PPT2007基本技巧.docx

OFFICE2007-PPT 基本技巧一、 复制幻灯片的方法： 方法1：在选中的任意一张幻灯片上右击鼠标选择“复制幻灯片”或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。如图1-1与1-2：图1-1：右击第一张幻灯片“测试1”选择“复制幻灯片”。图1-2：可以看到在“测试1”的后面自动生成了另一个完全相同的“测试1”。方法2：右击鼠标选择“复制”或者按快捷键“Ctrl+C”，再在合适的位置上右击鼠标选择“粘贴”或者按快捷键“Ctrl+V”，则选中的幻灯片将被复制到指定位置。如图1-3、1-4与1-5：图1-3：右击第二张幻灯片“测试1”选择“复制”图1-4：右击第三张幻灯片“测试2”选择“粘贴”图1-5：可以看到被复制的“测试1”已经被粘贴到“测试2”的下方。二、 PPT自动黑屏的方法：在用PPT进行幻灯片放映的过程中，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生 类似的效果。（备注：此方法必须在幻灯片全屏放映的过程中才会生效。）三、 将幻灯片发送到word文档1. 在PPT中打开演示文稿，然后点击左上角的Office按钮，选择“发布”“使用Microsoft Office Word创建讲义”。如图3-1：图3-12. 选择需要的样式，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在PPT中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。如图3-2：图3-2四、 让幻灯片自动播放方法一：要让PPT的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可。如图4-1：图4-1方法二：在打开的演示文稿文件中点击Office按钮，选择“另存为”“PowerPoint放映”；或者直接点击“另存为”，选择ppsx格式的文件，保存即可。如图4-2：图4-2五、 增加PPT的撤销次数在使用PPT编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤销”按钮，或者使用快捷键“Ctrl+Z”，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下PPT最多只能够恢复最近20次操作。其实，PPT允许用户最多可以撤销150次，但需要事先进行如下设置：点击Office按钮，选择“PowerPoint选项”，选择“高级”选项卡，在第一项“编辑选项”将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。如图5-1与5-2：图5-1图5-2六、 演示文稿中图片随时更新插入图片的方法是：单击“插入”菜单栏下的“图片”命令，然后在计算机上单击选择相应图片，然后点击“插入”按钮进行插入。如图6-1与6-2：图6-1图6-2其实当我们选择好想要插入的图片后，可以单击窗口右下方的“插入”边上的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择“链接到文件”项，这样一来，往后只要在系统中对插入的图片进行了修改，那么在演示文稿中也会自动更新。如图6-3：图6-3七、 PPT中的自动缩略效果有时候需要用一张幻灯片实现多张图片的演示，而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft Office PowerPoint演示文稿”。如图7-1与7-2：图7-1图7-2在插入的演示文稿中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小即可。接下来，只需复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。八、 为PPT添加公司LOGO1. 单击“视图”菜单下的“幻灯片母版”命令。如图8-1： 图8-12. 在第一张总母版中合适的位置上加入LOGO，关闭母版视图返回普通视图后，就可以看到在每一页上都加上了LOGO，而且在普通视图上也无法改动它了。如图8-2与8-3：图8-2图8-3九、 为PPT添加页码1. 与添加公司LOGO一样，单击“视图”菜单下的“幻灯片母版”命令。图9-1：图9-12. 除第一页总母版外，在所有子母版的页码栏（一般位于页面右下角，带有“”标志的占位符）默认只显示页码数“1,2,3.”，也可根据需要修改如“第页/共4页”等格式。如图9-2与9-3：图9-2图9-33. 关闭母版视图返回普通视图后，在普通视图中单击“插入”菜单下的“幻灯片编号”，勾选“幻灯片编号”，点击“全部应用”即可。如图9-4：图9-44. PPT往往从第二张幻灯片开始计算页码，这时需要先选中第一张幻灯片，在普通视图中单击“插入”菜单下的“幻灯片编号”，取消勾选“幻灯片编号”，点击“应用”，取消显示第一张幻灯片的页码。5. 然后点击“设计”菜单栏下的“页面设置”选项卡，“幻灯片起始编号”改为“0”，这样页码就从第二张幻灯片开始计数了。如图9-5与9-6：图9-5图9-6十、 “保存”特殊字体为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。在 powerpoint 中，执行“文件另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“将字体嵌入文件”项，然后根据需要选择“仅嵌入演示文稿中使用的字符”或“嵌入所有字符”，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。如图10-1与10-2：图10-1图10-2十一、 快速调用其他PPT1. 点击“开始”菜单栏“幻灯片”选项卡里面的“新建幻灯片”右下角的下拉框按钮，选择“重用幻灯片”。如图11-1：图11-12. 右侧会自动打开“重用幻灯片”窗口，通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在列表中。单击幻灯片即可插入到指定位置，也可右击幻灯片选择“插入幻灯片”或者“插入所有幻灯片”。如图11-2：图11-2十二、 快速定位幻灯片在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进或者退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留两秒钟以上。十三、 制作滚动文本在PPT中显示文本较多时需要制作带有滚动条的文本。具体方法如下：1. 单击Office按钮，选择PowerPoint选项，在第一项“常用”选项卡中勾选“在功能区显示开发工具选项卡”，点击确定。如图13-1：图13-12. 此时可以看到菜单栏中出现“开发工具”选项，点击“开发工具”菜单下的“文本框”选项，插入“文本框”控件。图13-23. 在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置跟大小。接着在文本框上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出属性窗口，可以看到有两大类按字母序，按分类序，这里我们首先选择按字母序，选择MultiLine,并选择True.然后再按分类序中选择滚动“2-fmScrollBarsVertical”，退出。如图13-3、13-4与13-5：图13-3图13-4图13-54. 设置好后右击文本框，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑结束后，在文本框外任意处点击鼠标即可退出编辑。如图13-6：图13-6十四、 制作滚动字幕1. 首先插入一个文本框，输入要文本内容。如图14-1：图14-12. 将文本框移动到幻灯片底部。如图14-2：图14-23. 选择主导航栏的“动画”，点击“自定义动画”。如图14-3：图14-34. 选中文本框，点击“添加效果”“动作路径”“向上”。如图14-4：图14-45. 添加完成之后会出现路径指示箭头，选中红色路径指示箭头。如图14-5：图14-56. 将红色指示箭头拉长至幻灯片顶部，向上滚动字幕设置完成。播放之后文本框会缓缓从下至上移动。如图14-6：图14-67. 右键点击动作，选择“效果选项”，可以调节时间、动作等效果。如图14-7与14-8：图14-7 图14-8十五、 利用画笔来做标记在放映中的演示文稿中单击鼠标右键，然后选择“指针选项”，根据需要选择想使用的画笔，也可对画笔的颜色进行修改、使用擦皮擦擦去画笔等等。十六、 快速调节文字大小在 powerpoint 中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实有一个更加简洁的方法。选中文字后按 “ctrl+”是放大文字，“ctrl+”是缩小文字。十七、 计算字数和段落1. 点击Office按钮，依次选择“准备”“属性”。如图17-1：图17-12. 点击“文档属性”，选择“高级属性”“统计”。如图17-2与17-3：图17-2图17-3十八、 隐藏部分幻灯片对于制作好的 powerpoint 幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按 Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。如图18-1：图18-1十九、 格式刷的使用在PPT中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“开始”菜单栏下的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击 “格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。二十、 幻灯片放映时让鼠标不出现PPT幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动 3 秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。二十一、 改变链接文字的默认颜色PPT中如果对文字做了超链接或动作设置，那么PPT会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能 与PPT的背景色很不协调，可以对链接文字的颜色进行更改。方法如下：单击“设计”菜单下的“颜色”功能框，会可以看到很多不同的主题颜色，点击“新建主题颜色”，点击然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。如图21-1与21-2：图21-1图21-2二十二、 去掉链接文字的下划线向 PPT 文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，右击鼠标设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。二十三、 快速切换输入法单击Office按钮“PowerPoint选项”,选择“高级”选项卡，在“编辑选项”中选中“自动切换键盘以匹配周围文字的语言”复选框，点击确定。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。二十四、 隐藏重叠的图片在PPT中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。这个时候可以使用“选择窗格”的功能来快速选中想要编辑的对象。方法如下：1. 点击“开始”菜单下的“选择”“选择窗格”，如图24-1：图24-12. 点击想要编辑的幻灯片，弹出的窗口中就会将幻灯片中的全部对象列出来，点击右侧的“小眼睛”图标可以显示或隐藏对象，这样就可以正确选择想要编辑的对象进行编辑了。如图24-2：图24-2二十五、 PPT的特殊播放模式幻灯片放映通常是全屏播放模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在幻灯片播放前按住Alt键不放的同时，再依次按下“D”、“V”键，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。二十六、 巧用键盘铺助定位对象在 PPT 中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。若按住Ctrl键的同时用鼠标拖动对象则相当于复制一个完全相同的对象。二十七、 巧让多对象排列整齐在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住 Ctrl 键，依次单击需要排列的对象，再选择“格式”菜单下的“对齐”选项，最后任选一种合适的对齐方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。如图27-1：图27-1二十八、 将声音文件无限制打包到 PPT 文件中幻灯片打包后可以到没有安装 PPT 的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT 文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到 PPT文件中。方法有两种： 方法一：单击Office按钮，选择PowerPoint选项，点击“高级”选项卡，在“保存”项下将“链接文件大小大于以下值的声音文件”数值改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。如图28-1与28-2：图28-1图28-2方法二：插入声音文件后单击图标，页面上方会出现“声音工具”选项卡，点击“声音工具”，在“声音文件最大大小”处直接更改大小即可。如图28-3：图28-3二十九、 PPT 编辑放映两不误按住Ctrl不放的同时点击幻灯片放映，此时幻灯片会将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会停止，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。三十、 将PPT演示文稿保存为图片打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG 文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。三十一、 将演示文稿打包有时候需要将PPT拷贝到U盘中带到别的电脑上演示，这时候PPT中的视频、音乐等资源往往会无法正常播放，所以可以采用将PPT打包的方式来实现PPT能够随时随地正常演示。方法如下：1. 点击Office按钮，选择“发布”选项下的“CD数据包”。如图31-1：图31-12. 在弹出的窗口中点击“确定”。如图31-2：图31-23. 这时会弹出打包窗口，点击左下角“复制到文件夹”按钮。如图31-3：图31-34. 选择要打包的路径和文件夹