2014十一院系联合舞会策划案【1.0】.docx

“一曲回忆，一生一世”清华大学2014年十一院联合研究生新生舞会策划案清华大学建筑学院研究生会清华大学精仪系研究生会清华大学电子系研究生会清华大学新闻学院研究生会清华大学土木系研究生会清华大学人文学院研究生会清华大学社科学院研究生会清华大学工程物理系研究生会清华大学软件学院研究生会清华大学电机系研究生会清华大学核研院研究生会2014年10月2014年研究生舞会策划一、舞会基本情况合作院系：清华大学建筑学院清华大学精仪系清华大学电子系清华大学新闻学院清华大学土木系清华大学人文学院清华大学社科学院清华大学工程物理系清华大学软件学院清华大学电机系清华大学核研院面对对象：所有合办院系舞会目的：丰富同学们的校园文化生活，为大家提供交流聚会、展示自我的机会。扫盲舞会及正式舞会：扫盲舞会：各院系两三联合（尽量男女平衡），自定时间地点，自行组织，国标队指导则由电机、工物协助联络。 正式舞会时间：10月19日， 18：4021：30地点：清华科技园创新大厦二楼多功能厅舞会名称：“一曲回忆，一生一世” 清华大学2014年十一院联合研究生新生舞会舞会主题与主要内容主题词：缘分、玫瑰、牵手舞会分三轮：第一轮，圆舞的形式，每位男士同每位女士都有共舞的机会；第二轮，男士可邀请中意的女士于舞池中共舞；第三轮，全场自由热舞，尽情狂欢。二、舞会现场流程：18：00 18：40布置现场18：4019：00同学检票入场，各工作人员准备就位。入场环节：红毯拍照：两两搭配入场走红毯，在红毯尽头的签字墙合影。此环节为自愿环节，愿意走红毯的则由工作人员为之拍照纪念，不愿意走红毯的自由入场即可。19：0019：10正式开场主持人致开场词，清华大学街舞队（待定）表演节目。19：1019：40 (30min)热身圆圈交谊舞圆圈舞形式，让每位男士同每位女士都有共舞的机会，有助于大家尽快熟悉起来、挑选舞伴。此环节分为两轮，每轮有请男生女生共80位到场地中间来，围成2个圆圈，每圈各有20位男生与20位女生，女生站外圈面朝里、男生站在里圈面朝外，当音乐开始播放后，大家跟着音乐的节奏与你对面的舞伴搭好手，向左两步、向右两步、转一圈，之后女生按逆时针方向换舞伴，男生按顺时针方向换舞伴，直到本轮音乐结束，再换下一组的80位同学上场。（扫盲舞会的时候国标队也会教）19：4020：10 (30min)第一轮自由交谊舞男士可邀请中意的女士于舞池中跳交谊舞。此时向工作人员领取玫瑰。20：1020：25 (15 min)游戏：“一块舞” （人数与时间需根据准确信息再调整）规则:两轮共邀请60位同学参加游戏，30人每轮，男生是“一块”，女生是“五毛”，主持人报一个钱数后，男女生要迅速组成主持人所报的数，不能组成的将被淘汰，最后剩下的4个胜出者可获得本次舞会的精美纪念礼品一份，所有参与者都将获得一个小纪念品。人数：一块五的游戏没有人数限制，因为总人数三百人，游戏控制在40人左右，游戏还是先按大家的志愿，想参加的先来，实在太少，可以再采用尾号的方法。（下同）道具：不需要奖品：（暂定，软件学院根据拉赞助的情况可以有调整）1. 参与奖：卡套2. 获胜奖，留到最后的人的奖品：巧克力(备了四份)20：2520：55 (30min)第二轮自由交谊舞男士可再次邀请中意的女士于舞池中跳交谊舞。20：55 21：05（10min）抽奖主持人两两搭档，抽出一等奖一个，二等奖两个，三等奖三个。（一、二、三等奖待定，根据软件学院拉赞助情况可以调整）21：05 21：20 (15min)热舞时光 曲目（动感炫酷）：混音曲目两首连放 21：2021:25（5min）全场共舞小苹果播放视频21:2521:30主持人致结束语，宣布舞会结束.21:30 -22:00工作人员清理现场、回收物资.三、各环节分工前期准备与现场执行：整体策划、流程设计人文学院宣传（包括设计、印制海报、门票与签字墙）建筑学院（宣传预告有抽奖、走红毯）组织小树林扫盲舞会各院系自行合办撰写主持串词社科学院（根据流程，简洁有感染力，能带动起现场气氛）购置、运送现场所需物资（零食饮料、奖品等）与道具（布置所需气球、红毯、彩带等）精仪系与软件学院现场设计人文学院（在布置所需道具方面，与软件学院保持好沟通）现场布置各院系组织舞陪现场带舞工物系（联系好一定量的专业人士，做好基本保证，鼓励其他各院系若有资源也尽量带去现场）组织入场时的走红毯摆拍环节（引导、摆拍）与舞会期间的拍照土木（官方指定拍摄，请尽量找比较专业的人士，其他院系也可自愿带自己的拍照去现场）准备伴奏带，现场调试、控制多媒体人文学院（需自带电脑过去）游戏（准备道具与奖品、现场组织）核研院主持人各院系推送，男女比例平衡，2男2女（暂定人文、软件各出1位女生，新闻、待定各出1位男生，请这四个院系近期联系、确定主持人，说明主持人需自行准备化妆与服装，主持词由社科负责）后勤各院系现场各院系外援各院系后期工作：财务平摊报销各院系整理照片并上传至BBS、FTP各院系新闻稿、文字总结并发布至人人，向研究生报、博学网、研通社等校内媒体推送社科学院四、现场设计现场设计方案1.01.在进入创新大厦后右手边的楼梯上，楼梯扶手下方粘贴拉花，扶手上方首尾粘贴气球（粉色与紫色心形），黑色的墙面上粘贴玫瑰（路标），转过去粉色的墙上粘贴一张显眼大气粉色海报（暂由人文负责）。2.大门右侧摆一张桌子作为签到台，在签到台留下电话号码供抽取。3.签到台以外的空位摆放签名墙供大家拍照，签名墙左右两边各放一个花篮（待定）。门外铺红毯。会场大门外部用气球装饰，或者加气球门（再商定）。4.会场内部暂定四周摆放一圈桌子，桌子上放置饮料零食，插空安放座椅供大家休息，具体摆放多少、灯光与音响效果等等都需要再去一次彻底敲定。5.三处玫瑰发放处。6.由于有投影，主持人背景可直接投影完成，主持人两边太空了可以把外面的三盆花搬进去放在台上。7.内部墙上用便宜的拉花或气球等装饰材料烘托气氛。五、扫盲舞会分组：一组：新闻、精仪、核研院二组：建筑、电子三组：人文、土木、软件四组：社科、电机、工物备注：待电机系联系好扫盲舞会指导后，由各个组自行协调时间、场地进行扫盲舞会培训六、需要准备的物资和预算：种类个数预算负责院系前期宣传准备场地16000人文签字墙1500建筑海报30建筑一张粉色装饰海报1人文门票300（暂定，根据报名情况可调整）建筑舞蹈培训开场舞1尽量不用花钱，若花钱再洽谈新闻扫盲舞会指导4人尽量不用花钱，若花钱再洽谈电机现场舞陪45人尽量不用花钱，若花钱再洽谈工物现场装饰物资心形粉红、紫色气球60个200软件、精仪圆形多彩气球50个软件、精仪打气筒3个软件、精仪气球门（待定）1个软件、精仪拉花和彩带各30软件、精仪玫瑰花200枝500软件、精仪花篮（待定）2个软件、精仪胶带、剪刀、双面胶各510个自带软件、精仪抽奖箱1自带软件、精仪红毯1自带软件、精仪饮料、水果、小糕点等500电子一次性托盘和纸杯电子现场设备电脑3台自带人文奖品物资纪念奖品（卡套）300人文巧克力人文一二三等奖人文、软件拉赞助的奖品软件以上预算为粗略估计，目前除了场地费6000确定外，其他都需要根据实际情况再定。我们的原则是尽量减少开支，也为各个院系减少报账压力，也请负责各方面准备的院系多多协作。整体上我们将预算控制在9000左右。【费用承担方式】：由各个院系根据参与舞会人数（以门票发放量为准）按百分比承担附1、具体人员分工与日程安排表事项时间负责人负责院系备注前期准备设计、准备游戏策划12号前给出、准备截止17号人文学院需准备游戏所需道具与奖品串词设计10.10前社科学院主持人自行修改准备现场所需歌曲素材10.15前人文学院按照环节流程编号，会自动按顺序播放设计、制作海报、门票、签字墙设计截止10.11印制截止10.14建筑学院门票根据各院系新生数量与男女比例分配名额发放内部通知、统计报名人数10.8-10.11各院系各院系发邮件，统计报名人数。于10.11日汇总各院系报名人数和男女比例粘贴海报、发放门票10.1210.17各院系根据报名情况进行微调，发放门票，合作贴海报联系场地10.14前人文、电子基本敲定创新大厦联系开场舞10.14前新闻联系舞陪10.15前工物， 鼓励其他院系尽量带人过去联系扫盲舞会指导10.9前电机各合办院系保持联系，可考虑聘用形式设计现场10.14前人文与准备物资的精仪系、软件学院保持沟通准备现场食品物资10.18前10.19日当天电子饮料、水果、小饼干糕点、一次性托盘和纸杯准备现场布置物资、道具、奖品等10.18前10.19日当天软件、精仪布置所需的道具（包括玫瑰花、气球、拉花、红毯）、抽奖所需奖品、抽奖箱（软件和精仪可再具体商量）组织扫盲舞会10.10-10.16各院系各院系根据自己的情况自定时间、地点与次数（1-2次）现场安排布置现场18：00 -18：40各院系现场工作人员给予一定协助物资运送、发放18：00-18：40精仪、软件现场工作人员给予一定协助入场引导与红毯拍照18：40-19：00土木自愿走红毯、拍照主持人化妆、准备、对词18：00之前各院系自行化妆、自备服装活动期间拍照18：40-21：30新闻各院系可自带拍照辅助控制多媒体18：40-21：30人文自带电脑组织舞陪带舞18：40-21：30工物组织游戏20：10-20：25核研院调动气氛、摆放道具、颁发奖品清场21：30-22：00各院系清理现场、摆放桌椅、回收剩余物资后期工作财务汇报与报销各院系收集小票、留好发票整理、发送、上传照片各院系撰写新闻稿