大型学生活动组织和策划.ppt

大型学生活动组织和策划,主讲人：李诗筠,基本步骤与注意事项,了解需求 策划先行 获得支持 组建团队 经费来源,资源整合 宣传造势 现场指挥 加强沟通 特别提醒,（一）策划书名称,活动主办单位+届数+名称 格式居中 字体可以是黑体或宋体且加粗 字号可以是三号到二号 如有需要，活动副标题相对来说字号小一号,（二）活动宗旨 （三）活动主题 （四）主办单位 （五）活动对象 （六）活动时间 （七）活动主要内容 （八）活动组织,1、活动准备,宣传发动 资源需求罗列 嘉宾评委的邀请 活动应急预案的制定,2、活动组织：（活动的现场准备阶段的工作计划） 基本准备：这个部分需要对活动现场的种种所需设施、物品、人员做好规划，主要包括：会场布置、嘉宾/评委、现场工作人员、技术/设备、信息联络、其他,会场布置：主要包括饮用水、席卡、座位（座次）、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装饰用品等 嘉宾评委：主要包括确认各位嘉宾评委是否能够到场（保险起见可“三次确认”：递交邀请函的时候、活动前一天、活动开始前4小时左右分别确认一次）、是否需要嘉宾评委的休息室（以供嘉宾评委提前当场的休息、评委退场评议等）、由专人负责迎接嘉宾/评委（适用于邀请校外的老师或专家）、嘉宾/评委致辞稿、嘉宾/评委所用的资料（包括活动流程、活动简介、小纪念品、笔等）,现场工作人员：主要包括 A人选：主持人（主持稿的确定及嘉宾排位）、礼仪人员、会场服务、秩序维持、技术人员（例：PPT、电子杂志的播放） B分工：现场准备时的“总指挥”、各小组的负责人、各小组的具体工作内容（进行必要的培训和演练）等,技术/设备：主要包括 A技术：现场所需要的特殊设备的租借/采购、安装、调试，PPT、视频、音频文件的制作、调试，相应工作人员的确认和必要的培训演练 B设备：主要是指活动现场用到的话筒（固定式？有线/无线？几个？怎么安排？）、灯光、音响、投影仪、舞台、道具、服装、奖品等,信息联络：主要是指活动相关参与人员的联络工作，包括参赛者、嘉宾评委领导、观众、工作人员，赞助单位、合作单位，甚至采访的媒体等的联络工作，确认活动的各项准备工作以及活动的时间、地点、内容的告知等。,其他：是指虽然与活动本身可能并无直接联系，但是仍需要事先准备的工作，包括接送车辆、合影、餐饮接待、后续联络等，根据活动的具体情况调节选用。,以下根据不同活动类型列举部分活动需要特别注意的内容以供参考：,会场型活动（例：演讲比赛、讲座、论坛等）：预防冷场的“现场气氛调节”（也就是“托儿”）、现场控制（现场秩序、提问等环节的时间控制等等） 舞台类活动（例：迎新晚会等）：服装、道具、活动后清理人员等 户外型活动（例：运动会等）：安全措施、活动后清理人员等 其他可能涉及的内容：赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作等,3、活动总结,活动资料的记录和整理：包括参与者反响、活动报道、活动现场照片、影音资料等的记录和整理 活动总结的制作：包括活动总结书的制作、活动现场影音资料的整理和汇总等 经验总结：针对活动策划组织的各个环节中出现的问题进行总结，找出问题或者漏洞并制定相应的解决办法，避免今后活动中出现的类似问题,经费预算,活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出 首先，做一份所谓的“自己的预算” 然后，要做一份用于上交的“预算” 最后，在做完了两个预算后，要对活动预计的各项支出内容做一个审核,应急预案,例如：在户外的活动应该防备阴雨天气的影响；竞赛类活动应该防备评委的因故缺席等等 另外：可以专门给策划书制作封页，力求简单、凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；策划书需从纸张的长边装订；一个大策划书，可以有若干子策划书。用于不同的赞助商,会场布置,席卡的摆放： 首先要弄清楚各位领导的“大小”，一般顺序（也就是主持人介绍到场嘉宾的顺序） 然后是席卡的摆放，一般从嘉宾席的正中间开始，左右左右（一般座位安排，左为上）排列 最后要注意的是席卡的印刷，一般选用隶书、华文新魏等字体，尽量避免使用华文行楷一类,会场布置,嘉宾所用材料的准备： 任何一个活动，嘉宾手中需要有如下材料：活动流程、活动简介、活动相关资料、笔、水，嘉宾所用的材料一般都采用粉红色的印刷纸 嘉宾致辞 活动流程 活动简介 活动相关资料,会场布置,工作人员安排： 礼仪接待人员 现场秩序维持人员 收尾工作人员,活动记录,文字资料： 1）活动计划 2）实施细则 3）活动报道 影音资料 现场图片 活动反馈,活动总结,活动总结一般包括两个部分：活动总结书、活动总结资料，对