OA发文收文使用手册.doc

云南省文山壮族苗族自治州教育局电子政务平台简明操作手册云南省文山壮族苗族自治州教育局电教中兴云南电信公众信息产业有限公司2011.3目录1.户端设置注意事项22.页面介绍23.文件处理流程说明33.1.登记33.2.传阅批示43.3.处理结果53.4.拟文53.5.科室负责人审查73.6.文秘审稿93.7.分管领导审签93.8.主要领导签发113.9.办公室办文号123.10.文印室排版123.11.办公室盖章133.12.分发文件143.13.特送环节153.14.电子公文归档16登录流程单击登录百度中输入：文山教育网 单击市教育局登录用户名和密码1. 户端设置注意事项下载控件1) 在第一次成功登陆后，必需先在系统界面的右上方点击“控件下载”，下载并安装控件；2) 对于OA系统中弹出的所有页面、窗口、插件要允许运行；2. 页面介绍用户登陆到系统中之后，点击左边导航栏中“公文管理”下的“公文管理”应用模块，即可办理电子公文。如下图示说明公文处理状态导航栏，点击可隐藏：3. 文件处理流程说明新版本的OA系统，在业务流方面采用了规范化的、可定制的、业务流设计，减小了业务操作的难度、实现了电子公文交换业务流的规范化、增加了电子公文交换业务操作的灵活性。发文流程针对办件实际的业务流程，系统初步配置了办件的业务流程，如图示： 收文流程注：流程可由管理员随时更改配置3.1. 登记(1) 登记收文OA系统中智能文件箱系统进行了数据接口整合开发设计，所以办件在智能公文箱系统中登记后，OA系统中同时会产生一条新记录，然后再转到OA系统中进行办件的电子公文办理审批操作。(2) 提交下一环节点击按钮，会要求选择下一环节处理人，如图示：点击“地址本”选择下一环节处理人之后点击， 系统就会把文件传给他，等待进行下一环节的办理。依照上例，公文分送给下一环节处理人；3.2. 传阅批示(1) 填写意见点击按钮 会弹出一个填写意见框，如下图所示：你可以双击鼠标选择左边了出的皮是用用语，也可以最右面空白框里直接输入批示意见，然后点击确定，这样就把意见写到相应的批示框里了，后面还会有你的姓名和填写意见的日期和时间。3.3. 处理结果 之后，点击 “流程结束”，至此流程结束。3.4. 拟文（1）登记发文表单在“公文管理”模块下的点击“收文管理”会出现如下图所示界面点击新增 之后点击按钮就可以开始登记发文表单了。 发文表单 （2）编辑正文表单登记完之后点击按钮，表单下面就会出现office控件，在里面就可以编辑正文，也可以把已经编辑好的文件拷贝到控件中。（3）提交表单和正文都确认无误后就可以提交下一环节了，点击选择下一环节处理人，再点击显示地址本对话框，如图示：在左栏中选择部门（红色框图中），中间栏（蓝色框图中）显示所选部门的人员信息，双击人员信息或单击后再点击“选择”按钮，所选人员会在右栏中显示（黄色框图中）。 选择好人员之后，点击或双击，所选定人员就会出现在“下一环节处理人”栏中，如上图示，之后点击，提交给下一处理环节，如图示：3.5. 复核点击待办事宜中显示的文件（1） 查看代办公文相应负责人登入系统之后我们就可以看到如下界面修改的内容会有不同的颜色显示点击就可以查看（2） 查看无误后就可以填写意见，如下图所示：意见填写完成后的效果：（3）提交3.6. 审核（1） 打开代办文件（2） 老师接待这个文件后就可以对其正文进行编辑，修改内容又会有不同的颜色，如下图：编辑过的内容（3） 提交3.7. 领导审签（1） 打开待办文件（2） 正文修改，我们的领导在审签环节，是可以对正进行编辑和修改的，而且系统会记录下这些修改的痕迹，如下图所示：编辑过的内容（3） 正文无误后，就可以进行审签了，即填写审签意见，意见填写后的效果如下图所示：（4） 审签完之后就可以提交下一环节了。3.8. 文印室排版（1）套红头 办光标点到正文标题前，点击选择模板套红头，既可以把红头加到 (2) 正文排版 讨好红头后，还可以对其调整（3）保留痕迹 在这一步，文印工作人员首先点击，就出现如下图所示对话框：对前几个环节的修改痕迹进行保存，然后查看进行排版，保证排版正确后既可以点击那么排版工作就结束了。对前几个环节的修改痕迹进行保存，然后查看进行排版，保证排版正确后既可以点击那么排版工作就结束了。（1） 提交3.9. 办公室盖章（1） 盖章办公室主任打开文件后，点击下拉箭头选则公章，再点击按钮就可以把印章加盖到光标所在位置：（2） 提交3.10. 分发文件（1）分发人打开文件后就可以在右上角看到有以下几个按钮，点击按钮就可以开始选择需要分发文件了（2）查看已分发文件 之后我们登陆后局可以在信息发布模块“文件分发”里看到最近分发的文件。如下图所示： 点击进入文件后可以看到其中显示出查看范围、未签收人员、签收人员，如下图：（3）结束流程 当分发完毕，不需要再分发，可以点击按钮，就可以完成公文的办结。结束流程办结公文栏流程结束之后，参与本次文件分发的人员都可以在“办结”里看到已办理完成的文件（15天内）。3.11. 特送环节 特送环节，顾名思义就是可以绕过繁琐的正常流程中的环节，直接将文件发到所需的环节，那么从“科室负责人审查”环节开始就可以使用“特送环节”功能了，有的文件不需要，办公室主任审核，就可以在科室负责人审查环节使用特送功能，直接跳到分管领导审签，如果也不需要分管领导审签也可以跳到主要领导审签环节，甚至可以直接跳到最后一步。如下图所示：（1） 点击特送环节点击就可进行特送（2）选择需要特送到的环节， （2） 点击确认，再选择该环节的处理人，再点击确认即可。3.12. 电子公文归档经授权的档案管理人员打开“发文档案”目录可以看到点击可进入下面的界面再点击就可以看到待入卷的文档，选中需要入卷的文档，点击按钮会弹出下面的对话框：点击确认就可以看到下面的对话框，选择一个分类，再点击确认就可以把文件存入这