浅谈如何做好办公室工作定.doc

浅谈如何做好办公室工作 十八届三中全会提出：“必须切实转变政府职能，深化行政体制改革，创新行政管理方式，增强政府公信力和执行力，建设法治政府和服务型政府。”办公室是一个单位的门户，直接关系到整个单位的效率和公信。办公室是机关沟通上下左右关系的枢纽和桥梁，具有执行者和领导者的双重角色，又是领导的重要参谋和助手，还是接待群众咨询、信访、办事的场所，地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响。因此，加强和改善办公室职能，提高工作效率，提升服务水平，势在必行，亟待解决。本人通过在办公室工作以来的了解体会，对办公室工作有如下思考： 一、对办公室工作的理解和认识 一是要深刻理解办公室工作的特殊性。随着社会的进步和政府各项职能的转变，办公室工作的地位和作用日显重要，任务日益加重，要求越来越高，决不仅仅限于文件转发、来人接待等此类琐碎工作。部分工作人员对办公室工作认识有误区，认为办公室就是“传话的”、“打杂的”部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用。其实，办公室作为一个承上启下、协调左右、联系内外的综合办事机构，既要为领导服务，又要为机关各科室服务，具有明显的综合性和服务性，肩负的担子十分艰巨。 二是要充分认识办公室工作的繁重性。 办公室的工作特性决定了其在局机关中的作用职能。充分认识办公室的工作责任和作用职能，对做好办公室工作，确保领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有重要意义。一是发挥参谋助手的作用。办公室承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查，以及协助领导处理日常事务的任务。二是发挥信息枢纽的作用。办公室在局机关中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用。三是发挥“门面窗口”的作用。办公室承担着上下级和相关部门来文、来电、来函的处理工作以及公务接待任务，需要沟通上下左右，联系四面八方。 三是要务必保持办公室工作的创新性。办公室不同于主管某一业务的科室，其工作范围广、涉及面大、综合性强。如文字材料、会务组织、信息督查、公务接待、文书处理、档案管理、保密、综治维稳、目标考核、后勤保障等工作都要由办公室来承担。同时，上级的政策、领导的批示、局机关的规划、计划、决策等都需要办公室来传达，各科室和局属各单位对各项政策、批示、决策等的贯彻落实情况，都需要办公室来督促、汇总、处理，体现了办公室工作的综合性。要想始终保持工作活力，就得不断探索创新工作方法和方式，进而才能适应形势不断变化的需求。二、当前办公室工作存在的主要问题 一是忙于事务性工作多参谋助手作用发挥不充分。办公室主要精力被用于应付事务性工作，对自身工作总结反思少，被动服务多，发挥主观能动性少。在我局服务人才、保障民生的过程中，办公室应高速运转，充分发挥服务、参谋等作用，但目前我们陷于事务性工作比较多，跟中心、想大事、站在更高层次思考问题不够，为领导提供前瞻性、全局性的建议方面还有欠缺。现实工作中，还在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的还不够。 二是在管理指导上不像业务科室那么具体到位。同时办公室工作无法量化，难以统一考核标准进行评定、表彰。大多数办公室人员没有参加过办公室工作专业培训，只能在工作点滴中积累学习经验，缺乏较为体系的办公室工作理论基础。近年来，办公室人员接受系统的办公室工作培训机会较少，尤其是基本没有赴省、赴外地市学习培训的机会。相比业务科室而言，缺少与市局和兄弟县区办公室系统之间工作经验的相互学习与交流，难以有效的开阔视野，拓展思路。三是思想认识存在偏差工作指令运行不畅的问题。由于办公室的工作大都是一些繁杂琐事，整天忙忙碌碌，不像其它科室，干出的业绩一目了然。有些同志认为办公室干部身居斗室，无量化任务，比较清闲，这无疑加剧了办公室工作的不“显眼”程度，使办公室难出成绩、难出干部、难出亮点。由于办公室与所涉各业务部门是平级关系，对办公室下达的指令，有的部门不积极配合，一些材料经三番五次催要才交到办公室，而且质量不高，更有甚者不予理睬，坚持不报。办公室工作的重复劳动以及所涉部门在材料上的惰性加剧了办公室工作的辛苦程度和难度，从而导致工作指令运行不畅，使得办公室工作不能朝着健康有序的方向发展。 三、进一步做好办公室工作的思考和建议 十八届三中全会提出：“优化政府机构设置、职能配置、工作流程，完善决策权、执行权、监督权既相互制约又相互协调的行政运行机制。严格绩效管理，突出责任落实，确保权责一致。”改进办公室工作，就必须按照权责统一、协调运行的要求，紧密围绕全局工作中心，加强绩效管理，强化其在全机关的决策权、执行权、监督权，不断提升工作质量和服务水平。主要从以下几个方面做起： （一）紧紧围绕“协调、管理、服务、参谋”，实现“三个转变”当前，我们办公室的工作确实是陷于俗套的多，围绕领导转、围绕事情转、围绕事务转的情况明显，参政服务的水平还较低，这是我们改进办公室工作的难点和瓶颈问题。因此，我们必须把提供优质服务和提高工作质量作为办公室工作的生命线，从被动应付向主动超前服务转变，从注重事务服务向搞好政务服务转变，从单纯办文、办事、办会向督促检查、推动全局性工作决策部署落实转变。要注意在工作布局上强化政务，在工作方法上，努力增强工作主动性和预见性，腾出精力想大事、议大事。 1.协调要积极主动。组织协调工作是办公室的重要职能，也是办公室开展工作的重要手段和方法。办公室作为经合局机关承上启下的“中枢”部门，必须主动协调上上下下、方方面面的关系，在协调中形成纵向到底、横向到边、和谐互动、推进有力的工作局面。在纵向协调上，要做到上下贯通，加强与上级部门办公室以及区委、区政府办公室的联系与沟通；在横向协调上，要突出整体效能的发挥，既要加强对机关内部各科室的协调，形成相互配合、齐心协力推进工作的良好局面；也要加强与兄弟局办公室的联系，相互学习，取长补短。 2.管理要严格细致。办公室工作十分繁杂，必须在严格管理和细致管理上下功夫、出成绩、上水平，在工作的规范化、制度化上要有所突破。要通过严格管理，围绕精干高效的目标，根据形势和工作的需要，改革工作格局，健全规章制度，规范工作程序，建立起职责清晰、分工明确、操作性强的工作流程。做到办事有章可循，有据可查；通过细致管理，在细微处见真功、显水平，减少和杜绝工作的随意性、不确定性。办公室的管理要从“人、财、物”三个方面着手。在人员管理上，办公室的干部要率先垂范，要加强自我管理和约束，从严规范自身言行，不断提高综合素质和工作水平，树立起经合局办公室工作人员的良好形象。同时，要把严格要求与关心爱护结合起来，形成工作上严格要求、学习上相互帮助、生活上彼此照顾的良好氛围。在财务管理上，要严肃纪律，规范制度，当好“管家”，严格按制度办事，确保机关各项工作正常运转。在物品管理上，要完善制度，规范行为，强化对公车公物、办公用品、日常耗材、接待费用、车辆维修、公共卫生等方面的管理，做到有章可循，井然有序。 3.服务要突出重点。办公室的服务工作主要包括政务、事务和后勤服务三个方面。其中，最重要的是政务服务，它统率着事务服务和后勤服务，体现着方向、方针和政策，是衡量办公室工作质量和工作水平的首要标志。因此，办公室必须在保证各项工作正常运转的同时，突出政务服务这个重点，围绕中心、服务大局，在强化政务服务中见水平、见真功。要善于开动脑筋，认真分析研究工作中遇到的新情况、新问题，不断探索新形势下政务服务的规律和特点，勇于突破旧框框，不断创造新方法，努力取得新成效。 4.参谋要积极有效。当好领导的参谋是办公室工作的一项重要职责。当好参谋，态度要积极主动，不能搞被动应付，要努力做到谋有所成。做到这一点必须从两个方面去努力。一是要广泛搜集信息。信息是做好一切工作的基础和前提，信息就是资源，信息就是优势，只有掌握了大量信息，才有可能提出合理正确的建议。二是要加强调研。要站在领导的高度，站在全局的高度，围绕中心、围绕大局，深入基层，深入一线，发现问题、分析问题、思考问题、研究问题，准确把握每个阶段的招商工作重点、领导关注的焦点和群众反映的热点，准确把握对全局工作有指导意义的新情况、新问题，准确把握每个时期带有倾向性和关键性的问题，选择重大课题和前瞻性课题进行调研，积极主动地为领导提供信息、出谋划策、排忧解难，使参谋工作做到“参在点子上，谋到关键处”。 （二）快节奏工作、高效率办事、高质量办文办公室处于中枢和核心地位，是领导的“左右手”，要协助领导处理各种事务，协调来自各方面的矛盾，工作千头万绪。如果没有高效快捷、协调统一的运行机制，办事拖拉、相互推诿，就难以适应领导要求，保证机关的正常运转。这就要求办公室工作人员必须树立效率意识，提高快速反应能力，对交办的事项雷厉风行，不等不靠，即交即办，达到积极主动、又快又好。1.进一步提高办理公文的质量和效率。公文处理是机关的一项基础性工作，综合反映一个单位的工作水平，代表着机关的整体形象，必须严格程序，规范行事。我们应做到认真执行政府关于公文处理的规程、制度、正确使用文种，严格公文把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不规范、行文关系不顺等问题，确实提高公文质量。2.及时做好领导分配的各项工作，准确传达领导的工作指示。办公室的工作都是具体的，实实在在的，任何工作都不能拖、不能等、不能推；漏了、虚了哪个环节都不行，一定要严谨细致，每一件事情都要做到位。办公室每天一定要把手头的工作都处理好，认真完成好领导布置的任务。3.坚持重大事项报告制度。凡重大紧急的突发事件，各类重大事故、贯彻上级重大工作部署、主要领导离岗外出、节假日值班安排都要及时向上级报告，使各种信息及时向上级传递，上级单位也能根据具体情况，迅速做出决策。这样可以有效防止事故和意外事件的发生。 （三）坚持以人为本，开创办公室工作新局面办公室要求具备一支政治坚定、业务精良、能吃苦、作风硬的工作队伍。因此，加强队伍建设，整体提高办公室人员的综合素质，要摆到办公室工作的重要位置。办公室的同志务必要进一步解放思想，更新观念，努力做到“四个强化”。1.强化本领意识。在科技进步日新月异、知识更新日渐加快的今天，新的形势要求我们办公室要提高参政服务水平，最根本的一条是及时“充电”，加强学习。没有扎实的政治理论和丰富的的知识，就没有较强的前瞻性和预见性，就没有过硬的解决问题的能力，就不可能胜任新时期的办公室工作。办公室的每个同志必须时刻保持一种知识上、能力上的紧迫感，真正把学习当成一项工作、一种责任、一个境界，不断增强学政治、学科技、学法律、学业务的自觉性和主动性，努力提高政策理论水平和专业知识水平，做到“张嘴能说，提笔能写，遇事能办”。要正确处理好扎实工作与深入学习的关系，工作越忙，越不能忽视和放松学习。要坚持干中学、学中干，在学与干的结合中，达到理论与实践的有机结合，不断增强开创工作新局面的能力，使自身综合素质不断得以提高。通过学习，使干部在思想上有明显提高，业务上有明显改善，依法行政上有明显进步，政治纪律上有明显增强。2.强化大局意识。做好办公室工作必须具备较强的大局意识，一切服从于大局，一切以大局为重。每个干部都应自觉将自身工作放在招商工作的大局去考虑、谋划和实施，时刻关注并准确把握各个时期、各个阶段招商工作的新形势、新任务、新要求，坚持站到大局的高度开展工作。首先，要做到紧贴招商工作，紧紧围绕各个时期的中心工作，把问题想在前面，把工作做在前面，把参谋当在前面；其次，要力求工作思路贴近领导意图，积极主动地思考一些带有全局性、战略性和前瞻性的重大问题；再次，要具有宽广的视野和眼光，尽可能多、尽可能全面地掌握第一手资料，广泛搜集来自各方面的新情况、新经验、新做法，借“他山之石”攻“自身之玉”，多渠道、多层次、多视角地为领导出谋划策；最后，要有战略思维能力，通过勤学习、勤思考、勤积累，不断提升综合分析和科学思辨的能力，善于从日常工作中、从纷纭复杂的社会现象中发现带有倾向性、苗头性的问题，提示本质，预测趋势，为领导决策提供前瞻性服务。3.强化服务意识。办公室的同志，都是搞服务工作的，必须认真实践“三个代表”重要思想，牢固树立全心全意为人民服务的宗旨，积极主动、热情周到、平易近人。做到这几点，没有点真本领，没有点大肚量，是根本不行的。搞好办公室的服务工作，要受累、受苦，有时还要受批评。对此，要有一个良好的心态，要正确对待，正确理解。4.强化创新意识。创新是推进招商事业发展的不竭动力。只有在工作中与时俱进，不断创新，才能较好地适应新形势、新任务的要求，更好地履行工作职责。办公室的每位干部都要增强创新意识，努力改变传统观念、旧的思维方式和