Excel数据表格中的分分合合.doc

三国演义开宗明义的第一句话就是“天下大势，分久必合，合久必分”，这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为Office中人，经常需要处理一些分分合合的数据，若没有几下高招，有人恐怕一个回合就要缴械投降。 一、数据的拆分与提取学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时，将它们放在了一个单元格中（如图1），到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能给每位客户发送贺卡邮件时，看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶紧发邮件向我求助。幸运的是，这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。图1 数据表（1）数据拆分操作由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”按钮。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”（见图2），单击“完成”按钮，好了，大功告成。图2 数据拆分如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢？也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取客户地址信息和邮政编码。（2）文本提取函数的操作先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT（A2，6）”，回车后，就能自动提取出数据源A2单元格右侧第6位文本字符，也就是邮政编码数据信息，最后填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息（见图3）。图3 文本提取面再来看看左侧“客户地址”数据的提取。将光标定在第1个客户地址单元格后面C2单元格中，然后在单元格中输入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”。回车，再用填充柄向下填充所有客户地址信息（见图4）。图4 填充柄使用小提示：由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参数中嵌套一个“LEN函数”。“LEN函数”的作用是计算出A2单元格的总字符个数，然后用总的字符数减去6位邮政编码，计算出地址的文本字符数。二、数据的合并除了把数据进行拆分或提取，数据常常需要合并，有两种常用方法。下面来看一个例子，客户所在的“城市”和“地址”信息分别记录在了两个单元格中，现在需要将它们合并到一起，生成一个“通讯地址”，如何实现？将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&市&B2”（这个公式说明有3个文本相加，分别是城市名称、“市”字符和客户地址信息，见图5）。回车后，销售城市地区和客户地址信息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函数”，在B2单元格中输入“=CONCATENATE（A2，市，B2）”，也可以把多个文本进行合并，大家可根据个人喜好自由选择。图5 数据合并名师点睛：很多公司或人员都把Excel当作小型数据库来使用，数据查询工作必不可少。这些查询功能有一个相同的前提，就是尽可能地将数据按照不同的内容分类，把数据拆分成信息单一的“字段”表的形式。例如，为通讯地址信息分别建立“城市”和“地址”2个字段，为电话信息分别建立区号”、“总机”和“分机”3个字段。这样才能按照字段进行排序、筛选、数据透视表、甚至使用一些查找函数来查询和检索数据。在使用或查看数据信息时，有时又需要较完整的数据