浅析如何促进企业档案管理科学化.docx

浅析如何促进企业档案管理科学化浅析如何促进企业档案管理科学化 档案是人们进行各种活动的最原始记录，体现了单位及个人的成长和发展的历程， 是一笔重要的财富和第一手信息来源。所以， 加强档案的管理是各个单位应该重视的问题， 尤其是在事业单位，应该致力于通过对档案的科学化管理来助推单位的高效化运行。 一、 科学化管理档案的重要意义 档案管理作为事业单位的一个重要基础性环节，应予以高度重视， 档案出现混乱必将给单位带来管理上的隐患。当前， 一些事业单位的人员流动较快，导致档案出现在流动的个人手里或个别部门， 这就容易造成单位秘密泄露， 甚至导致知识产权流失等严重后果。首先， 在事业单位中， 档案还承担着信用管理的重要作用， 档案是信用资源的有效印证， 科学的档案管理能有效印证事业单位的科技成果及管理水平的高低，在社本文由收集整理会的信用体系建设中， 档案管理建设也承担着重要的角色。其次， 档案是事业单位文化建设的一个重要源泉，文化建设都是从源远的历史发展中提炼获得的，而档案就是一个最好的反映载体， 它能全面真实的反映出单位的历史状况、 发展规律、 文化特点等元素， 为文化建设提供有力支撑。 二、 事业单位档案管理中存在的问题 （一） 管理制度不完善 当前， 一些事业单位对于档案的管理没有形成一整套制度，对于资料收集也是抓一时， 没有形成系统的收集制度做以支撑。尽管当前有些事业单位已经意识到这一情况并做出努力，但是呈现的是， 有一定的管理规模， 却和单位的发展未有效衔接， 各部门分散的管理着自己部门的档案， 或者设立档案室后， 未形成一系列查阅、 登记等制度， 没有形成管理规模，不能做到系统、 准确的对档案进行管理。 （二） 单位重视程度不够 档案管理工作一直都是容易被人忽视的岗位，因此， 在具体的工作中，事业单位往往对人事或组织及财务工作管理力度较大，而忽视了对于档案的管理工作， 忽视了档案管理在单位发展中的重要作用，没有意识到档案的材料是一个单位的重要信息来源。久而久之， 档案管理呈现出应付的状态，也就无从谈起加强管理加强服务。 （三） 科学化管理水平低下 伴随着信息化、 办公自动化进程的加快， 档案的存在方式也发生了很大变化， 电子档案已悄然出现在人们的视野中， 其易于复制、删除等特点使得传统的管理方法已经适应不了现代化的要求， 对档案的管理提出了新的挑战。因此， 要创新管理方法， 提高科学化、 信息化水平， 研究出适应电子档案特点的新方法。 总结大全 （四） 档案管理人员水平不够 当前，一些事业单位的档案管理人员大多是由兼职人员担任， 或者有全职的保管人员也未经过岗前培训， 因而缺乏如何借阅、 登记， 如何通过自动化手段实现档案管理等知识， 大大限制了档案管理的科学化建设。 三、 构建档案管理科学化的措施 （一） 建立科学化管理制度体系 一项工作的具体开展，必须依托于完善的制度作保证。因此， 事业单位应致力于建立起科学化管理档案的制度， 可依据国家相关档案管理规定， 结合本单位实际情况，制订出相应的实施细则， 包括档案的借阅、 登记、 转出、 销毁等具体规定， 将制度悬挂上墙， 组织单位人员深入学习， 让档案管理有法可依， 要以能否满足社会和时代的发展需要为准则，为档案的作用发挥提供支撑。同时， 要加强检查和监督， 确保制订的制度能够深入人心，能够落到实处。 （ 二） 加强对档案管理的重视 作为事业单位的领导，要高度重视档案管理在单位建设中的重要作用， 从顶层设计中把档案管理工作提上议事日程， 增强工作的事业心和责任感， 可成立单位档案管理领导小组， 具体负责档案管理的开展， 并择机召开档案管理形势分析会， 总结经验和不足， 及时查找出问题隐患， 以不断的改进工作方法。可以单位中挖掘了宣传档案管理工作中的优秀人物，发挥他们的辐射作用， 引导全体人员认识到档案管理的重要性， 以带动单位档案管理工作的发展 （ 三） 扩宽荣誉档案的归档范围 建立荣誉档案，首先要确定归档范围。一个单位的荣誉档案主要是反映本单位各项工作在各个历史时期所取得的成绩，它的归档范围应以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物为主。其归档范围主要包括：以本单位名义参加各项活动获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等；上级领导知名人士来本单位参加表彰奖励活动的题词、书画、照片、录音带、录像带等；本单位参加和召开的各种表彰大会所形成的录音带、录像带、照片、底片、光盘等，主要包括领导接见颁奖视察慰问获得荣誉的集体和个人，有先进集体和个人介绍经验、载誉归来、外地外系统、取经学习的活动等内容；本单位的科研成果证书及奖牌等；其他与表彰奖励有关的实物等。 （ 四） 加强科学化管理建设 单位要致力于档案管理的科学化建设， 依托计算机、 网络等信息化工具加强档案的管理，组织技术力量有针对性的研发档案管理系统， 单位提供相应的财力支撑， 可主动与地方单位交流档案管理心得， 学习借鉴他人科学化管理的经验。对于电子档案的存储、复制要严格予以控制，将纸质档案和电子档案有效结合， 通过建立电子标签等方法集中整合管理， 建立起规范化、完整化、 系统化的档案体制。 (五) 加强档案管理人员培训 档案保管员的素质高低直接决定着单位档案管理水平的高低，因此， 单位要加强档案管理人员的培训，不仅要学会相关的管理知识， 更重要的是要学习通过科学化、 信息化手段来管理档案方法。可通过举办培训班的方式， 系统培训档案管理工作流程及相关计算机软件使用， 并注重平时工作中的帮带督导， 培养档案保管人员发现问题、 解决问题的能力。还可采取 请进来 和走出去 相结合的方法， 与先进单位挂钩结对， 提高单位档案管理人员的综合素质。 结语