识管理的方法和技术是从知识、用户和网站三个角度出发，在对知识资源进 1 3 第二章知识管理的基本理论 行加工、优化的基础上，为人与知识的结合提供了用户主动检索和知识主动推送的双向 渠道。为知识管理提供了全方位的方法和技术，对本文的研究有着借鉴意义。 1 4 西北大学硕士学位论文 第三章科技文档与知识管理 上一章着重介绍了知识管理的内容、内涵、方法和技术，表明了作者对知识管理的 观点，即：知识管理是对如何实现知识共享，促进知识创新为目标的研究与实现。本章在 上章的基础上，针对科技文档这个具体范畴，从科技文档的内容、属性开始，研究各种 科技文档的内容以及在各类科技活动中的作用，论证对科技文档实施知识管理的必要 性。 3 1 科技文档 第一章绪论中曾经提过，科技文档是科技公文档案与科技档案的总称。在档案学最 初的研究中，将科技公文档案和科技档案笼统的称为科技档案。但是随着研究的深入发 现，虽然科技公文档案和科技档案都是档案，但是它们有着不同的形成方式和不同的性 质口1 1 。科技公文档案是在科技管理部门日常的行政管理中产生的，记述反映的是科技管 理工作的活动。科技档案是在科技从业人员的科技实践活动领域产生的，记述反映的自 然科学研究和生产建设的活动。 通过上文对科技文档的释义可以了解到，首先，科技文档是档案的一种。它与科技 文献不同，具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性等档案的本质属性。其次， 它是科技公文和科技活动的档案，是一类重要的科技资源。科技文档一方面为科技部门 每年科技政策制定、科技发展规划、科技项目管理等决策起到了重要的支撑作用。另一 方面又为创新主体在研究开发、成果转化、技术转移等决策提供重要的参考依据。虽然 ( 2 0 0 4 - - - 2 0 1 0 年国家科技基础条件平台建设纲要中将科技资源限定在科技文献资源、 大型科学仪器资源、自然科技资源、科学数据资源和科技成果和网络环境六个方面 2 2 1 。 但是以广义的科技资源观来看，科技文档是科技活动的一类基础，是创造科技成果，推 动科技发展的一个要素，是与以上六类科技资源都相关，并对上述六类科技资源起到补 充作用的一种科技资源。最后，科技文档中科技公文档案的部分具有政府信息的属性。 这些科技公文档案含着诸