零配件采购管理条例

零配件采购管理条例 第一章 总则第一条 为了加强摩托车零配件采购计划管理，规范采购工作,保障售后服务活动所需零配件的正常持续供应，控制不必要的开支，特制订本条例。第二条 采购管理工作的任务：（一） 根据售后服务需要作好物资采购工作，保障零配件连续供应。（二） 在保障供应的前提下，选择合格供应商，确保采购零配件的质量合格。（三） 开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本。第二章 零配件采购工作规定第三条 零配件采购审批：（一） 各部门所需零配件申购均须事前填具采购申请单，按程序办理审批。（二） 预算内审批权限： 元以下由售后总监批准， 元以上由总经理批准。（三） 对预算外2000元（含）以内由总经理批准，超过2000元由董事长批准。第四条 零配件采购审批一律使用“采购申请单”。（一） 采购部主管对“采购申请单”要进行审核。首先看“采购申请单”各栏填写是否清楚，再看审批手续是否符合规定。（二） 紧急采购申请单应优先办理。（三） 无法于需用日期办妥的“采购申请单”，必须及时通知申购部门。（四） 请购案件的撤销：零配件请购案撤销时应由原请购部门及时通知采购部停止采购，同时在“采购申请单”加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。接到通知撤销的“采购申请单”，采购部应优先处理，并在采购计划中删除。第五条 寻价及洽谈：（一） 充分了解所购零配件的品名、规格、质量要求及其他特别要求。（二） 向供应商详细说明零配件品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。（三） 充分了解厂商的供应能力，以及如何保证按期交货。一、 问清对方是信誉可靠的制造商还是实力雄厚的一级经销商。二、 同规格零配件的供应商至少对比三家。三、 寻求其他更适合的替代品。四、 经成本分析后，设定议价目标。（四） 清楚有没有价格上涨、下跌因素。（五） 对于供应商的报价资料经整理后，经办人员应进行深入分析，然后以电话、传真、面谈等方式同供应商议价。（六） 寻价单应注明与供应商议定的成交条件。（七） 如果是紧急需求小批量临时购买，采购人员可以参考以往类似采购的价格，免经寻价、比价手续。第六条 订购：（一） 需预付定金、长期需用的零配件必须签订长期采购合同。（二） 分批交货的须在合同中注明。（三） 订货时再次向厂商确认价格及交货质量条件。（四） 订购单（采用联络函或传真）交供应商，确认交货（到货）日期，无法按需用日期交货的必须及时通知申购部门。第七条 采购：（一） 常规订货预约交货期前应再确认交货期。（二） 供应商无法按预约交货日期交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办。（三） 已逾越交货日期尚未到货者加紧催交。（四） 采购人员应对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致。（五） 采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。（六） 采购物资到达公司后，采购人员应及时赶到。（七） 采购作业处理期限： 采购部应依采购地区及与供应商的供货协议等因素，分类制定各类零配件采购作业处理期限，并通知各有关部门以便作为参考。遇有需要变更时，应及时将变更结果通知有关部门。第八条 收货：（一） 常规订货且由对方负责发货的，到货后应首先核对品名、规格、数量、质量等级等项目是否与合同及发货单一致。（二） 零配件采购经零配件库进行外在验收后，再由申购部门或其委托人进行检验，配件库接到合格通知后办理入库手续。（三） 采购人员凭入库单和有效发票办理付款或报销手续。第九条 付款结算时采购人员应注意：（一） 发票抬头、金额及其它内容是否相符。（二） 发票金额与请购单价格是否相符。（三） 有无预付款或暂付款需应处理。（四） 是否需要扣款。（五） 短交应补足者，请购购部门应依照实收数量，进行整理付款。（六） 超交应经采购部主管及申购部门负责人协商达成一致后，方得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。第三章 通用配件供应商管理规定第十条 通用配件供应商的选择、评审、控制、撤点等工作严格按本章规定办理。第十一条 供应商调查：（一） 采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”，作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部主管核准后，自存。（二） 采购人员应依据“供应商调查表”每半年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。（三） 在每批零配件供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商质量档案”，作为评审供应商业绩的资料。第十二条 供应商的选点由采购部和通用配件经销部负责。在下列情况下，采购人员填写“供应商审批表”，提请有关人员审批。（一） 原有供应商被撤点。（二） 新供应商的零配件更适合市场的需求。（三） 原有供应商由于种种原因拒绝供货。第十三条 试销样品的检验：（一） 对通过初审的供应商所送检的样品，必须经通用配件经销部进行检验。（二） 供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。（三） 对通过初审且提供样品检验合格的供应商方可进行试供货。试供货或正式供货期间，应对供应商进行评审。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其供应商资格。第十四条 签订合同： 对于供货信誉好，资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应商的稳定。第十五条 供应商控制：（一） 供应商每批供货，采购部根据验货情况建立供应商质量档案。（二） 如果供货不合格或供货不及时，采购部通知其进行整改。如果在一年中出现多次质量变动或供货不及时，则取消其供应商资格。第十六条 供应商业绩考评：采购人员定期整理供应商供货记录，会同经销部门按供应业绩区分不同等级并制订相应政策。第十七条 建立供应商档案：（一） 采购部负责建立供应商档案，经销部门予以配合。对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。（二） 供应商档案包括：供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。（三） 供应商档案由采购部主管指派专人负责管理，未经采购部主管允许，不得随便查阅。（四） 采购部应及时向经销部门提供市场行情、供货情况等方面的资料，作为经销部门制订计划及经销价格的依据。第四章 附则第十