文件和資料控制程序

1.目的： 对质量管理体系以及环境管理体系的有关文件和资料（含电子媒体）进行控制，确保文件的规范性，同时保证所有文件和资料都是受控的有效文件和资料。2.适用范围：适用于本公司的质量体系、环境管理体系文件和资料、电子媒体管理的控制。3.引用文件：3.1 ISO9002/4.2文件要求3.2 ISO14001/4.4.5文件控制3.3管理手册第5.4章节4.职责：4.1 总经理负责手册和体系文件的批准，以及对电子媒体使用权的批准，并负责公司行政发文内容的签发，必要时由总经理呈报董事长批准签发。此外，负责对相关收文的批示。4.2 行政部负责公司行政发文的起草、核稿，负责对相关收文的传阅批示，以及对相关部门所起草的发文进行核稿。4.3 行政部负责对公司综合性文件的审核、分发、保管，并负责对其保密情况予以监督、管理。4.4 管理者代表负责组织手册和程序文件的编制、修订。4.5 各部门负责对其责任范围内文件的编制、批准、并负责对其所使用的电子媒体进行管理。5.程序要求：5.1 文件的编制与审核5.1.1 所有行政文件的拟稿都必须使用规范的文稿纸。5.1.2 公司行政文件发文由总经理制订内容，行政部经理起草。5.1.3 部门行政文件由各相关部门组织编写，部门经理对所写文件负责，拟稿人在文稿中的“作成”栏上签名，并注明所在部门，如需其他部门会签，则相关部门经理在会签栏中签上姓名、日期。5.1.4 所有公司行政文件由行政部经理审核，以确保行文的规范和质量、文件的密级、主题词等。5.1.5 管理手册和程序文件由管理者代表组织各相关部门人员编写，相关部门经理会签，管理者代表审核。其他质量和环境体系文件由部门经理指定专人编写。5.1.6 电子媒体的编制由公关部提出申请，并提供资料。5.2 批准5.2.1 行政文件审核后，送总经理或受权的副总经理批准，并由批准人签上姓名、意见和签发日期，必要时呈董事长签发。5.2.2 电子媒体的使用，由使用部门提出申请，部门经理签字，经行政部审核后，报总经理批准。5.2.3 公司质量体系和环境管理体系手册、程序文件由总经理批准，部门体系文件由编制该文件的部门经理批准。5.3 文件编号5.3.1 行政文件，以“XXXXXXXX有限公司公司”发文的，编号方法为XXXX（YYYY）XXX号；其中Y表示年份，X表示顺序号。5.3.2 行政部对行政文件统一编号、登记，并对其他公函进行登记。5.3.3 对电子邮件进行编号，方法为取年份及日期后加顺序号。5.3.4 管理手册和程序文件按附表“文件编号办法”编号。5.3.5 其他体系文件由各部门按“文件编号办法”编号。5.4 文件的文印、发放及接收。5.4.1 行政文件的文印、发放。 1）文件编号后交打字员打印，打印完毕后交文件起草人校对，并由校对人签名。 2）文件打印完毕后，送至行政部盖章。 3）行政部负责行政文件的发放、登记，发放范围由拟稿部门提出，行政部统一发放。 4）密级文件应在每份文件上标注顺序号，发放时要通过机要交通传递，以便追查。 5）文件从起草、审核、签发、文印、印章，直至发放稿要严密遵守保密制度，确保文件不泄密。5.4.2 体系文件和资料的发放与接收 1）体系文件由行政部负责发放，发放时填写“文件发放/回收登记表”，由领用人签收。 2）收到其他部门发放体系文件和资料，各部门领用人在“文件接收登记本”上登记。5.4.3 电子媒体中的电子邮件发送及接收填写电子邮件发送、接收登记，经手人签字，收到电子邮件的部门或个人，由相应接收人签字。5.5文件和资料的管理5.5.1 行政文件的管理 1）行政文件一经批准生效后，其原稿及备份由行政部收集、存档。 2）对失效和作废的文件，行政部在原发文登记上标注并按原发文范围及时通知有关部门，各部门接到通知后，应立即登记，并对失效和作废文件做好标识，加作废章，并通知文件使用人。 3）行政文件一经下发，在没有宣布失效或作废以前，不得进行更改。5.5.2 外来文件的管理 1）外来文件的来源 a.上级或有关部门制发的对本公司有关的法律及文件。b.本公司工作人员参加各类会议带回的文件资料。c.顾客提供的标准及相关资料. 2）本公司工作人员参加各类会议带回的文件资料，必须及时将原件交送行政部，由行政部登记在“外来文件登记表”上。 3）行政部及时对外来文件进行拟办，呈办有关领导阅示，并转交有关部门办理。领导应及时阅示的文件，不能搁置。 4）引用文件方法 a.原文转发 b.根据原文精神，结合本公司工作需要，编写实施方案。 5）对于承办完毕，需留存备查的外来文件归档。 6）对于承办完毕，不需归档的外来文件经行政部主任批准，置“办妥”字样，并在收文登记本上做好记录。5.5.3 体系和文件资料的管理 1）对受控体系文件和资料，由行政部列出有效的“有效文件总清单”，发放时加盖“受控”印章。 2）对于非受控体系文件和资料，不受更改的影响过期作废，不必收回。 3）受控的手册发至公司部门经理以上干部及其他指定人员，非受控版本由管理者代表批准，发至有关人员和部门，并登记。 4）程序文件汇编本，发至公司高层领导、部门经理，程序文件单行本根据需要由管理者代表批准发行范围。 5）其他体系文件由编制部门经理决定发放范围。 6）除第三方认证机构外，程序文件一般不对外发放。 7）体系文件和资料的更改 a.在内审及管理评审时应对体系文件进行评审，以评审文件的有效性、适宜性及符合性。 b.体系文件和资料的更改，由原起草部门填写“体系文件更改通知单”，经原审批程序和审批权限审批后，由行政部负责，发至全部领用该文件的部门和个人，由收件人或文员在更改通知单原件上签收。 c.接到更改通知单后，由文件持有人负责及时更改，更改人要在需要改的地方进行更改标识，同时注明更改人、更改日期、更改通知单编号。 8）体系文件和资料的保管 a.领用受控文件的部门和个人，必须要妥善保管，若有遗失，必须填写“文件补发申请单”，经行政部批准后，方可补发，若有人员调动（离职），必须将其所持有受控文件交给部门，部门多余的受控文件及时交行政部。 b.手册和程序文件的原件，由行政部档案归档整理，其他部门所订体系文件和资料原件由各部门自行保管。 9）文件废置和换版 a.文件废置由行政部文员负责实施，批准人或其授权的代表监督，作废后的文件如需要保留，应标明“作废保留”字样，同时加注日期。 b.文件和资料换版后，原版文件作废，并在“文件发放/回收登记表”上做好登记。5.5.4 电子媒体的管理 1）电子媒体的使用面向商务客人及部门办公室人员。 2）必须备案