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杭萧钢构股份有限公司销售管理体系设计 第 90 页I.营销组织设计1.1.营销系统的目标与边界1.1.1.目标 建设和完善全国性的信息网络，不断提升企业形象和知名度，高质量地完成或超额完成公司预定的销售目标，努力保持并不断提高本公司的市场占有率和市场覆盖率。1.1.2.职能边界 以合同签订、工程移交为标志，签订合同前的工作由市场部、商务部负责（技术部负责提供技术方案设计），合同签订后的设计、制造安装、质量控制等工作由生产副总及综计办负责协调。商务部在移交时应与综计办办理移交手续。移交手续应包括：合同、工程实施要点、业主基本情况表、业主跟踪情况记录表及其他相关资料，并填写工程移交单（附件1）。施工安装时，以材料、构件进场为标志，综计办负责施工准备、与业主单位的沟通协调、工程款的回收，商务部及办事处协助进行施工准备、业主的协调、工程首期款及质保金的回收。1.2营销职能分解职 能职 能 分 解 责 任 部 门 销售计划管理年度销售计划的制订、执行、检查经济政策的调整与修订营销副总经理、公司总经理 市场规划目标区域市场的确定区域办事机构的调整与设置营销（公关）规划及预算市场部、营销副总经理网络开发信息网络的建立与维护市场部、办事处项目信息管理项目信息的收集、整理、反馈市场部项目跟踪项目跟踪与意向引导争取投标报价机会办事处技术支持提供技术方案、确定设计条件争取投标报价商务部办事处招投标管理施工组织设计、标书制作标书评审投标办商务部、营销副总经理（8）项目公关及前期业务洽谈了解业主详细情况，进行针对性的公关，使业主对杭萧产生合作意向办事处销售合同管理合同谈判与签订工程合同的评审与修改资料存档总经理（或委托营销副总、商务部、办事处）合同评审委员会销售助理施工衔接与协调施工衔接、施工协调办事处工程回款工程首期款工程进度款工程尾款、质保金办事处（受商务部委托）、商务部工程部办事处售后服务工程维修客户回访与信息反馈工程部办事处品牌推广公关专题活动、广告、宣传市场部、办事处访问公司总部的 客户接待客户接待（设计院、政府、兼职信息员、媒介等非直接工程业主）客户接待（业主）市场部商务部（界限不清时由营销副总经理协调）销售费用管理销售费用的预算、使用、审批逐级审批；总经理负责审批营销副总、营销副总负责审批各部门负责人。销售人员管理人员的招聘、调整、考核、培训、激励等办事处主任下属人员、商务部市场部下属人员由营销副总经理最后审定、公司各部门负责人由总经理最后审定营销行政管理营销行政、后勤管理营销副总经理、公司总经办1.3营销组织结构设计1.3.1管理层次（4层）总经理 营销副总经理 各职能部门和办事处负责人 一般员工1.3.2部门设置 1、营销系统按职能设置三个职能部门 市场部、商务部、投标办。同时，按地区分设若干驻外办事机构（办事处）。 2、各部门工作重点 办事处 - 网络建设、项目跟踪、品牌推广、施工衔接和协调 市场部 - 网络管理、项目信息管理、品牌推广 商务部 - 技术支持、项目公关、业务洽谈 投标办 - 施工组织设计、标书制作 3、部门设置考虑的因素（1）部门之间的分工宜细、明确，以减少扯皮现象。部门内部的分工宜粗，以避免资源浪费，尤其是面向客户的部门，粗略的分工有助于提高客户的满意程度。此外，本着精干高效的原则，横向部门的设置不能多，职责尽量不重叠，一个部门负责一部分相对独立的工作。（2）办事处是公司的派出机构，接受营销副总经理的指挥和其它职能部门的指导，在所辖区域内完成职责规定的营销活动，享有相应的职权，并承担相应的责任。（3）各职能部门主要按技能相似性原则和分工协作原则设置，目的是使各项业务活动专业化，提高营销管理水平。（4）考虑到营销副总经理直接管辖的下属人数较多，包括三个职能部门的负责人和各驻外办事处主任，因而管理幅度较大，为减轻其负担，设置销售助理13名。（5）销售助理是营销副总经理的助手，执行营销副总经理交办的工作，承担一部分营销系统的日常行政工作，以及与各职能部门和驻外办事处之间的协调沟通等。销售助理原则上不拥有经营活动的决策权，以保证营销系统内部的指挥统一，除非得到营销副总经理的临时授权。1.3.3岗位设置 营销副总经理：全面主持营销系统的各项工作，对总经理负责。 销售助理：主要协助营销副总经理开展销售行政、统计、档案管理工作。 市场部：经理、市场开发员、信息管理员、平面设计员。 商务部：经理、销售工程师（轻钢）、销售工程师（高层）。 投标办：主任、标书制作员。 办事处：办事处主任、市场开发助理、内勤人员。1.3.4.各子公司之间营销职权边界的确定 杭萧安徽、河南、山东分公司属于独立的法人体，有相对独立的生产权与销售权。虽然目前公司尚未采取一体化的管理，但为了避免内部的冲突，减少资源的浪费，在营销上除了同样采取本销售管理体系以外，明确地界定各方的疆域，并有率令严格控制各方的地盘，是关系到杭萧营销成败的大事。各子公司的疆域划分办法由杭萧公司总部在每一年的营销规划中作明确的规定。1.3.5组织结构图董 事 会总 经 理 常 务 副 总 财 务 部 总 经 办 总 工 程 师 营 销 副 总 市 场 部 商 务 部 投 标 办 总 工 办 技 术 部 工 程 部 制 造 部 质 管 部 综 计 办销售工程师 销售工程师 标书制作员市场开发员 信息管理员 平面设计分公司办事处市场开发助理 内勤人员1.3.6职权系统表 决策主体决策内容办事处市场部商 务 部投标办营销副总经理总 经 理评审委员会选择兼职信息员AC选择合作设计院DAB确定跟踪对象DA技术方案提供与设计条件的确定AA决定是否参与投标AB投标（报价）方案ABB合同谈判与签订（轻钢）可接受委托A（可接受委托500万以下）A（可接受委托1000万元以下）A（1000万元以上）合同谈判与签订（高层）A（2000万以下）A（5000万元以下）A（5000万元以上）合同评审 / 修改A工程首期款及质保金的回收A（见注）公关促销活动的策划DD、AB（10万元以下）B（10万元以上）客户接待方案的制订A（见注）B公关预算的确定DAB制订年度销售计划AB营销管理制度的制订AB内部考核与分配办法的制订、调整AB市场规划DDAB驻外办事机构的调整及责任区域的确定DDAB职能部门经理及办事处主任的聘任、解聘、调动DDDAB职能部门及办事处下属人员的聘任、解聘、调动DDDA、B经费使用AAAAB（见注）注： 决定权（A）、 审批权（B）、 确认权（C）、 主建议权（D）指由商务部决定谁来负责的决定权；由市场部决定具体陪同的部门；指各部门经费在规定的权限内可以自主决定，营销副总负责审批。1.3.7部门职责概要一揽表部门或岗位名称主 要 职 责 概 要备注营销副总经理营销活动的决策、指挥综合协调合同谈判与签订市 场 部信息网络开发项目信息管理公关策划与品牌推广广告、宣传客户接待商 务 部客户跟踪管理技术支持合同谈判工程款的回收投 标 办施工组织设计标书制作招投标档案管理办 事 处信息网络开发品牌推广项目跟踪提供技术方案、合同谈判与签订办理当地市场准入手续（由设计及工程部协助）施工衔接与协调工程回款（首期款、尾款）客户回访服务技 术 部技术方案设计、初步设计工 程 部工程回款（进度款）售后维修服务1.4.杭萧公司业务流程图：网络成员市场部、办事处信息网络的建立项目信息的获得项目跟踪办事处技术方案投标、报价合同谈判商务部、办事处投标办、技术部总经理、营销副总、商务部、办事处合同评审合同正式签订合同履约合同评审委员会总经理综计办工作图设计生产制作施工安装技术部制造部工程部售后服务工程部、办事处II销售基本作业模块及操作规程2.1.信息网络的建设与管理2.1.1总原则 1、市场部统筹管理信息网络的开发建设工作，办事处市场开发助理是区域网络建设的直接执行者，办事处主任对区域网络开发的结果负领导责任，办事处其他人员协助配合。公司市场部负有区域网络开发的业务指导责任及对其绩效进行考核的责任。 2、办事处必须对所辖区域进行市场调查，然后根据市场部对整体市场的营销策略制订区域市场的选择与网络的开发计划。 3、办事处区域市场的选择应本着“省地区县”的路线，即先开辟省会城市，后开辟省内的经济开发区或经济中心城市所在的地区，待地区网络已经充分健全后，再布点到县。 4、信息网络的组成对象 （1）合作设计院：各重点区域在省城选择的设计院合作单位应达到4-5家，经济发达地区2-3家，非经济发达地区1-2家； （2）兼职信息员网络：由非合作单位设计院、政府机构（计委投资处、经委技改处、建设部门、质监部门、行业主管部门）、建筑公司、咨询公司有兴趣于钢结构事业的人士及其他具有丰富的社会资源的活动人士组成。省城应保有80人以上，经济发达城市每个城市25人以上，经济发达地区（不含其所辖的经济发达城市）30人以上。 （3）各地办事处人员及本公司员工组成内部信息网络。 5、各区域办事处应在一年内完成上述第4条的网络开发目标。 6、市场部每半年应根据年度网络计划的执行情况进行总结，并相应地做出是否需调整改变的建议，报营销副总经理。 7、办事处的信息网络的建设与管理、网络表报的反馈、市场信息档案的管理三项共同列入对办事处主任及市场开发人员的业绩考核指标之一。公司市场部人员的业绩与办事处的市场发展业绩管理直接挂钩。2.1.2信息网络的建立操作程序 1、计划的拟订：市场部根据公司的整体营销策略与区域办事处进行充分探讨，共同制订区域办事处的网络开发计划，内容包括区域市场的选择，网络的广度、密度（即省城、地区分布的合作单位的数量、性质，兼职信息员的数量、性质），网络开发的月进度表，网络的工作方式，区域产品知识推广活动及公关活动的计划，人员计划，费用计划等。 2、网络工作任务书的签订：市场部市场开发员起草分管办事处的年度网络开发任务书，报市场部经理审核，并会同办事处主任及其市场开发人员充分探讨后签订。 3、网络成员的选择：办事处的市场开发助理及主任根据网络开发计划进行网络成员的选择。享有信息网络合作单位的初选权与信息员的终选权。市场开发人员在对网络成员进行初步选择后，应为其建立网络成员基本情况表（包括个人与单位）（附件23），详细填写该成员的具体情况，以之作为ABC管理的主要资料。本表一份留底，一份随同合作协议书一起上报市场部。 4、网络成员协议的签订：任何网络成员的加盟都必须签订合作协议（附件45）。合作单位在签订协议前必须报公司市场部进行二度考察。公司市场部根据该合作单位的重要性决定是否派部门经理还是该区域市场人员前往考察。网络成员个人加盟可由办事处主任审定即与之签订合作协议。 5、协议的规格：合作协议统一执行公司的标准协议，办事处不得擅自修改其中条款。对个别信息员提出的特殊条款，办事处必须报市场部及营销副总经理同意后，方可签订。合作单位的协定条款超过计划内容，必须上报营销副总审批认可。 6、合作协议的存放管理：为了便于管理，每一份协议都设立一个唯一的代码。由市场部统一设计代码并加盖公章。一式四份，一份返还合作单位或个人，一份留办事处，一份交市场部、一份由销售助理存档。信息网络的建立流程如下：拟订计划（既市场网络开发计划）业务流程执行部门市场部与办事处市场部经理审核签订市场网络工作协议书选择网络成员签订网络成员合作协议市场开发员与办事处主任及其助理办事处 各办事处统一执行公司标准合作协议的存放网络单位或个人、市场部、办事处、销售助理信息网络的建立流程图市场部二度考察个人享有终选权；建立网络成员基本情况表（留底、上交一份给市场部）2.1.3.市场信息报告及处理程序 1、信息收集：网络成员（包括合作单位与个人）按照公司的要求真实、完整、有效地收集信息。信息个数以合同为单位，一个合同计为一个信息。 2、信息的报告：网络成员（包括合作单位与个人）在获得信息后，应立即将信息按照杭萧规定的操作程序输入到杭萧网站。 3、具体登录的方法： （1）首先登录杭萧公司网站，点击“项目信息受理”，进入项目信息受理程序； （2）出现对话框“业主单位名称”、“工程名称”、 “工程地址（市、县）”后，输入相应内容； （3）如果该项目信息已经有人提供，屏幕会显示“您提供的信息已经存在，不能被受理，谢谢您的合作！”； （4）如果该项目信息为首次提供，屏幕会显示“您提供的信息已经被受理，如果您希望直接输入其它信息内容，请按 1 ；如果您希望通过传真提供其它信息内容，请按 2 ”。 如选择 1 ，则依次将下面内容填入： 业主单位详细地址： 业主单位负责人： 联系方式： 工程负责人： 联系方式： 工程规模（建筑面积、投资额）： 预计开工时间： 设计院名称： 该工程是否已完成审批手续：信息员名称： 信息员代码： （5）输入上述内容后，按确认键，完毕！ 4、信息的检查：公司市场部信息管理员每天三次（每次间隔4小时）开启网站，查询信息报告情况。 5、信息的传递：市场部信息管理员在检查网站信息后，应根据信息反馈情况填写网络信息反馈值班日报表（附件6）（0记录时也应做登记）一式两份。一份留存，一份呈递。项目信息报告表（附件7）一式三份。 6、信息传递的时效：非重大紧急信息，市场信息员应在每天下班半小时前将网络信息反馈值班日报表及项目信息报告表交市场部经理阅知。遇重大紧急信息，市场信息员应立即反馈给市场部经理营销副总经理。紧急情况下，联系不到市场部经理，可破级传递到营销副总。 7、信息的处理：市场部经理阅知信息后，应在当天下班前立即转呈营销副总经理。8、信息处理意见的反馈：营销副总经理根据工程规模、工程审批情况、预计开工时间等分析该项目信息的价值，确定是否需要跟踪。并对项目信息的处理情况填写项目跟踪任务书（附件8），由销售助理将情况反馈给商务部，由商务部确认后发给办事处。项目跟踪任务书发出时应同时发出该项目的项目信息报告表一式三份。其中商务部一份，办事处一份（由办事处交信息提供者签字确认后，复印一份交给信息员，一份留办事处作为结算的凭证），市场部一份。9、信息代码的设计：各办事处均以ABCD为区域代码。网络合作单位为101199号，网络个人为20012999号。如设定浙江区域为A区域，其网络单位成员号码为A101199，网络个人为A2001A2999。网络信息报告流程如下所示：业务流程报告信息检查信息传递信息信息传递的时效处理信息处理信息的意见反馈执行部门设计院或兼职信息员网络成员收集信息市场部信息员市场部信息员填写网络信息反馈值班日报告表（两份：留底、上交）项目信息报告表（三份：市场部、商务部、办事处各一份）通过杭萧网站信息员下班前半小时将两表交市场部经理若有重大紧急信息应立即反馈或直接上交营销副总市场部经理当天下班前转呈营销副总营销副总决定是否跟踪并填写项目跟踪任务书由销售助理将情况反馈给商务部商务部确认再发给办事处每天至少三次检查网站信息报告及处理流程图网络成员登录杭萧网站点击项目信息受理输入工程名称业主单位名称工程地址（市、县）信息是否存在是否您提供的信息已经被受理您提供的信息已经存在，不能被接受，谢谢你的合作！如果您希望直接输入其他的信息请按1如果您希望通过传真提供其他信息内容，请按2业主单位详细地址业主单位负责人工程负责人工程规模（建筑、投资额）设计院名称该工程是否已完成审批手续信息员代码信息员名称联系方式联系方式确认键信息登录流程图2.1.4网络的ABC管理及动态调整 为了保证网络的质量，办事处市场开发助理在公司市场部的指导下，应做好网络的ABC动态管理，对不同等级的信息单位与个人进行不同的业务开发管理。 1、对信息成员个人的ABC分类管理方法 办事处市场开发助理与公司市场部市场开发员可根据信息员个人提供的信息数量（以个为单位）、信息达成率两项指标对信息网络成员进行分析与分类。居于该办事处前20%位的列为A类成员。居于2080%之间的为B类成员。居于80%之后的为C类成员。建立网络成员（个人）业绩分析分类表（附件9）。 2、对信息单位成员的ABC分类方法 办事处市场开发助理与公司市场部开发员可根据信息单位提供的信息数量（以个为单位）、信息达成率、合同额三项指标对信息网络单位成员进行分析与分类。居于该办事处前20%位的列为A类成员，居于2080%之间的为B类成员，居于80%之后的为C类成员。建立网络成员（单位）业绩分析分类表（见附件10）。 3、信息成员的工作方向确定法 对网络成员进行ABC分类及淘汰，目的是为了更好地实施对信息成员的工作管理。在分析成员的ABC等级的基础上，市场人员（注：包括市场部开发员与办事处市场开发助理。下同。）应结合网络成员的背景资料进行细致地分析，确定其通过帮助后业绩增长的可能性。工作方法是把网络成员分为金牛、问题、现金与天狗四类。 （1）金牛指该成员的背景资料非常好，通过进一步的工作，可为公司带来最有质量的信息。市场人员应保证把工作量的50%放在此类成员身上，协助他们，激发他们的工作积极性，建立良好的客情关系。办事处主任应定期抽空对该类成员进行拜访，加深感情交流。市场部经理也应对此类成员予以特别的重视，并作为自己到该区域拜访的主要对象。此类成员可以邀请到杭萧参观。市场部人员对其应视为A类客户做好接待工作。（2）现金类成员指该成员与杭萧的关系已经十分稳固，不需要花费大的投入去进行开发，只要适度地维护即可。对现金类成员，办事处市场开发助理应注意维护，定期进行拜访。市场部注意向他们寄送杭萧资料，节假日送小礼品。 （3）问题类成员指该成员的背景资料不错，但合作积极性不是特别高。有多种可能性，应注意观察。如有积极意向，可望培养成金牛，反之，则以天狗类淘汰。属于问题类的成员，市场人员根据条件情况，决定是否请办事处主任与市场部经理介入工作拜访。 （4）天狗类成员指该成员的合作积极性差，社会资源条件也不佳，此类成员可以考虑放弃。 4、信息网络动态管理操作规程 （1）为了保证网络的质量，使之达到公司的市场运作目标，市场人员在开发网络成员的同时，还必须进行网络的维护、调整、淘汰与帮助工作。 （2）办事处市场开发助理应为其开发的任何一个网络合作单位或个人建立网络成员基本情况表，以之作为网络客户档案的基本资料。 （3）办事处市场开发助理根据市场开发计划制订月度、周工作计划。计划中应列明月度与周市场开发新增的成员数量、大致方向。对老信息成员的帮助、淘汰、发展计划，工作进度的安排。每月30日前向公司市场部填报下月的网络月度发展计划。每周六前向市场部填报网络周开发计划总结表（附件11），对本周的网络开发情况进行总结，并对下周的工作进行计划。 （4）市场部开发员应首先检查指导所辖管的区域办事处的网络计划总结，然后递交给部门经理审阅。对计划应明确提出自己的意见，并在两天内对办事处做出反馈意见。 （5）办事处市场开发助理每年6月30日前，对所辖管的区域网络进行清理。对新增的成员和旧有的成员进行系统的分析总结，依照ABC分析分类方法对网络成员进行归类，是为网络成员业绩分析分类表。在此基础上，进行金牛、现金、问题、天狗四类区分，进而制定相应的计划。具体分析分类方法请见前述第三条。（6）办事处市场开发助理将分析的情况制成报告，由所辖区域的市场开发员进行共同探讨后确定。在此基础上共同拟订网络计划的调整计划，对年初所签订的任务书进行重新修整。由办事处主任、办事处市场开发助理、公司市场开发员、公司市场部经理会签后执行。 （7）办事处将网络调整计划及网络成员业绩分析分类表一式两份，一份留存，由办事处内勤保管，一份交市场部。网络的ABC管理及动态调整流程如下：业务流程执行部门或人员维护网络调整网络办事处市场开发助理办事处市场开发助理办事处市场开发助理建立网络成员基本情况表月度、周工作计划每月30日前填写市场网络月度开发计划、每周六填写周网络开发计划总结表上交市场部提出意见并对办事处做出反馈意见上交市场部开发员清理网络网络档案的管理办事处市场助理、市场部开发员办事处市场开发助理每年6月30日前进行。依照ABC分类法归类，制成网络成员业绩分析分类表留存一份，上交市场部一份制成报告市场部市场开发员二者共同修整由办事处主任及市场开发助理、市场部经理及市场开发员签后执行信息网络动态管理操作图5、网络成员的业绩管理操作程序网络成员的业绩管理分两类情况。一类是信息网络的个人成员，其业绩管理方法执行统一的标准。另一类是信息网络的单位成员，可以根据设计院等合作单位的具体情况进行个别化的设定。（1）网络个人成员1）业绩标准： A、按照杭萧的工作标准提供项目信息，同时作为主要项目公关责任人达成签约，并自行负责项目的业务费用的，按照钢结构部分的合同额提取0.8%作为佣金。B、按照杭萧的工作标准提供项目信息并协助达成签约的，按照钢结构部分的合同额提取0.6%作为该项目的佣金。C、累计提供100万元以上的工程信息数量达到5个以上，并按照程序准确记录项目信息报告表，无论其项目最终是否签约成功，均可获得劳务费350元人民币。月提供的信息数量在五个以下，该项费用取消。三个月内完成项目信息个数达到10个、成功率达到30%的，除了发放佣金外，还提供相当于500元价值的杭萧礼品，供网络个人联络客户时用。礼品种类由网络个人根据甲方提供的礼品清单自行挑选。D、一年内在当地信息员中被评选TOP信息员，半年内提供20个100万元以上的标准信息的信息员，还可奖励“三口之家杭州五日游”或报销相当于5000元之内的票据。2）业绩费用提取的操作程序 A.网络信息员个人的劳务费每月结算，次月支付前一月。B.网络信息员个人的劳务费结算，应首先由办事处将项目信息报告表的核实情况上报市场部。 C.市场部信息管理员根据办事处提供的核实报告、项目信息报告表中所载明的信息员资料及项目跟踪报告表提供的项目签约资料填写应付项目信息费汇总表（附件12）一式三份。交市场部经理签字确认。 D.市场部将部门签批后的应付项目信息费汇总表报营销副总经理审批，由销售助理再次复核无误后，转财务部办理。E.财务部根据各办事处呈报的应付项目信息费汇总表与合同签订情况进行再次复合，确证无误后发放。财务部对网络信息成员个人的劳务费可以采取。F、财务部将信息费发放的情况书面通知营销副总、商务部、市场部与办事处。业务流程执行部门网络信息员的个人信息费结算办事处上报市场部市场部信息管理员项目信息报告表根据项目信息报告表及项目跟踪报告表填写应付项目信息费汇总表（个人）一式三份。交市场部经理签字确认。市场部上交营销副总审批由销售助理再次复核无误后转财务部办理财务部根据应付项目信息费汇总表（个人）与合同进行再次复合，确证无误后发放直接汇款至该信息员个人账户财务部将信息费发放的情况书面通知营销副总、商务部、市场部与办事处。网络成员个人业绩费用提取的流程 （2）网络合作单位1）业绩标准：A、按照杭萧的工作标准提供项目信息，同时作为主要项目公关责任人达成签约，并自行负责项目的业务费用的，按照钢结构部分的合同额提取1%作为佣金。B、按照杭萧的工作标准提供项目信息并协助达成签约的，按照钢结构部分的合同额提取0.6%作为该项目的佣金。C、累计提供100万元以上的工程信息数量达到5个以上，并按照程序准确记录项目信息报告表，无论其项目最终是否签约成功，均可获得劳务费350元人民币。月提供的信息数量在五个以下，该项费用取消。三个月内完成项目信息个数达到10个、成功率达到30%的，除了发放佣金外，还提供相当于500元价值的杭萧礼品，供网络单位联络客户时用。礼品种类由网络单位根据甲方提供的礼品清单自行挑选。D、月度时间计算方法为每月的1日31日（30日）。首月在15日（含15日开始工作的）可合并至下个月。2）网络单位成员的信息费支付时间为：该工程项目款到杭萧账户后一周内。若杭萧在合同款收到后，一周内未能支付网络单位成员佣金，则承诺每延期一个月按5%的佣金额支付合作单位利息。3）业绩费用提取流程： A、网络信息单位的业务费结算，应首先由办事处将项目信息报告表的核实情况上报市场部。 B、市场部信息管理员根据办事处提供的核实报告、项目信息报告表中所载明的信息员资料及项目跟踪报告表提供的项目签约资料填写应付项目信息费汇总表一式三份，交市场部经理签字确认。 C、市场部将部门确认后的应付项目信息费汇总表报营销副总经理审批，由销售助理再次复核无误后，转财务部办理。D、财务部根据各办事处呈报的应付项目信息费汇总表及发票与合同签订情况进行再次复核，确证无误后直接汇款至该合作单位账户。E、财务部将信息费发放的情况书面通知营销副总、商务部、市场部与办事处。业务流程执行部门信息费结算信息费支付办事处市场开发助理将项目信息报告表核实情况报市场部结合信息员资料及签约情况填写应付项目信息费汇总表，一式三份，一份留底，两份上报市场部市场部市场开发员核对市场部经理签字报营销副总审批财务部由销售助理再次复核转财务处再次复核，无误后发放至合作单位账户将信息费发放的情况书面通知营销副总、商务部、市场部与办事处。财务处业务费用提取的流程图需需合作单位提供发票后网络信息成员的业绩管理操作流程如图所示：2.1.5.信息的保存与保密作业规程 1、原则 （1）市场部信息管理员负责网络信息在传递到直接领导者这一阶段的安全、保密工作，不得向任何第二人透露。 （2）市场部信息管理员对所经手的任何场报告原始表报都要做好分类保存工作。确实查有复件或不必保存的，需经部门经理同意后用碎纸机销毁。 （3）市场部信息管理员只对当年发生的信息管理负责。进入第二个年度后，市场部信息管理员应在第一个季度内将所有前一年的信息资料进行立卷归档，移交公司销售助理统一保管。 2、市场部信息管理员负责保存与保密的信息范围 （1）网络成员信息档。应建立网络成员基本情况档与发展动态档（ABC）。 （2）各类市场部及所辖办事处的市场计划总结档；包括年度、月度、周计划总结。 （3）网络信息过程记录报告及项目基本情况报告。 （4）公司下发市场部的各类管理制度及指令。 3、操作规程 （1）及时催收各类需保存的信息资料，并按照“条款类目”（报告总结计划类、专题活动类、广告宣传类、竞争动态类、各类表格、公司文件、客户档案、市场反馈类、交接手续、部门会议记录等）分别存放，第二年检查齐全后，整理立卷归档。 （2）归档方法可以按字母顺序排列、按题目分类、或按地区、时间等形式分类，但是，为了查找方便，无论采取哪一种分类形式，都必须在档案夹里清楚地标明并按顺序排列好。 （3）每天要及时将信息资料文件归档，以免散失、积压； （4）每年要清理一次档案，清除不必要保存之材料； （5）准确地做好文件索引，以便于查找； （6）归档前要先把资料进行分类，把材料按类别分组装入待办卷宗，使所有材料都能随手而得，避免盲目查找； （7）立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起，卷内页号一律在右角； （8）案卷厚度一般在1.5公分到2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或退色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要有纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按卷宗大小折叠整齐；字迹难能以辨认的材料，应附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹要端正； （9）根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成； （10）对于已失效的档案要按规定进行销毁。销毁档案材料前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案材料必须列册登记，送市场部经理营销副总审批后才能销毁； （11）销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。 按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份装订前做好文件材料的检查销毁前要经过鉴定，确定要销毁的必须列册登记，送市场部经理和营销副总审批后才能销毁，销毁时，必须指派专人监销，防止失密作业流程执行人员催收资料资料归档清理资料每年清理一次档案，清除不必要保存之材料市场部信息管理员并按照“条款类目”分别存放市场部信息管理员档案夹里清楚地标明按什么排序并安排列好每天归档以免散失、积压备好索引便于查找市场部信息管理员市场部信息管理员立卷信息的保存与保密作业流程图装订市场部信息管理员销毁市场部信息管理员信息的保存与保密作业流程如图所示： 4、保密管理规定 （1）市场部信息管理员统一管理网络系统全部重要的文书档案，保护档案的完整和安全，做好档案的借阅使用工作，为营销系统的经营管理服务； （2）公司成立以来在各项工作和活动中形成的、已办理完毕、有保存价值的档案材料，是公司工作的真实历史记录，亦是今后工作参考的重要依据，必须按国家有关规定，由保密室集中统一管理，任何人不得据为已有； （3）市场部信息管理员必须忠于职守，遵守纪律，严守秘密，主动、准确、迅速地为使用者提供档案资料； （4）市场部电脑室是重要工作场所，任何无关人员未经许可不得入内； （5）电脑室的一切设备设施，任何人未经许可不得使用及随意翻动； （6）市场部信息管理员应定期检查保密室的电器设备、消防器材的完好状况，确保档案的安全。 5、档案文件借阅规定 （1）借阅档案（文件、资料），必须先履行档案借阅登记手续，秘级档案文件必须经市场部经理、营销副总或公司总经理批准后方能借阅； （2）一般情况下，案卷不能借出，只供在档案室阅看；需借出，必须经市场部经理、营销副总或公司总经理批准后方能借出； （3）文件、资料借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续； （4）借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法（附件13）追究当事人的责任； （5）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告领导；（6）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室；（7）外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。2.2.销售作业模块2.2.1.项目跟踪与前期工作1、项目信息的审阅：营销副总经理（可会同商务部经理）接到市场部递交的项目信息报告表后，应及时根据工程规模、审批情况、开工时间等分析该项目信息的价值，决定是否需要跟踪及是否需要重点跟踪。做出批示后，交由商务部办理。 2、下达项目跟踪任务书：商务部按轻重缓急，给相应的办事处下达项目跟踪任务书，并附上项目信息报告表。 3、跟踪安排：接到项目跟踪任务书后，办事处主任（或安排市场开发助理）应及时对项目业主进行跟踪、接触，并对项目信息报告表的信息内容的准确性和真实性进行核实。对重要项目，办事处主任必须亲自参与客户跟踪工作。 4、跟踪过程：1）办事处主任或其他人员应熟练地运用推销台词（附件14）进行钢结构推介、杭萧钢构企业推荐等，积极引导客户采用钢结构技术、接受杭萧公司。 2）根据与客户洽谈的具体情况，办事处应适时邀请业主单位负责人或工程决策人员参观考察杭萧公司，或参观杭萧公司在建的知名工程，或已完工的其它形象工程。这是取得业主信任的重要手段。一旦客户接受参观邀请，办事处主任应及时与市场部取得联系，以便安排陪同、接待事宜。 3）办事处人员必须准确地理解和把握客户的真实意图，摸清对方底细，只有客户有合作的诚意，投标或报价才有意义。 4）为加强商务活动的计划性，办事处在每周工作结束后都必须填写周项目跟踪总结计划表（附件15），交商务部经理，此表将作为考核办事处工作业绩的重要依据； 5）办事处每次对业主的跟踪拜访后，都应根据拜访的情况填写项目个案跟踪动态表（附件16），一式两份，一份自己分析，一份每周交商务部经理，特殊情况随时告知商务部经理。6）在对业主及工程项目的基本情况有了较为全面的了解后，办事处应准确填制业主情况报告表（附件17），及时上交商务部经理。 7）商务部经理必须每月一次对所有跟踪项目进行汇总，填写潜在项目跟踪情况汇总表（附件18），交营销副总经理。8）如果跟踪失败（即遭到客户的明确拒绝），商务部经理应与办事处主任一起分析原因，以指导今后的客户跟踪工作。同时将相关情况向营销副总经理汇报。 5、请求技术支持：办事处人员必须随时掌握跟踪项目的动态（项目审批进展情况、资金落实情况等）。一旦获得客户明确的合作意向或进入招标对象，办事处主任必须立即向商务部经理反馈，以便商务部及时采取措施。同时，办事处主任必须按时索取或购买招标文件交商务部经理。 6、技术支持安排：商务部经理在获得办事处反馈的关于业主合作意向明确或列为招标对象的信息后，应及时根据该项目及业主的情况研究技术支持方案，确定选派的责任人、时间、费用预算等。 对于常规工程，如果该办事处主任业务素质好、能力强，可授权其与客户进行技术洽谈、提供初步的技术解决方案或框架；反之，则应及时派出有专长的销售工程师介入。 对于特殊工程，商务部应根据办事处反馈的跟踪情况，组织技术专家研究解决方案，然后组织销售工程师及早介入。 对于特大型工程或高层结构工程，必须将跟踪情况随时上报营销副总，由营销副总或总经理组织相关人员会商对策，组织较强的技术力量及时介入，以产生良好的前期工作效果。 7、技术支持过程： 1）销售工程师介入项目后，首先必须仔细阅读“客户跟踪档案” ，特别是办事处反馈的项目跟踪报告表和项目个案跟踪动态表，对疑惑之处可直接向相应的办事处主任了解，力求在业务洽谈开始前摸清对方底细，做到知己知彼。 2）如果由销售工程师负责向客户提供方案，则办事处的职能转向积极配合销售工程师开展工作。 3）销售技术人员（销售工程师或办事处主任等）的任务是向业主提供经济、合理的技术方案，具体包括： 详细了解业主的需求，正确解答业主提出的有关钢结构方面的问题 根据业主需求提供初步的技术方案（框架） 争取投标机会 8、设计条件确认：方案阶段结束时，销售技术人员必须对业主的要求进行总结、归纳，全面准确地理解和把握，并形成书面化的设计条件，清楚地表达业主的要求，以确保方案设计的准确性。设计条件必须得到业主的签字确认。 设计条件必须包括以下内容： 建筑物尺寸（长度、宽度、柱距、跨度、檐高、层高、轨顶标高等） 工程地点 设计荷载（楼面活荷载，其它附加荷载，吊车资料等） 其它必须说明的条件或指明由设计定的条件 必要时附建筑、平、立、剖及说明 9、投标工作开始：商务部经理在得到工程设计条件及招标文件后，投标工作随即开始。项目跟踪与前期工作流程审阅项目信息营销副总可会同商务部经理审阅市场部递交的项目信息报告表决定是否需要跟踪（通知）下达项目跟踪任务书商务部安排跟踪办事处主任接到项目跟踪任务书后，进行跟踪、接触，核实跟踪过程办事处主任或其他人员熟练地运用推销台词办事处主任请求技术支持每周工作结束后都必须填写周项目跟踪总结计划表，项目个案跟踪动态表业主情况报告表交商务部经理潜在项目跟踪情况汇总表，交营销副总经理。如果跟踪失败向营销副总经理汇报安排技术支持获得合作意向或进入招标对象，办事处主任必须立即向商务部经理反馈，以便商务部及时采取措施。同时，办事处主任必须按时索取或购买招标文件交商务部经理。商务部经理研究技术支持方案，确定选派的责任人、时间、费用预算技术支持过程销售工程师向业主提供经济、合理的技术方案设计条件销售工程师并形成书面化的设计条件得到业主的签字确认投标工作开始商务部经理得到工程设计条件及招标文件后，投标工作随即开始。作业流程执行及部门人员并附上项目信息报告表2.2.2.投标工作1、原则 （1）责任归属：由于标书工程量计算错误或价格计算错误等因素而造成的废标、失标、中标失利或亏损，投标办承担相应的责任。 （2）保密性：投标工作是一项保密性要求极高的工作，在正式合同签订前，标书内容应受到严格保密。因此，知晓人员不得向非相关人员透露任何涉及标书内容的信息。违反者，视情节轻重处以 元 元的经济责任。严重者，追究法律责任。 （3）营销副总应会同商务部、市场部、投标办人员、技术部门等相关部门召开每月一次的投标分析会，无论中标或失标，都必须进行客观的分析，总结成功经验或失败教训。2、规程 （1）招标文件审核：商务部负责对工程设计条件及招标文件进行审核，然后反馈营销副总。 （2）决定是否投标：一般情况下，项目投标的决定可由营销副总直接做出。特殊工程由营销副总征求相关部门意见，共同讨论后决定。主要应考虑的因素如下： 工程规模大小 预计的利润水平、合作条件是否有利、是否为垫资项目 目前正在洽谈并有望在短期内签订合同的工程情况 生产能力是否允许 是否有利于开拓新的市场 是否有利于提升杭萧公司的形象和知名度 （3）标书及相关资料准备：在决定参与投标后，商务部通知投标办制作标书，并将招标文件及设计条件等资料交投标办； （4）填写方案设计联系单：投标办在接到商务部关于某一工