《不繁琐的Excel》PPT课件.ppt

不繁琐的Excel,CompanyLogo,前言,Excel能决定企业存亡：第一，对公司而言，决策数据影响企业的兴衰。Excel保存着大多数源数据，是决策信息获得的重要途径。第二，对员工而言，用好Excel能够迅速完成预定工作量，避免因此加班加点的情况，有利于家庭和睦。因此，掌握一些Excel常用的技法显得十分必要。,CompanyLogo,一、shift键有妙用,（一）“shift+拖放”移动行列在进行行列移动时，一个比较笨拙的办法是先在目标位置插入列（行），然后剪切待粘贴的列（行），将其粘贴在新插入的空白列（行），最后再删掉剪切后留下的空白列（行）。如图1.1至图1.4所示。,图1.1,图1.2,CompanyLogo,图1.3,图1.4,这一系列工作需要4步才完成。如果用“Shift拖放”，则只需要2步，比较方便。具体方法是：选中待调整的列（行），将光标移至该列（行）左右任意一侧边缘，呈四向箭头形状，然后按住shift代键不放，拖动鼠标至待插入位置松开鼠标左键完成。（注意：松开鼠标左键之前，不能先放开shift键。）如图1.5所示。,CompanyLogo,图1.5,（二）“shift+拖放”增加空单元格一列数据，如果漏输其中一个数据，其他数据只需往下移，则可以用“shift+拖放”增加空单元格。操作方法是：选定待增加空白单元格位置的上一个单元格，将鼠标放置在选定单元格的右下边，鼠标变成十字形状，按定shift键，这些鼠标变成上下向中间空的形状，往下拖动，即可在这一列增加空白单元格。要注意的是，在这个过程中shift键不能松开。如图1.6。,图1.6,CompanyLogo,二、翻天覆地用“转置”,一份报表，在制作完之后才发现，在行的数据应该放在列，而在列的应该放在行，这个时候如果重做则费时费力，尤其是数据庞大时更是麻烦。一个便捷的方法是使用【转置】功能。方法是：复制所有数据，然后在待粘贴处右键选择【选择性粘贴】，勾选【转置】并确定。如图2.1，图2.2。,（左）图2.1（上）图2.2,CompanyLogo,三、如此快速,（一）批量数据录入选Ctrl+Enter有时候，我们需要在多个单元格录入相同的数据。当然使用复制粘贴可以解决。但是这样会显得繁琐。使用Ctrl+Enter可以快速批量录入。方法如下：第一，选定需要输入相同数据的单元格；第二，什么都不要动，直接敲键盘输入内容；第三，压住Ctrl按Enter（回车键）。是不是发现神奇的效果？！原来批量录入相同数据可以这么简单！,CompanyLogo,（二）快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击【设置单元格格式】，从弹出的【单元格格式】对话框中选择【数字】选项；然后从【特殊】列表框中选择【中文大写数字】选项。最后单击【确定】按钮即可。如图3.1、图3.2所示。,图3.1,图3.2,CompanyLogo,（三）快速得到合适列宽和列高如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。这时怎么处理比较快速呢？第一，选中含有数据的各列，将鼠标移至其中一个列标题的右边框；第二，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据。用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。,CompanyLogo,（四）批量转换日期格式有时为了方便，在输入日期时直接输入yymmdd的形式，如891017，现在需要统一为yyyy-mm-dd的格式，如1989-10-17，显然数据量大的时候不可能一个个修改。最快捷的方法是，选定要转化的区域，点击【数据】【分列】，出现【文本分列向导】对话框。勾选【固定宽度】，连续两次点击【下一步】按钮，在步骤3对话框的【列数据格式】中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下【完成】按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。,CompanyLogo,四、那些标题,（一）编辑时让每页都显示标题在编辑状态时向后翻页会看不到第一行的标题行，在操作数据时就会很不方便。这个问题很简单就可以解决，方法如下：选中标题所在行的下面一行单元格，打开“窗口”菜单，选择“冻结窗格”选项，上面一行就被固定了，无论怎么向下翻页，它都始终在第一行不会移动。如图3.3。,图3.3,CompanyLogo,（二）在打印时让每页都显示标题在Excel中制作一个长表格时，默认打印时，并不是每页都会显示出顶端标题行和左侧标题列，它只会在第一页上显示，那如何能让表格打印出来时，每页都带有标题栏呢？有些人是直接将标题行复制再粘贴在每一页上，这样就多插入了没有意义的行，费时且麻烦，更是破坏了Excel数据的完整性。可以这样设置：打开“文件”菜单，选择“页面设置”选项，弹出“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，在“打印标题”栏中的“顶端标题行”项和“左侧标题列”项中设置好要显示的标题单元格，单击“确定”按钮。这样在打印长表格时，每页都会显示出标题的内容了,CompanyLogo,五、换行,（一）自动换行当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤:(1)选中欲设定自动换行的单元格或范围；(2)右键选择【设置单元格格式】；(3)在【单元格格式】对话框中选中【对齐】标签；(4)勾选【自动换行】并确定。（二）强行换行同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是：光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键。(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能。),CompanyLogo,六、文本和数值,文本1.文本数据是具有说明性、解释性的内容。文本数据可以是任何字符。2.默认情况下，文本格式为左对齐3.在用SUM等函数时，文本不参与计算。,数值1.数值有多少，大小的具体的意义。2.默认情况下，数值格式为右对齐3.在用SUM等函数时，数值参与计算。,文本数值,CompanyLogo,（一）文本格式设置设置文本格式，可以选定待输入的单元格，然后右键鼠标选【设置单元格格式】，从弹出的对话框选择【数字】，单击【文本】，确定就行了。也可以在输入文本数据前，先输入英文的引号【】,然后再输入其他数据，就可以了。如图6.1、图6.2所示。,（左）图6.1（上）图6.2,CompanyLogo,（二）奇怪的“0”值1.一般情况下，在单元格输入0102这类前面带有0的数字时，此时单元格默认其为数值而不显示前面的0。那么该怎么办呢？如（一）所说，设置文本格式就可以了。2.一般来说，在单元格里，如果要输入小数点后为“0”的数值时，单元格是显示不出小数点后面的“0”的，这个时候就需要设置数值，选定需要设置的区域，右键鼠标选择【设置单元格格式】，在弹出的对话框中选【数字】，单击【数值】，在右边设置需要显示的小数位数即可。,CompanyLogo,七、vlookup函数初用,给定一份员工姓名及工号的表格，另外一份只有姓名，需要查出他们的工号该怎么操作呢？这个时候需要用到vlookupv函数。lookup是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。它的基本语法为：vlookup（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确or模糊查找),CompanyLogo,1.查找目标：就是你指定的查找的内容或单元格引用。2.查找范围：指定从哪个范围中进行查找。需要注意两点：（1）查找目标一定要在该区域的第一列；（2）该区域中一定要包含要返回值所在的列。3.返回值的列数：是指返回值位于指定查找区域的列数。4.精确or模糊查找：精确即完全一样，模糊即包含的意思。指定值是0或FALSE就表示精确查找，而值为1或TRUE时则表示模糊。,CompanyLogo,下面举例说明。如下图7.1所示，要求根据右边的姓名，查找姓名所对应的工号。,图7.1,CompanyLogo,首先，选定单元格G1，输入=vlookup（这时，会显示出vlookup的语法，如图7.2,图7.2,CompanyLogo,接着，将鼠标点击F列，这个时候发现函数会自动填写F:F，如图7.3意思是F列的内容就是指定要查找的内容。我们要根据F列的姓名在左边进行查找。,图7.3,CompanyLogo,上一步操作完后，需要手动输入【，】，再将鼠标选定A列和B列区域，如图7.4。,图7.4,CompanyLogo,在这一步，A:B就是需要查找的范围，如果选择的是A2:B11的区域，则需要设置固定引用$A$2:$B$11。接下来就是返回值的列数，因为我们要查的是工号，在查找范围里，工号相对的位置为2，所以，我们在这里输入2。如图7.5所示。,图7.5,CompanyLogo,最后一步是输入精确查找还是模糊查找，在这里我们输入精确查找，即输入0，然后收括号，输入），再按回车键。这个时候，工号显示出来了。如图7.6、图7.7。,图7.6,图7.7,CompanyLogo,选定G1单元格，将鼠标放在单元格右下角变成十字，然后向下拖动，自动填充函数，工行就显示出来了。我们发现后面三个显示“#N/A”。如图7.8所示。这说明在查找范围是没有这三个人的。这时就需要查找是什么