XX集团节假日值班管理制度.doc

.节假日值班管理制度X办字2017003号一、目的为确保公司节假日期间工作正常运行，提高处置应急事件的能力，根据公司的实际，特制订本制度。二、范围1、本制度所述值班人员为公司领导、中层管理人员、公司办公室前台人员。3、值班时间为国家法定节假日及周末休息日。三、职责公司节假日值班由带班领导、办公室前台人员、安保人员组成。带班领导由公司办公楼中层以上管理人员轮流值班，当班的带班领导对值班工作负总责。办公室负责安排轮值带班领导名单并呈公司领导审批，前台人员由办公室直接安排，保安、保洁值班人员由物业公司安排。所有当班人员都要服从、配合当班领导指示。四、值班人员主要工作1、办公楼巡视，处理突发事件。 2、接待重要来访，及时处理有关事宜。 3、完成公司领导安排的临时任务。4、指导监督其他在岗员工的工作情况，并与他们保持联系，及时了解情况。5、认真填写值班记录表。五、值班人员安排1、每个季度末，由办公室负责编制下季度节假日值班表，审批后公示。2、值班表的编制按照循环制轮流值班，如上季度编制未轮完，下个季度按照循环原则接着轮值。3、如领导有特别安排的除外。4、节假日值班人员可以在当季安排调休。六、要求1、值班人员值班地点：前台人员在20楼前台，带班领导在自己办公室。2、因故不能参加值班者，自行联系其他管理人员代替，并提前一天向主管办公室的公司领导说明。3、值班人员在值班期间不得离岗，遇到突发事件时，应及时处理，处理不了应立即向公司主管领导报告，听从公司领导的调度指挥，妥善处理事件。值班领导有权调动物业、商管、前台及其他当时在公司人员。4、按作息时间值班，不得迟到早退，不得酒后上岗和岗中饮酒。值班时间内不准关闭通讯工具。5、值班人员必须认真履行值班登记制度，值班中发生或处理的各种情况及时在值班记录表上进行详细记录，交接时移交清楚，责任明确。6、值班人员下班时要做到人走窗关、灯灭、门闭，存放好文件等。七、工作流程1、值班期间突发事件处理流程公司值班领导收到突发事件发生的有关信息后，属于一般事件，自己能处理的，自行妥善处置。需要人手可以调动其他值班人员和当天上班的商管人员进行处理。不能处理的报告给公司主管领导，按主管领导指示进行处置。重大突发事件应立即报告公司领导，按领导指示先行处理。同时公司启动突发事件应急处理系统，成立应急领导小组，在小组的统一领导下，及时开展处理工作。在处理过程中，值班领导要了解事件发展原因、趋势和可能出现的后果，提出解决建议，完成领导小组下达的指令。在突发事件尚未处理完毕时，公司任何知情人员不得擅自就突发事件的信息向外发布。突发事件结束后，值班领导应尽快消除突发事件造成的影响，恢复正常工作状态。2、值班期间接待工作流程（1）、确定计划：值班领导在接到公司领导通知后，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和要求等。在这基础上确定接待标准，拟定接待计划。自己不能确定的及时向公司领导请示。（2）、计划落实：接待标准、计划确定后，马上组织当班在岗人员（如果有必要值班领导有权调动商管当班人员），按计划明确职责，分头落实。值班领导负责协调督办。一般前台负责迎接、引带，赠茶递水，协助摆放物品；物业负责安保、清洁；行政或商管当班人员负责采购水果、物品等。（3）、会谈地点布置：、确定会谈地方后，马上安排人员，根据会议类型、性质、人数，结合会议室具体情况安排会场布局，主客桌要安排恰当，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要赶紧整洁，椅子左右距离合适，桌椅各成直线。如与会人数较多，需提前准备好椅子，在会议室根据来宾的数量进行准备，要求摆放前后排插孔摆放。、桌牌：如果需要桌牌，根据与会人员名单马上将桌牌打好，并确认摆放位置进行放置。、鲜花：根据来宾的级别而定，如果需要，提前半小时准备到位，鲜花需根据要求摆放到指定位置。如果时间来不及要对公司领导进行说明。、电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、话筒，按规定位置摆放，确保物品干净整洁，无破损，能够正常使用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕，应提前1小时调试完毕；提前调试好音量及效果；各种设备都有备用。会前五分钟检查设备设施是否能够正常使用。、茶水、点心准备：确定茶叶有无，会前5分钟泡好茶水并摆放好；确定点心、水果是否购买，如果需要，确定品种、数量及费用，安排行政采购或商管值班人员马上采购；会议前半个小时，将点心、水果（洗净）放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮的托盘和纸巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置（通常夏季摆放矿泉水，春秋冬三季摆放茶水）。、空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽。、会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况，各个地方都要打扫到位，保证会议室内外无异味、无杂物。、会议资料准备：安排行政当班或前台人员落实会议需要宣传资料，演示材料，并于会议前半个小时按照客人的数量提前准备好宣传资料并摆放整齐。（4）、参观准备、确定参观方案：若有需要，在来宾来访前确定参观路线方案，明确参观路线、解说人，做好安保检查。、参观用品准备：根据情况，如果有需要则根据来宾信息准备欢迎牌，指示牌。、注意事项提醒：在公司各个显眼的地点张贴注意事项。、5S检查：在来宾到达前对周边环境及办公场所进行一次检查。（5）、车辆准备、确定接/送机司机、车辆安排、接/送机人。、物品准备：接机牌、襄阳市地图。、需在地图上标出访问时所要到达的地点。、如无法安排车辆的应通知来宾并告之坐车方式，特别是飞机的，可通知其坐机场专线或打出租车。、来访期间的用车安排：确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息告知司机。司机接受用车任务后，按要求接送。（6）、餐饮娱乐安排、确认餐饮娱乐需求，由值班领导预订餐馆、娱乐场所。、据来宾情况，酌情安排用餐标准、酒水，与餐馆方确认菜谱（菜谱重需有一两道菜是根据客人口味安排的）。、确定宴请时间、地点、出席者名单、座位安排。、根据出席者的职务安排好座位，必要时需制作台卡；、向宴请出席者告知宴请的时间、地点、出席人物、车辆安排等。、就餐过程中，接待人可以适当地带动气氛，促进双方的感情交流（注意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结帐）。（7）、住宿安排：值班人员根据来宾情况及领导指示，有住宿需求的提前按接待标准预定好下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。（8）、旅游安排值班人员根据来宾情况及领导指示，有旅游需求的提前确定旅游路线以及景点安排，安排旅游用车；联系好餐馆，保证旅游期间的用餐；提醒客人注意自己的贵重物品并根据天气的变化情况提醒客人增减衣物。（9）、安保准备：提前获知客人到达确切时间，在客人达到前半小时，做好保安岗位安排及有关场地清理。（10）、其他准备、礼品：若有需要，制定礼品标准，呈公司领导审批，领导审批后进行购买，并包装好。在来宾离开前，将礼品送给来宾、摄影：确定摄影负责人，摄影地点、座位安排及摄影时间；、票务安排：根据客人要求及接待标准，预订回程飞机票、火车票、汽车票等。（11）、注意事项接待中凡涉及机要事务、秘密文电、会议内容等，相关人员要特别注意保密。接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向来宾提前说明。（12）、信息反馈值班领导应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门领导。八、附则:1、本制度自下发之日起执行。 XXXXX投资集团有限公司2017年8月15日 附：值班领导名单（XXXXXXXXXXXX