公司文书归档管理制度.doc

建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第十条：归档范围：1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；4、本公司的指示与上级机关的批复；5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等；6、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；7、本公司职务任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料；8、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；9、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像等。第十一条：各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职文书集中统一保管。第十二条：各部门应根据业务范围及当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第十三条：公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职文书归卷。第十四条：兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文件登记簿上注明。立卷质量要求：第十五条：为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第十六条：案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十七条：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第十八条：在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合并立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第十九条：不同年度的文件原则上不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第二十条：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十一条：卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角打印页号。第二十二条：永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。第二十三条：有关卷内文件材料的说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。第二十四条：文书分类标准：一、经营基本文件1、章程文件：包括章程的变更；登记；申请等。2、股东会议文件：包括股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿等。3、董事会文件：包括董事就任书；董事会议记录；商业账簿；经营业绩；请示；业务执行文件等。4、经营业务文件：包括经营方针书；经营计划书；会议资料；重要契约；诉讼文件等。二、 经营组织文件1、业务机构文件：包括业务机构表；机构调整文件等。2、业务分工文件：包括业务分工变更方面的文件。3、职务分工及有关权限文件：包括职务分工变更方面的文件；权限变更方面的文件等。4、业务管理文件：包括内部监察文件。5、报告文件：包括各种报告书、信用限度报告书等。6、会议文件：包括各种会议文件、通告等。三、业务运营文件：1、一般事务运营文件2、总务运营文件3、人事、劳务文件：包括报纸、杂志上刊登的招聘文件；通过职业介绍所招聘职员的广告；招聘人员情况；履历表；招聘考试题目汇集；考试答卷；应聘者一览表；考试通知书；考试成绩单；聘用通知书；任免文件；公司职员名册等。第二十五条：档案保管期限一、永久保管的文件1、登记、特批的重要文件2、股东会议文件3、股东名册4、股东印章簿5、资产及负债文件6、理事会文件7、请示、决议等重要文件8、重要的契约、申请9、执照、上级批准证书等10、土地、建筑物、电话方面的重要文件11、职员的履历表、应聘书、辞职书等12、职员名册、人事、保健、工资方面的重要文件13、章程、公司条例、规则等14、诉讼文件15、客户文件16、重要仪式、典礼方面的文件17、公司内部出版物、图书登记册18、年度预算、决算文件二、十年保管1、税务方面的重要文件2、会议文件3、月决算文件4、重要商业账簿5、宣传方面的文件6、市场调查的汇总报告书三、五年保管1、人事方面的文件2、主要交易凭证四、三年保管1、管理人员、公司职员在外部社团担任职务的任免文件2、政府机关的一般性认可、申请文件3、公司职员调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生防疫的临时性权利、义务类文件4、有关规定、通告废止的文件5、事务管理的补充文件6、税务文件7、文件收、发文记录8、市场调查、宣传等企业一般文件9、购入物品的出纳、保管、移交方面的文件10、有关动产、不动产方面的简单文件11、对日后有参考价值的来往文书五、一年保管1、来往文书、通知、调查文件、参考文件2、住址、姓名变更的通知3、报告制度中规定的日报、周报、月报第二十六条：本制度经公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。第二十七条：本制度解释权在综合办公室。另附表：档 案 调 阅 单档 案 名 称或收发文号核 批调 阅 人年 月 日档号及件数还卷日期： 年 月 日经 收 人 签 章： 共 宗 件注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案退还调卷人，第二联留存档案股备查。阅 档 催 还 单 同志： 年 月 日经查，