综合部管理制度(试行).doc

南通金昌房地产开发有限公司综合部管理制度（试行）一、目的综合部作为公司一个职能部门，主要负责公司行政管理、人力资源管理及后勤事务管理。% x7 N/ # O( K* a8 f本制度主要描述了综合部的部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范，用于规范与指导综合部的业务工作，是综合部的基础管理文件。本制度适用于公司所属综合部人员。二、所属部门、所属人员所属部门：综合行政部；直接上级：副总经理所属人员：郝小妹、许敏、李春彩、付桂红、蒋丽霞、周成龙、陈诗和共七人。三、部门职能1负责公司的行政管理工作，包括制度管理、环境建设、办公用品、考勤纪律和对外接待等事宜。2负责公司的人力资源管理工作，包括员工招聘、职位管理、人事调整、绩效考评、薪酬计核、员工档案管理、员工劳动合同管理、员工培训、员工福利和职业发展规划等事宜。3负责公司的后勤事务管理，如食堂管理、车辆管理、安保管理、保洁管理等。4跟事业部对接、牵头各部门完成事业部交办工作项，与公司各部门的配合及协调工作。四、岗位职责综合部责任人岗位职责（共八大项）（一）行政事务1作为公司综合管理部门的负责人，参与公司年度计划纲要的编制、组织内部审核，整改及修定。制订并完善公司行政管理制度、综合部管理制度、岗位职责说明书等，为领导相关决策提供建议和信息支持等，当好领导的参谋助手；2负责部门的日常管理，分配各项任务，协调、检查岗位工作，调动部门人员工作积极性，并对部门人员的工作进行月度、年度考核评测。3每月完成事业部要求的月例会PPT的上报，事业部月例会布置工作完成情况的上报，各类会议（工程、营销、公司例会）上传及统计；4公司周例会及月例会会议纪要的完成下发,会后各项工作的督促、检查、落实。5贯彻公司降本要，综合部严格控制各类招待费、办公耗材的成本，完备领用手续。6负责公布公司各项行政人事通知，检查和监督公司行政人事制度的执行情况，安排节假日的值班及安全部署。分析公司经营活动状况找出各种管理隐患和漏洞并提出整改方案； 7负责与劳动、人事、社保、住房、街道等相关政府机构协调与沟通及政府文件的执行，树立公司良好形象；8负责填报政府有关部门下发的各种报表，及时做好公司营业执照年检，组织机构代码证年检、开发资质年检等工作。9负责公司环境维护，发现有破、漏、损、坏情况应立即组织人员及采取维护措施；负责公司日常基础设备、设施维护，营造良好的办公环境；10办理公司车辆保险及年检的相关手续，安排用车活动；11及时关注员工动态，建立积极的员工关系，协调员工与管理层的关系；12接待来访客人，做好登记，并通报相关部门，收发邮件、报刊、包裹等；记录、发放；管理公司员工申领的办公行政用品、办公室钥匙等；更新和管理员工通讯联系簿，办理员工手机入集团网、办公室电话费缴纳；l13负责公司资产的管理,建立固定资产、低值易耗品、烟酒等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况；14及时做好与正昌事业部的对接及沟通工作，牵头各部门完成事业部交办的各类工作项。15每周提交综合部上周工作总结和本周工作计划。16名源系统的维护和ERP工作17关注公司相关网络合作板块中舆论导向，发现不利言论及时组织给予回复。18完成领导交办的其他事务。（二）人事管理1负责公布公司各项行政人事通知，检查和监督公司行政人事制度的执行情况，2掌握人力资源状况，进行招聘、培训、薪酬设计等管理性工作；建立后备人才选拔方案和人才储备机制；3办理人事招聘、甄选、面试、选择、人才引进、内部调动、解聘、退休、保险缴纳等相关手续；办理员工入职、离职、转正事务性手续工作，签订、解除劳动合同、保密协议等；4负责考勤、请假、休假、加班管理，协助领导进行薪酬调查、绩效考核、员工管理评定等工作；5.公司员工档案的建立、完善工作。6根据公司组构和工作需要，及时作调整。（三）档案管理1.做好各类档案的接受、分类、编号、排架、保管、鉴别、销毁、统计汇编、查阅等工作。2.负责编制企业档案的检索工具，为领导、管理人员和工程技术人员利用档案提供优质服务。3遵守档案的保密制度，不得擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案机密。 （四）对案场相关人员工作监管1.主抓售楼处案场工作人员的上班纪律工作；2.做好对案场办证专员工作的兼管；3.对口政府部门的沟通维系工作；4.负责售楼处案场的卫生整洁、吧台服务工作督查；5.样板房管理，保持样板房整洁卫生，随时可供来人参观。（五）客服售后服务工作1接受客户投诉，处理客户投诉信息，并建立客户投诉档案；组织协调相关专业部门处理客户投诉，并及时跟踪 ；2. 每周对客户投诉进行分析，并提出改善建议，每月形成分析报告 ；3与客户建立良好的联系，熟悉及挖掘客户需求；4及时有效地应对各种突发状况，把控和安抚客户情况，将纠纷及风险降到最低。（六）企业微信平台维护、监管工作1.员工关怀：生日祝福、结婚、孩子考上大学、家中喜事大事的收集发布；2.对公司获得的各种荣誉的表扬（包括员工）发布软文；3.加强员工与公司之间的联系，增强企业文化的落地；4.定期对向正昌微信订阅号提供文章，报导身边与工作相关的事件，做好正面引导；5.不定期对进行员工调查，及时掌握员工满意度。（七）组织安排公司各项活动1.根据需要组织员工联谊活动，如类似组织金昌、久和水上乐园冲关比赛活动，参加正昌好声音歌唱比赛，参加正昌征文活动等；2.组织策划公司年会活动；3.组织员工参加年终扑克牌友谊赛等活动；4组织做好公司年度评优活动。5组织员工参加总部年终大会活动。（八）拟定完善综合部其他人员岗位职责及分工，具体如下：许敏岗位职责：一做好每月ERP图片，形象进度资料的上传，搜集、发放各类工程联系单、变更单、图纸等各类工程资料；二做好工地现场钢筋进货计划，及进场统计、汇总工作；二做好公司档案资料的管理；三配合综合部完成相关工作。李春彩岗位职责：一.做好商品房合同签订、网上备案以及合同所涉及资料的归档管理；二.做好ERP的各类工作项及营销台帐；三.客服相关工作：1.参与每周对物业的巡检工作，并形成书面报告，跟物业对接，发现问题，要求物业限期整改。2.客户投诉周报、月报，客服会议纪要的落实跟踪；3.线下接受处理客服投诉单，接受处理物业维修单，及时跟工程、技术等相关部门沟通，落实维修。建立客户投诉及维修档案(包括图片影音材料维修单等),以便公司备查；4线上ERP客服系统相关工作。四配合做好样板房的保洁工作。五、配合案场一楼水吧台轮岗服务工作及阶段性营销案场活动。付桂红岗位责职：一负责万豪、锦绣产权证的办理。二样板房的管理及卫生工作（第一责任人），做好排班轮岗，定期打扫，报办公室。三营销现场物料领用及发放登记；四配合案场一楼水吧台轮岗客户服务工作及案场阶段性营销活动。蒋丽霞岗位责职：一房款的收取及发票开具工作；二配合做好应收帐款的催促工作；三ERP工作项。四配合案场一楼水吧台客服工作及案场阶段性营销活动。周成龙岗位责职：一售楼处车辆引领分流工作及相关接待工作；二看房车维护及保养工作；三配合做好样板房的保洁工作。四配合案场阶级性营销活动。陈诗和岗位责职：一严格遵守“安全第一，文明开车”的宗旨。二自觉遵守中华人民共和国道路交通安全法，树立良好的社会公德和职业道德。遵守交通法规，服从交通指挥，注意礼貌行车，严禁酒后开车，做好安全工作。三严格遵守保密条例，领导在车上讨论的内容不泄密，不议论与本职工作无关的事，维护领导和公司形象。服从车辆调度，工作积极主动认真负责，及时完成领导布置的行车任务和其它工作任务。四交规安全知识宣讲，车辆的合理合理安排车辆使用，节约用车费用，车辆的年检、保险办理及维修等。五、工作流程与规范5.1招聘流程5.1.1每年年末，各部门经理协同综合部依据公司下一年度战略发展决策提出各部门年度用人需求，为制定年度人员编制计划提供依据。5.1.2综合部对每个部门的部门用人需求申请表进行汇总，由总经理及各主管副总审批，修改后形成下一年度人员招聘计划。5.1.3由综合部根据用人需求和岗位职责说明书要求组织招聘；属于计划外临时招聘，由部门经理填写部门用人需求申请表报总经理审批，再报正昌总部批准后，由综合部组织编写岗位职责说明书，并组织招聘工作。5.1.4由综合部会同用人部门经理筛选适合的简历，作为初试人选。5.1.5综合部通知应聘人员到公司参加初试。综合部负责人员的任职资格及综合素质考核，用人部门经理负责人员的业务技能考核。5.1.6对于特殊或高级管理及技术类职位的应聘者可由用人部门经理、主管副总、总经理直接对其技术能力进行复试，综合部安排后继事宜。5.1.7用人部门经理或相关业务人员在综合部人员陪同下从专业技能及岗位相关度方面对应聘者进行考核。5.2转正入职流程5.2.1试用人员如约到综合部报到，交验身份证、学历证明等原件。5.2.2员工报到后，由综合部对其进行入职培训，综合部为其介绍公司概况、企业文化、组织架构；综合部为其介绍公司基本规章制度、员工岗位职责并帮助其熟悉工作环境、介绍同事。5.2.3综合部将新员工引至部门报到后，由部门经理指定专人对试用人员进行入职指导和业务培训，并在试用期内帮助其熟悉工作流程和本岗位业务，尽快进入角色。5.2.4试用期一开始，部门经理必须为试用员工安排明确的试用期工作任务以及考核目标、考核办法。试用期的前七天重点考察员工的人品和专业技能，试用人员在试用期内每月要提交月度工作总结，作为试用考核的依据之一。5.2.5试用期（标准试用期为三个月）满后，员工到综合部处领取并填写员工转正申请表，随同个人试用期工作总结提交部门经理签署转正意见，并转呈综合部，并交副总、常务副总评定签字。5.2.6对于用人部门与综合部意见不一致，或试用人员与公司考核结果有冲突时，需对于考核不合格的试用人员可换岗再试（总试用期不能超过六个月）或办理辞退手续。5.2.7对于试用期表现优秀的员工，可以由部门经理申请提前转正，员工需提供书面的工作总结及员工转正申请表，经部门经理、主管副总经理、常务副总经理审批后可提前转正。5.2.8试用人员试用期结束并通过转正考核后，综合部负责人与试用人员进行转正谈话，综合部与其办理转正手续，主要包括：签订劳动合同、保密协议、保险办理、配置办公用具等。5.3离职流程5.3.1辞职人员必须提前30日向本部门经理或综合部经理递交书面辞职报告。如果辞职人员所属部门的部门经理先接到辞职报告，必须在第一时间内转交给综合部门存档，无论是否要挽留辞职人员。部门经理和综合部经理要主动找辞职人员谈话，了解离职动机，并根据谈话内容向公司主管副总经理和常委副总经理说明实际情况。如果经过挽留，辞职人员同意留下，则照常工作。如果确定离职，则进入离职审批程序。综合部应尽量营造和谐、坦诚的气氛，鼓励离职人员说出心里话，并请离职人员填写员工离职手续办理表存档。5.3.2对辞退人员，部门经理有责任以事实为依据、本着公正的原则说明辞退原因，不得掺杂个人感情。5.3.3离职人员经过审批程序后,到综合部助理处领取员工离职交接表，并按其所列项目到相关部门和负责人处逐一办理手续、签字确定，全部完成后交回综合部。5.3.4综合部负责办理离职员工保险和档案转移手续，财务部负责员工薪资结算。原则上离职人员薪资于公司每月薪资发放日再行结算，财务部将款项汇至离职员工确认的银行帐号上。5.4培训流程5.4.1每年年底，部门经理填写培训需求申请单以及下一年度部门工作计划和业务需求制订出本部门年度培训计划。5.4.2由综合部根据各部门经理提交的部门年度培训计划调整并汇总出公司年度培训计划，并会同各部门经理、主管副总及总经理审批，通过后形成公司年度培训计划。5.4.3综合部助理根据公司年度培训计划在年内组织开展具体的培训。5.4.4每次培训结束将由各部门经理配合综合部对参训人员进行各种类型的培训考核，衡量员工培训后的实际收效。5.4.5每次培训结束后由各部门经理配合综合部组织参训员工填写培训反馈表，衡量培训机构、培训组织的效果。5.4.6培训结束后由综合部助理将培训过程中发生的一切资料进行归档。5.5 薪资流程5.5.1员工薪资由岗位基础工资、考核工资、岗位绩效工资、奖励工资四部分组成。具体薪资结构根据公司薪资制度执行。5.5.2员工入职前的薪资评定，原则上由综合部经理根据招聘岗位所对应薪资标准提出建议，报请公司主管副总经理和常委总经理审批后执行。特殊技术或管理人才，可执行谈判工资制，经公司主管副总经理和常务总经理审批后执行。5.5.3每月10日前，综合部向财务部提交的考勤表，核算员工月度应发工资与实发工资，财务经理审核无误后提交公司副总和常务副总经理签批，进行员工工资的发放。六、公章管理6.1管理6.1.1公章由公司综合部负责管理，未经常务副总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经常务副总经理批准并严格办理交接手续；6.1.2公章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印；6.1.3公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经常务副总经理批准，方可携带，用后立即带回。公章带出期间，用章人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。 6.1.4公章的保管人严格执行公司公章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放；6.1.5对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与公章一致，用印位置恰当，图形清晰；6.1.6公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经常务副总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；6.1.7公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事；6.1.8公章由相应的保管者负责，如有遗失及时汇报，造成责任由管理人全权负责。6.2印章使用流程6.2.1申请人所在部门经理或主管综合部提出申请;6.2.2公章保管人员审阅、了解用印内容;6.2.3公章保管人员对申请人外带资格进行核准并在印章外带登记表上登记。七、公司资质、证书管理7.1公司资质、证书系公司资产，除用于公司经营外，任何个人不得以任何理由、任何方式私自使用。7.2公司资质、证书由综合部集中保管、统一使用，综合部对资质、证书的安全存放和规范使用负责。八、职工宿舍管理8.1入住 8.1.1员工入住公司集体宿舍时，均应提出申请，经同意后方可办理入住手续。8.1.2员工使用宿舍内的公司财物，需罗列清单，经员工个人与公司管理人员清点确认后签字。8.1.3入住人员只限员工本人，不得留宿非公司人员同住，特殊情况须报公司备案并获批准后方可留宿。违者一经发现罚款200元。8.1.4员工对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。8.2日常管理 8.2.1公司员工不得擅自调换房间内公共财产物品及床位。8.2.2员工离开住所必须关好门窗，锁好房门和大门。 钥匙只限员工本人持有，如发现擅自给外来人员使用或配制，公司管理人员有权没收并处罚款200元。8.2.3宿舍内不得私接电路。住宿人员不得损坏宿舍财产及公共设施，如造成损坏，应照价赔偿，并根据情节轻重予以罚款。8.2.4自觉维护宿舍的安静环境，在休息时间不大声吵闹，不进行有噪声活动，以免影响他人休息。8.2.5居住所耗费的用水、电、气等费用，员工自理。8.2.6贵重物品及钱财应妥善保管，遗失由各自负责。8.2.7不得在墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。不准弄脏和划花墙壁。不得在公共走廊、楼梯及其他公共场所大声喧哗、堆放物品，不得随地吐痰、乱倒垃圾，不得在室内饲养牲畜，严禁将杂物剩饭等倒入厕所及排水管道，严禁向窗外泼水、乱倒杂物。违者一次罚款100元。8.2.8宿舍区不能成为犯罪窝点，严禁打架、赌博、吸毒、色情等不良活动。违者予以重罚乃至开除。8.2.9集体宿舍员工应注意宿舍安全，严禁携入易燃易爆物品，及时排除事故隐患。8.3退房 8.3.1员工因离职、辞退、劳动合同期满等原因离开公司时，须办理退房移交手续，清点财物。8.3.2凡居住期间财物有损坏的，须照价赔偿。九、车辆管理9.1车辆保养规定 9.1.1行车前要坚持检查机油、汽油、刹车、水、轮胎气压、自动转向、喇叭、灯光等，确保车辆处于安全、可靠的良好状态。9.1.2出车前搞好车容卫生，车外要擦洗干净，车内要勤打扫，不得有垃圾、杂物，保持车内整洁、美观。车辆每周至少洗车一次，并随时确保车身外观清洁干净。9.1.3司机应负责车辆维修、保养、年审工作。本公司所有司机应严格执行车辆保养规范，维护车辆最佳状况。若发觉异常应立即检查，随时防范车辆配件失窃或损坏。所有维修记录应详尽填写，积累经验，防范类似事件的发生。9.1.4所有车辆按保养手册的规定在公司指定的维修点维护保养。9.1.5司机要严格按照技术要求操作车辆，长时间停车等待时，不得怠速运转开空调，以延长车辆寿命和节约用油。9.3司机行车规定 9.3.1申请用车部门，需提前一天填写派车申请单（临时、紧急情况除外），经部门经理核准后， 交综合部批准登记方有效。司机人员每日行车须认真填写派车单回馈情况栏，于次日9:00前综合部审核作为油费、 路桥费报销的依据。9.3.2随车人员不得随意支配司机变更路线，延长工作时间，增加运营成本。司机对超出派车单范围内用车有权提出自己的建议。9.3.3司机对自己所驾驶车辆证件的有效性应经常检查，确保出车时证件齐全。司机证件年审自行办理（年审时间每年一次，每次限一天，超过时间以事假处理）。9.3.4外出行车时，车辆如在核签的时间内不能及时返回，行车司机需及时通知综合部，以便安排次日的工作。车辆钥匙及各种行车证件由综合部统一管制，派车时分发到人。9.3.5派车原则： 优先安排急需用车部门。 遵循一车多办事的原则，合理调配。9.3.6司机不得擅自借车给他人驾驶，