计算机技术在重点工程项目档案工作中的应用.ppt

计算机技术在重点工程项目 档案工作中的应用,一、重点工程项目档案信息化工作现状,大型国企 交通水利工程 城市建筑,二档案走过的历程： 甲骨金石简牍缣帛铁卷金册纸墨文书音像制品电子文件。 档案工作基本术语对档案定义的表 述是：“国家机构、社会组织或个人在社会 活动中直接形成的有价值的各种形式的历 史记录。”,对档案本质如何理解？ 档案是社会实践活动的产物，具有社会 性。档案是社会资源，这是档案与自然资源的区 别点。 档案是历史的真实记录，具有原始性和 唯一性。这是档案与图书、资料区别点。 档案所记录的信息是清晰和确定的，这 是档案与文物的区别点。 档案的载体是固化和恒定的，这是档案 与其他原始性信息（如口语、手语及远古时代的 结绳记事）的区别点。,档案的具体存在形式（实存形态） 是多种多样的。凡是对历史事实具有某种 清晰、明确的原始记录作用的信息物，均 可视其为档案,对自然形成的档案，要在形式载体的 规范性上多下功夫；对有意制作的档案， 要确保其内容的客观真实性。,三、现代档案事业的“四大特征”,基础工作信息化 运作机制社会化 保障措施法制化 资源结构多元化,基础工作信息化,档案信息化的三重涵义： 1、实现档案信息的数字化和网络化； 2、实现档案信息接收、传递、存储和 提供利用过程一体化； 3、通过网络技术的运用实现档案信息 共享,档案信息化建设的五个方面 1、硬、软件基础设施建设； 2、档案信息数据库建设； 3、标准、法规建设； 4、档案信息化各种应用系统的建设； 5、档案信息化人才建设。,四、档案管理现代化的“五个方面”,构建现代化档案管理新理念 解决适用、配套的档案管理设施 实行制度化、规范化、标准化管理 大力推进档案信息化 着力进行档案信息资源的有效开发,（一）构建现代化档案管理新理念,1、“法治”理念 强化依法治档的意识和责任。不是可做可不 做，而是从执法的高度开展档案工作。 2、“科学管理”理念 档案管理在各项工作中具有基础性作用和基 础性地位，是各项工作开展的基础，是否重视档 案工作，档案工作的开展水平，是衡量一个领导、 一个单位综合素质和工作水平的重要方面。,3、“创新”理念 从事档案工作不能死抱传统、墨守成 规，必须创新思路，创新体制，创新制度， 创新方法和手段。 4、“效益”理念 就是服务至上，效益至上，而不是管 牢不出问题就好。要千方百计地开发档案 信息，实现档案信息增值服务。同时要正 确处理好利用与保密的关系。,（二）解决适用、配套的管理设施,1、场所和装具 2、保护和管理所需的设施、设备 3、信息化设施,（三）实行制度化、规范化、标准化管理,1、三者关系 制度是对各方关系、行为准则、办事程序作 出统一规定。规范是对工作的数量、质量、方式、 方法等作出统一规定。标准是对普遍性的业务技 术作出统一规定。 制度根据法律、法规、政策制定，偏重宏观， 以调整关系、规范秩序为主要目的，有强制性。 规范、标准以科学、技术以及普遍性的经验 的综合成果为基础制定，偏重微观业务，侧重业 务性、技术性和操作性，一般属非强制性。,2、档案工作标准化问题 标准化是一个过程，即标准的制订和实施的 实践过程。 （1）标准化的实质 简 化 统一化 系列化 通用化 典型化 格式化,（ （3）档案工作标准话的贯彻实施 增强贯彻标准化的意识； 认真学习、掌握标准文本的内容、要求； 要有推行标准的保障措施，运用 法律、经济行政手段保证标准的贯彻执行。,五大力推进档案信息化,档案信息化既是整个档案管理现代化 的重要基础，也是体现档案管理现代化水 平的主要标志。,电子文件归档管理。这是当前档案信息 化建设的难点和突破口。基本要求是： 制订严格的管理制度和技术措施，确保其 真实性完整和有效性； 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、 归档实行全过程监督，以确保管理工作的连续性； 明确规定电子文件归档的时间、范围、技 术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、控 测数据等要求，保证归档电子文件的质量； 对具有永久和长期保存价值的电子文件， 实行电子版本与纸质版本或缩微品双套制归档。,档案数字化、网络化。 原则：区分轻重缓急，有计划、有 步骤地推进。 内容：建设目录数据库、全文数据 库；档案信息上网服务。,六 档案信息化对重点工程档案工作的帮助,提高档案管理水平 降低档案工作人员的劳动 强度,为整理提供方便 为档案的移交做好准备 方便档案的提供利用 档案信息的规范化管理 对企业自身产生的效益,电子档案的管理模式 分布式管理：各个分支机构 有自己的数据库，数据保存在本地的同时可以 和中心机构共享信息 。各个分支机构的信息在得到授权的情况 下才可以共享信息。 集中式管理：各个分支机构没有 自己的数据库， 数据统一保存在中心机 构的服务器上。 各个分支机构