急需一份电子文件管制规范.doc

急需一份电子文件管制规范 （ISO9001：2008 质量体系文件的 ） 1、目的：制订控制系统以控制企管文件以及质量和食品安全管理体系所有需要控制的文件，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2、范围：适用于企管文件以及质量和食品安全管理体系有关的文件和资料。3、职责：3.1企管部负责按本程序要求执行和维持本公司的文件控制系统。3.2生产部负责法律法规及外来标准、技术资料等文件的控制。3.3相关部门经理及其指定的成员需负责其部门所产生的一切文件。3.4企管部负责监督文件的执行。4、程序：4.1定义4.1.1电子文件：储存在电子计算机上的文件。新版发出时，电脑自动更新。4.1.2 OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，意为办公室自动化，它是运用于企业办公自动化的系统软件，其它各种类型的WORD文件都可以在这一程序中运用。4.1.3受控文件：指受更改控制的文件，即文件发生更改，应收回旧文件，重发新文件。4.2公司文件的分类及编号表示：4.2.1公司文件(以下简称文件)分为企管文件与质量和食品安全管理体系文件两大类。4.2.2企管文件包括：4.2.2.1行政管理文件(编号表示示例：PJ-QG-XZ-XX)费用薪金类(编号表示示例：PJ-QG-CW-FYXX)4.2.2.2财务管理文件 独立核算类(编号表示示例：PJ-QG-CW-HSXX)目标考核类(编号表示示例：PJ-QG-CW-MBXX)4.2.2.3生产/技术管理文件(编号表示示例：PJ-QG-SJ-XX)4.2.2.4营销管理文件(编号表示示例：PJ-QG-YX-XX)4.2.2.5综合管理文件(编号表示示例：PJ-QG-ZH-XX)4.2.2.6 7S现场管理文件(编号表示示例：PJ-QG-7S-XX)4.2.2.7工作指引类文件(编号表示示例：PJ-QG-ZY-XX)注：XX表示编号。4.2.3质量和食品安全管理体系文件包括4.2.3.1质量和食品安全管理手册（编号表示示例：PJ-QM-01）4.2.3.2作业程序包括HACCP计划(编号表示示例：PJ-OP-XX)4.2.3.3操作指引(编号表示示例：PJ-WI-XX-YY)4.2.3.4记录表格(编号表示示例: PJ-QR-XX-YY.版次)注:1.XX为作业程序编号, YY为XX作业程序下面操作指引的编号，由01开始。2.版次为两位阿拉伯数字，当版次为首版时省略。4.3文件的编制、修改和报废4.3.1公司文件按以下程序编制4.3.1.1公司有关部门根据要求和需要编制相关文件交企管部审核并统编。4.3.1.2企管部组织有关部门讨论文件草稿并根据讨论情况修改后初步定稿。4.3.1.3文件由文控员负责整理后按照文件批核表的要求进入流程，并经由相关主管签批。4.3.2公司文件的修改按以下程序进行4.3.2.1有关部门根据管理需要填写“文件修改申请单”。4.3.2.2“文件修改申请单”经部门经理签字后，首先交企管部相关审核人员审核，然后由审核人员组织相关部门或人员进行必要的讨论，经确认后报企管部经理签署意见同意后修改文件。文件修改完毕后将“文件修改申请单”交文控员统一保存。4.3.2.3文件按照文件批核表的要求进行签批。4.3.3董事长、总经理或副总经理批准文件。4.3.4文件的报废：4.3.4.1已经作废的书面文件必须交还文控员。文控员应于发放新的书面文件时收回已作废文件并作销毁处理（但应保留一份原件至少三年以便追溯）。4.3.4.2文件签收人无正当理由不及时（自文控员通知起3日内）交回已作废文件或文控员未履行收回职责的，每份文件扣罚责任人30元。4.4文件的审批4.4.1 方针、目标及质量和食品安全管理手册由总经理批准颁布实施。4.4.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，相关部门经理会签，某某工厂与某某工厂副总经理/总监审核，总经理批准。4.4.3产品质量标准由某某工厂与某某工厂生产部经理会签，两工厂副总经理审核后，总经理批准文件。4.4.4工作指引类文件由相关部门经理审核，副总经理/总监批准。4.4.5企业管理体系文件由相关部门经理审核，由副总经理/总监/总经理/总裁批准。4.4.6需由部门经理签批的文件，部门经理可授权适当人员签批文件，而授权名单需以书面通知企管部。4.2.7若授权批核人员缺席，可委派另一名同样职权的授权批核人员以签批其所控制的文件，有关授权安排需用书面通知企管部。4.4.8质量和食品安全管理体系文件及企业管理体系文件详细的批核人员见附录：4.8.64.5文件的管理和分发4.5.1企管部设专职文控员负责公司文件管理，具体做好以下工作：4.5.1.1负责保管一份经批准的原稿文件，包括新文件和改版文件；负责保管“文件修改申请单”；电子文件存于OA系统。4.5.1.2负责分发新生效文件，收回并撕毁已改版或已失效的书面文件。4.5.1.3负责编制并随时修改和保存质量和食品安全管理体系文件总表和企管文件总表，以反映出文件的最新版次。电子文件总表自动更新。4.5.1.4负责文件的收发登记，建立“文件签收单”。4.5.1.5文件修改处用其它颜色（蓝色）底部画线表示。4.5.2文件签收人对自己签收领用的文件，负责保管并填写个人的领用文件目录总表。4.5.2.1文件签收人在领文件时须将领用文件目录总表交于文控员签字确认。4.5.2.2文件签收人在归还文件时，须将领用文件目录总表一并交给文控员。4.5.3文件签收人可以另行指定专人代为签收和保管文件，但有关文件管理责任由文件签收人承担。4.5.4文件签收人应保持领用文件整洁干净，不得在文件封面或内页上乱写乱画（空白处铅笔加注的除外），违者每份文件扣罚责任人20元。4.5.5公司文件的增发与补发必须经企管部经理批准，任何人不得擅自复印，违者每份文件扣罚责任人100元。4.5.6任何人不得将公司文件私自带出公司。因工作需要确需将文件带出公司的，应向企管部经理申请并经总经理批准。违反本条规定的，每份文件扣罚责任人500元。4.5.7文件签收人丢失文件的，应及时告知主管并向企管部经理申请补发。企管部补发文件的同时，每份文件扣罚责任人50元。丢失文件不向主管汇报，不申请补发的，每份文件扣罚责任人500元。4.5.8文件签收人因故离开公司的，应按公司规定办理文件交接。文件签收人已离开公司但未按公司规定办理文件交接的，每份文件扣罚责任人（主管和人力资源部经理）300元。文件签收人指定的文件管理代理人未办理文件交接离开公司的，每份文件扣罚文件签收人100元。4.5.9文件的发放由文控员按以下程序进行：4.5.9.1填制文件封面及文件修改记录（泰啤文控员负责）。4.5.9.2按文件编号系统（见本文件4.2.2条款）为该文件编上文件编号及版次，再按文件批核表要求传送有关部门签批（泰啤文控员负责）。4.5.9.3若相关部门对文件存有不同意见，泰啤企管部文控员需把文件返回到文件编辑部门，文件编辑部门须重新修订，或向异议部门说明理由，待协商一致后签字。4.5.9.4修订后，再由泰啤企管部文控员呈交相关部门签批。4.5.9.5当文件经所有部门核准后，企管部文控员需：a）泰啤文控员在发放电子文件时，须发通知给相关的电脑终端。b)按文件发放要求在文件生效前，把文件发至有权限在电脑终端阅读此文件的部门或岗位，特殊部门或岗位可以发放书面文件。发放和归档原稿（电子文件）批准页，质量和食品安全管理体系文件需盖有“受控文件”印章，企管文件需盖有“企管文件”印章。4.5.9.6文件分发后，企管部文控员需：a)文件生效后，打印此文件可访人员名单（之后，再申请文件阅读权限的，文控员不需再打印可访人员名单，只需此文件改版时，予以申请人阅读权限）进行存档。b)把书面文件（电子文件）原稿进行存档。c)更新文件总表（电子文件自动更新）。4.5.9.7各部门因职位工作要求增加阅读权限的，由企管部经理根据有关职位变动及电脑终端的增加并参照相关部门及岗位要求发放，不需申请。4.5.9.8各部门因工作要求需要、书面文件遗失或损坏要求再发放的需由部门经理核准，再由企管部经理审批。4.5.9.9特殊情况要求把文件带出公司的，“文件申请单”则需由总经理或其授权人审批。4.5.9.10所有领取的书面文件需加盖受控/企管文件印章。4.6文件的标准格式4.6.1文件第一页为封面，第二页为文件修改记录。具体见附后标准文件封面、标准文件修改记录格式。4.6.2公司文件根据内容需要，选用以下编写格式：目的-文件编写的目的。范围-文件涉及的应用公司、部门或人员。职责-确保文件有效执行的有关部门或人员的职责。程序/内容-详细叙述能达到文件目的所需的每一细则。定义-文件中任何会导致误解或有特别解释的名词定义。记录-根据需要列出与文件有关的表单内容（包括名称、保存期限、保存部门）。附件-根据需要列出与文件有关的资料。4.7其他管理规定4.7.1所有文件内页必须具备以下文件资料（见附录4.8.4）：4.7.1.1文件编号；（修改文件时编号不变）4.7.1.2版次；（修改文件时版次做相应调整）4.7.1.3文件名称；4.7.1.4页数及总页数。4.7.2企管部门文控员编制并随时更新现行有效文件一览表，并在“公司OA公共服务”上公布。4.7.3文件所涉及的表格，按照文件（表格）签批程序签批后，由企管部文控员打印出标准格式，质量和食品安全体系文件涉及的表格需加盖“受控质量记录”印章后存档。表格的新增、修改等执行记录控制程序相关要求。文控员编制公司最新版次“记录表格目录”，分发至各部门以便使用（或在OA系统以电子公告版形式发布）。4.7.4外来文件的管理4.7.8.1所有外来的法律法规、产品标准、技术资料等使用前必须加盖“外来文件”印章，经副总经理批核方可使用。4.7.8.2生产部应定期查询在用或引用法律法规、标准的适用性，若有更新应进行评审后及时更换，确保使用标准的有效。4.7.5企管部文控员依据生产部提供的“外来文件登记表”，需编制并保存一份“外来文件总表”。4.7.6公司文件每年底（12月份）进行一次全面检讨及修改以提升文件的质量。企管部负责制定相关检讨要求及征求意见方案。4.7.7电脑维护员须每月备份一次OA系统中的发文管理部分，在对软件修改或升级等原因更改后须重新备份。4.7.8所有盖“供参考用”印章的文件为非受控文件，非受控文件不会自动更新，非受控/企管文件的发放应予