QW大型建筑公司电子文件声像资料管理制度.docx

QW大型建筑公司电子文件声像资料管理制度1 目的为加强公司的电子文件、声像档案的管理，特制定本制度。2 适用范围2.1电子文件是指由公司各部门、二级机构、项目经理部发布的已经生效的存放在电脑硬盘或光盘上的各类电子版本的文件、通知、报告、报表、演示材料及数码照片等资料。2.2的声像资料是指本公司各部门、二级机构、项目经理部或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像资料一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)及文字说明组成。3 文件的归口管理电子文件声像资料是公司全宗的组成部分，必须由办公室实行统一管理，并对各部门、二级机构、项目经理部的资料的管理进行指导、检查和监督。二级机构和项目经理部负责各自电子文件声像资料的归口管理。4 资料的收集4.1收集范围4.1.1已经生效的由公司办公室、党委工作部、工会办公室、纪委、团委以及各部门发布的文件、通知、通报、报表、演示材料和数码照片等稿件的电子版本。4.1.2已经生效的由各二级机构、项目经理部发布的各类文件、通知、通报、报表、演示材料和数码照片等稿件的电子版本。4.1.3 反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料；4.1.4各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；4.1.5公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。4.1.6 涉及本公司和中建系统权益的声像资料。4.1.7 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。4.1.8 其它具有保存价值的声像资料。4.2 收集时间4.2.1 电子文件的收集应在文件、通知、通报、报表、演示材料形成并正式发布之后及时收集。4.2.2 拍摄的照片资料经挑选整理后，应在一周内进行归档。4.2.3电子文件声像资料形成后，应在一个月内按文件的编制要求整理收集4.2.4 档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。4.3 收集要求4.3.1电子文件声像资料的电子文档的文件名应对应发文文件的名称。4.3.2 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要按归档要求收集齐全。4.3.3 声像资料一般只接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件和经过处理修饰的稿件。4.3.4.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。4.3.5. 在征集的资料中，凡涉及国家和公司（包括总公司、*局）重大事件的，应向办公室档案室报送目录清单。4.4资料的整理4.4.1电子文档声像资料的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和使用。4.4.2 电子文档的整理由文档的发布部门进行整理。4.4.3声像资料的整理由摄录人员负责，档案部门协助。4.4.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。4.5声像档案的保管4.5.1声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。4.5.2保管条件 a) 底片、胶片库温度应保持在13-15之间，相对湿度应保持35%-45%； b) 照片库温应保持14-24，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24，相对湿度应保持40%-60%。 c) 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。d）对库存的照片档案，要两年检查一次。4.5.3归档保存的电子文档、声像档案资料，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子文档、声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，并建立销毁目录清单。4.5.4 建立健全电子文档、声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。4.6 声像档案的开发利用4.6.1编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。4.6.2建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。4.6.3具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，全部归公司所有，特殊情况的可拨给原移交单位，公司办公室收取保管费。4.6.4在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。4.6.5声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批