行政文秘人员实用工作手册.doc

GEC Program行政文秘人员实用手册广东ZX管理顾问有限公司ZX公司版权，2xx2年10月目录：一、 行政文秘人员职业标准（一） 职业概况（二） 基本要求（三） 工作要求（四） 附录：初级、中级、高级文秘人员鉴定比重表二、 行政文秘人员日常工作常用表格（一） 约会安排常用表格（二）工作计划常用表格（三）会议安排常用表格（四）接待工作常用表格（五）信息处理常用表格（六）信访工作常用表格（七）文书处理工作常用表格（八）文书立案工作常用表格三、 行政文秘人员常用文书范例（一） 通用文书（二） 礼仪文书（三） 法律文书（四） 商业规划文案（五） 商务信函（六） 附录：国家行政机关公文处理办法（七） 附录：国家行政机关公文格式一、行政文秘人员职业标准行政文秘人员职业标准（一）职业概况1. 职业名称文员/秘书2. 职业定义专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。3. 职业等级初、中、高级4. 职业环境办公室5. 职业能力特征要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。6. 文化程度具有高中以上文化程度7. 培训要求7.1 培训时间初级文秘人员培训时间不低于250标准学时中级文秘人员培训时间不低于200标准学时高级文秘人员培训时间不低于150标准学时7.2 培训教师要求具有本职业（或专业）2年以上培训经验，其培训资格需经过劳动管理部门认定。8. 鉴定要求8.1 适用对象在企事业、社会团体、涉外机构等组织中，从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的各类文秘人员。也适用于有志从事文秘工作的人员。8.2 申报条件初级（具备以下条件之一者）：（1） 经本职业初级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书。（2） 连续从事本职业1年以上。（3） 取得本职业（或专业以及相关专业）毕业证书。中级（具备以下条件之一者）：（1） 取得本职业初级资格证书，并经本职业中级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书，且连续从事本职业工作2年以上。（2） 取得本职业初级资格证书后，并连续从事本职业工作3年以上。（3） 连续从事本职业工作4年以上。（4） 取得大专文秘职业（或专业及相关专业）毕业证书。高级（具备以下条件之一者）：（1） 取得中级职业资格证书后，并经本职业高级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书，且连续从事本职业工作2年以上。（2） 取得中级职业资格证书后，并连续从事本职业工作3年以上。（3） 取得文秘专业或相关专业本科毕业证书后，并连续从事本职业工作1年以上。8.3 考评人员考评员与考生配备比例：1、 知识考试：20：12、 技能考核：10：18.4 鉴定方式与鉴定时间本职业采用知识考试和技能考核两种方式进行鉴定。知识考试时间为90分钟。技能考核时间为120分钟。以上两项鉴定均采用百分制，两项鉴定各达到60分钟以上者为合格。涉外文秘加试外语，考试时间为60分钟，鉴定方式分为笔试和听力，满分100分，60分以上者为合格。8.5 培训与鉴定设备（工具）、场地要求1、 培训与鉴定设备（工具）（1） 微型计算机及打印机（2） 复印机（3） 录音机、录像机（4） 传真机（5） 照相机、摄像机（6） 投影设备（7） 电话机2、 培训与鉴定场所标准教室、模拟办公室（二）基本要求1. 职业道德1.1 忠于职守，自觉履行各项职责1.2 办事公道，热情服务1.3 兢兢业业，甘当无名英雄1.4 服从领导，当好参谋1.5 实事求是，讲究时效1.6 奉公守法，不假借领导名义以权谋私1.7 遵守纪律，保守国家机密1.8 谦虚谨慎，文明礼貌1.9 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质1.10 钻研业务，掌握文秘工作各项技能2. 汉语2.1 现代汉语2.1.1 遵照国家正音标准，推广标准音2.1.2 正确使用汉字2.1.3 词汇的规范化2.1.4 句子和句子成分2.1.5 标点符号2.2 古代汉语常识2.2.1 古汉语常用词的用法2.2.2 几种特殊的文言句式2.2.3 古汉语中几种固定结构2.3 修辞2.3.1 几种常见的修辞格2.3.2 公文的语词修辞2.3.3 公文的语句修辞2.3.4 公文的语段修辞2.3.5 公文的辞格3. 办公自动化3.1计算机基础知识3.1.1 计算机系统组成3.1.2 Windows98操作系统3.2 Word中文版3.2.1 文本录入与编辑3.2.2 表格制作3.2.3 图文混排3.2.4 打印机输出3.3 计算机网络3.3.1 计算机网络基本知识3.3.2 INTERNET的使用3.4 办公设备的使用3.4.1 常用办公设备的使用3.4.2 其它办公设备的使用4 速记基础知识4.1 速记与文字4.2 速记在文秘工作中的应用4.3 创制快速记录法的规则5 法律与法规5.1 公司法的基本内容5.1.1 公司与公司法5.1.2 有限责任公司5.1.3 股份有限公司5.2 合同法的主要内容5.2.1 合同与合同法5.2.2 合同的订立5.2.3 合同的履行5.2.4 违约责任5.3 劳动法的基本内容5.3.1 劳动法及调整对象5.3.2 劳动合同5.3.3 工资与工时制度5.3.4 劳动安全卫生制度5.3.5 社会保障与福利制度5.3.6 劳动争议处理制度6. 经济制度6.1 管理概述6.1.1 企业和企业管理6.1.2 现代企业制度的基本内容6.2 管理的组织结构6.2.1 管理组织功能6.2.2 企业组织模式和结构6.2.3 企业组织的关系和创新6.3 外商投资企业管理6.3.1 三资企业的特点6.3.2 三资企业的管理6.4 现代企业文化6.4.1 现代企业文化教育的内涵和特征6.4.2 现代企业文化的建设（涉外文秘人员外语要求另行规定）（三）工作要求1. 初级文秘工作要求职业功能工作内容技能要求相关知识接待工作接待准备（1）能够做好接待环境准备（1） 日常交往中礼貌、礼节基本知识（2）交际心理基本原则（2）能够按照接待要求做好有关物质准备（3）能够做好接待工作心理准备接待礼仪（1）对预约或未预约的来访者热情友好，亲切接待（1） 仪容、仪表、仪态礼仪常识（2） 交际常用礼貌用语（2）待客周到，接物与递物举止不失礼仪（3）能够按照礼仪规格以礼送客 续表职业功能工作内容技能要求相关知识档案工作档案收集能够通过实施立卷归档制度和采取其他补充措施，确保档案齐全完整（1） 档案的特点、作用、种类（2） 档案工作的内容和意义（3） 我国档案工作的基本原则文书拟写 与处理通用文书 的拟写能够拟写一般的请示、报告、通知、函请示、报告、通知、函的写作基本知识企业事务文书的写（1） 能够拟写意向书（2） 能够根据需要拟写邀请信、请柬、感谢信意向书、邀请信、请柬、感谢信的写作知识文书处理（1） 能够对文书进行收发、登记和分送（2） 能够对文件进行系统整理、编目、归档（1） 文书处理基本知识（2） 文书整理方法会议组织会议的前期准备（1） 能够草拟会议通知（2） 能够按计划准备会议文件（3） 能够按要求准备会议的各种用品会议的种类与作用会议服务工作（1） 能够按计划做好会场的环境布置（2） 能够按要求发放会议用品（3） 能够完成签到工作（4） 能够协助完成会场各种设备的操作（5） 能够协助完成与会人员的食宿安排（6） 能够协助组织会议期间的娱乐活动（1） 会场选择与布置的基本要求（2） 会议签到工作的基本要求会议文书工作（1） 能够按要求分发会议文件（2） 能够按要求收集会议文件和资料会议文件分发、资料收集的基本要求 续表职业功能工作内容技能要求相关知识办公室日常事务办公环境和办公用品的管理（1） 能够完成办公室环境管理（2） 能够按要求进行办公用品的发放管理一般管理知识领导交办事项能够独立完成上级交办的一般事项值班、信访及活动（1） 能够按要求处理值班的日常事务（2） 能够处理一般来信、来访（3） 能够草拟一般的活动安排（1） 值班工作的基本内容和要求（2） 处理一般信访的要求（3） 活动安排的基本内容和要求2. 中级文秘人员工作要求职业功能工作内容技能要求相关知识接待工作接待计划（1） 能够清楚地了解来访者的基本情况（2） 能够根据来访者的要求和本单位实际情况，制定出接待计划（1） 日常交往礼仪知识（2） 少数民族礼貌礼节基本知识接待咨询（1） 能为来访者提供有关本单位的基本情况，做好咨询工作（2） 能够妥善地处理或解决来访者的要求和意见（3）积极协助来访者的各项活动接待工作中的主要任务档案工作档案管理（1） 能够对档案分类、检索并实施科学管理（2） 能够对档案进行鉴定，确定合理的保管期限（3）能够对档案进行安全保管档案整理、检索、鉴定和保管的概念、内容和意义 续表职业功能工作内容技能要求相关知识文书拟写与处理通用文书的拟写能够根据要求拟写决定、指示、批复、通报决定、指示、批复、通报写作基本知识企业事务文书的拟写（1） 能够拟写企业计划、简报（2） 能够拟写贺信、慰问信（1） 计划、简报、贺信、慰问信的写作要求（2） 企业计划有关知识文书处理能够对公文执行情况进行催办和督办文书处理基本知识会议组织会议筹备（1） 根据会议议题草拟会议方案，提出会议预算、会议议程和日程安排、与会人员安排、会场布置方案及后勤保障方案（2） 能够协助领导起草会议文件并能协助领导完成文件的修改审核工作（3）能够完成会议文件的印制与分发工作（1） 制定会议方案的基本要求与方法（2） 有关拟定会议文件的写作知识会议期间的文书与 服务（1） 能够编写会议简报（2） 能够收集、编发会议信息（3） 能够组织拟写会议纪要（4） 做好会议的值班工作和保密工作（5） 协助领导做好会议总结工作（6） 做好会议结束后的反馈工 作拟写简报、纪要、总结等写作知识信息工作信息的收集、分类、存储（1） 能运用常用方法收集信息（2） 能按主题或专题对信息分类整理（3） 能对信息进行有序存储（1） 信息工作的基本概念（2） 信息工作的基本原则（3） 信息收集、分类、存储的基本要求办公室日常事务保密工作能够按有关规定制定保密措施保密工作的内容和基本要求活动能够制订多种活动方案并组织实施协调工作上、下级关系、纵向人际关系的协调能够运用协调的一般方法对上、下级关系、纵向人际关系进行协调（1） 协调工作的基本类型（2） 协调工作的基本原则3. 高级文秘人员工作要求职业功能工作内容技能要求相关知识接待工作涉外接待（1） 能够安排好领导与外宾会见与会谈（2） 根据涉外礼节、外宾所属国文化传统、民族习惯安排好迎送外宾工作（1） 涉外礼仪基本规范（2） 国外主要宗教及主要节日知识（3） 国外有关特殊习俗的基本知识档案工作档案利用（1） 熟悉档案利用的一般方式（2） 能够开展档案信息的深层次开发（3） 能够针对领导工作特点提供档案服务档案利用的概念和意义文书拟写与处理通用文书的拟写能够根据要求拟写通告通告的写作知识企业事务文书的拟写能够拟写市场调查报告、可行性研究报告（1） 市场调查报告、可行性研究报告的拟写要求（2） 企业经营管理有关知识文书处理能够对文稿进行全面的文字审核文书处理基本知识会议组织会议筹备的方案能够制订大型专业会议的筹备方案制订会议方案的要求会务协调能够组织各类会议会务工作的协调与安排会议协调与安排的要求与方法信息工作信息的筛选、整理、传递、反馈（1） 能对信息进行科学筛选（2） 能对信息进行科学整理（3） 能够结合实际选择正确的信息传递方式（4） 能利用信息反馈指导工作（1） 信息筛选的基本知识（2） 信息整理的基本知识（3） 信息传递的基本知识（4） 信息反馈的基本知识办公室日常事务督查能够组织督查落实有关事项督查工作的基本原则和突发事件。处理突发事件能够制定处理突发事件的应急预案并组织实施处理突发事件的原则和要求协调工作内外关系、横向人际关系的协调能够运用协调的一般方法对内外关系、横向人际关系进行协调 横向协调的基本要求 几种协调方法的基本知识 （四）附录：初级行政文秘人员鉴定比重表1 知识考试项目比重（%）基本要求职业道德5汉语6速记4法律与法规5经济管理5相关知识接待工作接待准备7接待礼仪8档案工作档案收集7文书拟写与处理通用文书的拟写7企业事务文书的拟写8文书处理6会议组织会议前期准备8会议服务工作5会议文书工作4办公室日常事务办公环境和办公用品的管理4领导交办事项4值班、信访及活动72 技能考核项目比重（%）工作要求接待工作接待准备5接待礼仪7文书拟写与处理通用文书的拟写10企业事务文书的拟写10文书处理8会议组织会议前期准备10会议服务工作6会议文书工作7办公室日常事务办公环境和办公用品的管理8领导交办事项4值班、信访及活动10基本要求办公自动化计算机技术应用10办公设备的使用5中级行政文秘人员鉴定比重表1 知识考试项目比重（%）基本要求职业道德5汉语6速记4法律与法规5经济管理5相关知识接待工作接待计划6接待咨询6档案工作档案管理6文书拟写与处理通用文书的拟写7企业事务文书的拟写8文书处理6会议组织会议筹备8会议期间的文书与服务8信息工作信息的收集、整理、存储6办公室日常事务保密工作3活动4协调工作上下级关系、纵向人际关系的协调62 技能考核项目比重（%）工作要求接待工作接待计划5接待咨询7文书拟写与处理通用文书的拟写8企业事务文书的拟写9文书处理8会议组织会议筹备8会议期间的文书与服务8信息工作信息的收集、整理、存储10办公室日常事务保密工作4活动8协调工作上下级关系、纵向人际关系的协调10基本要求办公自动化计算机技术应用10办公设备的使用5高级行政文秘人员鉴定比重表1 知识考试项目比重（%）基本要求职业道德5汉语6速记4法律与法规5经济管理5相关知识接待工作涉外接待10档案工作档案利用8文书拟写与处理通用文书的拟写7企业事务文书的拟写8文书处理5会议组织会议筹备的方案5会议协调4信息工作信息的筛选、传递、反馈9办公室日常事务督查6处理突发事件4协调工作内外关系、横向人际关系的协调92 技能考核项目比重（%）工作要求接待工作涉外接待10文书拟写与处理通用文书的拟写9企业事务文书的拟写9文书处理8会议组织会议筹备的方案9会议协调7信息工作信息的筛选、传递、反馈9办公室日常事务督查8处理突发事件6协调工作内外关系、横向人际关系的协调10基本要求办公自动化计算机技术应用10办公设备的使用5二、行政文秘人员日常工作常用表格（一）约会安排常用表格当日约会安排一览表年 月 日约会起止时间地 点对方人员名单主要参加人员约会时间提示表（二）工作计划常用表格办公室日工作计划表年 月 日起止时间事 由需联络的单位、电话、姓名办公室周工作计划表年 月 日 日期起止时间事由事前注意事项应通知人员应通知单位或部门的名称、电话应准备资料应到地点备注每周工作计划完成情况自测表年 月起止时间工作内容结果自我评估意见每月工作计划完成情况自测表 年 月完成工作件数其中：成功占比例 %失误占比例%未完成占比例%工作失误的原因及责任人：未完成工作的进行程度：今后改进意见和建议：（三）会议安排常用表格 单位 大会日程安排 时间 内容日期上午下午晚上单位 大会议程安排日 期时 间会 议 内 容单位 大会程序安排日 期时 间会 议 具 体 进 行 的 内 容会议记录单会议名称时间主席会议目的出席人数缺席人数缺席理由会议内容和决议事项决议事项的实施实施项目负责人或部门完成期限出席人盖章特别事项会议决议传达催办通知书（单位、部门或人员）：兹由 年 月 日会议决议如下：1234现要求贵单位于 年 月 日前办理上述有关决议，并将办理情况报至（发文单位）。（发文单位）办公室年 月 日 会议决议催办登记表 编号：会议决议事项应完成时间完成时间办理情况12345（承办单位）负责人（签章）年 月 日每周会议一览表年 月会议起迄日期会议日期与会人员名单大致议题会议地点会场布置注意事项发放会议通知时间应准备会议文件和资料与会人员座次安排新闻发布的时间及注意事项会前检查时间备注每月会议一览表年 月会议时间会议地点与会人员范围或名单大致议题会前准备工作及注意事项备注每月会议情况检查表年 月起迄日期会议名称会议地点会前准备工作情况会议期间工作情况善后工作情况决议完成情况出现的问题及程度意见、建议或对策（四）接待工作常用表格接待工作月总结表年 月 日来访日期离去日期客人姓名来自地区单位联系电话来访目的预订房间安排活动接待费用达到目的客人评价出现问题意见和建议（五）信息处理常用表格每周重要信息汇总表年 月日期得到信息说明问题传递到的部门或人员利用信息结果发现问题意见或建议需传递到的部门或人员备注每月重要信息汇总表年 月日期得到信息说明问题传递到的部门或人员利用信息结果发现问题意见或建议需传递到的部门或人员备注（六）信访工作常用表格信访制度实行表 单位序号来信人联系电话或住址来信日期转来单位内容摘要处理结果复信编号备注单位（部门）来访登记表 No.姓名年龄性别来访次数单位联系电话或通信地址谈话内容：处理情况：接待人接待时间年 月 日 时 时 单位（部门）信访转办单信字（200 ）第 号 ： 现转去 等人来信（访） 件，请酌情处理，并希：一、直接答复信访人二、简要回报三、留作参考办公室（签章） 年 月 日 单位（部门）交办处理便函信字（ ）第 号：来信（访） 件，关于问题，现交由你们处理。希于 年 月 日前将处理结果告诉我们。此致办公室（签章）年 月 日单位（部门）交（转）办回函字第 号：（单位） 年 月 日交办的 来信（访） 件有关 问题，经调查，现作如下处理：此复附：关于的处理决定件。部门（签章）年 月 日单位（部门）信访登记单（联单式）收到日期： 年 月 日字号：姓名电话或地址何处转来内容摘要附件经办运转情况结 果复信情况备 注第一联：按编号装订为总登记簿单位（部门）信访登记单（联单式）收到日期： 年 月 日 姓名电话或地址何处转来内容摘要附件批示与拟办处理结果归卷日期案卷编号第二联：附于信访材料前随文运转 单位（部门）信访登记单（联单式）收到日期： 年 月 日字号：姓名电话或地址何处转来内容摘要附件批示与拟办处理结果归卷日期案卷编号备注第三联：作分户催办用单位（部门）信访回复（催办）单（联单式）信复字（ ）第 号：来信收悉。信中关于的问题。一、 已转请部门处理二、 已转至单位参考三、 正在处理之中，请耐心等候此复办公室（签单）年 月 日信访工作情况月报表年 月来信日期转办日期转办单位来信（访）摘要上级批示处理结果处理时间回复方法发现问题意见和建议（七）文书处理工作常用表格公文的外观形式例表收文单位全称编号日期存档号代码010101010代码000001机 密特 急 文件发 号关于工作的通知（主送单位） 。 。下行文格式代码000961010代码000018机 密特 急文件发号 签发人：关于工作的请示（主送单位）： 。 。上行文格式（此页无正文）附件：1.2. （印章）年 月 日注释：1. 。2. 。主题词： 抄送：