来自公司人员们的ppt制作演讲经验.doc

由于近来半年我在公司做PPT演讲也有近十次了，所以今天我也想谈一谈这个问题，补充一点我的看法。如何做好ppt演讲。首先我们要先明白PPT在演讲中的作用。在演讲中PPT的重要作用同样是传递信息，不过它有其特殊性。PPT可以是演讲内容的一个简单的精明的框架。为演讲者减轻负担，也为听众提供了更简单的抓住演讲主要内容的方式。PPT在演讲中应该始终扮演着助手的角色，他的作用应该是辅助于演讲者的表达。如果我们把顺序反过来，事情就变了味道。但看起来却说的过去，比如我们的演讲是为我们的PPT添砖加瓦，用以说明它的“美丽”。这种观点也就是PPT成了主角，我们要尽力把它描述清楚。但事实上我们是为了演讲而做的PPT，而不是为了PPT做演讲。前两天飞利浦公司来人到我们公司做了一场关于LCD的演讲。主讲者是个欧洲人。他一身标准的商务着装，虽然有啤酒肚，但标准的着装也使他在我们这群身着休闲装来工作的年轻人面前显得很有权威。他的演讲让我眼前一亮。他并没有按照标准的PPT从上到下按顺序演讲，而是让PPT跟随他的思想而动。没有固定的顺序，PPT总在上下翻动。我所见过的几种糟糕的PPT演讲1. 糟糕的文字。这是一个女同事的PPT演讲。她有女人普遍具备的性格：认真，仔细。但她有些缺少自信。当上司让她准备一个演讲，并表示这关心到她的评价的时候，她做了这样的一份PPT。从PPT第一页的目录后，每一页都密密麻麻写满了她找来的有关资料，直到最后一页结束。她害怕漏掉一点点自己辛勤的劳作。整个演讲成了她的阅读课，她把PPT从头念到了尾。出于尊重我没有退席，这也让我第一次意识到尊重一个人也要如此的痛苦。演讲结束我连她讲的题目都不记得了。2. 糟糕的花样。PPT软件的强大，也可以体现在它内容是“活”的。你可以设计出各种内容进入推出的方式，甚至你可以让一个字像地板上的乒乓球一样跳个不停。我曾经见过一个同事的PPT，那个PPT结合了各种特效，仿佛我在看一部好莱坞大片，但又不一样。我总在想，那种样式他是怎么做出来的，或者，原来PPT还可以干这个。最后同样我不记得他讲过什么，只记得PPT是如此的强大。3. 糟糕的形象。有关形象的问题我以前说过一些。英格丽张在她的书中举过很多例子，为什么很多有才华的人失去他们本应该从VC那里得到的投资，只因为他们糟糕的形象。蓬乱的头发，落满灰尘没有光泽的皮鞋.人们普遍不相信形象糟糕的人，又怎么会把钱给这样的人。我总在告诫自己不能以貌取人，但有时候这些事情源于自然。我有的同事头发没梳就来上班，甚至去做PPT 的报告。有的人在做演讲的时候精神疲惫，说话有气无力。他们的形象一上来就在告诉我，他是一个不注重细节的人，他是一个身心疲惫的人，他是一个没有激情的人.同时我们也会把这些感情色彩无情的凌驾到他的演讲上。那时他将很难翻身。这些多么无情，但很真实。另一种糟糕的形象发生在以下这样的情况。有的演讲在结束后你根本不知道演讲者的相貌，因为整个演讲过程中他总是用臀部对着观众，演讲结束后人们只认识到了他“伟大”的背影。如何做一个好的PPT演讲一个好的PPT演讲不是源于自然，有感而发。在我看来一个好的PPT演讲需要演讲者的精心策划与细致的准备，同样必须对PPT演讲的技巧有所了解。我们辛辛苦苦准备的內容只占7；简报成功最主要的关键是能度/形象，占了58；其次是声音，占35。回想一下所谓的名嘴，那么这层道理也就不说自明了。PPT制作技巧1. 内容：演讲的骨架 多使用图形 少用术语PPT的内容应简洁而突出重点，在10/20/30法则中强调使用30号字体。我更同意如下建议：大标题 44 点 粗体标题一 32点 粗体标题二 28点 粗体标题三 24点 粗体如果有必要请多以图形表达你的思想。因为图形更容易让人理解，同时也让听众印象深刻。当然图形也会帮助演讲者更好的进行阐述。但是同样你必须注意图形上标注字体的大小。如果你的演讲内容比较专业，请考虑你的听众，避免使用你的听众群不理解的术语。如果非要使用，请一定要解释清楚。还是上面提到的那次飞利浦来我公司的演讲，LCD本身包括了很多术语，加之语言不通，让我们很多人听得贩晕。讲师是好的，但没有考虑语言和术语这些东西，听众听不下去，演讲者也就白忙活了。2. 花样：正式场合不使用任何PPT动作非要使用最多不超过三种如果在非常正式的场合下进行PPT演讲，在PPT制作中我建议不使用任何“花样”，包括自定义动作，幻灯片切换样式等。一个朴素的，中规中矩的 PPT是不会引起非议的。这时你可能得不到别人对你PPT的夸奖，但决不会有人说你做的不好。当然如果在非正式场合你可以加上一些效果。但我建议最多不要超过三种。这样你的PPT还是简洁的，不至于落入“杂”的境地。3. 形象：穿着正装 目光接触 保持微笑请穿着正装进行PPT演讲，首先给听众一种权威的形象。我没见过余世维穿着牛仔裤去做演讲的，也没有见过那家公司过来演讲是穿着体恤的。你不要和我说比尔盖茨，他可以这么做，如果你是比尔盖茨我也不介意你这么做。正确着装的同时，请你在演讲之前保持精神焕发的状态，你要有一种积极向上的态度，并相信这种态度同样的可以影响你的听众。在演讲过程中请始终保持与听众的目光接触，你可以在他们眼中读出自己下一步要做些什么，也可以让听众知道你关心他们。最后讲一下制作PPT的两个原则1. Magic Seven原则（7士259）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了，请重新组织。2. KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。制作一个好的PPT并不简单，做一个好的演讲更难。掌握一点这里面的技巧是必须的。Cherie Kerr 了解 PowerPoint 在商务会议中振奋人心并具有说服力的原因所在。她也清楚地知道可能产生负面作用。决窍：在PowerPoint 中，通过选定您要改变的图形，可迅速将自选图形转换为另一个自选图形而不会改变格式，单击绘图按钮（在绘图工具栏），指向“改变自选图形”，然后单击新的自选图形。“她将成为您最好的朋友，” 在加利福尼亚担任公共关系顾问的 Santa Ana 说。 “前提是您必须正确使用。”Kerr 对于这款广受欢迎的 微软演示和图形程序一分为二的看法也正反映出了企业界和学术界长久以来对此问题的争论。很多人将 PowerPoint 推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。然而，正如 Kerr 指出的那样，任何关于 PowerPoint 优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。 这里有 10 种使用 PowerPoint 的方法，能够让您的业务更加出色。采用强有力的材料支持您的演示。在某种程度上，PowerPoint 的易用性可以成为它最致命的弱点。 虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形，但您需要知道 PowerPoint 并非独立存在。 观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。 您需要构建一组强有力的 PowerPoint 程序，但也应确保您的口头评论同样引人入胜。 “PowerPoint 不负责演示，只负责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安 Audience First（一家提供演示培训的公司）总裁 Matt Thornhill 说。 “切记您创建幻灯片的目的是支持口头演示。”简单化。我们可能都曾见过演讲者在 PowerPoint 和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。 毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。 其实最有效的 PowerPoint 很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。 权威人士建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过 5 行。 “不要用太多的文字和图形破坏演示，”Kerr 说。 “您真的需要在屏幕上显示出一切吗？”最小化幻灯片数量。PowerPoint 魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。 通过大量的数字和统计信息很难做到这点。 对于这方面，最有效的 PowerPoint 展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。 取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便观众彻底消化演示内容。 如果您要强调 PowerPoint 中的某处统计信息，可以考虑采用图表或影像来传达。 “例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字,”Kerr 说。不要照念 PowerPoint。仅仅为观众照念可见的演示是 PowerPoint 用户最常见也最不好的习惯。 这样说来，演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。 不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。 PowerPoint 与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果，而不是照念屏幕上的内容。 “即便使用 PowerPoint，您也要与观众保持视线接触，”康涅狄格州 Prescott Group 沟通咨询公司的 Roberta Prescott 说。 “观众们并不是来看您的后脑勺的。”安排评论时间。另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新 PowerPoint 幻灯片出现时就立即开始评论。 那只会分散观众的注意力。 恰当编排的 PowerPoint 程序在展示新幻灯片时，先会给观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。 “这是个时间安排的问题，”Kerr 说。 “永远不要在幻灯片一开始就评论。”要有一定的间歇。再次说明，PowerPoint 是口头评语最有效的视觉搭配。 经验丰富的 PowerPoint 用户会不失时机地将屏幕转为空白。 那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。使用鲜明的颜色。文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。导入其他影像和图表。不要把演示限制在 PowerPoint 提供的范围内。 使用外部影像和图表（包括视频）能增强多样性和视觉吸引力。 “我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术顾问 Ramon Ray 说。 “这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。”在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。这里可能有人会向我表示异议。 可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。 除非规定观众在您演示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。演示前要严格编辑。永远不要忽视观众的看法。 一旦您完成 PowerPoint 幻灯片草稿，在复查时您可以假设自己只是一名观众。 如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。 这是完善您的总体演示的好机会。大多欧美企业都非常重视presentation skills，不懂得这一点，是许多在外企工作的人认为自己怀才不遇的原因。我不敢自称presentation高手，但我深谙外企presentation之道，这不是自吹自擂，而是十年外企工作经验的所得。所谓presentation，不一定非是powerpoint presentation不可。外企对管理人员的衡量指标之一有一个selling skill，其实大多便是从presentation里面得来的印象。外企看重的presentation是所有外企员工展示自己能力最好的平台，不懂得这个道理便做不好presentation.不论是怎样的presentation，目的都一样说服别人接受某一个观点，告诉别人他们不了解的事。下面从技术上谈谈几个步骤及要点：1. Title page或Front page（封面/首页）以powerpoint为例，一个好的presentation的封面页上要有以下几个要素：（1）演示题目（长度不超过一行的60%，如太长，应精简文字或设为两行。三行为大忌。）（2）副标题（不一定要有）（3）演示人姓名：常用的排版方式是全居中，也可以采用full block或half block，但要与选用的powerpoint template背景配合。（4）日期2. Introduction（简介）演示内容的简要介绍。3. Agenda（演示专题目录）这一点至关重要，目的是给听众一个清晰的脉络，给人条理性强的印象。但agenda的页面排版要注意：最好不要超过6行，每行注意长度不要超过页面一行的80%，保证页面整体的视觉效果清晰。4. 演示正文页面字数最忌太多。注意给页面给白，并且要按照信息的重要性排好次序，每行字数不要差别太大。正文页面不要使用全局中方式。有一种理论说，每行不要超过6个字，有一定的道理，但不一定。5. 目录页插入根据演示进程插入刚开始时的目录页，标明进程。以免观众忘记脉络。6. Visual aid适当使用视觉辅助手段很重要，但不要太多，以免喧宾夺主。所谓视觉辅助指的不是office自带的那些剪贴画，而是各种图形、图标等。office的各种图标也尽量不要使用。7. 动画效果与transitionOffice页面动画效果要慎用。除非某个页面有特别强调内容，也不要使用页面转换动画效果。这些都是不专业的表现。以上是powerpoint页面制作技术层面的要点，更重要的是演示时的理念。第一，要明确做演示的目的。如果是培训，要大量使用visual aid，否则枯燥的文字内容很难吸引听众的注意力。如果是工作汇报，要通过各种指标的分析（使用分析图表和图形），引出分析结果。第二，语速要变化。这一点不必多说。第三，不要背对观众。许多做powerpoint演示的人常犯的错误是看屏幕的时间太多，与观众的目光交流太少。给人以看录像的感觉，而容易使观众忽视演示人的表现。还要注意目光交流不能偏颇，防止部分观众感到被忽视。第四，适当发问。这是防止观众跑神的方法，但不能使用过多。第五，切忌照屏幕念稿。演示的内容绝不等于屏幕显示的那些字，否则观众用不了三页就没人看演示人了。演示的全过程中始终要让观众的眼睛盯在演示人身上，而不是屏幕上。需要观众看屏幕时要及时提示。这样，观众始终被演示人引导着，演示效果最好，同时加深了演示人的形象。第六，观察观众的反应，及时解惑，防止迷惑的观众注意力流失。第七，演示人body language常见的演示错误是演示人手持打印稿按照演示顺序念，观众或看屏幕，或看发放的稿子，纯粹是传达文字，效果最差。好的presentation是在做到了第五点的基础上用适当的身体语言与观众达成长久的互动交流。第八，演示过程中不要加入过多自己的评论。第九，所有演示援引数字、资料要注明出处。跟写学术论文一个道理。掌握了这些要点，每次的presentation都是你全面展示自己才能的平台了。大多数美国人从幼儿园开始就会做presentation了，而国人大多不善于用这种形式表现。我接触的中国企业，没有一个能做出像样的presentation的，这是他们始终是“不成熟”企业的原因之一。-PPT演示“10/20/30”原则作为一个风险资本家，我不得不听取数以百计的创业者介绍他们的公司。大部分的介绍都是些废话：用六十页的幻灯片讲述“未决的专利申请”、“先动优势”、“所有我们需要做的就是让1的中国人购买我们的产品”，诸如此类的启动方案。这些介绍是如此的恶心，以至于我一直在损耗着自己的听力，耳朵里一直在嗡嗡地叫，偶尔觉得世界都开始旋转。Guy Kawasaki厌倦了冗长的阐述，这名著名的风险投资人一直在努力传播其所谓的“PowerPoint10/20/30原则”。那么，何谓“PowerPoint10/20/30原则”？非常简单：一次PowerPoint陈述，应该只有10页幻灯片，持续时间不超过20分钟，字体不小于30磅。这一原则适