深圳中海建筑地盘总务工作手册(征求意见稿).doc

深圳中海建筑有限公司管理制度地盘总务工作手册（征求意见稿）2008年8月15日一、目的为了规范地盘总务的工作职责，提高地盘管理工作水平，明确工作要求，根据公司业务需要，特制定本手册。二、适用范围 适用于深圳中海建筑有限公司各地盘总务岗位三、依据文件 根据国家财经政策法规、集团公司及深圳中海建筑财务管理制度和相关规定四、地盘总务的归口管理地盘总务是财务、劳资、行政三位一体的工作人员，在业务上接受财务资金部的指导、培训和检查；在行政上归地盘经理领导。五、地盘总务工作职责 1、严格执行日常报销会签制度和审批标准；熟悉工程各项费用的归类和划分；知会工程概况、分判商及材料商合约的内容；不得随意向无关人员透露工程相关资料。2、遵守政府的各项税收及金融政策，与当地工商局、税务局、外汇管理局、开户银行及政府其他机构保持联系，积极、稳妥地向项目所在地政府交纳营业税、印花税等税款，向分判商开具“代扣代缴税款凭证”、以及银行的相关业务等。3、负责员工考勤工作，按照公司相关规定，协助人力资源部建立员工管理档案，办理调出/调入员工相关手续；建立员工劳保用品登记卡片。4、配合财务资金部按期向业主催收工程款，及时传递分判商工程款，确保地盘资金运作安全，定期向地盘经理、公司财务资金部报送地盘工程经济活动分析报告。5、负责地盘备用金管理，地盘备用金主要用于支付日常地盘零星现金报销，支付分判商工程款、税款、员工薪金等超过1000元以上的数额均由公司财务资金部办理付款。6、负责地盘各项往来帐的清理，如房租押金、水电费押金，扣留业主、监理人员的伙食费等，并做到及时催收。7、建立地盘固定资产/耐用品台账，详细登记地盘固定资产/耐用品的使用、调拨、出售、报废，每季填报固定资产/耐用品明细表交物资部、财务资金部、行政公关部查核，配合公司定期清理固定资产，粘贴固定资产编号；办理固定资产新增、报废、转移、盘盈、盘亏手续。8、负责建立办公用品定点供应网，制定每月办公用品采购计划，经地盘经理批准后实施。同时负责现场办公设施（工具用具）的日常管理。对员工使用的计算机设备及价值在200元以上的工具用具一律按名称、规格、型号、数量、金额等内容建立员工工具用具卡片。9、对地盘的后勤保障、安全保卫、防火防盗、交通道口管理工作的全面负责；制定现场保安、消防、卫生及现场道路管理制度，统一全场生活设施，负责地盘食堂的管理，并定期组织卫生检查，做到食堂账目清楚，定期向地盘经理、财务资金部和行政公关部报告其账目结余情况。10、建立地盘员工宿舍管理台帐，统计每间宿舍入住员工每月房租、水电、管理费等各项费用，定期报告公司行政公关部。11、建立车辆使用台帐，记录车辆每月行驶公里数、油费、维修费、过桥过路费等各项费用。12、配合财务资金部的报表、地盘检查等工作。13、临时交办的其他工作。六、总务工作业务流程参照公司有关业务处理流程执行1、借款业务流程：经办人员凭借款依据填写借款单经办地盘负责人签字分管领导审批财务负责人审批财务资金部审核，出纳付款2、一般费用报销业务流程：项目办理有关业务发生费用经办人填写费用报销单地盘相关部门、地盘负责人审核签字写字楼相关部门、分管领导审核签字财务负责人审批财务资金部审核、报销3、购置耐用品业务流程：资产使用部门提出书面申请报相关部门审核主管领导审批财务负责人审批相关部门采购、办理验收手续使用部门办理领用手续相关部门凭购货发票、验收单、领用单填写报销单主管领导审核签字财务负责人审核签字财务资金部审核、报销4、购置固定资产业务流程：使用单位填写固定资产购置申请单报相关部门审核同意购置不同意购置相关部门进行市场询价退回申请单位报财务负责人审批主管领导或总经理审批主管领导签字相关单位办理购置手续相关单位建立固定资产台帐，填写固定资产验收单固定资产使用单位办理领用手续相关部门凭发票、审批单、验收单、领用手续填报销单相关部门负责人审核签字财务资金部入帐，编号，并交总务负责粘贴财务负责人签字财务资金部审核、报销5、分判付款业务流程：分判商凭监理确认的已完业务量提出付款申请书地盘技术负责人审核签字地盘经理审核签字同意付款不同意付款，退回分判商地盘经办人填写分判付款粮单地盘相关部门审核、地盘经理审核签字合约部审核签字工程部审核签字主管领导核准签字财务负责人审核总经理或董事长审批财务资金部审核、付款6、税务工作业务流程：公司税务会计凭工程承包合同，提出开具税务外经证申请公司财务资金部经理审批到深圳市地税局开具税务外经证通知地盘总务领取税务外经证，并做好登记工作。地盘总务持税务外经证、营业执照、组织机构代码证法人委托书、印花税完税证明等到项目所在地地税局进行税务外经证备案登记。开具发票时，在当地税务机关交纳营业税、城建税等开具建筑业发票工程完工，发票已开足，地盘总务人员向当地税务机关索要税务登记证核销联，返回公司税务会计税务会计持税务登记证核销联到深圳市地税局办理注销手续工程未完工，税务外经证已到期，总务人员向当地税务机关索要税务外经证核销联，返回公司税务会计税务会计持税务外经证核销联及相关资料到深圳市地税局开具税务外经证延期。地盘总务人员重新到当地税务局办理备案手续。待工程完工，发票已开足，再办理税务外经证退回手续。七、审批权限：参照公司审批权限表执行 八、总务工作注意事项1、地盘总务要认真审查和核对报销人的发票和金额，原则上所有的费用开支需取得正式的税务发票或行政事业单位收款收据及电脑小票，但对于50元以下的零星开支且无法取得税务发票的，可用正规的盖有财务专用章的收据予以代替。审查报销手续（采购、验收、领用）是否齐全，报销内容逐一填写，在摘要栏中将费用发生的原因、金额、我方参加人员等要素填写齐全，并且按费用发生的性质填写清楚，保证发票、收据和报销单据不得随意涂改，根据公司颁发的财务报销权限逐一审批，尽量做到当月的费用当月报销，报销时间拖延原则上不得超过3个月。2、总务传递分判商工程款时，需严格遵循公司分判粮款支付规定，认真核查分判商提供的发票及收据是否真实、有效，并符合公司付款要求。3、地盘使用的固定资产，因工程需要购买时需填报固定资产购置申请单送交公司归口管理部门复核，经批准后，依照采购程序办理采购工作。任何人不得私自调动、调用固定资产，由此造成管理混乱及经济损失由当事人和总务共同承担，并按有关制度规定做出处罚。4、地盘借用备用金按地盘大小，由公司财务资金部统一核定限额，最高限额不得超过5万元（特殊情况除外），一次借支，周转使用，实行实报实销的办法，除备用金外，需临时借款的且金额超过2万元以上，应提前一天通知公司财务资金部（特殊情况除外），并严格遵守公司关于报销时间的规定。总务如有工作调动或离职，必须先到财务部门清理债权债务，然后才能办理调动或离职手续。5、公司的所有资金收支，都必须通过财务部门，禁止任何项目和个人自行收支资金，向个人或其他单位收取的保证金、押金、预付款和地盘的处理废料收入和其他各种收入等，必须如数交财务入帐，地盘不准以任何借口截留或拒交，更无权挪作他用；禁止任何地盘、项目以公司名义向任何单位和个人拆借资金。6、地盘自行采购急用的小五金材料及零星五金材料，在填报材料报销单时，须附有发票和收据，按材料类别和工程用途填写清楚，并经物资部签认。7、地盘伙食补助费由公司行政公关部根据市场价格而制定，开设食堂的地盘，对不就餐的人员，不论任何理由，都不得退还伙食费，未设食堂的地盘，按实际出勤天数在月尾以现金形式发放给员工，伙食费结余未经公司批准，不得挪作他用。8、监督地盘食堂采购，采购需经三人或以上人员经手，采购、验收、批准程序严格执行，总务每月公布食堂的开支节余情况。餐费每月报销一次，由总务在每月30日前将报销单交公司行政公关部审核。9、对于地盘人员参加的各种培训、会议，一律经公司主管领导批准，方可参加并办理报销手续。10、地盘不得随意增加地盘员工的各种津贴，如保安、厨师等人员的薪金及各种津贴都须上报公司批准，方可办理报销手续。11、收据一般由公司财务资金部统一保管、开具，地盘如确因特殊情况需要开具收据时，地盘总务可以向公司财务资金部申请，待批准后领取收据，由财务资金部做好登记，并及时交回公司核销。12、做好保密工作，不得向无关人员透露地盘财务收支节余情况，未批财务负责人批准，不得将公司有关规章制度、财务报表及报告等相关财务资料出借或复印给其他人员。13、地盘完工，地盘总务须办理下列手续： 办理国、地税税务登记证及营业执照、银行帐户等核销工作 办理地盘水电费、房租等押金退款手续 办理撤销银行担保手续 办理地盘电话机号码的撤销手续 清理地盘固定资产，办理资产转