伊春市公证机构管理工作制度.doc

伊春市公证机构管理工作制度首问、首办责任制度第一条 为进一步改进机关作风，提高工作效率和文明服务水平，制定本制度。第二条 本责任制适用于伊春市司法局公证律师管理科及其工作人员。第三条 首问、首办负责制是指管理相对人（含其委托人，下同）打电话给公管部门，包括咨询、投诉等，或到公管部门咨询、办事，接受询问或接待受理的首位公管部门工作人员必须负责解答、办理或交经办处室（人）办理的制度。第四条 首问、首办责任人是指管理相对人到公管部门办事或电话咨询时，首位接洽的公管部门工作人员。第五条 工作程序和标准：（一）对管理相对人询问或要求办理事项，属于首问、首办人职责范围的，要按有关规定及时办理；不能当场办理的，要“一次性告知”有关办理的事项，需要补充或携带的材料，以及如何办理等，并耐心解答对方的询问；（二）不属于首问、首办人职责范围，但属于本单位职责范围的，首问、首办人要主动告知或引导管理相对人到有关经办处室，经办处室无人时，应告知经办处室的联系电话；属于本处室职责范围的，当处室负责具体经办人不在的，首问、首办人应先予接待，并记下管理相对人的联系电话，再交处室负责具体经办人办理；（三）不属于本单位或本部门职责范围的，首问、首办人应告知或尽可能帮助其了解承办部门；（四）属于电话咨询的，首问、首办人应按上述原则给予答复；属于举报或投诉的，首问、首办人应将反映的事项、举报或投诉人姓名、联系电话等要素记录在册，并及时报告主管领导。第六条 要求全体工作人员必须明确本岗位职责，了解业务分工；强化职业道德意识，树立依法服务思想；加强业务学习，提高依法行政水平和业务工作能力。要求首问、首办人应文明礼貌、主动热情，使用所要求的文明用语，不得冷漠待人，不得推诿扯皮，要充分体现政府机关工作人员的良好品质和精神风貌。第七条 本制度的落实情况纳入目标管理考核评比的内容，作为评先选优和考核干部的重要依据之一，对严格按照规定办理，群众满意、事迹突出的，可对首问、首办人予以表彰奖励。一次性告知制度第一条 针对服务窗口在接待中存在的解答不全、解答不清、效率低，造成当事人多次往返、经常抱怨的现象，我局公证管理部门推行一次性告知制度。第二条 本制度适用于我局公证管理部门的全体工作人员。第三条 一次性告知制度是指当事人到我部门办理或电话咨询有关公证业务办理事项或投诉等事宜时，经办人员必须一次性告知其所要办理事项的依据、程序、所需的全部材料、时限或不予办理理由的制度。第四条 经办人员对到我部门办事和电话咨询的当事人都负有一次性告知的义务。经办人员应当一次性告知当事人所要办理事项的依据、程序、所需的全部材料和时限。对于应由我部门受理的事项，经办人员要当场审核其提交的有关材料，对能即时办理的事项要即时办理；对材料不完备、不齐全或不符合法定形式的，经办人员应一次性告知其需要补办的材料。当事人按照告知的要求补充材料后，经办人员应当及时予以办理。第五条 对当事人所办理的事项涉及其他部门、多个部门或法律法规、规范性文件对相关手续、材料规定不明确等特殊情况的，经办人员应及时帮助其咨询了解、请示报告有关的部门和人员，并将结果告知当事人，不能一推了之。第六条 经办人员在向当事人一次性告知时，可采用口头告知的形式。如果当事人要求以书面形式告知的，经办人员要以书面形式告知当事人，对所要办理事项的依据、程序、所需的全部材料、时限或不予办理的理由、建议给予详细的说明和解释。限时办结制度第一条 为了加强我市公证行业的行政管理工作效能建设，改进机关工作作风，进一步提高机关工作效率，根据有关法律、法规，制定本制度。第二条 限时办结制度是指管理相对人到机关办事，在符合有关规定及手续齐全的前提下，经办处室或经办人应在承诺的时限内办结其所诉求事项的制度。第三条 机关公文办理应规定时限。需要办理的收文，内勤应及时送交处领导批阅，或交有关人员办理，并对紧急公文提出具体办理时限。对于紧急公文，承办人员应当按照发文机关要求或领导批办要求的时限内办结；对于不属于本部门职权范围或不宜由本处室办理的，应在2天内退回交办单位或移交有权处理的相关处室办理，并说明理由；对于内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办结的，承办人员应当在时限前向交办单位或领导作出请示并说明原因，由交办单位或领导决定是否延长办理期限。第四条 一般公文若无办理时限要求的，一般应在收文后10个工作日内办结；问题复杂需延长办理时限的，经请示处领导同意，可以延长办理时间，一般延长不超过10个工作日。内勤应当每天按时检查收文信箱并及时做好收文登记，其他人员收到公文也应立即交给内勤做好登记，公文办理时间以内勤收文登记之日起算，以发文呈批表上领导签发的日期为办结日。领导签发后的公文，应在3个工作日内完成发文或印制和寄发，最后交由内勤登记归档。第五条 承办人员拖延工作，不能在规定的时限内完成工作，又无法提供有力证据证明确实存在困难无法按时完成工作，因此而受到有效投诉的，要对其进行处理。服务承诺制度第一条 服务承诺制是局、办和业务处室根据职能要求，将对外服务的内容、程序、时限以及服务标准等事项向社会作出公开承诺，并采取有效措施保障承诺事项的落实，自觉接受群众监督的制度。第二条 服务承诺制的主要内容包括：简化办事程序、缩短办事时限、提供优质服务等。第三条 服务承诺制的主要措施：1、公证管理部门审批、核准