东方航空公司ERP系统最终用户培训手册采购模块.doc

拷贝数量_China Eastern Airline End User Training Document东方航空公司ERP系统最终用户培训手册采购模块撰写人:东航项目组撰写日期:2003年3月21日最后修改日期:2003年4月28日文控编号:版本: 1.1审批人:东航项目组文档控制更改记录DateAuthorVersionChange Reference03/28/2003刘伟1.02003/4/28李其祥1.1修改内容查阅NamePosition分发Copy No.NameLocation 目录 文档控制2更改记录2查阅2分发2目录3编写说明5目的5使用对象5参考文档5相关岗位及职责6岗位及职责6Oracle采购系统基本操作说明7如何登录Oracle采购系统7浏览器窗口说明8工具栏说明9下拉菜单说明10系统快捷键说明12请购单的手工录入13 请购单的汇总、查询及相关内容15采购订单处理20手工录入采购订单21标准采购订单的自动生成23一揽子采购协议发放的审批25采购订单的查询26采购订单的接收30采购订单接收的退回32接收的更正34供应商管理36新建供应商36供应商合并39报表42报表的提交42报表的打印、输出46总结47编写说明最终用户培训手册的每一章将按采购业务中涉及的基本操作类型来展开，包括以下两个方面：l 操作说明：简要叙述操作的背景、用途、注意点等。l 操作过程：简要叙述操作的步骤。目的这是最终用户教育培训的辅助教材，使相关人员在清楚了解将来业务流程的同时，能熟练掌握ORACLE采购订单管理系统的操作。使用对象最终用户培训手册适用于东航有关部门物品的采购申请审批人员、采购的审批人员、具体的执行人员以及仓库的保管人员。参考文档l 东方航空股份有限公司财务管理信息系统库存系统解决方l 中国东方航空公司ERP升级项目需求匹配和差异分析l 中国东方航空公司ERP升级项目测试文档相关岗位及职责岗位及职责编号岗位主要职责人员..9.10.Oracle采购系统基本操作说明本章介绍使用Oracle应用软件的有关基本操作。如何登录Oracle采购系统1. 启动Oracle应用软件系统在Windows2000的桌面上双击Oracle应用产品的快捷方式图标 启动后弹出Oracle应用产品窗口，如下图：3输入用户名：在用户名栏键入自己的用户名（用户名由系统管理员分配指定）4输入口令：l 输入用户名后敲“回车”键、 “Tab”键或用鼠标单击口令栏将光标移至口令栏l 输入自己的口令5选择责任：l 输入密码后，敲“回车”键或点击“连接”，进入“责任”窗口：l 处理日常业务时用鼠标选中自己使用的菜单栏目，如“采购管理系统超级用户”后点击“确定”或用鼠标双击，进入指定窗口。浏览器窗口说明2)2)1)3）登录系统后，出现如下屏幕： 1） 定位列表区：显示出所需要的功能表单名，双击表单名或点击“打开”键或回车，均可进入相应的功能表单，也可以将以加号 (+) 开始的项目扩充至更远的子层直至找到所需的表单。子层在扩充项目的下面缩排显示。2） 前十个定位列表区：如果有经常使用的表单，可以将它们复制至前十个定位列表区。前十个列表显示出表单名，可以立即选择它们而无需在定位列表区中搜索。添加方法：在定位列表区中选择需用的表单，点击向右的箭头；删除方法：在前十个定位列表区中选择需删除的表单，点击向左的箭头。3） 扩充/折叠按钮：用于扩充或折叠功能表单。 扩充 折叠 扩充所有子层 全部扩充 全部折叠 工具栏说明系统工具栏如下图所示： 保存 剪切 删除记录 附件 查找 打印 粘贴 缩放 窗口帮助 新建 下一步 复制 编辑字段 文件夹工具返回至浏览器 关闭表单 清除记录 转换 下拉菜单说明系统内功能表单中的下拉菜单如下图所示：从图中可看出，既可以使用工具栏，也可以使用下拉菜单，对系统表单进行操作。 系统快捷键说明在ORACLE系统中，除了可以使用工具栏和下拉菜单进行操作外，系统还提供了快捷键，以方便系统表单操作，下面列举一些常用快捷键：Ctrl-S保存Ctrl-L值列表F11 输入查询条件Ctrl-F11查找符合条件的记录（如果不用F11输入查询条件，使用Ctrl-F11则查找出所有记录）请购单的手工录入本章主要介绍在采购系统中如何手工输入采购申请单路径：采购申请申请。 输入请购单的总体信息134872 56 1. 在类型栏中，选择类型为采购申请。2. 在说明栏中，输入自己请购单的标识。3. 选择库存组织4. 输入地点5. 来源6. 选择建议供应商（可选）7. 在项目区域输入请购的项目信息（可输入多行信息）。l 输入项目类型l 输入项目编号l 项目类别及说明会自动带入输入请购单的项目信息2 1. 在数量栏中，输入所需数量。2. 在价格栏中，输入所需材料的单价（此价格可从项目信息自动带出）。3. 在日期栏中，选择材料需求日期。这样一张请购单所需的基本信息已完成。保存，请购单的编号将自动产生。单击“审批”提交批准。选择相应的审批层次和审批人。点击确定 请购单的汇总、查询及相关内容本章主要介绍如何查询已输入请购单的状态、活动历史、存在问题等。本操作适用于请购单的日常查询。请购单查询路径：采购申请申请汇总5421根据屏幕相关内容查询条件(可选)进行查询:631. 按请购单号2. 按编制人3. 按项目4. 按单据类型5. 按请购人6. 选择查询结果按“查找”按钮进行查询，进入请购单汇总窗口。注意上图中的审批状态，点击鼠标选择要查看的记录按行按钮可查看请购单行信息。按新建按钮可输入新的请购单。按打开按钮可修改审批状态为未完成的订单。请购单控制路径 ：采购请购单请购单汇总选择菜单：工具控制1. 选择活动，更改单据状态。2. 输入进行此活动的原因。点击“确定”，请购单的状态被更改。请购单历史记录查看路径 ：采购请购单请购单汇总选择菜单：工具查看活动历史记录显示该请购单活动的历史记录请购单模板应用路径 ：采购申请申请 进入请购单录入屏幕点击“目录”按扭1 选择请购单模板2 点击“查找”按钮出现供应商项目目录窗口1. 选择所需行项目2. 点击添加，复制记录到订单区，被选区中已选择项将变为蓝色3. 输入请购数量4. 输入需要日期重复1-4输入其他请购项目。请购项目输完后，点击“选择”按钮，所需项目将被复制到请购单上。对于一些经常需要请购的物料，可以建立申请模板，利用申请模板直接把物料复制 到请购单上，方便快捷。采购订单处理本章主要介绍在采购系统中如何进行采购订单操作。在ORACLE 采购系统中采购订单分为标准采购订单、计划采购订单、一揽子采购协议和合同采购协议四种类型。采购订单处理的总体流程为：输入采购订单 (手工和由请购单生成)审批采购订单查询及控制 手工录入采购订单路径：采购订单 采购订单 或：采购订单 采购订单汇总新建PO采购订单的总体信息l 选择该张订单的采购订单类型“类型”。l 输入该订单所属的供应商名称“供应商”。l 输入该供应商的地点l 输入该供应商的联系人l 输入该张采购订单的采购员。l 此时注意采购订单的日期“已创建”和状态“状态”。输入采购订单的明细信息当输完采购订单的总体信息后，开始输入订单行信息1. 输入物料代码“项目”。2. 输入采购数量“数量” 3. 修改采购订单价格“采购价格”。 在采购单录入主屏幕上,选择“审批” 标准采购订单的自动生成本章主要介绍在采购系统中如何根据采购申请自动生成采购订单。路径：采购订单 自动创建查找需要的请购单1输入采购申请单的查询条件(注意“批准”应选择“是”)单击查找。选择请购单行建立采购订单.选择一行或多行申请行，在行前打勾。活动域选择创建单据类型域选择标准采购订单。点“自动”进入下列屏幕，点击“创建” ，进入采购订单输入屏幕。您可以进一步修改您的采购订单，输入供应商、需要日期等必须录入的内容，然后保存，提交审批。一揽子采购协议发放的审批本章主要介绍一揽子采购协议在发放时提交审批的操作过程。提交审批路径：采购订单发放在采购发放录入界面，输入一揽子采购协议的订单号，输入发运组织和发放数量，需要日期等信息后，存盘，单击“审批”。以后的操作同采购订单的审批。审批通过后，就可以对这一协议进行发放。 采购订单的查询本章主要介绍如何查询采购单信息。 路径：采购订单采购订单汇总4231 65如上图所示,可以输入各种查询条件1 按采购订单号2 按采购订单类型（如采购订单，一揽子协议）3 按供应商4 按采购员5 按项目信息6 选择查询结果单击查找，符合条件的采购订单就出现在采购订单汇总界面上选择要查看的采购订单，通过“工具”菜单中相应的子菜单，可以进行如下操作：查看订单行路径：工具查看行显示该订单的采购行信息查看发货信息路径：工具查看装运显示该订单的发货信息查看分配信息路径：工具查看分配显示该订单的帐户分配信息查看接收信息路径：工具查看接收显示该订单的接收信息查看订单活动历史记录信息路径：工具查看活动历史记录显示该订单的活动历史记录查看订单相关的发票信息路径：工具查看发票可显示该订单相关的发票信息采购订单的复制路径：工具复制单据复制采购订单采购订单的控制路径：工具控制显示控制单据窗口1 选择活动内容。2 输入活动原因。3 点击“确定”保存退出。采购订单的接收本章主要介绍在采购系统中如何根据采购订单接收供应商交货。采购订单的接收包括直接接收入库、检验接收入库和标准接收三种方式。本章主要介绍在采购系统中如何根据采购订单接收供应商交货。正常采购物料的接收使用标准接收和直接接收两种方式。路径：接收接收查询接收信息： 来源类型：选择供应商（供应商）。采购订单：输入采购订单号。输入接收的项目编码。 按“查找”键或回车，表示接收查询条件，进入下一查询结果屏幕。采购接收检查送货单信息与此处的订单信息相符后，输入实际接收的数量。保存。点击“题头”键，出现下图： 此处是系统为该次接收产生的收据号，必须记录下来。采购订单接收的退回本章主要介绍在采购系统中如何退回已经接收的物品。本操作适用于所有物品的采购接收的返回。路径：接收 退货查询符合条件的收据 接收（收据号）：输入送货批的收据号。也可输入采购单编号、供应商和项目编码作为查询条件。按“查找”键或回车，表示接收查询条件，进入下一查询结果屏幕。 输入退货信息点击相应记录,选择所要退货的记录输入要退货的数量选择退回目标如果该项目要求批次-序列控制,点击批次和序列输入具体的批次-序列.(具体操作见材料的交货入库处理)接收的更正本章主要介绍在采购系统中如何根据对接收数据进行更正。本操作适用于所有物品的采购接收的更正。路径： 接收/ 更正查询符合条件的收据 接收（收据号）：输入送货批的收据号。也可输入采购单编号、供应商和项目编码作为查询条件。按“查找”键或回车，表示接收查询条件，进入下一查询结果屏幕。 输入接收更正信息输入更正的数量在方框里打钩保存后退出.供应商管理本章内容主要介绍在在采购管理系统中对供应商的增加、修改。本操作适用于在日常业务定义及维护供应商信息。新建供应商在供应商视窗中设置供应商，以记录您从其接收货物和服务的个人和公司信息。 为供应商和供应商地点输入的信息，在以后将作为输入该供应商的事务处理时的默认值。路径：供应基准供应商输入供应商基本信息输入新供应商的名称、编码、及适用的付款条件和供应商类型等信息后。 点击地点按钮输入供应商的地点、地址、电话等信息。当保存了新供应商的付款条款是预设的默认值，您可以对这些值进行修改。注意，如果您输入的供货商名称或编号已经存在，Oracle系统将显示一条错误信息，且不允许继续输入，您需查明其是否为重复录入的供应商。输入供应商分类信息。输入供应商类型输入供应商地点详细信息。上述信息输完后，点击地点按钮进入以下屏幕。11 输入地点和国家名称2 输入地址。3 输入所在地信息4 输入邮政编码5 输入地点选项l 是否支付地点l 是否为采购地点l 是否仅为询价地点6 输入该供应商地点的电话信息输入供应商的联系人信息。每个供应商可有多个联系人。1231 输入联系人姓名2 输入联系电话3 输入失效日期（必要时输入）选择其他选项可以输入您要记录的供应商地点其他信息，例如：银行帐户、会计、发票税等信息。如需查看其会计信息的默认值，您可根据实际情况修改其默认值。保存所做的工作。供应商合并本章内容主要介绍在在采购订单管理系统中合并供应商信息本操作适用于在日常业务对重复的供应商进行合并。路径：采购供应基准供应商合并选择合并内容 发票： 在此选择要从旧供应商传送给新供应商的发票全部： 传送旧供应商所有的发票未付： 只传送旧供应商未支付的发票无： 不传传送旧供应商的发票 PO： 如果要将所有采购订单从旧供应商传送给新供应商，请选择“PO （采购订单）” 输入旧供应商名称和地点以及新供应商名称。应付款管理系统会将信息从旧供应商传送给新供应商。 如果您要将旧供应商地点重新指定给新供应商，请选择“复制地点”。在合并期间，应付款管理系统将输入合并日期作为旧供应商地点的失效日期并使用您选择要传送的信息来创建新供应商的新地点。 如果您要将旧供应商地点信息与新供应商地点信息合并，请勿选择“复制地点”，而是在“地点”字段输入新供应商的现有地点之一。合并期间，应付款管理系统将输入合并日期来作为旧供应商地点的失效日期并将您选定的所有信息与新供应商地点信息合并。 合并供应商信息单