国际贸易基本操作流程.ppt

国际贸易基本流程,2010-07-16 Marketing dept.,第一章 国际贸易的基本流程,第二章 主要日常事务,1 . 熟悉产品及报价,以便向客户有效地介绍产品及准备样品。 2. 熟悉客户下单习惯(主要采购产品,产品、包装、单据要求等，) 3. 根据客户PO及相关操作信息、合作注意事项或订单执行注意事项做PI，并按公司文件存档要求进行存档；学会核算装柜方式 4. 收到客户订金后制作生产单，安排生产（单据跟踪表） 5 .生产跟踪 (生产跟踪表)，与生产人员落实生产进度。,6. 根据付款方式决定催收货款时间 货前余款, 催促客户付余款并方账后才安排装柜等事宜. 货后余款, 出货后做C/I,P/L,并催促船务部给B/L和保单 COPY件以传给客户收余款 7.寄单或电放 8.日常业务跟进（新产品推介，客户方销售情况了解） 9.在日常操作中，异常汇报要及时到位。 任何环节的任何异常，在第一时间向部门经理汇报不可擅自处理（尊重经验和权威） 例：OP将提单信息中的品名拼错，业务要求其更改提单品名至正确拼写，并产生相应的改单费。 分析：虽品名拼错，若业务可变通地将PI，INVOICE，PACKING LIST中的正确品名按错误 品名去录入，对于目的港清关并不会造成一定影响，且无需去支付额外的改单费！,第三章 跟单具体流程及注意事项,订单前,下单,生产,出货,订单开发、PI签订,生产单,进度/质量,物流/余款/单据,反馈、翻单,第一阶段 订单前期开发工作,一 、各项客户资源，联系跟进。 询价信息 展会信息 网络开发 二 、报价及样品邮寄。 不同客户及询价类型的针对性报价 报价条款及注意事项 样品和相关文件邮寄流程及注意事项,报价条款及注意事项 1) The above qtn is based on FOB China Port terms, not include the Fumigation Charge$90/container and the ORC charge $141/container (if have MOQ: 1x20GP per model if have production schedule) 2)above price is based on exchange rate of $1=rmb7.05; if the exchange fluctuation rate is above 2% before the balance is received, then final balance will be paid according to value day rate,I,.e. original balance amt*7.05/value day rate.If the fluctuation rate is within 2%,the loss wl be borne by the seller. 3)the price wl be subject to change without notice due to the execution of new government policies or new International policy 4)The price is valid before xxxx-xx-xx 同时需结合本部门的实际情况，对报价条款进行增加或调整，具体由部门负责人制定。,样品及单据邮寄流程 (1) 预付国际快递： 填写寄件申请单前台书面确认运费 运费 27美金，财务审核确认后可以寄出； 若运费 27美金，审核后还需由副总经理签字确认才可寄出。 (2) 到付国际快递： 到付账号确认（快递公司）到付样品重量/清单确认（客户） 寄件 到付样品重量/清单确认（客户）到付金额确认（财务） 寄件 (3) 国内快递：直接将填好的运单交给部门经理确认签字后即可寄出。,样品邮寄注意事项 1) 未建立合作的客户索样原则上皆为“我司免费提供样板视货值而定，若为大件 样品，或有较高货值样品，则需收取样品费，客户提供到付帐号或将寄样品所 需的快递费T/T或WESTERN UNION（推荐）给我司。 2) 客人提供到付帐号以后，及时查询其帐户是否有效,同时告之样品重量/清单，得 到客户确认并核实账户有效后方可寄样。 3) 无账号到付，需有客户对样品重量/清单和愿意接受到付的书面确认，但一般不 推荐此操作，极易遭拒付。 4）样品寄出后， 应在当天以邮件通知客户告诉其运单号。并在快件寄出去4天之 后要主动通过相关网站如：/确定客户是否收件，跟进 反馈。,5）如客户通过电汇预付样品费，业务员需等金额到帐后才能安排寄样，寄样申请 书上以财务确认到账为依据; 由于样品费金额较小，一般要求客户选择“西联”方式给 我司支付样品费. 若由我司付费寄样需由部门经理及副总经理批准方可。老客户免费寄檔或样品 需财务和部门经理确认其身份，当其索要样品重量及次数多于其下单频率 1次 时需 与部门经理和总经理确认。（基于其下单金额和利润额） 7） 已下单客户在合同中索回样品寄费： a） 在合同中只返还我司的实际到账金额，而不是客户汇出的金额。需考虑到有银行手续费，我们的实际收款是小于汇出金额，因此不能按汇出金额返给客户。 b） 如寄费金额大于100美金则我方应分批返还（原则上返还运费的比例应小于合同金额的0.005） （尤其对于金额较小的合同，应主动向客户解释合同金额小，利润微，需要分批还样品费） 8) 样品的申报价值应在至少在$1.00以上,9) 向新客户第一次寄单/样品时，应该了解客户有无其它明确需求，可安排同时 寄出其它部门产品册。 10）寄样/件时，你可能还可以用到以下材料： 公司建材一体化手册及光盘针对工程类客户及一体化经销型客户 其它部门产品册针对客户对某产品有明确需求 公司荣誉手册针对海外华人客户 公司小纪念品便于邮寄不增加重量时都可以寄送 10）及时的寄样登记工作 每次寄出的样品和单据， 要按日期、国别、客户名、样品清单或单据单号、快 递公司名和运单号码都录入到CRM系统（客户关系管理/收递收发登记），便于日 后跟进。 11）各快递公司联系方式,DHL： 800 810 8000 帐号： 600332349 Fedex: 800 988 1888 帐号： 265343554 TNT 800 810 9868 需要客人从国外指上门取件,第二阶段 ：下单及订单执行,订单的确认是业务与客户、业务与工厂（采购员）进行的双项 确认。签定PI前业务员应递交草拟的PI交与部门负责人审批 核算签章。经确认后方可执行合同，否则视无效合同。,有效执行,客户,业务,生产,信息1,信息2,信息3,PI要素及Checking List 信用证操作注意事项,客户,业务,信息1,信息2,PI和生产单制作及分发 生产进度跟进及质量确认,业务,生产,信息2,信息3,PI要素： 产品的准确详细描述； 单价的准确性； 贸易方式（保险及运费的描述）； 付款方式； 产品包装； 交货期； 需给客户提供的单据清单的描述； 我司银行资料的准确描述。,PI要素及Checking List,Checking List: 库存状况或和生产排期 采购人员向工厂查客户所欲订货物的库存状况（花色、数量、包装、底标等信息），或者 按单生产所需生产周期。 交货期的确认 保守的交货期确认应考虑到如下因素 订金到账时间（一般3-5天） 内部确认时间（1-2天） 工厂生产时间（根据产品） 工厂收款到账时间（1-2天） 订舱时间（视海运旺淡季） 商检拖柜时间（视内陆运输繁忙程度） 异常事件时间（生产及物流环节都可能出现） 基于以上因素，如何写交货期信息应在向生产人员了解生产情况后，向业务负责人请示。,L/C付款方式时必需留有充足余地（20-30天）以避免无法控制的突发事件影响交单议付。,限重 不同国家、不同客户对集装箱的限重要求不一样，报价/制立PI前需与客户确认其 接受重量，并据此计算实际的Max load核算报价。 迟交货条款 PI上不主动显示关于迟交货的条款，但如果客人强烈提出，则按照国际惯例描述，一 般是延迟一个星期罚千分之五，罚金总额不超过百分之五。因此向客户报交货期时需 严谨，不得随意。 计件单位 PI、Invoice、Packing list、商检/报关资料、 B/L信息等计件单位一律以“PACK”出 现！“PACK”为范围最广的计件单位，其函盖“CARTON，CASE，WOOD CASE等 一切个性计件/包装单位！） 例：某OP将B/L中计算单位显示为Carton导致业务员要求其改为wood case， 从而产生改单费。 分析：若单位显示为PACK，则无需因单位问题而去改单，并发生不必要的费用； 另从某种意义上讲，CARTON可理解为木箱的同等单位，虽牵强，但应无需改单,保险 险率为FOB value*1.1*0.3%, 货前全款，我司可不买保险，但要提醒客户一定要自行购买，或由我方代买，在PI中将险额 加入。 货后全款及L/C：必须做CNI(FOB+ Insurance)条款，在PI中将险额加入。若客户坚持自买保 险，业务员必须向部门经理汇报。 总之，在发货前未收到全款的，不管是何种贸易方式，走船后我司都必须自行立即买保险， 即使客户自己本身说自己会买！ 包装/印刷： 原则我司不接受任何客户个性货包装, 尽可能使用我司品牌包装或中性包装；若客户强烈要求 做个性化包装，需向部门经理及总经理汇报，不得擅自回复客户此类需求；经过经理和总 经理指示后可做OEM包装的,则要必须由客户提供以下两份文件,并将文件交由总经理秘书室处 备案.: a).客户签章认可的有效商标证书, 包括客户主要营业地所在国货物销售国中国 等相关地区的 商标证书. b).客户签章的保证函(具体内容请参照附件),信用证操作注意事项,L/C开立申请书 要求客户正式开证前必须提供L/C Application给我司 L/C条款审核 客户提供申请件后，由业务人员、财务、船务对LC各项条款进行审核。对 不符合要求的L/C要求客户修改。 正本L/C再审 有可能会出现客人同意修改但实际正本仍存在一定不符点的情况。可根据与 客户联系进展状况及客户的购买意愿程度进行相应的生产准备（暂不向工厂 支付定金），具体下一步操作需部门负责人的指示进行。 在收到合格的正本LC后, 应第一时间通直知各部门执行定单,业务人员初审,L/C审单员核审,部门经理复审,业务副总终审,L/C 审核,生产单要素 产品的准确详细描述； 我司型号与工厂型号的转换 客人特殊质量要求 产品包装要求（纸箱、打托及包装标准） 交货期 拼柜样品清单 其它特殊要求 业务员签字后，将生产单连同P/I交由负责人签字，交财务部加盖财务保密章,PI和生产单制作及分发,单据的分发,注： 1、若为LC，应在PI 和生产单上特殊注明， 并提示最晚装船日期。把财务人员已审单签字、确认为可执行的LC COPY件递交一份给船务OP人员 2、交单到以上三方人员时分别要求其在相应的单据交接表上签字。 3、订单执行过程中，如果有任何修改，必须要登记订单更改备忘录。以免信息更改不及时,生产进度跟进及质量确认,订单可正式执行时间,收到客户的 定金/ 全款/ 正本L/C之后 起码有客户汇款底单或客户所 提供的已开立 LC COPY 此时可以理解为订单正式执 行时间。 注：底单必须是银行确认的 回执。申请件无效 。,正式执行传达,立即书面通知 采购、 船务OP、 船务商检人员,生产进度跟进 定期的生产进度会议 （部份）产品的生产进度图片、报告 关键时间结点的掌握 收款日/工厂下单日/关键工序日/出货前1周 质量确认 客户确认样/工厂打样/大货确认样 关键质量控制点的图片、报告 出货前检验报告、大货图片,认真、仔细,物流/货代/运价 FOB条款，订单确认时需与客户确认用哪方货代。 若客户有指定货代，需在第一时间要求提供货代信息，以便我司OP确认相关费用信息。若指定货代的收费不合理，必要时，应配合OP积极与客户沟通，以免走货时因费用问题影响走船。对于新客户, 在收到客户的shipping instruction 时，应同时要求提供Shipper,Consignee, Notify Party等信息。并将指示以书面形式通知OP。 Q: Shipper在什么样的情况下可以不是我司？ Consignee信息为什么尽可能用To order? Notify Party一般是什么人？信息是尽可能简单还是尽可能详细？ 如客户提供货代信息不及时，可以向客户推荐用我方货代并给客户报相应的运价。-详见询海运价格时的注意事项,第三阶段 ：出货,b) CIF条款 安排OP提前询好运价（至少走货前半个月，视海运淡旺季），并于 走货前与OP再一次进行运价确认，需确认其所报运价是否合理，是 否高于当初报价。向客户报运价时需向客户阐明由于运价在不同时 期存在浮动，将于发货前确认最终运价； c) CIF与FOB条款的互相转化 及时变更PI并要求客户书面确认（条款和运价） 货值低/柜量大的情况下如果是货后付款，需重新评估风险。,决定走货的四大因素 1、货物 确认货物按照生产订单要求保质保量完成（生产人员、质检人员） 2、商检 已安排做好并在有效期内（生产人员、船务商检操作人员） 3、舱位 根据ETD信息，确定每周的船期、截关期、装柜期等信息，最终根据货款、生产 及订舱状况确定最终走船（拖柜）时间。 若因指定货代原因影响走货,应及时向客户汇报, 以免客户对我司工作产生误解； 同时向客户提供我司所询运价信息，应尽可能服客户改用我司货代。 4、货款 付款方式为货前余款的应确定余款到账后方能进行实际拖柜操作。在货好前至少 10天之要求客户付款，同时告知客人预计装柜日期、走船时间, 应付金额。收到 余款后及时以书面形式通知相关操作人员。,海运旺季、节假日前夕要把所有工作提前。,为了能及时走货，收款、订舱、商检往往是同期进行，如果再遇上 拼柜货物，异常情况较多，因此，所有相关人员的通力配合和沟通尤为 重要。,橱柜、瓷砖、强化三个部门拼柜，各自交期是50，20，30天，瓷砖应该在什么时候做商检比较好？ 12号通知客户付款，客人承诺付款，到款时间一般要3-5天，船期是20号，拖柜要提前3天，商检在21号过期，该不该走这水船？ 订好了舱位，但货临时出了问题，柜子没拖，会产生费用吗？,沟通,效率,合作,监装检验,对于需要做（第三方）出货前检验监装的, 应事先与检验机构联系,明确各检验注 意事项,检验申请, 并与生产, 船务部门确认检验日期和安排相关工作 对于需作监装的订单，由于需要事先向监装机构提供Invoice，Packing List ；监 装机构会根据提供的数据进行监装并出具相应Certificate给客户；因此,实际报关 商检信息、给验检机构的信息、给客户的出货单据信息要三方一致，否则可能导 致客户由于单证不一致而无法在目的港清关。,收余款 出货单据 邮寄/电放/L/C交单 售后跟进 其它,第四阶段 ：出货后,收余款 主要针对付款方式为T/T、走货后收余款的订单 走货后应第一时间将B/L COPY扫描件、C/I和P/L邮件发给客户要求其付余款； 催款时请列明C/I金额，已收金额及客户应付余额 了解ETA，以便收到款后向客户提供进一步服务。 Tip:对于船期较长的,一般不建议提前告之客户ETA，以避免客户拖延付款时间 货物在到港10天前仍未收到余款，需将情况反馈给负责人。在到港前一周仍未收到余款，应向客户发最后通牒。 催收余款过程中若不能联系到客户，可通过客户指定货代等途径与客户联系，绝不能放弃联系。 Tip:在日常跟进时就要向客户要到手机号甚至其它备用联系方式（如家庭电话） 若为L/C，业务人员则要在交单后密切关注财务到帐情况。,单据 Packing List 根据QC提交出货监装单或验货单（出货当天或次日内）以及提单信息核 对以下项目后制作P/L。 出货型号、数量，是否有短溢装 包装及打托方式 样品清单及所在柜号 色号分布及所在柜号 包装 柜号 提单号 Commercial Invoice 根据实际出货数量/金额制作商业发票。 样品是否要单独做commercial invoice依国家而定,第四阶段 ：出货后,B/L 提单Copy件确认 船离港两天之内要求船务OP提供B/L COPY，即货代在正式出单之会提供“补料”信息给我方确 认。仔细核对 Shipper/Consignee/Notify Party/On board date/运费支付方/货描/件数/重量/ 体积/托盘材料描述等信息。 如this container (doesnt) contain(s) wood packing Q：应该在什么时候与客户确认Shipper/Consignee/Notify Party/？ B/L信息应由业务及OP双方确认签字后方可传真货代出正本 L/C付款方式下需另由LC审单人员确认后方可传真给货代出正本 注：样品是否需报检/报关及BL上显示，向部门/船务负责人请示，以免发生改单 产生额外费用. 对于样品，有些客户要求在提单上显示:如:xx packages of xx sample total weighted xx kgs., 且需另单独做一份于样品的CI。制单时在PL上注明 样品放在哪个柜中，以便客户易于查收样品。,对于是WOOD PALLET或WOOD CASE包装产品，可在货描处另加“THE WOODEN PACKING IS LOADED ON THE IPPC PALLETS”，可能会降低目的港海关查验机率,货前收余款的客户,按客户要求显示,寄单之前一定要把所有单据检查一遍, 最终B/L不一定与B/L确认件一致(以前出现过很多类似情况；若发生最终B/L与B/L确认件不一致，是否需改单由部门负责人决定；若发生改单，改单等费用由货代自行承担),货后收款或指定货代, 尽可能显示成 To order,若为货后收款或指定货代, 尽可能显示成 To order ，且应尽量出正本船东单起码为正本HOUSE B/L。当与客户出现货款等各种纠纷时，船东单较便于我司安排转运或更改CONSIGNEE 信息。 NOTIFY PARTY可以写客户资料.,重要：关于CONSIGNEE显示,Q：货后收款，我司指定货代, consignee可按客户要求显示提货人吗？,背书 若CONSIGNEE为TO ORDER，给客户寄正本单据时必须对正本B/L进行背书即在B/L背面盖章 提单更改 在业务操作中,有时买方会要求更改提单Consignee或Shipper(尤其是买家为中间商时),从而造成订单与提单的信息不一致存在潜在风险。在收到客户此类要求时应该要求客户签具相应保函。具体内容见改SHIPPER保函及改consignee保函。,Q：执行此操作的必要先决条件是什么？ A：我司已收到全部货款，特别是在要求更改Shipper的情况下。,Insurance certificate 在我方购买保险的情况下，根据提单信息在开船后三天内购买保险。 OP人员与业务人员进行B/L信息核对时，业务人员即在较对版B/L中注明 是否买保险，发票金额、贸易术语FOB/CIF/C&I 如果给客人采取电放货物的方式，则不要忽视将保单扫描件电邮给客户，避免客户收货时 因为破损等原因无法及时联系到当地保险代理。 C/O或Form A 根据进口国的不同申请，一般而言copy件是有效的。 薰蒸证或植检证 使馆/贸促会的发票认证 根据进口国的不同要求相关人员安排。 Others FCR (Freight Cargo Receipt) 只有在货前收全款的情况下才能代替B/L出具（ 因为FCR 并不是物权凭证) 各国的其它认证或文件要求需根据需要特别安排。,单据传递,Form A or C/O,薰蒸证或植检证,使馆/贸促会 发票认证,保单,船务商检人员,船务商检人员,船务商检人员,财务人员,B/L,船务OP人员,单据 提供人员,提单ON BOARD DATE 后的5日之内,提单ON BOARD DATE 后的5-10日之内，正本财务保存,付款方式是T/T：收到全款后，需立即安排电放或寄单。 寄正本单据 准备签字的C/I 和P/L各四份到财务盖章， 财务各留一份，将其余各三份正本连 同其余P/I上所要求的单据寄给客户； 注意： 寄件前需核对清单，漏寄或错寄产生的损失将由个人承担。 寄单时要在寄件内容上详细注明文件内容包括：文件所属合同号，提单号，CO/FORMA编号等。所有文件要和快递底单复印件一起存档。（Why?) 寄单后，要通知客户快递单号，货到前三天需再次提醒客人及时提货，直到收到客户的确认回复。 文件寄出后，需跟进到达及签收情况。可进入快递公司网站将派件及签收情况打印出来留底备查。 收货人为To order的B/L不要忘记背书，同