KBCQ.CX-553信息交流控制程序.doc

建滔天然气化工（重庆）有限公司信息交流控制程序编号：KBCQCX-553页码： 5/4程序文件版本A修订次数1修订人付军修订日期2008-7-111 目的本程序旨在规范公司质量、环境、职业健康安全方面内外信息的交流与沟通，确保一体化管理体系信息交流的及时性、有效性，以达到持续改进，增强相关方满意的目的。2 范围适用于公司的质量、环境、职业健康安全方面信息的内外协商、交流、沟通的管理。3 职责3.1 行政部负责本程序的编制、修订和解释工作。3.2 环安科负责顾客、其它相关方、地方和行业管理部门对本公司质量、环境、职业健康安全方面信息的接收、传递工作。3.3 采购部负责合格供方信息；检查、验证、评定方法信息。3.4 销售部负责产品过程中的资源沟通；与顾客有关的过程（包括顾客提供产品）信息；质量、环境、职业健康安全信息传递工作。3.5 总经理负责在公司内部建立内部沟通过程，以解决产品质量和内部执行质量、环境、职业健康安全方面的问题和统一工作思路。3.5行政部负责和上级主管单位组织的信息交流及内部员工的合理化建议和意见的接收、传递、反馈工作。3.6各单位负责相应业务范围内的内部信息传递工作。4 工作程序4.1 内、外部信息交流包括（但不限于）以下内容：a）一体化目标、指标、管理方案完成或变更情况的信息；b）一体化管理体系内审、外审、管理评审信息；c）质量、环境、职业健康安全法律、法规、标准与其它要求变更信息；d）机构的变动和调整；e）体系文件、记录的修改和修订；f）过程监视和测量、环境和职业健康安全绩效测量结果；g）纠正和预防措施的实施及验证；h）应急准备与响应情况；i）一体化管理体系培训情况；j）各单位之间的日常联络、报表、其他信息通报等；k）管理体系各运行控制程序执行情况；l）来自社区居民的投诉和抱怨；m）来自供方、上级部门、员工、及其他外部相关方的信息；n）公司质量、环境、职业健康安全管理要求向外部传递的信息。4.2 信息交流、协商及沟通的方式有关一体化管理体系方面的信息，可通过文件、会议、宣传栏、合理化建议、口头、电子文件等方式进行交流沟通。4.3 内部信息交流管理4.3.1 行政部负责将管理手册、程序和作业文件、一体化方针下发到公司各单位，并监督其在本组织内的宣传贯彻。4.3.2 各组织应将以下信息采用内部沟通记录的书面形式向相关单位或本组织员工传递。a)一体化管理方针、目标的变更；b) 机构的变动和调整；c) 管理评审和内、外审的实施及其结果；d) 纠正和预防措施的实施及结果；e) 一体化管理体系文件、记录的修改和修订；f) 重大环境因素、职业健康安全危险源变更；顾客对产品要求的变更；g) 过程中的资源（人、机、料、法、环）要求； h) 与供方有关的过程要求信息发生变更；i) 检查、验证、评定方法和变更信息；j) 事件（含事故、虚惊事件）及不符合评定处置信息； k) 绩效监测结果的信息。4.3.3 各执行部门应及时将以上相关信息传递给行政部，并以会议、宣传栏等形式向本组织全体员工或相关人员进行传递。4.3.4 管理体系运行中产生的信息由其产生部门负责传递至行政部。要求答复的，行政部应在三个工作日内给予答复或要求相关责任部门在三个工作日内答复后传递给产生部门。4.3.5 紧急情况发生时，信息交流由应急准备与响应控制程序规定的职责部门执行。4.3.6 合理化建议与信息交流登记 员工代表的产生：可通过公司员工大会选举产生员工代表，并由公司管理层确定其参与公司质量、环境和安全方面的管理事务工作，员工代表任期为一年，一年后需重新进行选举。 公司员工可随时向员工代表提出建议，员工代表则以员工合理化建议登记表的书面形式向行政部提交合理化建议；行政部负责合理化建议的收集、登记、传递，并根据合理化建议的收集情况定期或不定期进行评审、答复、公布和奖励。4.3.7 会议制度a) 经理办公会：由公司总经理主持召开。各单位负责人汇报工作。研究制定公司的经营方面的方针、策略、决策等，每周召开一次，参加人员为公司领导班子全体成员，行政部做会议记录。b)生产调度会：由生产技术部经理或总经理授权人员主持召开，调度、协调公司生产活动的安排、人员分工、环境保护、职业健康安全要求等，每周一至周六召开，有特殊情况由会议召集人决定可不予召开。参加人员：公司领导，各部室主要负责人及其他人员。c) 综合分析会：由总经理或其他职能部门的负责人组织，分析、研究公司质量、环境、职业健康安全方面的不合格、不符合、事故隐患等，下发改进措施报告单和不合格品处置单，不定期召开。参加人员：行政部、财务部、生产技术部、环安科、化验室、采购部、销售部及有关人员。d)员工大会：有行政部主持，公司全体员工参加。每月召开一次。各单位经理对当月工作总结，对下月计划进行部署。4.3.8 协商和交流a) 各单位接收到有关质量、环境、职业健康安全方面的通知、文件、管理要求等信息后，应及时按规定的要求向本部门员工传达；b) 在制定一体化方针、质量目标和环境因素、危险源的目标指标、管理方案及程序时；在开展环境因素、危险源识别辨识、一体化管理体系评审以及其它有关质量、环境、职业健康安全管理事务工作时征求员工意见；c) 公司利用板报、宣传栏、宣传条幅、知识竞赛等。提高员工“质量”、“环保”和“安全”意识；d) 员工有抱怨和投诉时，可以向本组织负责人、部门经理、行政部进行投诉或申诉，上述部门和人员应将员工的投诉进行记录、保存，并通知和协助相关部门和人员进行协调解决。对于员工所在组织或部门能够自行解决的问题，由本部门负责解决；本部门解决不了的，由公司行政部协助解决；e) 如果各单位员工发现其工作区域存在有质量、环境、职业健康安全等隐患时，应立即向本部门负责人汇报，负责人应及时纠正。如不能立即纠正，应制定恰当的措施予以保护或警示其他员工存在质量、环境、职业健康安全影响，最终直至影响消除，并及时将纠正结果反馈给报告的员工；f)各单位要充分调动和发挥员工参与质量、环境、安全卫生、管理的积极性，并通过员工的参与和建议，与员工进行交流和协商。让员工了解和明确一体化管理体系管理者代表。4.4 外部信息交流管理4.4.1 各单位将收到的上级部门有关质量、环境、职业健康安全管理文件，呈报公司领导批阅后，按公司领导批示办理。4.4.2 需要呈报上级部门有关质量、环境、职业健康安全管理的报告，由行政部或指定人员编写，总经理或授权人员审批后上报。4.4.3 对于需要控制的相关方，各相关部门应将公司的一体化方针、环保和安全要求及重要环境因素、重大危险源的内容和控制要求通报给相关方，必要时以合同方式进行约定。4.4.4 对于相关方提出的有关质量、环境、职业健康安全管理方面的意见或投诉，分别由相关部门提出处理意见或建议，报公司总经理或授权人员批准后执行，行政部、销售部或采购部负责将处理情况向相关方回复。4.5 信息的查询4.5.1 信息可通过信息归口管理部门进行查询。4.5.2 查询涉及公司相关方投诉、质量、环境、职业健康安全管理等方面的信息按记录控制程序执行。5 相关文件KBCQCX424