Excel办公应用秘诀.ppt

Excel高效办公及案例应用, 办公应用秘诀,Excel办公应用秘诀,2,如何在工作表之间使用超链接,如何在单元格中插入图片,如何自动推测出生日期及性别,Excel办公应用秘诀,如何在工作表之间使用超链接,3,有时需要在工作表之间进行反复切换,能使用超链接的功能吗(如图1所示)?,问题提出,图1 使用超链接,Excel办公应用秘诀,在Excel中,用户可以方便地使用超链接功能.,解决思路,操作步骤,添加超链接,如果要在工作表之间使用超链接,可以执行如下的操作步骤.,(1)在工作表中选中需要插入超链接的单元格. (2)执行菜单栏中的插入 插入超链接命令,打开如图2所示的”插入超链接”对话框.,Excel办公应用秘诀,图2 “插入超链接”对话框,Excel办公应用秘诀,(3) 在”链接到”列表中选择”本文档中的位置”,在”请键入单元格引用”文本框中输入要链接的工作表中的目标单元格,在”或在这篇文档中选择位置”列表中选择需要链接的工作表.,(4) 单击屏幕提示按钮,打开”设置超链接屏幕提示“对话框.在”屏幕提示文字“文本框中输入将光标移动到该单元格时显示的提示信息,如图所示.,图选择需要链接的工作表,() 连续单击确定按钮完成设置.,完成上述操作后,一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的超链接文本,即可在Excel中自动打开目标工作表并转到相应的单元格位置处.,提示：如果要在Excel中只选定超链接文本而不跳转到目标处,可以单击包含超链接文本的单元格,按住鼠标左键至少,然后释放鼠标,这时就可以选定超链接文本.,Excel办公应用秘诀,取消超链接,如果要取消一个单元格中的超链接（但要保留单元格中的内容）,可以在单元格上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中执行取消超链接命令.,提示： 只有单独选中一个单 元格时,快捷菜单中才会出现 取消超链接命令.,Excel办公应用秘诀,取消多个超链接,如果要取消多个超链接,可以执行如下的操作步骤.,（）在任意空白单元格中输入“”,然后选中这个单元格,按组合键Ctrl+C复制该单元格.,（）按住Ctrl键的同时,单击想要取消超链接的单元格.,（）执行菜单栏中的编辑 选择性粘贴命令，打开“选择性粘贴”对话框.在“运算”选项区域中选中“乘”单选按钮,如图所示.,（）单击确定按钮,完成设置.,此时,选中的所有超链接都被取消了,但构成超链接的文本依然保留.,Excel办公应用秘诀,图“选择性粘贴”对话框,Excel办公应用秘诀,使用VBA取消所有超链接,如果要一次移除Excel文件中的所有超链接,可以使用一个简单的VBA语句.具体操作步骤如下.,（）执行菜单栏中的工具 宏 宏命令，打开“宏”对话框.在“宏名”文本框中输入宏的名称, 如图所示.,（2）单击创建 按钮，打开Microsoft Visual Basic编辑器,输入代码”ActiveSheet.Hyperlinks.Delete”,如图6所示.,（）关闭Microsoft Visual Basic编辑器，再打开“宏”对话框.单击执行即可将该文件中的所有超链接移除.,Excel办公应用秘诀,图5 “宏”对话框,图6 输入代码,Excel办公应用秘诀,在Excel2003中,当指向该单元格时,除了会提示链接地址外,也会提示单击一次可跟踪链接;单击并按住可用于选定单元格.不过在Word中,默认需要在按住Ctrl键的同时单击可跟踪链接来跟踪链接;而PowerPoint中,则是在播放时单击才能跟踪链接.,Excel办公应用秘诀,如何在单元格中插入图片,问题提出,为了使用Excel工作表更加美观,能否在单元格中插入图片呢?,图7 在单元格中插入图片,Excel办公应用秘诀,解决思路,Excel并没有提供直接插入图片的操作,但我们可以通过一些辅助的方式(比如自选图形)实现在单元格中插入图片的目的.,操作步骤,利用”复制图片”方式,具体的操作步骤如下.,(1)选中任意一个单元格,按住Shift键,执行菜单栏的编辑复制图片命令,打开”复制图片”对话框.在”外观”选项区域中选中“如屏幕所示”单选按钮;在”格式”选项区域中选中“图片”单选按钮,如图8所示.,(2)单击确定按钮,返回Excel工作表进行图片的粘贴,如图9所示.,(3)在粘贴的图片上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中执行设置图片格式命令,打开”设置图片格式”对话框的“颜色与线条”选项卡,如图10所示.,Excel办公应用秘诀,图8 “复制图片”对话框,图9 粘贴图片,Excel办公应用秘诀,图10 “颜色与线条”选项卡,图11 “填充效果”对话框,Excel办公应用秘诀,(4)在”填充”选项区域中的”颜色”下拉列表中执行填充效果命令,打开”填充效果”对话框中的”图片”选项卡.单击选择图片按钮,在打开的”选择图片”对话框中选择要插入的图片,然后单击插入按钮,返回”填充效果”对话框,如图11所示.,(5)单击确定按钮,即可在单元格中添加所要插入的图片,如图12所示.,(6)再打开”设置图片格式”对话框,单击大小标签,打开”大小”选项卡,去掉”锁定纵横比”和”相对原始图片大小”复选框的选择;打开”属性”选项卡,在”对象位置”选项区域中,选中“大小,位置随单元格而变”单选按钮.如图13所示.,(7)单击确定按钮,即可随意调整单元格的大小,图片将随之进行变化,如图14所示.,Excel办公应用秘诀,图12 插入图片,图13 设置图片格式,图14 调整单元格大小,Excel办公应用秘诀,利用自选图形方式,具体的操作步骤如下.,(1)单击”绘图”工具栏中的绘图 按钮,然后在弹出的快捷菜单中执行自动靠齐|对齐网格命令, 如图15所示.,(2)添加一个自选图形(本例为”矩形”),它会自动与网格对齐.,(3)双击插入的自选图形,打开”设置自选图形格式”对话框中的”颜色和线条”选项卡.在”填充”选项区域中的”颜色”下拉列表中执行填充效果命令,打开”填充效果”对话框的”图片”选项卡.单击选择图片按钮,在打开的”选择图片”对话框中选择要插入的图片,将其插入自选图形中.,图15 执行对齐网格命令,(4)调整单元格中的大小,设置自选图形的边框,透明度和叠放层次,设置后的效果如图16所示.,Excel办公应用秘诀,图16 调整单元格,Excel办公应用秘诀,具体的操作步骤如下.,为多个单元格添加图片,(1)按住Ctrl键的同时,用鼠标分别选择要添加图片的单元格,单击“绘图”工具栏中的阴影样式按钮,从弹出的快捷菜单中选择一条阴影样式.,(2)按组合键Ctrl+Shift+空格,选中所有设置阴影样式的自选图形, 将阴影样式设置为”无阴影”,然后打开”设置自选图形”对话框进行图片的添加即可.,如何将图片作为工作表的背景呢?,菜单栏中的格式|工作表|背景命令,在打开的”工作表背景”对话框中选择适当的图片,单击确定按钮.,Excel办公应用秘诀,如何自动推测出生日期及性别,问题提出,众所周知,15位(18位)身份证号码的第7位至12位(14位)数字代表着持证人的出生年、月 、日;第15位(17位)数字代表着持证人的性别(奇数为”男”,偶数为”女”).根据身份证号码的这些排列规律,能否在Excel中实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息呢?,图17 推测出生日期及性别,Excel办公应用秘诀,解决思路,利用Excel提供的字符串截取函数可以得到与持证人相关的信息,并可以通过IF函数进行判别.,操作步骤,(1)选中D2单元格,输入公式:”=IF(LEN(C2)=15,DATE(MID(C2,7,2),MID(C2,9,2),MID(C2,11,2),IF(LEN(C2)=18,DATE(MID(C2,7,4),MID(C2,11,2,MID(C2,13,2),”号码有误”)”.,(2)输入完毕后,按下Enter键,这时第1位持证人的出生年、月、日则自动显示在D2单元格中,如图19所示.,假定身份证号码保存在Excel工作表的C列,”出生年月日”和”性别”需要保存在D列和E列中,如图18所示.,推测出生日期,计算持证人出生日期的操作步骤如下.,Excel办公应用秘诀,图18 身份证号码信息,图19 输入公式计算出生年月日,Excel办公应用秘诀,(3)选中D2单元格,用填充柄将上述公式复制到D列中的其它单元格中,即可显示出其他持证人的出生年、月、日.,(4)选中D列中含有日期的单元格区域,执行菜单栏中的格式|单元格命令,打开”单元格格式”对话框中的”数字”选项卡(如图20所示).在”分类”列表中选择“日期”选项,然后在”类型”列表中选择一种适合国人习惯的日期样式即可.,图20 设置日期格式,Excel办公应用秘诀,操作步骤,(1)选中E2单元格,输入公式:”=IF(IF(LEN(C2)=15, MID(C2,15,1), IF(LEN(C2)=18, MID(C2,17,1),”)=“”,”号码有误”,IF(MOD(IF(LEN(C2)=15, MID(C2,15,1), IF(LEN(C2)=18, MID(C2,17,1),”),2)=1,”男”,”女”)”.,(2)输入完毕后,按下Enter键,这时第1位持证人的性别就自动显示在E2单元格中,如图21所示.,推测性别,判断持证人性别的操作步骤如下.,(3)选中E2单元格,用填充柄将上述公式复制到E列中的其它单元格中,即可显示出其他持证人的性别.,E