UltimusBPM助力奇正藏药信息化腾飞-宫育臣.pdf

Ultimus BPM 助力奇正藏药信息化腾飞 宫育臣信息管理部 经理 西藏奇正藏药集团药品营销公司 宫育臣信息管理部 经理 西藏奇正藏药集团药品营销公司 2 公司介绍 奇正藏药集团创建于1993年，是集研、产、销为一体的大 型民族药业集团，下属有四家GMP药厂、一家研究所、两 家GSP经营公司等十余家企业，拥有员工1000余人； 已形成外用贴剂、涂擦剂、药浴剂以及传统藏药水丸剂四 大系列精品藏药，拥有55个藏药品种，1个青藏绿色保健 品，其中5种产品被列入“国家中药保护品种”。现有十多项 国内、国际专利； “奇正藏药”品牌获中国驰名商标，企业零售额进入中国药业 前50名排行榜，荣获 “第26届日内瓦国际发明与新技术博览 会金奖”、“香港首届世界华人发明博览会”金奖、国家科技 进步二等奖等多项国际、国内大奖。 3 公司主要产品 4 随着集团公司的以“资源整合、管理提升和新品开发”为核心的二 次创业发展战略的实施，为使企业在现代化、信息化的市场竞争中不 断提升管理水平、改善运营效率，希望建立一个基于网络的信息化的 平台为企业发展战略服务。 公司现行管理模式基本都是采用手工方式进行操作，希望通过发 展信息化，让员工从大量的事务性管理中脱离出来，更多精力投入到 企业中，让人力资源最大化；加强企业资源的整合，提升公司整体运 营效率，优化业务流程管理，使业务流程管理更为科学且可管监；对 市场变化能有很高的适应性，不断提高企业的创新能力、快速响应能 力，提高企业效率和员工技能素质，从而整体提升企业整体核心竞争 力。 项目背景 5 面临的挑战 ?流程执行效率低，流程监管困难； ?传统手工纸张操作造成流程审批冗长、繁琐； ?信息孤岛现象越来越明显； ?各种数据信息获取非常缓慢，难以为管理层提供及时 准确的数据支持。 6 信息化发展整体规划 ?原则：原则： 基于成熟的应用平台应用平台，总体规划、分步实施。稳健发展，促 进企业全面实现信息化，更好服务于企业管理。 ?目标：目标： 1、三年左右，实现药品营销公司全面信息化； 2、业务流程管理，提高运营效率，从而提升核心竞争力 ； 3、实现经营性数据全面采集，为后续报表、决策等提供强大 的数据支持； 4、完成企业知识管理系统，充分发挥企业知识资源的价值； 5、提高客户满意度，提供及时、准确的客户支持； 6、人力资源管理，从人力储备、用人、选拨到员工成长。 7 应用平台简介 企业门户Portal + 业务流程管理BPM + 报表管理RS + 权限管理中心企业门户Portal + 业务流程管理BPM + 报表管理RS + 权限管理中心 ? BPM Ultimus:BPM Ultimus: 美国Ultimus公司开发的业务流程管理平台，为企业提供流程程审批 规则定义、流程实时监控、流程优化重组等网上业务流程管理。 ? 企业门户：企业门户： 企业员工日常工作所使用的统一入口，无需要登录多个系统，易上 手使用。今后信息化将在此门户上完善和发展。 ? 报表管理 RS：报表管理 RS： 报表管理系统平台，轻松实现各种报表的定制与分发，为管理层提供 及时准确 的数据报表。 ? 权限管理中心：权限管理中心： 统一用户及权限管理平台，为门户、报表等相关系统，提供用户权限 管理，保证数据信息管理的安全性。 8 BPM(流程管理)整体目标 通过流程自动化管理，使得流程操作更加简单、容 易，解决信息缺失的问题； 提升流程运作效率，减少时间，减少各种繁琐表单， 流程响应更快； 通过对流程梳理及持续优化，简化流程程序，权限下 放，使得流程更加清晰； 通过流程管理平台，对企业流程有效的监管； 最终实现为企业内部客户或者外部客户创造价值。 奇正藏药药品营销公司总经理严新文 9 奇正BPM一期目标 实现发货管理、费用管理发货管理、费用管理等相关的8支流程自动化支流程自动化（其中2支流程 由Ultimus实施顾问负责，同时辅导奇正实施顾问实施另外6支流 程）； 推广活动申请流程 外用药发货申请流程 内服药发货申请流程 离职清算流程 以这8支流程为切入点，搭建一个跨部门的业务流程管理平台业务流程管理平台，后 续可以由内部团队快速实施其它流程； 通过知识转移方式，培训奇正内部BPM团队，包括： 流程顾问流程顾问：负责流程的梳理、详细需求调研、流程推广使用等； 实施顾问实施顾问：负责实现由流程顾问整体出的流程需求，并且提供现有 流程的持续优化及改进； 项目经理项目经理：负责BPM项目二期、三期等的组织、管理及推进等； 系统管理员系统管理员：负责BPM系统的管理，保证业务流程的稳定运行； 其他其他：关键用户、测试人员等 10 项目阶段划分 项目完成项目完成 计划计划, 控制与完成控制与完成 项目计划启动项目计划启动实施阶段实施阶段 项目计划书项目计划书 系统客制化源代码 测试大纲及测试文档 系统客制化源代码 测试大纲及测试文档 Phase 系统开发及测试 流程维护流程维护 高级别工作流程 详细需求文档 自动化工作流程设计包 高级别工作流程 详细需求文档 自动化工作流程设计包 最终用户培训 用户使用手册 生产系统 最终用户培训 用户使用手册 生产系统 系统培训系统培训流 程需求分析 流 程需求分析 培训教材 工作流需求分析书 培训教材 工作流需求分析书 流程详细需求 调研 流程详细需求 调研 详细设计详细设计流程实施流程实施 项目启动项目启动 系统维护手册 项目总结 项目验收报告 系统维护手册 项目总结 项目验收报告 11 项目一期成果介绍 实现8支流程自动化 搭建一套统一的业务流程管理平台 12 项目工作成果介绍 经过专业培训及实践经验的内部BPM团 队 流程顾问：包括来自财务部商业零售流程顾问、医院流程顾 问、外用药流程顾问、内服药流程顾问、人事部流程顾问共5 人 实施顾问：培训包括药品营销公司信息管理部共4人以及来自 集团IT部门工程师1人 关键用户：在项目过程中也培养了一批关键用户，包括财务 总监、商业零售销售总监、外用药医院销售总监、内服药销 售总监以及人事部总监，同时也包括流程使用者等关键用户 项目交付物 13 项目交付物 14 项目交付物 15 外用药发货申请流程 目前存在的问题 资信人工审核控制，可人为操控 表单数据填写量大，填写不准确 审核、审批环节多、审核工作量大 各环节审批不及时 纸质表单流转速度慢，易丢失 各环节时限弹性控制 信息、数据不能共享，传递速度慢 16 发货申请流程图 17 18 发货申请审批进度查询 19 发货清单自动生成 20 主要解决哪些问题？ 减少了审核环节，提高审批效率减少了审核环节，提高审批效率 审核环节：去掉商务助理审核修改表单信息 参与角色：去掉资信控制员，系统自动判断处理 省略数据填写，减轻工作量省略数据填写，减轻工作量 交易数据、资信情况（表单） 到账明细 无纸化申请审批，提高效率无纸化申请审批，提高效率 保留纸质：购销合同，付款单据 电子表单：发货申请单发货通知清单开票信息、发货 信息填写回传 审批审批发货时间严格控制发货时间严格控制 发货通知清单汇总时间 提交申请时间审批结束时间审批时间要求限时处理程 序 流程自动化流转，数据信息共享流程自动化流转，数据信息共享 VPN实现跨空间提交实现跨空间提交审批审批 21 BPM商业价值 ? 实现网上审批流程，大大缩短审批时间； ? 使用者可随时查看流程流转，避免丢单、误单情况； ? 规范化企业流程运作，统一的申请单，流程按照规则自动流转； ? 解决地域限制引起各种问题，BPM是基于IE浏览器访问，只要通 过VPN网络，就可以方便使用； ? 流程后数据实时写入数据库，为今后分析报表、决策支持提供准 确的数据支持； ? 流程管理者对流程进行有效的监管，及时发现流程的瓶颈和管理 问题。 22 下半年信息化发展规划 推广、完善及发展业务流程管理，提高整体运营效率，为管理层提 供及时、准确的管理报表 推广、完善及发展业务流程管理，提高整体运营效率，为管理层提 供及时、准确的管理报表 1、前期项目推广，培训、引导BPM项目