《表的设计与使用》PPT课件.ppt

第2章表的设计与使用,表是与特定主题有关，并以行和列的形式组织起来的数据的集合，一个数据库至少包含一个表。可以说，表是数据库最基本的对象，因此，掌握表的设计与使用，是学习数据库应用的基础。创建数据表编辑数据表创建表关系编辑表关系表的高级应用2.1表的创建在Access2003中，有多种创建表的方法，概括起来可以归纳为通过数据视图、设计视图和表向导3种，具体方法请参阅本节内容。,2.1表的创建,2.1.1通过数据视图创建表通过数据视图创建表是一种最直观的方法，用户可以直接在表上修改字段名称和输入数据，完成后将表保存即可。在数据视图中创建表又有两种方法，第一种方法是通过【新建表】对话框选择【数据表视图】项目，通过数据表视图创建表，如图1所示。第二种方法是直接单击【数据库】窗口的【通过输入数据创建表】项目，打开数据表视图来创建表，如图2所示。,1,2,2.1表的创建,上述两种方法虽有差别，但过程大致相同。下面将以通过【新建表】对话框选择【数据表视图】创建表为例，介绍创建表的方法，具体操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.1.1.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，并单击【新建】按钮。（2）打开【新建表】对话框后，选择【数据表视图】选项，然后单击【确定】按钮，如图1所示。（3）此时将打开以数据表视图显示的【表】窗口，首先在【字段1】标题上单击右键，选择【重命名列】命令，然后输入字段名称，如图2所示。,1,2,2.1表的创建,（4）使用与步骤3相同的方法，分别设置其他字段的名称。（5）设置字段名称后，在各个字段输入相关的数据，如图1所示。（6）输入全部数据后，即可单击窗口右上方的【关闭】按钮，打开提示保存表的对话框后单击【是】按钮，然后在【另存为】对话框中输入表名称，最后单击【确定】按钮即可。（7）保存数据表时，Access2003会弹出“尚未定义主键”的提示信息框，因为主键并非必须的，所以本例暂不定义主键，单击【否】按钮将其关闭。经过上述操作，创建了一个名为“联系人”的数据表，用户可以通过【数据库】窗口查看这个表对象，如图2所示。,1,2,2.1表的创建,2.1.2通过设计视图创建表通过数据表视图创建表虽然很直观、方便，却无法设置字段的数据类型，所以当对表字段的数据类型有特殊要求时，就不能使用数据表视图来创建表了。此时，用户可以通过设计视图来创建表，并在创建表的过程中设置字段合适的数据类型。下面将介绍通过表的设计视图，创建一个名为“联系人”的数据表的方法，具体操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.1.2.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，并单击【新建】按钮。（2）打开【新建表】对话框后，选择【设计视图】选项，然后单击【确定】按钮。（3）打开表的设计视图后，在【字段名称】栏输入第1个字段的名称，然后打开【数据类型】列表框，选择合适的数据类型。,2.1表的创建,（4）使用与步骤3相同的方法，为其他字段设置合适的名称和数据类型。（5）在【联系人ID】字段上单击右键，并选择【主键】命令，将该字段设置为表的主键，如图1所示。（6）设置所有的字段名称和数据类型后，即可单击窗口右上角的【关闭】按钮，弹出提示保存表的对话框后，单击【是】按钮，接着在打开的【另存为】对话框中设置表名称，最后单击【确定】按钮。（7）返回【数据库】窗口后，双击刚创建的表对象，打开表的数据视图，然后根据字段输入相关的数据，最后单击【关闭】按钮即可，如图2所示。,1,2,2.1表的创建,2.1.3通过表向导创建表为了方便用户创建特定类型的表，Access2003提供了创建表的向导，用户可以通过向导选择多种类型示例表的字段（如联系人示例表、客户示例表、产品示例表、订单示例表等），因为这些示例表的字段已经设置了默认的属性，所以当利用这些字段构成一个新表后，就无需再进行字段名称和数据类型的设置。下面将通过表向导，创建一个包含“联系人ID、名字、姓氏、地址、邮政编码、公司名称、职位、单位电话、电子邮件”字段的联系人数据表，具体操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.1.3.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，并双击【使用向导创建表】项目。（2）打开【表向导】对话框后，在【示例表】列表框中选择【联系人】选项。（3）在【示例字段】列表框中选择【联系人ID】字段，并单击按钮，将该字段添加到新表。使用相同的方法，将“名字、姓氏、地址、邮政编码、公司名称、头衔、单位电话、电子邮件帐户名”字段添加到新表。,2.1表的创建,（4）在【新表中的字段】列表框中选择【头衔】字段，然后单击【重命名字段】按钮，打开【重命名字段】对话框后，输入字段名称“职位”，最后单击【确定】按钮。（5）使用与步骤4相同的方法，修改【电子邮件帐户名】为【电子邮件】，最后单击【下一步】按钮。（6）进入下一设置后，指定表的名称为“联系人”，然后选择【不，让我自己设置主键】单选项，并单击【下一步】按钮。（7）进入下一设置后，指定【联系人ID】字段为主键，然后指定主键字段的数据类型为【让MicrosoftAccess自动为新记录指定连续数字】，最后单击【下一步】按钮。（8）进入下一设置后，向导提供创建完表之后的动作设置，本例选择【直接向表中输入数据】单选项，然后单击【完成】按钮。（9）打开【联系人】表的数据视图窗口后，输入各个字段的数据，然后单击窗口右上角的【关闭】按钮即可，如图所示。,2.2表的设计,2.2表的设计创建表后，在使用的过程中，难免会因为数据库的编辑而要进行进一步的表设计处理，例如添加或删除某个字段、更改字段的数据类型、调整字段的行高和列宽等。本节将针对表设计，介绍各种编辑表的处理方法。2.2.1字段的添加与删除添加与删除表字段的方法有两种，一种是通过表的设计视图添加、删除字段；另一种是通过表的数据视图添加、删除字段。下面将详细介绍这两种方法。1.通过设计视图添加与删除字段通过设计视图添加与删除字段的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.1.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，再选择【联系人】项目，并单击【设计】按钮。,2.2表的设计,（2）打开表的设计视图后，如果需要添加字段，可在【字段名称】列表框下方输入字段名称，然后设置数据类型，如图1所示。（3）如果需要删除某个字段，则可以在该字段上单击右键，然后在打开的菜单中选择【删除行】命令，当打开提示对话框后，单击【是】按钮即可，如图2所示。（4）添加或删除完字段后，可以单击窗口右上角的【关闭】按钮，然后在打开的对话框中单击【是】按钮，保存表设计的更改。,1,2,2.2表的设计,2.通过数据视图添加与删除字段通过数据视图添加与删除字段的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.1.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，再双击【联系人】项目。（2）打开表的数据视图窗口后，在需要添加字段的字段名称列上单击右键，并从打开的菜单中选择【插入列】命令。（3）此时将在上步选定的字段左边插入一个新的字段列，更改该字段的名称后在字段栏上输入数据即可，如图所示。（4）如果需要将多余的字段删除，那么可以选择该字段的字段名称，然后单击右键，从打开的菜单中选择【删除列】命令。打开提示对话框后，单击【是】按钮即可。（5）完成所有字段的添加与删除后，单击窗口的【关闭】按钮。,2.2表的设计,2.2.2设置数据表格式在默认状态下，数据表的背景是白色，网格线是银白色，呈现出一种平面效果。如果想更改数据表显示的效果（例如更改背景颜色、网格线颜色等），可以通过【设置数据表格式】对话框来修改数据表的格式。设置数据表格式的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.2.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，再双击【管理会成员】项目。（2）打开表的数据视图窗口后，选择【格式】【数据表】命令，打开【设置数据表格式】对话框后，可以根据实际需要设置单元格效果、网格线显示方式、背景色、网格线颜色、边框和线条样式、方向等内容，完成后单击【确定】按钮即可，如图1所示。返回表的数据视图后，即可看到表的外观产生了变化，如图2所示。,1,2,2.2表的设计,2.2.3设置字段的常规属性字段的常规属性根据字段的数据类型不同而有所差异，例如数据类型为“自动编号”的字段，提供了字段大小、新值、格式、标题、索引、智能标记等属性项目，而数据类型为“文本”的字段，除了上述属性设置外，还可以设置掩码、默认值、有效性文本、输入法模式等属性，如图所示。,2.2表的设计,关于字段常规属性的设置项目说明如下。字段大小：设置在该字段中能输入的最大字符数，最大值为255。格式：设置该字段的显示布局，用户可以选择预定义的格式或自定义格式。输入掩码：设置在该字段中输入数据的模式。标题：指该字段显示在窗体时的标签，如果未输入标题，则默认将字段名作为标签。默认值：指自动输入到该字段中、作为新记录的值。有效性规则：用于限制此字段输入值的表达式。有效性文本：设置出错信息，该出错信息将在用户输入有效性规则所不允许的值时出现。必填字段：设置是否要求用户必须在该字段输入数据。允许空字符串：指定该字段是否允许零长度的字符串。索引：设置字段的索引，可以加速字段搜索及排序的速度，但可能会使更新变慢。Unicode压缩：指定是否允许对该字段进行unicode压缩。输入法模式：设置当焦点移到该字段时，希望指定为哪种输入法模式。IME语句模式（仅日文）：设置当焦点移到该字段时，希望设置为哪种输入法语句模式。智能标记：设置应用于该字段的智能标记。,2.2表的设计,设置字段常规属性的操作需要通过表的设计视图来完成，下面将以设置【邮政编码】字段的【输入掩码】属性为例，介绍设置字段属性的方法，具体操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.3.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，再选择【联系人】项目，并单击【设计】按钮。（2）将光标定位在【邮政编码】字段名称内，然后单击【输入掩码】文本框，待文本框后出现按钮后，单击该按钮。（3）打开【输入掩码向导】对话框后，在【输入掩码】列表框中选择【邮政编码】选项，然后在【尝试】文本框中输入邮政编码，测试效果，最后单击【下一步】按钮，如图1所示。（4）进入下一设置后，设置合适的占位符（本例设置占位符为“#”），然后在【尝试】文本框中测试效果，最后单击【下一步】按钮，如图2所示。,1,2,2.2表的设计,（5）进入下一设置后，可以选择数据保存方式，这里使用默认设置，最后单击【下一步】按钮。（6）进入下一设置后，即可单击【完成】按钮，完成字段输入掩码属性的设置。（7）返回表的设计视图窗口后，单击右上角的【关闭】按钮，打开提示是否保存的对话框后，单击【是】按钮即可。当为【邮政编码】字段设置输入掩码后，在数据视图中打开表，然后在【邮政编码】字段中输入数据时，即会出现输入的掩码，如图所示。,2.2表的设计,2.2.4隐藏与冻结字段列隐藏列可以让指定的字段列暂不显示，而冻结列可以让指定的字段列固定在数据表左边，不随滚动条的滚动而滚动。这两种设计表的方法，有时会发挥很大的作用。例如隐藏列可以保存字段列数据，冻结列则可以方便用户查看特定列的数据。本小节将详细介绍隐藏与取消隐藏列、冻结与取消冻结列的具体操作。1.隐藏与取消隐藏列隐藏与取消隐藏列的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.4.mdb”练习文件，然后通过【数据库】窗口打开“管理会成员”表。（2）打开表的数据视图窗口后，在需要隐藏的字段列上单击右键，从打开的菜单中选择【隐藏列】命令，如图所示。（3）需要显示被隐藏的字段列时，可以打开【格式】菜单，然后选择【取消隐藏列】命令。（4）打开【取消隐藏列】对话框后，选择需要显示的列，然后单击【关闭】按钮即可。,2.2表的设计,2.冻结与取消冻结列冻结与取消冻结列的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.4.mdb”练习文件，然后通过【数据库】窗口打开“管理会成员”表。（2）在字段名称行中拖动鼠标，选择表的“成员标识、姓、名”3个字段列，然后选择【格式】【冻结列】命令，如图1所示。（3）当冻结列后，冻结的列将被固定，用户可以拖动表窗口右下方的滚动条，测试冻结列的效果。（4）当需要取消所有列的冻结时，可以选择【格式】【取消对所有列的冻结】命令，如图2所示。,1,2,2.2表的设计,2.2.5字段的排序与筛选查看表的数据时，由于大量的数据集中在表内，给查看带来一定的困难。因此，在查看数据时，可以适当使用排序与筛选的技巧，以快速找到所需的数据。排序与筛选字段的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.2.5.mdb”练习文件，然后通过【数据库】窗口打开“管理会成员”表。（2）打开表的数据视图后，选择用于作为排序对象的字段，然后单击【表（数据视图）】工具栏的【升序排序】按钮，以递增的方式排序，如图所示。,2.2表的设计,（3）如果想要使用递减的方式排序，可以选择字段列，然后单击【表（数据视图）】工具栏的【降序排序】。（4）如果需要按照选定的内容进行筛选（例如在表中选定“销售代表”数据，将不一样的数据筛选掉），那么就可以将光标定位在选定的内容上，然后单击【表（数据视图）】工具栏的【按选定内容筛选】按钮，如图1所示。筛选的结果如图2所示。（5）单击【表（数据视图）】工具栏的【按窗体筛选】按钮，接着打开【职务】字段列表框，选择【销售经理】选项，最后单击【表（数据视图）】工具栏的【应用筛选】按钮，应用筛选。按窗体筛选结果。（6）当需要取消筛选时，只需单击【表（数据视图）】工具栏的【取消筛选】按钮即可。,1,2,2.3定义表关系,2.3定义表关系定义表关系，可以方便多个表之间的数据建立关联，满足涉及到多表数据库的开发。本节将详细介绍表关系的概念及创建方法。2.3.1关于表的关系在多个数据表中，如果要为多个表的数据建立关联，字段就必须互相协调，才能显示有关相同的字段信息，这种协调就是通过表之间的关系来实现的。关系是通过匹配键字段中的数据来建立的，键字段通常是两个表中使用相同名称的字段。在大多数情况下，其中的一个是所在表的主键，对每一记录提供唯一的标识符，而另一个是所在表的外键。在Access中，数据表的关系有“一对多关系”、“多对多关系”和“一对一关系”三种，它们的说明如下。一对多关系是关系中最常用的类型。在一对多关系中，A表的一个记录能与B表的多个记录相匹配，但是B表的一个记录就仅能与A表中的一个记录相匹配。在多对多关系中，A表的记录能与B表的多个记录相匹配，并且B表中的记录也能与A表的多个记录相匹配。此类型的关系只能通过定义第三个表（称作联结表）来实现，它的主键包含两个字段，即来源于A和B两个表的外键。实际上，多对多关系是和第三个表的两个一对多关系。在一对一关系中，A表中的每一个记录仅能在B表中有一个相匹配的记录，并且B表中的每一个记录仅能在A表中有一个相匹配记录。用户可以使用一对一关系将一个表分成多个字段，隔离表中部分数据，或保存仅应用在主表中的子集的信息。,2.3定义表关系,2.3.2创建表关系主键是数据表中一个特殊类型的字段，它的作用是标记唯一的记录，主要作为创建数据表关系时的唯一标记，因此在创建表关系前，必须先为数据表设置主键字段。下面将以数据库中的“雇员”与“雇员部门”表为例，介绍为这两个表设置主键，并创建表关系的方法。创建表关系的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.3.2.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，再选择“雇员”数据表，并单击【设计】按钮。（2）打开“雇员”表的设计视图窗口后，在【雇员ID】字段上单击右键，并从打开的菜单中选择【主键】命令，如图所示。,2.3定义表关系,（3）设置主键后，单击窗口右上方的【关闭】按钮，然后在打开的对话框中单击【是】按钮，保存表的设计。（4）使用与步骤1和步骤2相同的方法，将“雇员部门”表的【部门ID】字段设置为主键，结果如图1所示。（5）返回【数据库】窗口，然后单击右键，在打开的菜单中选择【关系】命令，如图2所示。（6）打开【显示表】对话框后，选择所有数据表，然后单击【添加】按钮，将表添加到关系布局中，最后单击【关闭】按钮。,1,2,2.3定义表关系,（7）打开【关系】窗口后，选择【关系】【编辑关系】命令，打开【编辑关系】对话框后，然后单击【新建】按钮，如图1所示。（8）打开【新建】对话框后，设置如图2所示的关系，然后单击【确定】按钮，返回【编辑关系】对话框，再单击【创建】按钮即可。（9）返回【关系】窗口后，单击【关闭】按钮，然后在打开的对话框中单击【是】按钮，保存关系布局，如图3所示。,1,3,2,2.3定义表关系,2.3.3设置关系的联接类型联接是指表或查询中的字段与另一表或查询中具有同一数据类型的字段之间的关联，它向程序说明了数据之间的关联方式。根据联接的类型，不匹配的记录可能被包括在内，也可能被排除在外。设置关系的联接类型的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.3.3.mdb”练习文件，然后单击【数据库】工具栏的【关系】按钮，打开【关系】窗口，如图1所示。（2）在【关系】窗口中双击关系的连接线，准备编辑关系。（3）打开【编辑关系】对话框后，单击【联接类型】按钮，打开【联接属性】对话框后，根据需要选择联接类型，最后单击【确定】按钮。（4）返回【编辑关系】对话框后，单击【确定】按钮返回【关系】窗口，然后单击【关闭】按钮即可，如图2所示。,2,1,2.3定义表关系,2.3.4调整关系布局创建表关系后，关系布局将显示在【关系】窗口中，用户可以通过关系布局查看表之间的关系。当【关系】窗口中的表或查询对象太多时，就容易造成混乱，不便于关系的查看与编辑。因此，在处理多表关系时，可以适当调整关系布局。调整关系布局的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.3.4.mdb”练习文件，然后单击【数据库】工具栏的【关系】按钮，打开【关系】窗口。（2）打开关系布局后，可以看到很混乱的关系布局，对关系的查看与编辑非常不方便，如图所示。,2.3定义表关系,（3）要移动【关系】窗口中的表对象，可以先单击表对象，然后按住表上方的标题栏，拖到适当的位置即可。（4）使用与步骤3相同的方法，分别调整各个表的位置，调整关系布局，如图所示。（5）调整关系布局后，即可单击窗口右上角的【关闭】按钮，并在弹出的对话框中单击【是】按钮，保存关系布局。,2.4表的高级应用,2.4表的高级应用除了上述关于表的基本设计与使用外，Access2003还提供了很多处理表的高级功能，例如可以通过表分析器分析表、链接表等。2.4.1分析表Access2003为用户提供了一个【表分析器】功能，用于分析和提高数据库的性能。如果用户的Access数据库中有一个表，且该表在一个或多个字段中包含重复的信息，则可以使用“表分析器”将数据拆分成为相关表，这样便能更有效地存储数据。分析表的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.4.1.mdb”练习文件，然后选择【工具】【分析】【表】命令，打开【表分析器向导】对话框后，可以在对话框左边查看示例，在右边查看帮助信息。当需要显示问题的显示范例时，可以单击按钮，从打开的对话框中查看说明，了解信息后，单击【下一步】按钮，开始使用向导分析表，如图所示。,2.4表的高级应用,（2）进入下一界面后将显示表分析器对于表问题的解决信息，此时只需单击【下一步】按钮即可，如图1所示。（3）进入下一界面后，选择需要进行分析的表对象，然后单击【下一步】按钮，准备通过表分析器解决表中的问题。（4）进入下一界面后，选择【是，让向导决定】单选项，然后单击【下一步】按钮。（5）进入下一界面后，对话框将显示向导自动拆分的数据表，此时将【供应商联系人】字段拖到表2中，如图2所示。,1,2,2.4表的高级应用,（6）选择表1，然后单击对话框右上方的【重命名表】按钮，打开对话框后输入表的名称，并单击【确定】按钮。使用相同的方法，设置表2的名称为“供应商”。（7）重命名表后单击【下一步】按钮，进入下一设置后，选择【产品】表的【产品编号】字段，并单击【设置唯一标识符】按钮，表示设置主键，最后单击【下一步】按钮，如图1所示。（8）进入下一设置后，选择【否，不创建查询】单选项，最后单击【完成】按钮，完成表的分析。完成表的分析后，原来的表就被拆分成两个表，并建立关系，便于用户管理和查看数据。如图2所示为完成表分析的结果。,1,2,2.4表的高级应用,2.4.2链接表链接表是一种连接到其他应用程序的数据，但不将数据导入的方法，这样在原始应用程序和Access文件中都可以查看、编辑这些数据。当用户希望链接到其他数据库的表（例如在网络上共享的其他数据库的表），或应用其他包含数据的文件，那么就可以使用链接表的方法。本例继续以Excel电子表格数据为例，介绍链接电子表格内的数据到表的方法。链接数据到表的操作步骤如下。（1）从光盘中打开“.ExampleCh022.4.2.mdb”练习文件，然后在【数据库】窗口中选择“表”对象，接着在【数据库】窗口中单击右边，并从打开的菜单中选择【链接表】命令，如图所示。,2.4表的高级应用,（2）打开【链接】对话框后，设置文件类型为【MicrosoftExcel】，然后在光盘“.ExampleCh02”目录中选择“订单.xls”文件，最后单击【链接】按钮。（3）返回Ac