公司经营合同管理细则

受控号：JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定文件编号：JTS-QHSE-03-G023版次/修改状态：B/01编制：纪宝来审核：王焕军批准：仇俊岳2008-04-20 发布2008-05-10 实施天津天实工程建设监理公司天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 1 页 共 8 页目录1 目的 .22 适用范围 .23 职责 .24 投标管理 .35 合同签订 .56 合同过程管理 .67 合同文档管理 .78 相关表格 .8天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 2 页 共 8 页1 目的为规范公司合同的管理，保证合同的依法签订、履行、变更和解除，最终保障经营活 动的顺利进行，结合我公司实际情况，特制订本规定。2 适用范围本规定适用于本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所 有书面合同的全过程的管理。3 职责市场部是公司合同管理和控制的主责部门，项目部是合同履行的主责部门。3.1 市场部市场部作为公司合同管理的归口部门，主要职责如下：3.1.1 市场部设专职合同管理人员，在公司主管领导、部门负责人的领导下具体负责 经营合同管理；3.1.2 负责组织公司的投标工作；3.1.3 负责合同的起草、谈判和签订；3.1.4 对合同的履行情况进行跟踪管理，负责合同保函开具、要款、索赔、尾款催要，并定期向总经理汇报；3.1.5 建立合同管理台帐，对合同文件进行日常管理。3.2 项目部项目部除按照合同进行履行外，还要完成部分合同管理工作，主要职责如下：3.2.1 在投标阶段，协助市场部完成资格预审、投标文件的编制等工作；3.2.2 协助市场部完成合同谈判和签订；3.2.3 项目负责人要熟悉合同条款并就项目部的主要职责向项目部员工宣讲；3.2.4 在合同履行过程中，要注重自身行为履约、提醒公司不违约，当发现顾客有违 约行为时，要及时向公司主管领导沟通并及时进行索赔；天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 3 页 共 8 页3.2.5 协助市场部完成合同变更、要款、结算等工作。3.3 其他职能部门3.3.1 技术部协助市场部完成资格预审、投标文件的编制工作；3.3.2 行政部协助市场部完成资格预审、投标文件的编制和出版，协助完成各类保函的开据、催款等。4 投标管理4.1 资格预审招标人在发出招标邀请之前，会对潜在的投标人进行资格预审，公司收到资格预审文 件后，合同管理人员应及时报公司主管领导、总经理阅批，对同意参加的资格预审进行回 复，回复应完全按照资格预审文件的要求进行编制，资格预审文件必须经过公司主管领导 审核、批准后发出。4.2 招标邀请管理4.2.1 接到招标邀请函后，合同管理人员立即认真填写投标邀请评审表中的“评 审内容”，并通过网络或其它渠道查找出有关建设方、招标方及项目相关的材料后，作为 评审的参考内容附后，通知相关领导参加投标邀请评审。4.2.2 按照会议精神，填写投标邀请评审表中“评审意见及结果”，在招标邀请规定时间内进行回函：(1) 参加投标：参照招标邀请中的回函方式完成“投标邀请回复函”，表示愿意参加投标活动，并跟踪确认邀请单位已经收到回复；(2) 放弃投标：在“投标邀请回复函”中说明放弃事由。4.2.3 购买标书：认真阅读招标邀请函，按照规定获取条件（时间、地点、相关证明 材料、付款方式等）进行购买。4.3 投标管理4.3.1 招标文件评审：购买招标文件后，合同管理人员应复印多份文件发给相关领导，并认真研读招标文件，填写标书评审表中的“评审内容”部分，组织召开标书评审会天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 4 页 共 8 页议。4.3.2 根据会议精神，填写标书评审表中的“评审意见及结论”，按照招标文件的要求，回复参加意向，注意回复的时效性，一般为 24 小时或 48 小时。4.3.3 投标保证金的交付：在招标文件规定的有效时间内，按照规定的交付方式进行 投标保证金的交付。4.3.4 招标文件的澄清：认真阅读招标文件，将需要澄清的问题汇总，按照招标人要求的时间提出澄清问题，以便更好的理解、响应招标文件，注意澄清的时效性。4.3.5 踏勘：认真阅读招标文件了解踏勘时间，确定是否需要参加踏勘。4.3.6 制定编制计划：做好进度计划与人员分工，必须经过校对、审核；4.3.7 招标文件的编写(1) 认真、细致阅读招标文件、澄清文件，严格按照招标文件的内容、先后顺序要求创建目录、编写投标文件；(2) 需要提前开具资信证明、投标保函（银行需要时间）；(3) 尽早确定项目投入人员，根据招标文件的要求派出合格的人员；(4) 全面理解商务报价方式，报出合理的、具有竞争力的价格；(5) 严格按照招标文件的要求进行排版，包括字体、字体大小、页边距、尺寸、装订方式、打印份数、正副本份数以及签字、盖章方式等；(6) 包装、密封方式；(7) 递交的时间、地点。4.3.8 按照招标文件的要求，委托授权人签字和进行投标。4.4 开标4.4.1 公司派专人在规定的时间抵达指定地点参加开标会议；4.4.2 代表公司参加开标会的委托代表人需要出示身份证、授权书；4.4.3 确定投标保证金是否已经在开标前交付；4.4.4 根据招标文件的要求，确定需要携带的证明文件：如企业营业执照、资质证明、 人员各类执业资格、合同和监理业务手册等证明资料的原件；4.4.5 必要的唱标资料；天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 5 页 共 8 页4.4.6 表态发言准备；4.4.7 在开标过程中，详细记录相关标段和单位的报价。4.5 中标4.5.1 中标：(1) 接到中标通知书后，填写文件阅批表，由公司领导阅批；(2) 按照中标通知书的要求，做好合同签订、现场进驻的准备工作；(3) 经扫描后电子版与纸板中标通知书存档。4.5.2 未中标：(1) 接到未中标通知书后，填写文件阅批表，由公司领导阅批；(2) 组织相关领导参加分析会议，按照会议内容填写未中标评审表，对本次丢标 进行分析、总结；(3) 经扫描后电子版与纸板未中标通知书存档；(4) 注意投标保证金的退回期限。5 合同签订5.1 合同文本的起草5.1.1 招标人按照招标文件中的合同文本进行合同签订，中标人在编制投标文件，已经对合同条款进行了研究，在投标报价时应该将风险考虑进来；5.1.2 招标人可能推翻原招标文件的合同内容或对主要合同条款进行重大变更，此种 情况中标人应积极与招标人进行协商，力争进行合同谈判，通过对前后两个文本的对比， 向招标人明示重大变化给中标人带来的问题和困难，应寻求解决办法；5.1.3 招标人委托中标人提供合同文本，进行讨论、谈判，这种情况对中标人比较有利。5.2 合同谈判在招标人规定的时间内，派出谈判代表与招标人进行合同谈判，参加谈判人员应要求招标人对整个谈判过程进行详细的记录，并对每次达成的共识进行签字确认，对于重要分天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 6 页 共 8 页歧，无法达成一致的，必须书面向公司总经理汇报。5.3 合同签订在招标人规定的时间内签订双方认可的合同文本。5.4 合同评审合同签订后，组织相关领导参加合同评审会，按照会议内容填写合同（中标）评审表。6 合同过程管理6.1 合同的履约管理6.1.1 按照合同规定方式，采用现金、支票或银行保函形式向顾客提供履约保证金；6.1.2 定期进行追踪，了解项目是否发生违约，履约保函是否被扣除或部分扣除；6.1.3 注意履约保函的解冻日期及条件，到期后通知财务人员及时办理相关手续。6.2 合同跟踪管理6.2.1 录入合同条件：认真阅读合同文件，按照合同摘要与管理大全（Excle 版） 的内容添加本合同的相关内容：合同编号、合同名称、合同类型、合同工作内容、项目名 称、合同签订日期、合同生效日期、工程开工日期、实际开工日期、合同中交日期、合同 开车日期、合同总价、付款条件、累计收款、履约保证金、质量保证金；6.2.2 全面了解合同付款方式，定期了解工程进度情况，对即将到期的付款项目，提前通知主管领导、项目负责人；6.2.3 合同变更：合同在执行过程中发生变更的，应及时签订合同变更或补充协议，将变更及时反应到合同摘要与管理大全中；6.2.4 完善合同管理：根据项目的实际进展情况和付款情况，完成目录中的实际中交日期、实际开车日期、尚未结清监理费等内容；6.2.5 合同索赔：在项目执行过程中，协助项目完成索赔工作，索赔金额计入到合同总价并及时在合同摘要与管理大全中反应，索赔发生主要有以下几种情况：天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 7 页 共 8 页(1) 顾客委托工作范围以外，通过双方书面协议另外增加的工作内容，应向顾客进行索赔；(2) 由于顾客或承包人原因，使受托人工作受阻碍或延误，因增加工作量或持续时间而增加的工作，应向顾客进行索赔；(3) 正常工作和附加工作外，根据合同规定受托人必须完成的工作，或非受托人自己的原因而暂停或终止工作，其善后工作及回复的工作，应向顾客进行索赔；6.2.6 根据付款情况，通知财务人员开据发票提交顾客；6.2.7 款项到帐后，财务人员填写合同收款确认表后，交付合同管理人员，管理 人员与公司主管领导确认后，并将该表返回财务人员，合同管理人员保留复印件备案，完 成确认后，应及时进行合同摘要与管理大全的修订，；6.2.8 对公司合同总额度、年度签订合同额度、年收款情况、未到款情况进行汇总、统计；6.2.9 每月初将完成修订的合同摘要与管理大全报送公司主管领导、总经理；6.2.10项目工程结束，按合同规定的条件追踪工程尾款、质量保证金、各项变更 和索赔的按期支付。6.2.11直至全部款项全部收齐，跟踪结束。7 合同文档管理7.1 合同文档的种类7.1.1 投标过程文件：包括资格预审、资格预审回复、招标邀请、邀请回复、招标文件、招标澄清往来文件、各种保函、投标文件等。按照项目单独成册，其中投标文件应保存 WORD 版的光盘 2 套；7.1.2 中标通知书：按照中标的先后顺序单独成册；7.1.3 合同文本：按照项目，单独成册。7.2 合同文档的管理7.2.1 按照 7.1 原则成册，在文件夹的目录页上应明确标识合同文档名称、正副本数量等信息。天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定版次/修改状态：B/01第 8 页 共 8 页7.2.2 合同管理人员应当保持合同文档的安全、整洁、不被污损，注意文档保管室的防火、防水、防盗等问题。7.3 合同文档的借阅与归还7.3.1 合同文件一般不允许借阅，如因工作需要，需要短时间借阅时，必须经公司主 管领导签字批准（可与经办人签在同一栏），经办人填写好文件/资料借阅登记表，由 借阅人签字确认归还时间后借出，一般只出借合同的副本。7.3.2 公司员工借阅合同文档应注意保持合同文档的清洁、安全、完整，并且注意保密，不得随意向外透露有关合同条款；7.3.3 公司员工借阅合同文档后应在约定的归还时间前归还，若需要续借，需报公司 主管领导批准，并经合同管理人员备案登记。7.4 合同管理软件维护7.4.1 合同管理人员应为每个项目