大学学生资助信息管理系统用户手册

52- 52 -西安工业大学国家奖学金、励志奖学金、助学金评定信息管理系统操作指南学生处资助管理中心二00七年十月目 录引言2第一部分：学生申请5一、用户登录51.学生基本信息62.在线申请9二、信息公告13三、表格下载14第二部分：系统管理15一、首页设置161、信息发布页面162、友情连接页面173、文件上传页面18二、编辑审批181、贫困生认定182、院系审批213、学校审批23三、查询统计251、查询252、统计28四、报表生成291. 汇总报表生成292、个人申请表生成31五、数据导入331、学生基本信息接收332、照片批量导入37六、数据上报381、数据导出382、助学贷款学生信息数据导出393、资助统计表39七、系统管理401、用户管理402、学校注册/更新413、编辑院系信息424、编辑学生信息435、编辑资助类别456、编辑专业信息467、数据清理488、分配模块权限499、数据维护50八、个人设置511、修改密码51引言陕西省高等学校学生资助信息管理系统由陕西省教育厅委托，西安建筑科技大学开发。本系统为网络版，从学生申请到学校批准一系列操作都可在网上实现。其主要分为两大部分：第一部分为学生申请，挂于各学校的校园网上，学生可在其上申请各种奖助学金。第二部分为系统管理部分，用于管理部门的审批、导入、导出、上报、接收数据等功能。系统运行必要条件：学校先将学生基本信息(Excel文件) 导入到数据库中。一、 学生使用系统流程：各类奖助学金申请分为二种类型。类型一：所有学生均可申请。点击在线申请登录系统退出系统填写各类奖助学金申请表进入学生基本信息填写页面提交基本信息成功后点击返回提交申请表进入各类奖助学金申请页面是否成功填写信息？否是填写学生基本信息奖助学金申请类型二：通过贫困认定的学生才可申请。填写学生基本信息在线申请各类奖助学金登录系统退出系统填写贫困生基本信息贫困认定?已认定是否贫困生?是填写各类奖助学金申请表否提交、等待认定返回进入学生基本信息填写页面等待院系或学校认定进入各类奖助学金申请页面提交贫困基本信息成功后点击返回提交申请表未认定注意：国家奖学金与国家励志奖学金不可同时申请。学生进入主页面后可浏览信息公告及下载需要的表格，申请各类奖助学金步骤如下：1. 输入正确的用户名(学生的身份证号)和密码(默认密码是)，登录进入系统。2. 学生在线填写个人基本信息及申请各类奖助学金。3. 修改密码。二、 管理信息系统工作流程：院系预审批学校审批有贫困生申请?有无登录系统退出系统有奖助学金申请?有贫困生认定无院系审批管理信息系统步骤如下：1.管理员输入正确的用户名和密码，登录进入系统。2.院系管理员，可对本院系提交贫困申请的所有学生进行贫困认定及各类奖助学金的审批。3. 学校管理员，可对本校提交贫困申请的所有学生进行贫困认定及各类奖助学金的审批。第一部分：学生申请此模块的主要功能：用户输入正确的用户名和密码后，登录到该系统，可填写学生基本信息和在线申请各类奖学金表格、查看信息和表格下载。一、用户登录用户登录页面如图1所示：图 1填写正确的用户名和密码，登录到图2所示的页面。（用户名为学生身份证号，首次登录初始密码为）。图 21.学生基本信息点击按钮，填写学生基本信息，学生基本信息表格如下图所示：图3点击按钮浏览本地文件并上传自己的照片。图4 点击按钮，提交已填写的学生基本信息。 点击按钮，返回到图2所示页面。 贫困生点击按钮，图4 下方出现图5和图6。图 5图6学生按要求将自己的个人信息如实填写在这张表格中。 点击按钮提交信息。 点击按钮，返回图3和图4重新填写个人信息。 点击按钮返回到图2。2.在线申请点击按钮，在线申请填写各类奖助学金表格。各类奖助学金表格选择页面如图7所示：图7(1)国家奖学金申请表点击按钮，进入图8所示页面图8 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。(2) 国家助学金申请表点击按钮， 进入图9所示页面：图 9 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。(3) 国家励志奖学金申请表点击按钮， 进入图10所示页面：图10 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。(4) 学校助学金申请表点击按钮， 进入图11所示页面：图11 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。(5) 学校勤工助学岗位申请表点击按钮， 进入图12所示页面：图12 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。(6) 社会奖学金申请表点击按钮， 进入图13所示页面：图13 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。(7) 其他奖学金申请表点击按钮， 进入图14所示页面：图14 点击按钮提交填写的信息。 点击按钮，返回到图7。二、信息公告点击图1信息公告中的more.，进入图15所示页面：图15图15显示当前最新的信息，点击某条信息，可查看信息的具体内容，信息查看页面如图16所示：图16三、表格下载点击图1表格下载中的more.，进入图17所示页面：图17该页面显示当前最新的表格下载信息，点击某表格可完成下载，下载后页面如图18所示：图18第二部分：系统管理在学生申请主页面中点击“管理员进入”，则进入管理员登录页面，输入用户名和密码即进入本系统。如下图：特别注意：1、为了能更好地使用本系统，用户在退出系统时应先“注销”。2、在操作过程中，尽量避免两个或两个以上的操作同时进行，应在一个操作完成后再进行下一个操作。3、在本系统中，凡是有检索的页面，在选择了查询条件后必须点击“检索”或“查询”按钮，所选择条件才会生效。4、系统初始化时，超级管理员要根据学校实际情况增加院系和专业。同时，要给各个院系分配相应的操作权限。一、首页设置1、信息发布页面此模块完成对网页首页内容管理的功能。点击信息发布按钮，页面显示所有发布的信息，默认为全部。如下图：具体操作步骤： 查询条件为发布时间段，选择需查询的时间段，点击按钮。 勾选纪录前的选择框，可对此条记录进行删除操作，也可勾选全选框删除全部信息。 点击文件名以查看相应文件内容。 点击按钮发布新信息，显示如下图。 具体操作步骤： 添加标题及发布者（必须填写）。 填写文件内容，也可点击按钮上传附件。 点击按钮，发布信息。 点击按钮返回。2、友情连接页面此模块具有查看友情连接名称及编辑链接地址的功能，可添加、删除、编辑相应记录。具体操作步骤： 点击友情连接名称显示相应连接页面。 点击编辑可修改记录信息。 勾选记录前的选择框点击按钮删除所选记录。 点击按钮显示下图。具体操作步骤： 添加友情链接名称及友情链接地址。 点击按钮，提交成功。3、文件上传页面此模块的功能是上传本地文件, 文件格式为(.doc ， .xls ， .txt)。 具体操作步骤： 点击按钮浏览本地文件。 点击按钮上传文件。 上传文件显示在表格中。 点击文件名打开文件。二、编辑审批1、贫困生认定此模块的功能主要是对贫困生进行认定。其操作包括检索、认定、取消认定、删除、导出。检索用户可在“困难程度选择”下拉框和“状态选择”下拉框中选择所需的各种困难程度和状态，然后点击“”按钮，即可在下面的数据显示区看到数据。检索出的数据多于十条时，在数据表的右下方会自动出现分页，点击页码或在文本框中输入页码点击“go”按钮翻页可查看后面的数据。认定在数据显示区最左边的“选择”列中选取所需的“未认定”数据或点击“全选”框选中当前页的所有数据，然后点击“”按钮可进行认定操作。（注意：如果“困难程度”为“非贫困”则不能执行认定操作。）取消认定此操作可将“已认定”的数据重置为“未认定”。可通过“选择”选取或全选框中选取进行批量取消操作。先在选择框中选择要操作的记录，然后点击“取消认定”按钮。（注意：如果此人申请的奖助学金已通过院系审批，则不能取消认定。）删除通过选择框或全选框，选中所需项，点击“删除”按钮可进行删除。（注意： “已认定”的数据不能执行删除操作。要想删除这这些数据，必须先“取消认定”再执行删除操作。）导出将查到的数据导出为Excel文件，可点击导出按钮，当弹出对话框时，可选择即时打开或保存后再打开。编辑如果要修改学生的困难程度，可点击每一条记录后的“编辑”，则困难程度列变为可编辑状态，完成修改后点击更新。（注意：1、如果记录在可编辑状态下，还没有对其进行更新或取消操作前最好不要作选择、认定、取消认定、删除、导出等操作。2、已认定的记录不可再进行编辑）取消点击，则撤消本次困难程度修改，同时记录返回只读状态。认定表点击每条记录后的“认定表”进入认定表信息页面查看个人的认定信息。 返回点击“”按钮以返回前面的认定页面。2、院系审批此模块完成院系审批各类奖助学金。超级管理员可以看到学校的全部数据，各学院只能检索出本学院学生的数据。其中包括的操作有检索、预审批、审批、删除、取消审批、导出等。检索用户可在“资助学金类别”下拉框和“审核状态”下拉框中选择所需的各种类别和状态，然后点击“检索”按钮，即可显示所需数据。检索出的数据多于十条时在数据表的右下方会自动出现分页，点击页码或在文本框中输入页码点击“go”按钮翻页可查看后面的数据。预审批在数据显示区最左边的“选择”列中选取所需的“未审核”数据或点“全选”框选中当前页的所有数据，然后点击“预审批”按钮可进行预审批操作。这些数据相应“状态”列也会随之变为“预审核通过”。（注意：对于只有贫困生才能申请的奖助学金，只有此人已被认定为贫困生才可以预审核通过，否则系统会弹出提示信息框）审批只有“预审核通过”的数据才可以进行审批。审批通过的数据“院系意见”中将自动插入“同意”。要修改“院系意见”则要点击最右边的“审批表”。删除选中所要删除的数据，点击“删除”按钮进行删除。（注意：对“院系审核通过”的数据不能执行删除操作。要想删除这这些数据，必须先“取消审核”再执行删除操作。）取消审批此操作可将“预审核通过”和“审核通过”的数据重置为“未审核”。在选择框中选择要操作的记录项，然后点击“取消审批”按钮即可。（注意：已经通过学校审批的项不能取消院系审批）导出如果要将所查到的数据导出为Excel文件，点击“导出”按钮，当弹出对话框时，可选择即时打开或保存后再打开。审批表点击每条记录后的“审批表”以进入审批表页面，查看个人的审批信息。用户也可修改“院系意见”。填写完后点击“保存”按钮即可。浏览完后点击“返回”按钮可返回前面的审批页面。（注意：在此页面中除“院系意见”外其它信息均不可修改。） 3、学校审批学校可对本校各个院系申请表信息进行分类浏览、审批、删除、修改、打印（导出到Excel表格后打印）、查询内容。查询的条件设置，包括院系、奖学金类型、申请状态；也可以查看学生的详细信息，可填写及修改学校意见。用户点击“学校审批”按钮：系统显示学院审批通过的学生申请奖助学金的页面。默认的是全部信息。检索学校可以检索学院审批通过的学生申请，可以单项选择或全选。选择需要的信息，选择三个查询条件的下拉菜单，点击按钮即可，默认的是全部的情况。审批学校审批学院审批通过的学生申请，可以单项审批或批量审批。用户可以直接选择具体一项或多项，点击按钮。如果用户没有进行选择，系统将提示至少“请选择一项！”的信息。如审批成功，若详细页面里，学校意见没填的，自动填上同意；（注：如果此学生不是贫困生，在“西部开发助学工程”助学金，“正义”贫困生奖学金，经济困难学生减免学费申请，国家助学金，学校助学金的审核中，不能通过。）取消审批学校审批成功的，如果由于具体原因，要取消审批，用户可以选择一项或多项，点击按钮即可。导出要将学生奖助学金信息打印出来，可以点击按钮，数据将以Excel形式导出，在本机上进行打印。删除用户可以选择一项或多项，点击按钮。但审核通过的记录不能直接删除。审批表用户要想查看学生的详细信息并填写学校意见时，可以点击“审批表”超链，进入某个学生的相关页面。如下图：在此页面上，只可以填写并修改学校意见。点击按钮，提交所填信息。点击按钮，取消所填的信息。点击按钮，返回到上一页面，进行其它具体操作。三、查询统计1、查询查询模块完成了对数据库中存储的所有奖助信息的按条件查询，分为普通查询和高级查询，查询的结果均可导出到Excel文件普通查询如下图所示上图普通查询的页面，共有五个查询条件，为院系、奖助类别，年度，审批状态，身份证号，可根据需要选择条件进行查询，默认为全部。在查出结果中可点击获奖统计，查找该学生的获奖统计，如下图：上图显示了某个学生的获奖纪录，以及简单的信息，用户可点击学生详细信息浏览，查看学生的详细信息，如下图，高级查询高级查询共包括了如下图所示的14个查询条件，用户根据需要，选择条件进行查询，不选默认为全部，院系，专业，班级为联动选择，即选择了院系才会出现该院系的专业，选择了专业才会出现它的班级。同普通查询一样可点击获奖统计浏览某个学生的获奖记录，点击“学生详细信息”浏览学生的详细信息。2、统计要进行统计首先要使客户端机器要有下图所示的所有配置属性，如果没有可点击下载并安装，如下图。点击页面最下方的“进入”可进入统计界面，如下图：进入此页面后，首先点击“连接数据源”按钮，使程序与数据库建立连接。然后点击工具栏倒数第二个字段列表工具，数据透视表字段列表便可出现在页面中。如下图所示，用户分析区域分为：筛选字段、列字段、行字段、汇总字段四个区域，浮动的为字段列表，点击工具栏右边第二个图标即可出现，字段列表分为两大类，统计字段和非统计字段，统计字段只能放在统计字段区域，非统计字段可随意放在其他三个区域，为了图表的美观可试着拖动，换位置以达到最好效果，按住鼠标左键并移动可将相应字段方到相应位置，从各区域按住左键并移动到区域以外即可删除该字段，拖动生成的图表可导出到Excel（点击工具栏右边第四个按钮即可），注意：导出时，要启用刷新，然后要将文件另存为才可以，在拖动分析的同时下面可同步生成相应的图片，也可根据需要生成相应的图片，点击输出图片默认输出到桌面文件名为Chart.jif，输出完成后再修改图片文件名。四、汇总报表生成汇总报表生成模块可以完成学校对各类奖助学金检索和生成报表并打印的功能。1. 汇总报表生成汇总报表生成（1）点击汇总报表生成按钮，显示如下图上图显示有7个基本奖助类表和1个专项奖助报表，点击后可打开相应页面。（2）例如点击“国家奖学金”，如下图。具体操作步骤： 根据不同的查询要求, 选择下拉框“院系选择”，“专业选择”，“年度选择”中的内容进行相应数据的检索，默认为全部。 点击按钮，可将查询出的内容导出为EXCEL文件，进行打印、保存。 点击按钮可返回到上一级页面。（3）国家助学金，贫困大学生基本信息表，学校奖学金，学校助学金，校内勤工助学，国家励志奖学金汇总报表操作同上。（4）社会及其他奖助汇总报表如下图页面上方申请类别中的内容为用户使用后期新添加的奖助表名称。具体操作步骤同上。2、个人申请表生成个人申请表生成模块可以完成学校对获得各类奖助学金学生个人基本信息的检索及生成EXCEL文件并打印的功能。个人申请表生成（1）点击“个人申请表生成”按钮，如下图。上图中显示有7个基本奖助类表和1个专项奖助报表，点击后可打开相应页面。（2）点击“学校奖学金”，如下图。 具体操作步骤： 根据不同的查询要求, 选择下拉框“学院选择”，“年度选择”中的内容进行相应数据的检索，默认为全部。 勾选记录前的选择框，可以多选或全选。 根据选择的记录点击按钮，可将查询出的内容导出为EXCEL文件（内容为学生填写的个人申请表）并进行打印、保存。（3）国家奖学金，国家助学金，贫困大学生基本信息表，学校助学金，校内勤工助学，国家励志奖学金报表操作同上。（4）专项奖助报表 其他类别申请报表页面上方申请类别中的内容为用户使用后期新添加的奖助表名称，如下图。 具体操作步骤同上。五、数据导入1、学生基本信息接收此模块是接收学生基本信息，并将基本信息存入数据库中。（1）点击“学生基本信息接收”按钮，如下图 。上图中显示了学生基本信息导入的基本页面，其中有“浏览”、“选择导入类型”、“上传文件”、“下载模板”按钮。（2）点击“浏览”按钮，如下图。（3）选择“导入类型”按钮，其中不覆盖相同数据是指当数据库中已经存在了与待导入的数据时，系统不覆盖原有的数据库数据，覆盖相同数据则是覆盖原有的数据库数据。默认选择是不覆盖相同数据。（4）选择要导入数据库的Excel后，点击“上传文件”按钮，等待文件上传并导入数据，完成导入后系统显示如下图。处理数据会占用很长时间，其主要是要将文件上传到服务器端，再进行数据处理。其时间由网络通畅情况，数据的多少(上传文件的大小) ，数据的正确率这三个因素确定。其中前两个占决定性因素。因此用户可以根据以下提示来加快导入数据速度： 选择网络良好的情况下进行数据导入，最好将一些下载程序暂时关闭来提高传输速度。 将学生基本信息简单分类，诸如按每个院系/专业/年级一个Excel文件来导入，减小文件大小，可以提高处理速度。 正确的数据格式可以大大加快处理数据的速度，用户应按照模板文件格式生成数据。（5）点击“详细”按钮，如下图 。错误信息统计详细记录中，给出了导入Excel中错误数据的行数、学生姓名、身份证号、错误原因。用户可以根据其提示信息来修改错误数据。（6）点击“下载模板”按钮，下载模板为Excel文件，如下图。模板文件给出了正确的数据列顺序，列格式以及一些基本数据内容，用户应根据模板来生成Excel文件。否则可能出现不能导入数据或者导入错误数据的情况。（6）其他提示信息，如以下两图。 导入数据格式表格(Excel文件)如下：列号列名类型内容1学号2姓名文本没有将不能导入3性别男/女4民族如汉族5籍贯省份，如陕西6出生年月如1999-1-17身份证号文本15位或18位，没有或者错误将不能导入8学校没有或者错误将不能导入9院系10专业11班级12学历中职/高职/大专/本科/硕士/博士13学制两年/三年/四年/五年/六年/七年/八年14政治面貌党员/团员/其他15困难程度非贫困/一般贫困/特困16年学费数字17年住宿费数字18年最低生活费数字19联系电话文本20班主任姓名21班主任联系电话文本22家庭户口农村/城市/县镇23家庭人口数数字24家庭月收入数字25人均收入数字26主要收入来源27家庭通讯地址28邮政编码文本2、照片批量导入此模块具有将学生基本信息中的照片导入的功能，如下图。具体操作有以下3种方式： 单张照片导入：格式可为.jpg、.jpeg、.gif、.bmp，照片须以学生身份证号命名。 压缩包文件导入：同上，照片以学生身份证号命名，将照片放于同一个文件夹中，文件夹要重新命名，然后用rar.exe工具将文件夹压缩为.rar格式压缩包。（压缩后不要修改压缩文件名，若要修改，将文件夹名修改后再重新压缩）。 access数据库文件,可导入学校历年上报到省上的数据（即access文件）；六、数据上报数据上报模块完成数据导出（学生基本信息和各类奖助学金）以及助学贷款数据导出的功能。1、数据导出在各类奖助学金下拉框和年度下拉框中选择要导出的奖助学金和年度，按“导出”按钮即可导出数据。2、助学贷款学生信息数据导出具体操作步骤： 页面加载时院系选择默认为全部，年级选择默认为全部。 选择不同院系，不同年级，点击按钮，将数据导出为EXCEL文件，并可打印。3、资助统计表此功能模块主要生成每个学校各类资助学金的汇总人数和金额，并可将其导出。模块主页面如下图。查询在年度下拉框中选择要查询的年度，然后点击页面右上方的“查询”按钮，在下面的数据显示区可得到符合条件的本学校某一年度的各种资助学金的汇总信息。如下图。导出在查询出所需的汇总信息后，点击“导出”按钮即可将数据显示区的数据导出为EXCEL文件。七、系统管理1、用户管理系统管理员（超级管理员）使用该权限，该模块包括新建用户、编辑已有用户、删除已有用户。新建用户点击“增加”按钮进入以下新建页面，输入用户名，账号、密码、确认密码、选择角色、部门，点击“确定”按钮，新建用户成功，点击“取消”按钮，将输入的信息清除。修改选择用户，点击“修改”按钮进入修改页面，编辑相关内容，点击“确定”按钮，则系统提示“修改成功！”。若未选择，系统提示“请选择一项！”。删除选择要删除的用户，点击“删除”按钮，系统提示“删除成功”。若未选择，系统提示“请选择一项！”。2、学校注册/更新此模块完成对学校的注册、编辑和删除功能。注册第一次进入本系统，点击“学校注册”按钮进入以下页面：输入学校代码和学校名称后点击“注册”按钮即可完成学校注册。注意：学校代码为技术监督局给定代码。编辑、删除如果不是第一次进入本系统，则进入如下页面：点击“编辑”按钮，学校代码和学校名称成为可编辑状态，修改后点击“更新”按钮回到只读状态，或点击“取消”按钮返回。点击“删除”按钮可删除已注册的学校。（删除学校会把相应的院系信息、专业信息、学生基本信息等所有业务数据同时删除。3、编辑院系信息此模块为管理员提供管理院系功能，包括新增院系，编辑原有院系，删除已有院系增加点击“增加”按钮，页面进入增加院系信息页面，输入院系编码、院系名称、选择院系类型，点击确定，新增院系成功。点击“返回”按钮则返回到上一级页面。修改选择一项，点击“修改”按钮，页面进入编辑院系信息页面，输入更改的信息，点击确定，编辑院系成功。点击“返回”按钮则返回到上一级页面。若未选择，系统提示“请选择一项！”删除选择要删除的项，点击“删除”按钮，系统提示“信息删除成功”。若未选择，系统提示“请选择一项！”。4、编辑学生信息此模块可通过身份证、学号查询学生基本信息，或为转学的学生，新增基本信息。查询在相应的文本框中输入学号或者身份证号，点击“搜索”按钮，如存在该学生，页面出现该学生基本信息，如果要修改，则在相应的文本框中填入新信息，点击“保存”按钮，修改成功。若不存在，系统提示不存在该学生。增加点击“增加”按钮，系统进入创建学生信息页面，输入相关信息，点击“确定”按钮，创建学生信息成功。点击“取消”按钮，清除所填信息。点击“返回”按钮，则回到上一级页面。5、编辑资助类别此模块可以增加和删除奖助学金的名称和类型。删除要删除表中已存在的资助学金，在数据显示区的选择列的单选框中选择要删除的项，然后点击“删除”按钮执行操作。若未选择，系统提示“请选择一项！”新增如果要新增加一种奖助学金，可在此页面上点击“新增”按钮以进入以下页面：在此可填入新的奖助学金名称、选择奖助学金类型和填写备注。填写好之后点击“添加”按钮即可完成添加。6、编辑专业信息此模块中可根据条件查询已有的专业、也可删除和增加专业。检索如果要检索已有的的专业，可在“关键字”文本框中填入信息，并在其后选择查询