协同办公使用手册29页.doc

文档状态 草稿 已发布 修改中编撰编撰日期2014-03-27保密级别文档版本V 2.0OA培训教程目 录1系统登陆11.1登录步骤11.1.1访问地址11.1.2登录信息11.2系统界面21.2.1界面及操作特点22协同办公22.1协同办公概述22.2日常办公32.2.1个人设置32.2.2日程安排32.2.3通讯录42.3公文管理52.3.1公文管理概述52.3.2发文管理待办事宜62.3.3公文流程应用场景72.4公文流转详解82.4.1 发起公文82.4.2 详细步骤92.4.3 部门负责人处理代办事宜122.4.4 结果查看及结束流程122.5查看所发公文的处理状态132.6短信发送详解152.6.1类别和方式152.6.2号码设置1152.6.3号码设置2162.6.4短信内容172.6.5发送192.7导入短信发送192.7.1下载模板192.7.2发送203 Iphone和Android手机客户端下载安装与配置213.1客户端的下载及安装213.2手机办公客户端的配置224手机各模块操作和介绍234.1主界面234.2待办待阅234.3通知公告244.4通讯录245 OA系统技术支持人员及联系方式261 系统登陆1.1 登录步骤1.1.1 访问地址在网络连接正常的情况下，首先打开浏览器“”，然后在地址栏中输入系统的IP地址：（或4），直接点击浏览器地址栏后方的“转至”或者输入完成之后敲“回车”键。注意：1、用户名：工号，密码：联通手机后六位（或123456）2、用户如果打开了弹出窗口阻止程序，就必须把该地址加入到信任站点里面。否则可能会造成无法登录。3、登陆OA系统请使用IE 8浏览器。其他浏览器在登陆该系统时可能会出现个别故障或缺陷。1.1.2 登录信息登录方式：采用输入用户名和密码进行验证的方式。输入正确的用户名密码后点击“登录”按钮即可登录，登录界面如图1所示：图11.2 系统界面进入系统之后可以看到如图2所示的系统界面：图21.2.1 界面及操作特点系统界面的整体布局可以分为图2所示的几部分。位于上方：有单位LOGO标识，个人信息，快捷菜单；位于左侧：有功能菜单；位于右侧：有快捷桌面等信息。系统用户的日常操作主要集中在“个人办公”，“公文管理”，“信息发布”，“实用工具”以及“短信”等功能菜单中。2 协同办公2.1 协同办公概述协同办公系统包含了大多数日常操作所用到的功能模块。如：待办事宜，通知通告管理及查看，信息上报及查看，日程安排，通讯录等。2.2 日常办公2.2.1 个人设置个人设置功能菜单包含了用户的个人信息，用户可自行修改个人设置功能菜单里的所有信息，如图所示:图3需要在“日常办公”模块中的“个人设置”设置移动电话，以便用来接收系统发送的手机短信。修改密码：修改个人密码。个人信息：录入个人信息。桌面设置：重置桌面显示模块。个人签名：用来维护个人签名图片，在公文审批时将会显示在此设置的个人签名。插件下载：下载公文办理中需要使用到的office插件。2.2.2 日程安排日程安排是对未来一段时间工作的统筹预定，以免有些事件被遗忘。日程安排可以根据时间段的长短来划分为日程安排，周程安排和月程安排。进入日程安排界面的操作和其他模块一致，点击左边的树型菜单中的“日程安排”按钮即可进入如图4和图5所示的界面： 图4 图5用户可以查看相关的日期。选中一段时间之后，放开鼠标，即可显示出添加时间的文本框，编辑相应的内容，点击【添加安排】即可。注意：在添加事件的时候可以选择短信提醒功能。周程安排和月程安排是相似的，只是选取添加的时间是不同的，这里不再赘述。2.2.3 通讯录通讯录可以管理联系人的信息，可以搜索已有联系人，添加新联系人。进入方式：点击“个人办公”“通讯录”即可进入相应界面。图6通讯录分为公共通讯录和个人通讯录。编辑好通讯联系人的信息后，点击保存即可。公共通讯录中的人员为所有用户都可以看到的联系人，而个人通讯录是用户自己的通讯录，只有用户本人可以查看到。2.3 公文管理2.3.1 公文管理概述公文管理是用来发起公文流转的接口。创建一条新的公文，进入起草或登记的节点，可以开始创建新的文件记录。2.3.2 发文管理鉴于公文管理和待办事宜之间的密切关系，这里将其放在一起进行讲解。公文管理中发文管理是发起（起草）一条公文的入口，当建立一条新的公文的之后，实际形成的是一条待办事项。而用户需要对这条待办事项进行处理。进行发文操作时，每次只能在“流程类型”区域的众多流程中选择一种公文类型，点击之后，页面会直跳转到公文的待办事宜界面。如图7所示。图7此时再去查看发文列表，用户可以查看该公文的审批流程和当前的处理情况。由于系统设置了多种公文流程，因此不同的公文对应着的审批过程也有不同，最终成文的样式（格式）也是有所差别的。因此在起草文件的时候要选择合适的公文类型。选择了一种公文类型也就意味着该公文的审批流程大体上是确定的，最终成文的样式也是确定的。差别只是体现在文件内容上。最终会形成这条公文审批过程中的一系列记录用户在“个人办公”的“待办事宜”中可以看到已经存在的记录，这些记录是需要用户亟待处理的。处理公文的人员需要处理表单上的相关文件和正文文件，正文文件只需要处理正文中的内容，而文件的格式和表头则不需要拟稿人员进行处理。 待办事宜用于对用户新增或接收到的待办事宜进行处理，主要包括待办列表和已办列表，如图8：图.1 待办列表待办列表中的信息一般可以分为两类：一种是自己新创建的信息，一种是别人转交给自己进行处理的文件记录。用户在此模块中可以进行处理、查询等操作，如图9：图9待办列表中的表单即是在表单定制中已经事先设置好的表单。能对表单进行的操作则是事先由工作流中的授权来设置的。涉及到对公文的操作权限，具体体现为表单上方的一排按钮。下面简单的介绍各个按钮及签字操作的注意事项。1. 查看流程：查看该公文的审批过程，以及当前正在处理的节点。2. 保存：保存当前表单上的信息，审批信息，公文的相关信息。3. 无痕迹修改：即录入公文的正文内容。4. 发送：将公文交由下一个人处理。5. 定稿：在定义公文类型的时候：凡是定义了红头和主题模板的都需要该操作，即将拟稿完成的文件生成按照既定格式的正式文件。该过程由系统自动实现，处理人员可以对生成的文件进行微调。6. 定稿正文：对生成的正式文件进行修改或者查看。7. 盖章：对需要盖章的文件进行电子签章，目前只支持红头主题文件类型的公文。8. 分发：将公文按照主送，抄送，抄报设置的选项自动的将文件分发。用户可以根据自己的需要输入组合查询条件对要进行处理的待办适宜进行处理，查询的条件包括：按标题、环节名称、流程类别、时间进行组合查询。.2 已办列表在此功能模块中，显示用户所有已办事宜。即：显示自己已经处理完成的信息。此时可以查看当前记录的审批详情。选中并点击【已办列表】里的某条记录，在【流程处理】中显示内容页面，如图10：图10当前页面显示的即是当前记录的审批信息。同待办列表中的信息相似，用户可以根据详情进行查看当前记录中的某条记录，查询的条件包括：按标题、环节名称、流程类别、时间进行组合查询。2.3.3 公文流程应用场景通过“公文管理”中的“发文管理”发送公文时，在数据处理区域会显示用户可发送的流程类型。发文流程分为：工作安排流程、请示流程、行政公文流程、党务公文流程四大类。每一大类流程下又有各分支流程适用于校内办公的各个方面。各流程如图11所示：图112.4 公文流转详解2.4.1 发起公文现以“部门内部请示流程”为例，说明公文发起的步骤，部门内部请示流程如下图所示。图122.4.2 详细步骤1、点击菜单公文管理发文管理，内容页面如图13：图132、点击图13中红色圈出的“部门内部请示流程”，之后内容页面跳转如图14所示：图143、填写表单中可以输入的内容，如：标题、请示内容等。点击红色圈出部分中的“正文(无痕迹修改)”按钮，则弹出如图15所示的页面，编辑公文的正文并保存。保存按钮所在位置如图15中的红圈所示。图154、点击图14中红色圈出部分中的“文件上传”按钮，则弹出如下图所示的页面。图165、选择文件并上传。6、点击图14红色圈出部分中的“提交部门负责人”按钮，会弹出确定发送对话框，如图17所示。图17点击“确定”按钮则弹出“下一步处理选择列表”的对话框。如图18所示。图18依次选择下一步处理人，输入提醒标题，提醒内容，点击“添加提醒”按钮选择提醒方式，然后点击“确定”。至此一个公文已经发送完毕。图19注意：1、公文的短信提醒功能可在此环节使用。即点击“添加提醒”按钮，选择短信提醒，设置提醒时间。当公文提交出去以后，提醒短信就会发送至“下一步处理人”的手机中。2、若公文已经编辑但又需要撤回，则只需依次点击“个人办公”、“个人流程”，在流程管理列表中选择需要撤回的流程，点击“强制结束”即可。2.4.3 部门负责人处理代办事宜当公文流转到部门负责人之后，在部门负责人登陆OA系统以后，系统会自动提示有未处理的事项，请及时处理。此时，部门负责人可对部门内部的请示流程进行批示处理。部门负责人点击“个人办公”“待办事宜”，则弹出如下图所示内容。图20 部门负责人对请示内容、正文及附件等进行阅览和修改后，可对请示流程进行批示，如：“同意”或“不同意”等。点击“返回请示人”按钮之后，该请示公文则会返回到请示人。2.4.4 结果查看及结束流程请示人在“待办事宜”选择部门负责人返回的公文，查看批示之后，点击“结束”按钮（如图21所示）。则该公文至此结束。图21请示人在“个人办公”“待办事宜”“已办列表”中可以查看到该流程。点击该流程名称，在“流程处理区”点击“查看流程”按钮可知，该流程已经结束。如下图所示。图222.5 查看所发公文的处理状态1、点击菜单个人办公个人流程，内容页面如图23。图232、选则列表中所发的流程，如下图。图243、点击图24中红色圈出的“查看流程按钮”，则弹出下图所示的页面图254、点击图25左上角的按钮，则弹出该流程所处状态及历史步骤。2.6 短信发送详解2.6.1 类别和方式点击“短信”-“短信发送”会显示如下图界面，首先我们选择“短信类别”为“新增”，选择“发送方式”为“立即发送”，图262.6.2 号码设置1接下来需要选择号码设置，分别有团体通讯录、个人通讯录、公共通讯录和输入号码4个选项，团体通讯录对应系统中所有部门和人员，个人通讯录对应通讯录中个人新增的人员信息，公共通讯录对应管理员新增的人员信息，输入号码是直接在下方输入需要发送短信的联通手机号码。如图27所示，选择团体通讯录后会看到在蓝圈内比图26中多出了一个团体通讯录的选择，点击团体通讯录右侧的箭头状（“”）的选择按钮，会打开一个新的选联系人或选部门的窗口，在此可以选择一个或多个人或部门。例如：选择“秘书”之后，会在团体通讯录中显示出来，如图所示：图27 图28 图292.6.3 号码设置2如果需要发送的联系人不在系统中，用户可以选择“输入号码”的方式，选择后，会在页面上多出一个添加号码的文本框，用户可以在文本框中直接把号码输入进去，如图30：图302.6.4 短信内容在确认了发送短信的类型和人员之后，还需填写短信内容。短信内容有两种方式填写：一种是直接填写，第二种是从短信短语中快速选择。 （1）直接填写短信内容具体方式如图31所示。图31（2）短信短语 该方式需先增加短信短信，点击图32中篮圈中的“短信短语”，在下方增加保存，以后就可以直接调用。注意： 增加短信短语要在发送短信前增加。图32选择“短信短语”，例如：选择“开会”，则会在短信内容中直接输出相应的内容，如图33：图332.6.5 发送点击发送按钮，就可以发送短信到指定人员的手机中，如图34：图342.7 导入短信发送2.7.1 下载模板打开导入短信发送，下载xls模板，按照模板填写相关信息后保存，如图35。模板具体内容及格式要求如图36所示。PJVKk 图35 图362.7.2 发送选择填好的xls文件，点击发送，如图37所示：图373 Iphone和Android手机客户端下载安装与配置3.1客户端的下载及安装 使用浏览器登陆/cjzfdx.html 下载手机对应的客户端: 如下图。图383.2手机办公客户端的配置在手机程序菜单中可看见名称为“河南财经政法大学”的应用，点击后进入登录页面，如图：图39说明：用户名为教职工工号 4手机各模块操作和介绍4.1主界面登录成功即显示手机办公界面，如图所示：图404.2待办待阅点击“待办待阅”图标，打开待办待阅界面，显示“待办工作”和“待阅事宜”两个功能模块。图411、点击“待办事宜”图标，可以打开待办事宜列表，点击各个标题可以查看各个待办事宜的详细内容，并进行下一步处理。2、点击“待阅事宜”图标，可以打开待阅事宜列表，点击各个标题可以打开具体待阅内容。 4.3通知公告点击“通知公告”的图标会进入通知公告模块,点击某条记录可浏览该条记录具体内容，如图所