公司收据管理制度.doc

公司收据管理制度1、目的为了加强收款收据的管理，规范收款收据的领用、登记、开具、保管等流程，确保资金安全完整，制定本制度。2、定义 本制度所指的收款收据系由母公司统一印制的，印有“志邦”LOGO的，用来收取顾客、家装公司等交来的厨柜定金、预付款、合同款等有效凭据，分三联（客户联、财务联、留存联），收款收据加盖公司财务专用章，是表示客户交款的有效凭据。3、收款流程3.1、 收款流程图附表3.2、 名词解释3.2.1自营店面：指公司注册的下属分公司，由公司独立经营的店面；直营店面收款方式通常分为直接收款和卖场代收款两种；除独立经营的家装店的家装单以外，其他家装渠道订单均在直营店面落单签订销售合同。3.2.2家装店面：家装（装饰）公司注册，但由公司出样自己经营，委托家装（装饰）公司收取货款或自己收取货款（定金、合同款等），若委托家装（装饰）公司收取货款的，公司按家装协议收回货款的店面；家装店面是否有权与顾客直接签订销售合同，需由公司在签订家装合作协议时明确。3.2.3 家装（装饰）公司（全包单）：无店面，或虽有出样但公司不自己经营的，但和公司有业务关系的公司；以下简称家装公司。双方结算按家装协议进行；家装公司不和顾客签订厨柜销售合同（装修合同除外），厨柜销售合同必须由自营店面（分公司）签订。4、细则4.1、 收据的领用、登记制度4.1.1每个店面只准领取一本定金收据、一本签单收据（业务量大的店面可考虑二本）。存根联在整本收据用完后交至财务部门,待核销后，再领取新收据。4.1.2 财务对店面收据的领用、核销做备忘登记。收据任意一联有缺失的店长应书面说明原因，并视情况给予不同的处罚。4.2、 收据的开具制度4.2.1 开具定金收据时，在交款单栏须写明新房地址（客户姓名、联系方式）、店面代码、经办人等。4.2.2 对于重复交定金的客户，需在备注栏注明。4.2.3 收据金额大小写必须一致，否则就作废处理（作废的收据三联都必须保存）。收据金额必须与实际收到现金或刷卡金额一致。收据金额必须是唯一的数字，不得出现两个以上数据。4.2.4 收款事由须准确说明，如定金、预付合同款、合同款、合同部分款、合同尾款、合同更改单款、遗留单。4.2.5 收据右上方空白处须注明合同店面编号，定金收据则注明店面代码。4.2.6 收款方式须准确说明，如现金、银行、刷卡/POS、电汇、支票、*卖场，同一张收据上不得出现两种不同收款方式。若是卖场代收款，则在收款方式上写明*卖场，同时以该卖场交款单为附件。4.2.7严禁出现员工利用客户交纳的现金套现，即不得用员工信用卡刷卡置换客户现金。4.2.8 店面交账的收据存有不符合规范的，财务人员一律拒绝签收，拒签后3日内予以更正，延迟不办者，根据收据金额自行承担，情节严重的对相关经办人和店长给予处罚。4.2.9 各渠道活动订单一律照此规定实施，部门主管负责审核监督。4.2.10 财务应在各店面提供收据填写的样本，供店面经办人员学习并参考。4.3、 收据的退票、作废、退款、遗失制度4.3.1 收据开具错误需作废的，作废收据三联必须齐全。若收据其中任何一联或者三联均遗失，员工需要提交承诺书，明确全责承担由于该收据遗失而引起的法律风险，并声明公司对该收据享有不限期的追偿权。4.3.2 退定金（或预付款）时，客户凭已开具的客户红联收据予以退款，若客户定金收据遗失，原则上不允许退定金。如遇特殊情况客户需填写遗失声明并亲自签名（不允许用复印件），由导购填写退单申请表，经店面经理签字审核后方可办理，不允许代签代办。4.3.3 店面退客户定金以报销封面方式，后附退单申请表、客户红联收据或遗失证明，退单申请表说明退单理由、店面负责人或相关负责人（家装或小区或网络线上）签批处理意见，退单申请表上必须注明归属的导购或家装或小区或网络线上具体业务员，财务根据报销封面予以核销已收客户款项并扣除相应提成。注：报销封面按报销流程手续。4.4、店面交账、财务收账制度4.4.1 对于自营店面，店面定期（建议每周至少2次）向财务交账。各公司财务根据自身市场特点制定具体规范的交账流程，目标是保证每月所有款项、合同、收据、图纸都已收齐并入账完毕，保证财务及时、准确向母公司下单生产。4.4.2 对于家装店面，参照直营店面交账相关规定。各公司财务根据自身市场特点制定具体交账流程，目标是保证每月所有款项、合同、收据、图纸都已收齐并入账完毕，保证财务及时、准确向母公司下单生产的同时，保证家装应收款按期收回。4.4.3 交账时合同（含更改单）、订货清单、客户签字纸质图纸、收据、现金/客户签字的银行刷卡单等须填写清楚、审核无误，相互勾稽关系一致。4.4.4 对于卖场代收款、家装公司收款等涉及第三方收款的方式，相关业务人员和财务人员及时与家装公司核对往来并催收货款。财务应建立应收账款对账、催款流程。应收账款对账单是重要的单据，应予以重视。5、相关制度表单退