高效安排时间-班组长能力提升培训系列之二.ppt

班组长能力提升培训系列之二,高效安排时间,导语,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。,你知道吗？,在这个社会上，你如果没有自己的目标就是在帮别人达到目标，只有3的顶尖管理者才有明确的目标。2小时的工作，我们常常花8小时做完，还疲劳的要命。人一生35年寿命花在会议上，上班有25时间开会，但5070会议时间浪费了。据统计，父母和子女每天只有30秒，夫妻间只有4分钟用来沟通。只有5的人准时。,时间管理测验,时间管理的自我评价,时间自我管理测验结果分析,得分越低，时间管理有效性越强。总分36分，时间自我管理水平为不及格；21总分36，时间自我管理水平一般；9总分21，时间自我管理水平良好；总分9，时间自我管理水平很强。,时间利用率=有用任务耗费时间全体任务时间,课程大纲,课程内容,时间管理的意义1、关于时间的名言2、时间与生命价值使用时间存在的误区1、时间利用存在的抱怨2、常见日常工作的误区3、管理时间的经验法则墨菲定律4、管理者时间管理的迷思如何高效管理时间1、“时间管理”的4大法宝2、时间管理三个法则3、工作计划表：用清单明确目标4、授权十大时间节约建议实践计划,1、关于时间的名言,席勒说：,时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭一般飞逝，过去永远静立不动。,美国管理学会主席吉姆海斯说：,一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。,陶渊明说：,盛年不再来，一日难再晨，及时宜自勉，岁月不待人。,一、时间管理的意义,2、时间与生命价值,生命的意义不在于长度，而在于是否有深度,如果我们用心去经营，把每一个时段将会很有价值的产生效率，也就是在你的一生成就中产生关键力量，这就是时间的价值，也是有深度的时间观,时间对每个人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事无成，区别在于时间的利用率不同,一、时间管理的意义,一、时间管理的意义,时间毫无弹性时间不可以缺少时间不可以替代时间不可以存储时间不可以增减时间无法失而复得但时间可以管理,时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时间的管理就是生活模式的实践,一、时间管理的意义,1、抱怨,很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题。其实没有所谓“时间太多”或“时间不够”的情形存在。一天就是二十四小时，不多也不少。不管你是谁，都是一样的。所谓时间及少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已。时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情。“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在。,二、时间利用存在的误区,欠缺计划行事优先级错误事必躬亲沟通不良会议太多拖延不好意思拒绝电话干扰文件满桌，找不到出差太多午餐吃太饱或吃太久上司找麻烦,2、常见日常工作的误区,1.期限未到，急什么？2.它太令人感到不愉快!3.它很难!4.目前我很忙，匀不出时间做那件事！5.兹事体大，我怎么能贸然采取行动？6.我现在没心情做这件事!7.我在压力下工作绩效较佳!8.在行动前，我要先休息一下!,二、时间利用存在的误区,3、管理时间的经验法则墨菲定律：,任何事情都不像它表面所见的那么简单每件事情做起来都比想象中要耗时间某些事情的出错是无可避免的工作永远太多而时间永远太少又譬如80/20定律告诉我们，常常是20的关键努力产生80的绩效。有80的工作时间与付出是浪费的。公司80的业务来自20的客户，80可以用的资料集中在20的档案中，80的电话来自认识的20的人。因此，这些20就是掌握关键。例如你的工作可能十几项或二十项，但关键的工作可能只有三、四项,二、时间利用存在的误区,4、管理者时间管理的迷思,能者多劳，有事找他准没错最活躍的管理人員完成的工作最多推迟决策（仔细思考）会提高品质与绩效授权可以节省时间自己去干，工作会完成的更好效率取代效能，只知dothethingright而非dotherightthing工作越辛苦，完成的工作就越多只要去做，就会有绩效每天累惨才算工作有绩效,二、时间利用的误区,我同情那些疲劳不堪毫无事务组织的殉职者只赞扬他们的责任心,克拉伦斯兰德尔,二、时间利用存在的误区,法宝一：以SMART为导向的目标原则时间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。明确的目标几乎是所有成功团队的一致特点。很多团队不成功的重要原因之一就因为目标定的模棱两可，或没有将目标有效的传达给相关成员。,1、“时间管理”的4大法宝,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的依据。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则相关的（Relevant）。目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联情况。如果实现了这个目标，但对其他的目标完全不相关，或者相关度很低，那这个目标即使被达到了，意义也不是很大。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则基于时间的（Time-based）。“基于时间”就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系）。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则,三、如何高效管理时间,法宝二：关注第二象限的四象限原则,偏重第一类事务的结果,三、如何高效管理时间,大多数新晋岗位的员工在工作初期，是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天加班，而且工作质量也不尽如人意。这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。第二象限的扩大会使第一象限的事件减少，而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好，人也更有自信了。,法宝二：关注第二象限的四象限原则,偏重第三类事务的结果,三、如何高效管理时间,法宝二：关注第二象限的四象限原则,偏重第四类事务的结果,结果：全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,三、如何高效管理时间,法宝二：关注第二象限的四象限原则,偏重第二类事务的结果,结果：有远见平衡纪律自制少有危机,三、如何高效管理时间,吴教授在给即将毕业的MBA班的学生上最后一次课。令学生们不解的是，讲桌上放着一个大铁桶，旁边还有一堆拳头大小的石块。“我能教给你们的都教了，今天我们只做一个小小的测验。”教授把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，教授停下了来。教授问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”“是。”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶碎石。他抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”教授又问。“还可以吧。”有了上一次的经验，学生们变得谨慎了。“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面。教授慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。“现在铁桶装满了吗？”“还没有。”学生们虽然这样回答，但心里其实没底。“没错！”教授看起来很兴奋。这一次，他从桌子底下拿出的是一罐水。他慢慢地把水往铁桶里倒。,三、如何高效管理时间,案例,大铁桶装满了吗?这个小实验对我们有什么启示?1、你的日程表排得再满，你都能挤出时间做更多的事。2、它告诉我们：如果你不是首先把石块装进铁桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。因为铁桶里早已装满了碎石、沙子和水。而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。在以后的职业生涯中，你们必须分清楚什么是石块，什么是碎石、沙子和水，并且总是把石块放在第一位。,三、如何高效管理时间,讨论:,不良的时间分配,三、如何高效管理时间,最佳的时间分配,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则时间管理法则“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,三、如何高效管理时间,1、“时间管理”的4大法宝,法宝四：执着于流程优化的精简原则“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”,三、如何高效管理时间,柏拉图原则：在整个生产过程中，首次花费20%的时间实现了生产结果的80%，剩下的80%的时间的产出仅占总结果的20%。,2、时间管理三个法则,三、如何高效管理时间,巴莱托定律：人们应该用的时间做能带来最高回报的事情，而用20的时间做其他事情，这样使用时间是最有战略眼光的。,80%的时间留给未来任务，20%的时间留给过去未完成发任务。,3、工作计划表：用清单明确目标,成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目。没有清单就像没有方向盘的车,每天晚上为自己列出第二天的工作清单！随时记录安排的任务及接收到的任务,三、如何高效管理时间,计划你的一天,设置“定计划的时间”（早上或晚上）给你的时间一定的弹性给你的任务时间1020的缓冲每天从做一项主要工作开始。记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作。每天至少完成一项主要工作;每个时间段里做一件事情并把它做好;每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段;每个时间段以两小时或更少为宜。,三、如何高效管理时间,时间记录表,三、如何高效管理时间,每日事务计划表,三、如何高效管理时间,假如现在是周一的晚上,面前是这五天要做的事情1,你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生2,星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡3,你有好几个月没有回家,也没有打电话或写信4,有一份夜间兼职不错,但你必须在周二或周三晚上去面试(19:00以前),估计要花一小时5,明天晚上有一个1小时长的电视节目,与你的工作有密切关系6,明晚有一场演唱会7,你在图书馆借的书明天到期8,外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩,你需要整理行李9,你要在周五交计划书前把它复印一份10,明天下午2:004:00你有一个会议11,你欠某人200元钱,他明天也要参加那个会议12,你明天早上从9:0011:00要听一场讲座13,你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面14,你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗15,你要好好洗个澡16,你负责的项目小组将在明天下午6:00开会,预计1小时17,你身上只有5元钱,需要取钱18,大家明晚聚餐19,你错过了周一的例会,要在下周一前复印一份会议记录20,这个星期有些材料没有整理完,要在下周一前整理好,约2小时21,你收到一个朋友的信一个月了,没有回信,也没有打电话给他22,星期天早晨要出一份简报,预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间23,你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有24,下周二你要参加一个业务考试,三、如何高效管理时间,练习,对上述事件你如何分类请为你未来一周的工作做一个计划表对于不重要的事情你打算怎样处理?,三、如何高效管理时间,讨论:,今天必须做的事,今天应该做的事,今天可以做的事,今日三件事,三、如何高效管理时间,4、授权,焦头烂额的管理者养了一堆没事做的下属沮丧的员工-不被信任、才能无从发挥管理者无法专心从事业务提升等的思考,管理者,三、如何高效管理时间,管理者做的是什么？就是管理工作,把工作分配给每一个合适的人去做。好的管理者就是自己不在店面也能正常运行。,我是万能的,4.1、授权的几个误区,三、如何高效管理时间,让他们做即花费精力，结果又不可控；自己做很快就做好了！只要风险是可控制的，那就肯定要给下属受权。因为第一次做不好，第二次做不好，第三次可能就做好了。但如果没有第一次做不好，永远都不会有第三次做好的机会，所以你要给他机会去犯错，机会代表风险，那风险谁来承担，我来承担。授权就是自己该干的事让别人干，干不好是下属能力太差，不是我的问题！授权流程是首先要交给合适的人，然后给他一个计划，接着就是过程监控，监控事件的结果，因为对于你的上级来说，你是该过程的拥有人。你要教他怎么踢会更准一点，会更快一点，要进行过程的监控。只有不重要的事才能够授权，否则就是不负责任！授权是对公司最大的忠诚！授权是要用一个启发性的观点去引导员工，教授他做事的技能和方法，将个人的能力转化成团队共有的能力；作为管理者，你最首要的职责是让你的团队成员有发展的机会，达到这一目标的好方法是将恰当的任务分配给恰当的人。帮助你的下属成功也就等于你成功,4.2、授权时应注意的问题,要选择合适的授权对象应有效识别下属各自的特点，根据不同的任务类型选用适合的授权对象。所以管理者要有一双判断人的慧眼。授权要明确，一定不要模糊该做什么，不该做什么，在什么时限内完成，要明明白白清清楚楚，切不可雾里看