人民法院诉讼档案数字化管理之我见.doc

人民法院诉讼档案数字化管理之我见 一、人民法院诉讼档案数字化管理的含义 人民法院诉讼档案是国家重要的专业档案，是人民法院审判活动的记录，又是做好审判工作的依据和必要条件。数字化管理是指利用互联网、计算机、通信等技术，通过统计、分类技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、协调、服务、创新等职能的管理活动和方法。人民法院诉讼档案的数字化管理主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享，提供便捷利用服务。 二、人民法院诉讼档案数字化管理的重要意义 一是数字化管理是审判管理适应信息化潮流的必然要求。法院信息化建设是审判工作应对迅猛发展的信息社会的必然选择，在“大数据、大格局、大服务”工作理念的指导下，多数法院的信息化建设在服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理等方面呈现出良好的发展态势，实现了信息化建设与法院工作的深度融合。诉讼档案的管理作为法院工作的重要组成部分，实现对其的数字化管理毋庸置疑已成为人民法院信息化建设的重要组成部分和法院档案数字化管理的核心工作内容。 二是数字化管理是提高效率、方便诉讼的重要手段。在诉讼活动中，当事人、律师、法官等各方主体随时都会调取卷宗进行诉讼或者参考，所以卷宗借阅较为频繁，实施档案数字化管理后，计算机等现代化手段代替了人工来归类档案，检索利用档案效率大大提升。 另外，根据最高法院部署，各中层法院、基层法院完成纸质版档案扫描后，依托人民法院统一的电子诉讼档案查阅服务平台，将能实现四级法院网上调阅电子案卷，法官可以在线实现本地、异地调阅案卷，了解案件原审情况，或者查阅参考关联案件信息，不仅大大提高了审判效率，还解决了调卷难问题。 三是能够极大地节约空间资源，顺利地实现长期保存。法院的档案保管期限分永久保存、长期保存、短期保存，后两者称为定期保存。定期保存的档案，保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的需要延长保管期限，有的需要转为永久保存，对到期后不能转为永久的，就需要销毁。因此，传统纸质诉讼档案需要有较大的存放空间，且对保存环境也有较高要求，需要经常除湿、保持恒温、排风、杀虫等，因此，传统纸质化管理存在诸多浪费资源的弊端。档案管理数字化后，就可以直接借助电子存储设备做到实时存储，极大地节省了空间资源。同时，对于需要销毁的档案，即便纸质版被销毁了，但电子版仍在，一旦出现特殊情况需要溯源和查询时，能立即被调取出来以供查阅，真正实现诉讼档案持续累积、长久保存、科学管理的目标。 四是能够减少劳动强度，提高分类准确性，降低损坏风险。法院的档案记载着各类案件的具体细节，包含有大量的信息，这就使得分类工作较为烦琐、劳动强度大，且容易出现理解差异导致分类不准确的情况。此外，人工分类时是以一种类别进行分类，这样的分类较为单一，不能根据不同的关键词进行自定义调整分类。因此，借助数字化能有效降低人为因素在档案归档工作中的影响，在减少人力资源和时间投入的同时，还能提高分类的准确性。 此外，在传统的档案借阅模式中，办案人员、当事人、律师等查阅卷宗时需要频繁到档案室调取，时间久了，旧存的纸质档案的完好保存成为重大问题，这些旧存档案一旦丢失或者损坏将造成不可估量的损失。档案数字化管理后，能很大程度上减轻对原始纸质档案的损坏，加强对原件的保护，避免人为因素对档案的破坏。 三、人民法院推进档案数字化管理存在的问题 一是档案数字化管理还不统一。目前，各地档案数字化管理进程差异较大，大多法院调阅卷宗仍停留在实体查找阶段。同时，由于信息软件等开发设计不统一，各地法院档案电子化管理“各自为政”，给跨地区的诉讼档案信息共享带来一定的困难。 二是档案数字化工作人力、物质投入难保障。数字化管理专业性较强，不仅需要专业技术人才，还要添置专门的硬件设备，且扫描工作周期较长，资金投入量较大。就当前经济条件下，多数法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及车辆装备等，对档案管理这一项工作重视不够，要拿出大额经费，还要投入较大的人力、物力和精力，对大多数法院来说是件需要认真考量的事情，这也是制约法院档案信息化建设的又一瓶颈。 三是诉讼档案管理的安全性有待加强。人民法院的诉讼档案涉及到国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦泄露，将造成无法估计的损失。当前，随着黑客窃取手段不断翻新，档案数字化管理的不安全性也随之增加，如何保证电子化管理中档案的安全性，也是制约诉讼档案数字化管理的一大障碍。 四、人民法院推进档案数字化管理的路径探索 一是加强数据库和网络基础设施建设。实现档案数字化管理的前提是建立健全档案库，在建立数据库的过程中，不仅要着手补齐档案文件目录，还要校验录入的正确性，从而确保档案数据真实、完整以及有效。要配备先进的扫描仪等设备以及配套的系统软件和安全控制系统，以便对书面文字、照片图像等材料进行准确扫描、数据录入、分类、存储保管和查阅利用。同时，还要简单进行筛选，对档案中损毁度高、使用频率高、保存价值高的优先扫描，以加快数字化管理进程。 二是建立健全相关规章制度和工作标准，实现档案数字化管理规范化。结合相关法律法规，要对数据库录入、案件检索及纸质档案的数字化等明确相关工作标准，使档案管理有章可循、有法可依，尽快实现对档案工作各项工作的有效管控。 三是加强培训，配齐配强专业管理人员队伍。既要加大资金投入，也要内部挖潜与引进外来技术人才相结合，建立健全人才管理机制，打造一支既懂法院档案管理又熟练信息技术的复合型人才，以应对信息化时代法院档案管理工作的新的更高要求。 总之，人民法院诉讼档案数字化管理是法院信息化建设的“重要项目”，它能够冲破传统档案管理和利用的种种局限，实现档案信息资源的科学管理。尽管当前各地法院档案数字化管理进程还不统一，但可预见的是，一旦四级法院档案数字化管理模式全面完成，档案管理工作将会迎来新的局面，人民群众也将会有更多的司法获得感，审判管理工