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IT项目成本管理东风汽车有限公司信息系统规划部陈平2011年10月IT项目成本管理摘要：现在越来越多的部门认为信息化对一个组织或一个企业支持是不可缺少的，但随着IT项目服务范围、用户数的增加，导致企业IT项目成本快速增长，企业信息化成本居高不下，项目超出预算的情况也经常发生，因而对IT项目的成本管理也显得异常重要。本文阐述了IT项目成本管理的主要过程，成本控制办法以及在此基础上指出信息部项目成本管理存在的问题及建议。关键字：IT项目成本管理、资源计划、成本估算、成本预算、成本控制一、 什么是IT项目成本管理IT项目成本管理包括确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程。“批准的预算”和“项目”是项目成本管理的两个关键词语。项目经理必须明确项目范围、交付时间和成本估算，努力减少和控制成本满足项目需求。项目的成本管理主要过程如下图所示：项目成本管理的主要过程成本控制成本估算成本预算资源计划控制项目预算的变化。输出是，修正的成本估算，更新预算，纠正错误。完工估算，总结经验教训等。估计完成项目所需资源成本的近似值。本过程输出是成本估算，辅助细节和成本管理计划。将整体成本估算分配到各单项工作，建立一个衡量绩效的基准计划。输出是成本基准计划。决定实施项目活动需要使用什么资源，每种资源的用量及使用时间。本过程的输出是一个资源需求清单。 图1：项目成本管里主要过程图二、资源计划资源计划是要确定完成项目需要什么资源、资源的数量以及什么时候使用这些资源。资源计划是成本估计、成本预算和成本控制的前提，组织和项目的特征将影响资源计划；制定资源计划真正实用的工具是专家判断和替代方案。1、专家判断拥有类似项目经验和专长的人员在完成项目资源计划时是非常重要的，他们和项目的执行组织一起有助于决定什么资源是必须的。2、可替代方案详细的集体讨论和评估与资源有关的替代方案是非常重要的，不同的替代方案可做出不同的成本估算（由于多数项目都涉及到很多人力资源，不同公司的人力成本差别很大）。3、资源计划输入输出 资源计划输入: WBS，范围说明书，历史信息，资源信息等。资源计划输出: 资源计划清单(它为人力资源管理和项目采购管理提供了重要信息。三、成本估算成本估算是一个为完成项目各项活动所需要的资源的成本的近似估算，主要是针对资源需求进行的。成本估算支持细节成本管理计划WBS资源需求/资源率活动工期估计会计科目识别的风险历史信息成本估算估算工具与技术和技术图2：成本估算输入输出图项目经理如果想在预算限制内完成项目，就必须进行严格的成本估算。成本估算是一个近似估算。估算主要是针对资源需求进行的，成本估算因项目性质的不同可进行多次。对于独特的项目产品所进行的逐步细化，需要多次进行成本估算。1、成本估算的类型成本估算按不同的阶段可分为量级估算、预算估算和最终估算三种类型，不同的估算类型精确度也不一样，从低25%到高出75%差异很大，项目经理可按项目所处阶段不同需求，选择不同的估算类型，进行成本估算。下表是成本估算类型表：估算类型何时做为什么做精确度量级估算（概念估算）（可行性估算）在项目生命周期中非常早，通常是在项目的概念或启动阶段进行为项目选择决策提供成本估算(预算编制阶段)-25%+75%预算估算（类比估算）（自上而下估算）早，项目计划阶段（WBS制定前）进行将资金拨入组织的预算（年度预算下达金额）-10%+25%最终估算（详细估算）（自下而上估算）项目计划阶段（WBS制定后）进行为采购提供详情，估算实际成本（发采购计划单金额）-5%+10%1.1、量级估算量级估算提供了项目成本的一个粗略概念，是在没有详细数据的情况下进行的一种大概估算。它在项目早期，甚至在项目开始之前应用。项目经理和高层管理人员使用量级估算帮助项目选择决策。进行这种类型的估算通常是在项目概念或启动阶段进行。精确度一般从-25%到75%，意思是项目的实际成本可能低于量级估算25%，或高于量级估算75%。对IT项目估算而言，该精确范围经常更广。1.2、预算估算预算估算是在项目计划阶段进行的估算，此时你已经获得了更多的项目信息，但还未能将项目的工作分解的很详细，因此要在确定项目需要做的主要工作的前提下，通过预算估算来确定要划入该项目的预算，也就是说，被用来将资金划入一个组织的预算。是一种自上而下的估算方法。其精度一般在-10%到25%，意思是实际成本可以比预算成本低10%或高25%。1.3 、最终估算最终估算提供了一个精确的项目成本估算，通常用于采购决策的制定。因为这些决策需要精确的预算，也常用在估计项目最终的成本。成本估算过程的输出包含成本估算、支持细节资料，成本管理计划等。2、成本估算工具和技术在做成本估算时我们要使用一些工具和技术。下表是估算工具和技术与其相应的特点。估算工具和技术手段特点类比估算法使用以前的相似项目的实际成本作为目前项目成本估算的依据。较其它方法更节省但不是很精确。自下而上估算法估算单个工作项，然后汇总成整体项目。能够提高估算的精确度但花费时间长，应用代价高。参数模型估算法在数学模型中应用项目特征（参数）以估计项目成本。参数易于定量时，参数模型是最可靠的。计算机化的工具电子数据表和项目管理软件等计算机化工具使用恰当的话能够改善估算的精确性。2.1、类比估算法类比估算法：通常是与原有的类似已执行项目进行类比以估算当期项目的费用。类比估算采用以前相似项目的实际成本作为当前项目成本估算的依据来对当前项目进行估算。这是一种专家判断法。当以前的项目跟现在的项目在本质上很相似，而不仅是外表上相似时，类比估算法是最可靠的方法。另外，进行估算的项目组必须拥有所需要的专门技术，以决定项目的某一部分比类比项目便宜还是贵。但是，如果被估计的项目包括一种新的程序语言、新技术或使用新型硬件或网络，类比法容易导致很低的估算，准确性比较差。2.2.2自上而下估算法自下而上估算法：这种技术通常首先估计各个独立工作的费用，然后再汇总从下往上估计出整个项目的总费用（单独估算项目中的每项活动或工作，然后把他们加起来算出总体项目成本）。这是一种非常准确的估算方法，前提是每项工作的估算要准确，但是进行这种自下而上的估算需要相当长的时间，因为必须对每个工作包进行估算并且准确地包含在自下而上的计算过程中。如果一个项目有详细的工作分解结构，可以让底层的任务负责人建立自己的成本估算，然后将所有的估算加起来，产生更高一级的WBS项的估算，最终完成整个项目的估算，因为由具体负责人的估算任务的精度比较高。如果对项目的活动没有准确的信息，应该使用自上而下的技术。2.3、参数模型估计法参数模型估计法：将项目的特征参数作为预测项目费用数学模型的基本参数。如果模型是依赖于历史信息、模型参数容易数量化，且模型运用仅是估算项目范围的大小，则它通常是可靠的。这里的思想是找到一个参数或多个参数，这些参数与项目成本保持成比例的变化关系，然后把这些参数插入一个模型来计算出总体的项目成本。如果建立模型所用的历史信息是精确的、项目参数容易定量化，并且模型就项目大小而言是灵活的，那么这种情况下参数模型是最可靠的。如果参数不合适差距就会很大。2.4、计算机化的工具计算机化的工具：项目管理软件及电子表格软件辅助项目费用的估计。项目管理软件对于成本估算而言是一种有用的工具，就像人们使用电子表格的程序一样。借助相关的软件我们可以更容易更快速地完成成本估算任务。恰当应用计算机化工具，有助于改善估算的准确性。3、 IT项目成本估算的典型问题尽管有很多项目成本估算的工具和技术，IT项目成本估算仍然非常不精确。其原因有以下四点：一是为大型软件项目做一个估算是一项复杂的任务，需要巨大的努力。很多估算必须迅速进行，并且在明确系统要求之前做出。二是进行软件成本估算的人经常没有太多的成本估算经验，特别是对大型项目而言。也没有足够多的精确、可靠的数据作为项目估算的依据。三是人们有低估的倾向。项目经理或高级管理者很可能以自身的能力为基础做估计，而忘记真正工作的是他的下级。另外，经常忘记大型IT项目的综合和测试所需要的额外成本。四是管理者可能要求做估计，但是其真正需要的只是一个能帮助他们赢得项目立项和获得内部资金的一个数字。四、成本预算成本预算定义：成本预算是将项目成本估算分配给单个工作任务，制定一个成本基准计划以衡量项目绩效。项目成本预算工作分解结构项目进度计划成本预算成本基准计划成本估算结果图3：项目成本预算输入输出图成本预算中应该包括项目中所有期望完成的工作的成本。还会有一些未被识别的其他活动也需要加入到这个预算中。预算中还应该包括一部分储备金，以应对计划外的、不可预见的、可能发生的风险。因为尽管我们画了很大的力气制定计划，但仍有意外发生，最好保留一部分机动资金，宁可不用也不要在需要的时候没有。成本预算是将成本估算分配给单项工作任务，因此，制定项目进度和成本估算过程必须在成本预算过程之前完成。成本预算过程向各个项目活动分配成本估算，用来在以后的过程中衡量项目的变更情况，因此成本预算是衡量成本的基线。很多组织在准备预算方面已经建立了完善的程序。成本预算还提供一个成本基准计划。成本基准计划是一个按时间分布的、项目经理用于测量和监控成本实施情况的预算。对于每个主要项目活动按时间的成本进行估算，为项目经理和高级管理层进行项目成本控制提供基础。一般情况下，成本预算完成之后项目的执行就正式开始了，在项目的执行中我们也不能忘记要对成本变更进行有效的控制。五、成本控制成本管理计划项目成本控制包括监控成本执行绩效，确保一个修改的成本基准计划中仅包括适当的项目变更，以及通知项目干系人那些经核准的，影响成本的项目变更。下图是成本控制过程：建立成本基准计划执行绩效报告绩效测量变更请求确定变更的发生和将要发生的变更修正的成本估计和项目完成估计经验教训纠正措施图4：项目成本控制过程1、 成本控制的内容成本控制的内容包含根据成本计划监督成本的运行情况及成本偏差，记录成本基线发生的所有变更，防止不正确的、不合适的、未批准的成本变更，成本变更时通知相关的项目干系人，最终将成本偏差控制在可接受的范围内。2、 绩效测量成本控制的一个非常重要的工具是绩效测量。绩效测量通过将实际的项目结果与期望的项目计划结果相比较，对相关的偏差情况作评估分析，来确定偏差是如何引起的，是否需要采取纠正措施。绩效测量的表现形式就是成本执行绩效报告，项目组成员应该在项目的各个里程碑发布项目绩效报告，通过定期发布项目绩效报告确定是否需要调整成本预算。3、挣值分析尽管有很多普通会计方法可以衡量成本执行情况，然而，项目管理领域中有一个特有的，非常有效的成本控制工具，就是挣值分析。挣值分析是一种项目绩效衡量技术，它综合了范围，时间和成本数据。它对计划完成的工作，实际挣得的收益，实际花费的成本进行比较，以确定成本与进度是否按计划进行。 图5：项目挣值分析图3.1、挣值分析的三个基本参数包括：计划值（PV）、实际成本（AC）和挣值（EV）： （1）计划值（PV，Plan Value）：计划在一定时期内用于某项活动的已经批准的整个成本估算的一部分。也称“计划工作预算成本” （Budgeted Cost of Work Scheduled，BCWS），或叫“预算”。（2）实际成本（AC，Actual Cost）：在给定时间内完成一项活动所发生的直接成本和间接成本的总和。也称“已完成工作实际成本”（Actual Cost of Work Performed，ACWP）（3）挣值（EV，Earned Value）：又叫已完成工作量的预算成本（BCWP，Budgeted Cost for Work Performed）。指项目实施过程中某阶段实际完成工作量及按预算定额计算出来的工时（或费用）。计算公式是： EV=BCWP=已完成工作量*预算定额 3.2、挣值分析法的四个评价指标：进度偏差（SV）、成本偏差（CV）、成本执行指数（CPI）和进度执行指标（SPI）： （1）进度偏差（SV，Schedule Variance）SV是指检查日期EV和PV之间的差异： SV=EV-PV=BCWP-BCWS 当SV为正值时，表示进度提前；当SV等于零时，表示实际与计划相符；当SV为负值时，表示进度延误。 (2)成本偏差（CV，Cost Variance）。CV是指检查期间EV和AC之间的差异： CV=EV-AC=BCWP-ACWP 当CV为正值时，表示实际消耗的人工（或费用）低于预算值，即有结余或效率高；当CV等于零时，表示实际消耗的人工（或费用）等预算值； 当CV为负值时，表示实际消耗的人工（或费用）超出预算值或超支。 (3)费用执行指标（CPI，Cost Performed Index）。指预算费用与实际费用之比（或工时值之比）： CPI=EV/AC=BCWP/ACWP 当CPI1时，表示低于预算，即实际费用低于预算费用；当CPI=1时，表示实际费用与预算费用吻合；当CPI1时，表示进度超前；当SPI=1时，表示实际进度与计划进度相同 ；当SPI1时，表示进度延误 ；挣值管理是项目管理的一种方法，主要用于项目成本和进度的监控 。挣值分析通过项目开始时的计划与所完成的工作进行比较，给出了一个项目何时完工的估算，通过从项目已经完工的部分进行推算，项目经理可以估计出项目完工的时候，将会花费多少资源。六、信息部项目成本管理存在问题和建议1、 信息部项目成本管理存在问题（1）成本观念淡薄为了提高产品可靠性，我们在产品选择时总愿意选择知名度、销量、品质最好的产品，因为产品已选定导致成本无法再降；有的认为成本管理是项目领导和计划财务的事；在项目负责人实施项目时只要不超年度预算、完成技术将成本即可，对成本管理口头讲的多，实际落实少，节约意识不够强。（2）成本控制考核和个人考核联系不够紧密 目前单位还没有建立一套科学的定量成本控制考核体系，只做了简单的技术降成本考核，对个人KPI考核也没有真正和成本控制考核结合来，考核兑现还考虑了其它很多因素。（3）成本估算和成本控制由不同人完成在信息系统总部，成本估算一般都有各个领域科科长依照历史经验用类比估算法对项目做成本估算，在项目实际执行时由项目负责人按实际情况做成本预算和成本控制，信息来源不同，加上个人理解不一样，导致每年项目实际执行情况和预算相比差异很大。（4）成本控制流程不够灵活信息项目在实际执行时项目成本控制流程不够灵活，我们项目预算拆分，项目之间预算调整流程长，需要审批领导多，导致某些项目负责人本来可以削减的投资因为闲