油站业务管理系统日常操作规程.doc

加油站业务管理系统操作规程一、系统设置（一）操作流程IC卡油站和非IC卡油站都在前台站长模式做系统设置，基本操作流程如下：第一步：以站长权限登录系统，进入系统设置菜单项；第二步：先“员工设置”菜单项，设置站长、统计员、收银员、计量员等4个操作岗位，选择“清除员工密码”清除原设定的初始密码，再设置成对应每个人员的密码；第三步：选“班次设置”，进入油站班次设置，设定班次。第四步：先“系统选项”，输入油站名称、编码、地址。名称和编码执行中石化标准代码规范。第五步：选“油品设置”，设置正确的挂牌价和优惠价，价格按照市公司规定设置。并根据调价通知进行调整。 操作流程图如下： （二）操作规定1、油站必须填写真实的操作人员姓名，同时设置个人密码，由个人自己掌握。2、每个油站必须按照油站实际的班次设置班次，如果遇到调价、IC卡新增班次等，可以在当天新增一个班次，并生成班报，收银员可以与上班人员相同。 3、每天营业时间统一定为当天8：00分至第二天8：00分，当天第一班时间是从8：00分开始；未班结束时间是第二天早上8：00分。 4、系统选项中的油站信息必须与IC卡管控里一致，非卡站的油站信息必须执行统一的编码，具体由加油站人员向各地信息中心索要或由信息人员一次性设置好。 5、油价设置必须按当前规定的价格设置，如遇调价则必须及时更新。二、客户档案设置（一）操作流程预收款、应收款、市公司统一结算的POS机客户，由市公司统一在经营管理系统建好客户档案，通知具体加油的油站进行下载客户档案；已售未提客户和代存代付客户，由油站自行建立客户档案。油站操作流程如下：第一步：点击图标ICPOS，登陆加油站业务管理系统；第二步：以油站统计员或站长权限进入“客户管理”菜单项；第三步： 接通拨号网络，连上因特网，点击下载客户档案，输入市公司下发油站使用的客户代码；第四步：下载完毕后点击“编辑客户车辆信息”。 操作流程图如下：点击“登陆系统”，选择“统计员”模式。点击“确定” 。如有密码输入密码，后点击“确定”点击菜单栏“客户管理”建立“客户档案”输入客户编号，确定编辑客户资料注意：在编辑客户资料时，必须选择结算方式及有优惠的油品优惠价格编辑客户车辆信息选定所要编辑的客户信息，在车辆信息中输入“车牌号码”必须“回车”，后确定。注意：关闭系统时，必须保存数据。编辑客户购油登记注意：此项只登记已售未提当天购油情况，不要把记账付有情况输入客户交款登记选客户编号，输入金额，保存即可，此项只填当天有收到押金、预收款、收回记账款等情况，这是自动生成资金回笼表的基础 （二）操作规定1、油站如有统一记帐的客户，包括预收款、应收款、市公司统一结算的POS、代收代付、已售未提等业务的，则必须设置客户档案。 2、客户档案由市公司统一在经营管理系统中设置，油站下载到加油站业务管理系统中。已售未提、代存代付客户档案可以由油站自行建立。 3、如果客户需要车辆加油明细，则必须在客户档案中设置每辆车的详细车号；如果客户不需要，则可以设置一辆车号，以便快捷结算。 4、有小额配送业务的油站，如果小额配送是现结的，则由加油站自动建立客户档案，如果是预收款、应收款、市公司统一结算的，则由市公司建立客户档案。三、收银操作（一）操作流程IC卡油站和非卡油站在前台进行操作。具体流程如下：第一步：收银员接班时，以收银权限登陆前台系统。 第二步：收银员对已经加油的交易，在前台选择恰当的方式进行结算。如果客户需要小票，则选择票据打印，打印小票。第三步：有润滑油销售的，则在润滑油销售登记中输入相应项目。第四步：当班有卸油，则在“库存管理”中做卸油登记。（二）操作规定1、收银员必须按已经设置的结算方式对交易进行正确的结帐。如果是记帐客户（包括预收款、应收款、市公司统一结算的POS机销售、已售未提、已提未售），则必须录入正确的客户以及结算方式。2、如属小额配送客户，则需要录入正确的客户以及相应的配送信息，以便生成小额配送台帐。3、如果加油比较忙，来不及进行分类结算，则在高峰期过后，由收银员挑出记帐客户结算后，其余按现金结算。4、如果当班结算有错误，则由当班收银员用“调整结帐方式”进行更正。5、冲单处理、调整结帐方式等必须由当班收银员操作，油站统计员或站长只负责检查。6、当班做完本班的结帐、润滑油销售登记、卸油登记、交接班油高、水高等后才能生成班表。如果在生成班报后，又调整了数据，则必须再生成一次班报。7、在没有故障的情况下，禁止直接在班报上直接填入数据。 操作流程图如下： 四、后台日报表及有关台帐生成（一）操作流程第一步：统计员在“登记上交营业款”中输入当天收取的现金和支票金额；第二步：在“客户交款登记”中输入客户交的预收款、押金、收回应收款、押金抵应收款、补退票、公司转帐。公司转帐是指在加油站赊销的客户，货款交回了市公司，由市公司通知油站收回货款金额，由加油站核销相应客户的应收款。第三步：计量员在交接班做好当班的计量信息。第四步：统计员生成付油日报表、销售日报表、库存商品明细明细帐、油罐保管帐。第五步：如果月末盘点，则由计量员录入盘点信息。（二）操作规定1、生成付油日报表之前，前台收银员必须在前台生成当天所有班报，统计员做好当天的“登记上交营业款”、“客户交款登记”，计量员做好当天的卸油登记。2、禁止直接在付油日报表、销售日报表、库存商品明细明细帐、油罐保管帐直接改动数据。如果报表数据有错误，则在录入窗口进行修改或调整。3、当天报表生成以后，由统计员立即联网将数据上报省公司服务器。4、每日8：30分前，计量员填写加油站零配进销存信息，联网后，将数据上报到省公司服务器。五、岗位操作权限（一）收银员操作权限1、收银处理：现金批量结帐、冲单、打印票据、查询交易、冲单记录、重打票据、调整结帐方式、加油工结帐、全部按现金结帐、现金结算凭证、登录油票结算凭证、登录客户结算凭证、登录POS机结算凭证、登录站间转仓凭证、按回罐结算。2、润滑油销售处理：润滑油设置、润滑油销售、润滑油冲单、润滑油销售统计。3、收银交接班处理：收银交班、交接班表。（二）站长或统计员操作权限1、前台系统设置：集线器设置、油品设置、油罐设置、油枪设置、油罐容积表、班次设置、员工设置、员工密码设置、清楚员工密码、打印机设置、系统选项。2、前台系统维护：智能升级。在当地信息人员的指导下进行智能升级。3、客户管理：客户档案、记帐客户明细表、删除客户档案信息、修改客户编号、编辑客户车辆信息、客户车辆明细表、客户购油登记、客户购油信息、客户交款登记、客户交款信息、客户对帐单。4、小额配送：登记小额配送单、小额配送记录、编辑小额配送单、加油站小额终端配送销售台帐。5、报表处理：登记上交营业款、营业款上交记录、加油站交接班表、加油站付油日报表、加油站资金回笼情况明细表、加油站分类客户明细帐、加油站销售日报表、加油站库存商品明细分类帐、油品分类保管帐、单个客户分类明细帐、加油站月末盘点表、客户帐款月末统计表、零配进销存消息、竞争油站价格。6、报表打印：打印零售资源配送单、打印加油站交接班表、打印加油站付油日报表、打印加油站销售日报表、打印应收帐款分类明细帐、打印油品分罐保管帐、打印库存商品明细分类帐、打印加油站资金回笼情况明细表、打印加油站小额终端配送销售台帐、打印加油站月末盘点表、打印记帐加油月末统计表。7、统计分析：统计付油日报、统计销售日报、加油站付油分类图、加油站油品销售图、每天油品销售分析、每天油品销售对照分析、每周油品销售分析、每周油品销售对照分析、每月油品销售分析、每月油品销售对照分析、每月油品量价对照图。8、数据通讯：通讯参数、VPN连接、上传零配进销存、上传每日报表、上传月末盘点表、下载客户档案、下载零售资源单、下载小额配送单、确认零售资源单、确认小额配送单。9、后台系统设置：数据库路径、数据备份、打印机设置、设置智能升级、智能升级、打印安装报告。在当地信息人员指导下进行设置，