出国参加展会注意事项.doc

必备A.名片，订书机，计算机，电脑等必备办公用品。B.正装，备2套左右吧，毕竟有下雨或弄脏的风险在。C.产品与常用口语的突击培训，老业员就不用啦。出国前的准备1MacDonald，KFC中的一些口语（比如 ：薯条，番茄酱， 沙拉，可乐，汉堡（比如：鸡肉的，鱼肉的，以及虾等各种口味）-好好整理并且练习一下2吃完MacDonald， KFC，要将垃圾自觉地倒到垃圾桶-不要吃完就走人3.宾馆的一些交际口语（有的宾馆有提供早餐的，定宾馆的时候要咨询一下是否有早餐供应，房间内是否有网线， 有的宾馆是房间内没有网线，大厅内有无线网）4.如果是乘坐国外飞机，此种情况一般用于转机，过境的时候，一般都要过海关，安检，有的不用过海关；有的飞机场内隧道很长，半天不见一个人，一定要对方向敏感，因此机场内的一些方向用语要熟悉；在国外拿到登机牌，要认真核对在那里登机，就要安分地坐在那个候机室里面等着，登机牌上面写的是当地时间，一般候机室里面有一个大钟，一定要认真看登机时间；一般登机前会广播通知，仔细听通知，因为有可能登机口改变了，或者航班延误了的通知5.乘坐国外飞机，飞机上面提供的食物和国内的有些不同，一般就是一块面包夹奶酪（cheese）,还有就是橙汁，苹果汁，茶（空姐会问你要不要加糖）等，对这些简单的英语一定要熟悉，听力要好一点6.最好带一点感冒发烧，去火的药，毕竟时差不同，饮食不同，防止水土不服7.带一些国内吃的东西（比如：泡面等），国外一般都是KFC，MacDonald等，毕竟一些餐厅的消费对于国人来讲还是相对较高的，如果可以的话，建议带一个烧水的壶，可以烧点开水喝（欧洲那边宾馆一般不提供开水的，只有餐厅里面有白开水）8.带Visa信用卡，和一些现金（现金不要带太多），因为有的国外超市不能刷Visa卡，要付现金，另外自己打的也要付现金9.欧洲那边一般是早上10点餐厅才开门，一般的早餐就是一个硬硬的面包用刀切开，一块洋白菜，一片牛肉，一片奶酪，一半鸡蛋，几片黄瓜和小西红柿（营养很均衡，只可惜我觉得太腻了，吃不下），喝的东西都是DIY，自己动手，自己找自己喜欢喝的饮料和奶茶，自己制作奶茶；吃完将垃圾扔到垃圾桶（和中国的餐厅不一样，呵呵）10.出国前对该国当月天气要了解，不要冬天的天气，你没带厚衣服过去哦11.机场的一些英语用语要多准备一下（比如：特殊物品托运处，行李丢失登记处以及一些描述你行李箱的一些语句等等）12.国外没有筷子，一般都是刀叉；国外人很有好的，如果你买了冷的食物，想用人家的微波炉加热一下，有的餐厅和服务区是不收费的，顺便你还可以一、跟他们要刀叉（这种情况用于在国外租车兜风时很饿，找不到餐厅，KFC等要使用备好的食物），此时微波炉，刀叉的英语就很有用，千万不要跟他们说筷子13.公司目录，最好在国内就把名片订到每本目录上面，目录可以做的简单一些，不需要做得很厚，不然就拿不了几本就很重14.公司样品（小样品随身携带），大样品海运（随时跟踪货物何时进展馆），不要等到展会结束了，样品才运到展馆-先下手为强15.数码相机，好容易出去一趟，拍下他国的特景；自己展台留念；别的展台有特色，也可以拍下来作为参考；与客户拍照留念出国展会期间：1最好提前一天到达国外，宾馆最好选在附件有超市，有KFC 、MacDonald，而且距离展馆近的地方2. 住宿问题解决，就要赶紧到展馆，自己公司的展台上去看看，如果有样品带去展台，小的样品就不说了，大的样品一般是通过海运过来的，一定要和负责该样品的货代随时保持联系，以便展会结束后及时运回国内，避免多余的费用产生3. 如果是自己带的展架，那就要多费点时间把展架支好，把宣传画“贴”好， 这些是要多用一点时间的，一定要布置地美观大方4. 仔细检查展台上面的柜子的钥匙等，一般这个时候可以将自己带的目录放进柜子里面锁好5. 展会第一天，一般在门口的地方，就有一个服务台，报出自己的展台号或者公司，领参展者“挂牌”6. 由于展会前一天已经将目录，样品等摆放好，现在就是把随身携带的东西（如：笔记本电脑，一些吃的喝的东西，衣服等）都要放到站台的类似衣柜的里面，桌椅摆放整齐，拿出准备好的目录放在小的柜子上面，等待客户的到来7. 有客户到站台时，一定要热情主动地“Hello”打招呼，最好能让客户在自己的展台停下脚步，坐下来闲聊一会儿，这样会很投机；当然不要忘记交换名片，最好问一下该客户是哪个展台上面的 （你要回访的哦）8. 有的客户是作为“流浪者”的身份来参观的，就是没有展台，自己拉一个行李箱（里面装的都是目录）一个展位一个展位拜访，这种客户很有可能名片带的不够，当你要的时候，他就说”I am sorry”, 此时，你可以拿出一个笔记本，让客户留下自己的公司名称，公司电话和邮箱9.在国外客户的名片的背面写上你们discuss的内容，一般就是记录客户对那一款产品感兴趣等等10. 一般一个公司的展台至少两个人，因为老外也是一样，也爱凑热闹，你的展台人越多，老外越往这里凑，一个人是应付不过来的；另外一个好处就是一个人留守展台，另外一个人可以去别的站台上面拜访和回访11. 国外的展台，一般都有备的吃的和喝的，还有一些小礼物，这些都是免费。因此你要胆大一些，能蹭的就要蹭，这也是一个交流的机会，呵呵12. 展会期间，你也会遇到很多本国的人，我们中国人一见面就好像见了仇人一样，什么都死守不肯说，其实没必要的，说不定大家以后还可以合作呢（你会发现，在他国，一个国家的人遇到本国的人都很开心，就像“老乡见老乡”一样，哪像我们中国人啊，哎）13. 展台上面不可能每时每刻都有国外客户拜访，当没有客户时，一定要忍耐，站立等行动代表的都是一个国家，不要给国家丢脸哦！也可以到邻近的几个展台转悠转悠14. 每天展会将近结束的时候，一定要仔细检查是否把目录等东西放好，锁好等！15.展会结束的那天，对一些客户（比如你问了人家展台号的），以及是你的老客户的一定要回访，这点很重要。16.女孩子出国，化妆品不能随身携带液体的，一定要托运；国外安检一般都要脱鞋，解腰带，因此女孩要要注意一下自己的穿着，不需要很正式，但是也不能太随便17. 男的一般都是西装革履，如果不适合穿西装，也不要太随意，不能太休闲出国期间注意：1.护照和Visa卡，以及一些现金放在一起；国内要用的东西（比如：身份证，银行卡，人民币）放在一起；国内用的东西和国外用的东西不要放在同一个包内，如电脑包虽然欧洲的治安很好，但是也有抢劫的-防人之心不可无啊！1. 不要坐着。2.不要看书。3. 不要在展会上吃喝。4.不要打电话。每多用一分钟打电话，就会同潜在顾客少谈一分钟。5.不要见人就发资料。6.不要与其他展位的人交谈。7.不要以貌取人。8.不要聚群。9.要满腔热情。10.要善用潜在顾客的名字。人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。大胆些，直接看着参观者胸前的名牌，大声念出他的名字来。遇到难读的名字就问。1、准时到达展馆，不迟到，不早退（哪怕展会冷清）；好的仪容仪表和精神状态，这个不用多解释了，态度问题。2、流利的交流和准确的对答：很多业务员在展会上的沟通给客户的回复总是模棱两可，或是看到老外有点战战兢兢，让人想和你买东西的信心也随着你的不自信而犹豫不决了。我们知道经验可以锻炼一个业务员，但如果真的是第一次展会，又有点心里障碍，不如对着镜子对练练吧，自信的业务员最美，最有说服力，最Lucky了。3、负责的记录：所有的来访客户都一一记录，能多完善就多完善，好记性没用的，建议大家可以多多和客户合照，不然，以我的失败经验，第二年再看名片完全不记得谁是谁，客户来问我还记得他吗？报不出名字，或是一脑袋的空白，真想撞展柜！4、及时的回复：不是你开展会，晚上就是休息的，客户说要的报价表，产品的详细信息什么，当天晚上都要回复好，哪怕客户没有说今天晚上发给他。就是多劳多得的问题。5、报价的条理性，不要经销商的价格是150刀，就直接报150，给自己留点余地，也满足客户砍价后的成就感呀！如果同时去两个业务员会以后，先统一好，不要到最后自己人给自己人洋相了。6、注意礼节，还有一些打招呼的简单语言，拉近关系。7、不要除了生意，没有生活，可以和客户在展会不忙的时候聊聊天，聊聊当地的吃，喝，玩，介绍介绍中国。生意都是谈出来的，总报着计算机太市侩了些。展会结束：1、适当的可以拜访一下客户。2、回国后的一个星期，是“黄金一周”非常的重要，大家要做到客户的归类，划分，联系。3、重点客户，重点跟进，要制作对口的报价表（按照洽谈的条件），对口的产品推荐，而且不是一大本彩页发出来让客户自己找，人性化的联系，不是早上9点的邮箱就是最努力的邮件，而是对方早上9点收到的邮件，是最努力的邮件。4、渺无音讯的客户电话联系，最好可以加上客户的在线聊天工具。5、一个月后，做一个统计图和分析表来分析展会，写一份展后心得，哪怕是给自己看的。五报价表、产品目录、客户调查表、写真画、宣传单、名片的制作。1. 报价表。要求统一格式，统一价格，双面打印在A4纸上装订成册，做好分类标签。人手一份。同时带上电子版。包含信息：产品图片、大致规格、包装、价格条款、付款方式、发货期、所获认证、价格有效期等信息。2. 目录上有详尽的产品规格。视客流量，45天的展会至少要准备250400份目录。有条件，每季度、每年度制作一个版本的目录。3. 客户调查表（范例见附件：）。打印在A4纸上，带200份。信息包括：公司抬头，日期，客户名片，价格条款，启运/抵运港口，付款方式，产品描述（产品编号、详述、数量、包装、价格），样品（型号、数量、价格、客人到付快递账号），流水号。4. 宣传单、写真画等吸引客户到我们摊位。5. 名片。正反分别印中英文。每人两盒6. 空白合同范本。同时带电子版。六其他文具。七公司相关资质，认证的复印件。展会期间注意事项。一展期摊位：摊位布置完后，要清晰照片。包含有公司名称楣板的摊位全景，各面墙的展品，与客户会谈时的照片。作为将来公司宣传、下次展会布置参考等用途。桌上只保留：名片、二十份左右目录、报价表、客户调查表、必需文具。其余物品如多余的目录，多余展品，个人随身物品，包装材料等都放在摊位柜子等视线看不到的地方。每天参展时间过后，挂起围布。将客户调查表、报价表等敏感文件带离展馆。二关于服装。为了给客户留下职业简练的印象。展会期间着装整洁大方即可。视具体天气场合而定。建议：女士-衬衣，包裙 (或长裤），连衣裙，外套，皮鞋。适度淡妆。 男士-衬衣，西装裤，皮鞋。不宜：过度宽松或紧身、暴露。前卫。例如：短裤，破洞牛仔裤，吊带/无袖背心，球鞋。不宜浓妆或气味浓重的香水。三仪态。1. 没有客人在摊位的情况下，至少一人站立在摊位口面朝外，手持两份目录，面带微笑，与经过客户有眼神交流。不要挡住摊位入口，方便客人进入。注意坐姿，不要趴在桌上，也不要坐在摊位内，嬉笑、喧闹，玩手机或者电脑。2. 有客人在摊位前逗留观望，显示对我们产品兴趣时，要适度热情地上前问客户是否需要帮助（How can I help you?），或者邀请客户进入摊位(Would you please come in and have a closer look?) 有时客户可能只是随便看看（No, thanks. Im just seeing around. )。也有可能客户急着去其他摊位，待会再回来。不要对客户不理不管让客户流走，同时也不要过度粘人让客户反感。3. 客人进入摊位后看展品，要适时站在客户一臂距离之外，即不妨碍客户自行看产品，也观察客户对什么产品感兴趣，并在客户提问能够听清并及时准确地回答。一个人与客户开始交谈时，如有需要另一个人可从旁协助。如查询产品规格、价格，递样品，做文字记录等。当有其他客人进入摊位时，其他有空的人员应及时上前接待。如果客人太多应付不过来，可以跟后面的客户说不好意思稍等（Im sorry. Could you please wait one minute?）一般客户会理解并愿意等待。如果突然离开前面客户不管跟第二个说话，会显得很没礼貌，得不偿失。4. 如果有熟悉的客户应邀来访，一般他们开始就会问相关业务员在否。（Are you XXX? / Is XXX here?）若当事人不在或者正忙，可让熟悉客户坐会稍等。如果当事人正在谈一个重要客户，一时抽不了身，可以跟客户说你能否帮忙接待。如果客户之前有些问题或者需求，只有当事人清楚，客户觉得跟其他人一时说不清楚，他愿意等待，或者待会再来。这是我们要给客户目录+名片，写上摊位号，方便客户记忆。5. 如果有些重要问题我们确实无法当场做答，例如客户要求特别的低价，或者技术要求能否达到等，不要当场胡乱作答。免得以后做不到食言。回复客户我们向部门经理或者技术部核实后会尽快回复。留下客户手机号，以便当天或者之后通过电话、邮件等形式回复。6. 在与客户交谈时就要用笔记录下客人的重点问题和要求，或者趁客人离开后的间隙凭记忆力补充记录。以便展后可以有的放矢的给客户报价、作答。目的之一是，每个客人需求都不同，等业务员展会结束后单凭记忆很难知道哪个客户询问哪款产品。其二是，客户在展期也见过海量供应商，需要我们帮助他回忆起在展会时谈及的内容，才会让客户有意向跟我们进一步商谈。四客户常见问题分析及作答。除了于产品规格和价格的问题，通常客人还会就以下问题发问： 1. 你们是工厂还是贸易商？ 问题背景分析：一般客户更愿意选择与工厂合作。因为工厂产能、售后有保障。价格省去中间商的利润更有利可图。工厂有研发实力可以解决客户专业需求。但是也有客户愿意选择与贸易商合作，原因有：贸易商更专业，对产品销售流通环节更熟悉，客户与之交流更高效。贸易商可以灵活地跨产品线为客户寻找替代方案。也有部分工厂销售不人力不足、素质良莠不齐，让客户觉得沟通得吃力。 作答：我们回答是工厂。对于明显不是同类产品线的外购产品，也要回答客户我们是工贸结合。2. 你们工厂在哪里？（Where is your factory located?)问题背景分析：客人是从成本分析考虑。A例如验厂、验货成本。对于大批量的订单，慎重的客户会选择第三方检验机构验厂、验货。B或者客户在某个港口有几个供应商。集中出货可以节省时间，同时也节省海外运费、清关等费用。 行业集聚效应。在产品集中产地，上下游配套供应链完整。工艺更成熟，产品质量更有保障，交货期更短。作答：武汉。（Along the Yangzi River./ On