EMSPD007_文件和资料控制程序.doc

海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司文件編號EMSPD007/WG-P-001版 本2.0文件名稱文 件 與 資 料 控 制 程 序頁 次1/61.0 目的本程序文件對系統文件、資料的控制和維持予以適當規範,以確保各相關場所及時得到並使用有效版本.2.0 範圍本程序文件適用於公司管理系統所使用的手冊、程序文件及支持性文件(包括技術性文件).3.0 定義3.1 外來文件:指顧客或供方所提供的圖面、規格書、檢驗標准以及法律、法規、標准等文件與資料.3.2 非控制文件:只發放作參考,蓋有“僅供參考”印章,在文件變更時不須回收和更新.非控制文件不能用來指導生產.3.3 控制文件:蓋有“控制文件”印章的文件,控制文件若有新版本發出,將會被更新.4.0 職責4.1 文件編制者:確保其發出之文件內容的準確及適當性.4.2 文件批核者:批核發出之文件成為有效之通用文件.4.3 部門經理/主管:負責確保分發給其部門的控制文件在適當的使用地方正確的存檔且避免損壞及遺失.4.4 文件控制員:負責按本程序文件的要求,執行及維持公司的文件控制系統.5.0 內容5.1 文件制定5.1.1 為使文件的統一及避免遺漏,制定文件時,依照下列格式編制:5.1.1.1 手冊格式封面頁目錄發布令文件修訂履歷內容頁附錄頁海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司文件編號EMSPD007/WG-P-001版 本2.0文件名稱文 件 與 資 料 控 制 程 序頁 次2/65.1.1.2 程序文件格式封面頁文件修訂履歷內容頁附件頁5.1.1.3 作業指導書、操作說明書、檢驗規範等格式不做統一規定,但需明確編號、名稱、版本號、頁次、審核人、核准人、生效日期等項目.5.1.1.4 程序文件內容頁結構目的范圍定義職責內容記錄相關文件附件5.1.2 文件的制定流程由制定文件部門擬定初稿,部門主管參與審核,將經核准后的文件送至文控中心,確定文件分發部門與份數.5.2 文件審核5.2.1 若文件涉及多部門之作業,應會同相關單位與文件所提及的各單位主管共同審核,參與審核單位可通知文件制作單位召開會議協商討論.5.2.2 文件審查、核準單位有權調閱有關的背景資料. 5.2.3 管理手冊:由管理代表審查后召開會審.5.2.4 管理手冊、程序文件及涉及多部門作業的文件,應由總經理核準.5.2.5 支持文件:僅供部門內部使用的文件,由部門主管核準.5.2.6 技術文件:須經營業部或品質部主管予以審核,批準后發行實施.5.3 會簽:一、二階文件和部分行政文件經相關單位主管審核,總經理或經理(廠長)批準.海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司文件編號EMSPD007/WG-P-001版 本2.0文件名稱文 件 與 資 料 控 制 程 序頁 次3/65.4 文件登錄、編碼及版本的控制.5.4.1 文控中心收到已批準的文件后,將文件名稱、版本、發行日期、受文單位及發行單位登錄于文件發放、回收記錄表(附件一).5.4.2 營業部收到經批准後的外來文件,視其類別進行編碼、登錄.5.4.3 對已登錄文件視其類別、部門、版本進行編碼.5.4.3.1 編碼方法為:a. 質量體系文件: 部門代碼 + 類別代碼 + 流水號例: 合同評審程序(YY-P-001)“YY”為營業部的部門代碼;“P”為質量體系程序文件代碼;“001”為文件流水號.b. 環境體系文件: EMS + 類別代碼 + 流水號例: 環境因素的識別與評價程序(EMSPD002)“EMS”表示此文件為環境管理體系文件;“PD”表示為環境體系程序文件代碼;“002”為文件流水號.c. 質量體系和環境體系共用文件: 環境體系文件編號/質量體系文件編號例: 文件與資料控制程序(EMSPD007/WG-P-001)“EMSPD007”為環境體系文件編號;“WG-P-001”為質量體系文件編號.5.4.3.2 部門代碼:部門代碼為公司內部各部門名稱漢語拼音縮寫,各部門名稱縮寫如下:總 經 理 ZJ管理代表 GD經 理 JL紙 箱 部 ZX人 事 部 RS紙 板 部 ZB品 質 部 PZ財 務 部 CW總 務 部 ZW營 業 部 YY儲 運 部 CY 文控中心 WG5.4.3.3 類別代碼a. 質量體系文件類別代碼:品質手冊 M 程序文件 P作業標准 W 技術文件 D表 單 F 行政文件 X外部文件 O海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司文件編號EMSPD007/WG-P-001版 本2.0文件名稱文 件 與 資 料 控 制 程 序頁 次4/6b. 環境體系文件類別代碼:環境手冊 M 作業標準 WI 程序文件 PD 5.5 文件的發行5.5.1 文件發行一、二、三階文件與跨部門文件由文件控制中心發行與回收;分發相關方的文件由總務分發.5.5.2 標准化文件須在封面頁加蓋紅色“控制文件發行章”.5.5.3 凡文件上的“控制文件發行章”是以影印方式復制的,均視為非控制文件,不具文件效力.5.5.4 各有關部門負責人或指定收件人需在文件發放、回收記錄表上簽署確認收妥控制文件副本,並將文件受控副本分發給其部門各有關使用者.5.5.5 部門申請補發文件或申請向外界提供文件參考時,應填寫文件補發申請單(附件二)須經管理代表核准,申請補發原因為:5.5.5.1 過去已發,但因其污注或破損影響使用的.5.5.5.2 過去未發,現需補發的.5.5.6 文控中心收到已審核的文件補發申請後,為其補發已發行的文件並登錄.5.5.7 非控制文件的分發:非控制文件在申請核準后,在文件第一頁上蓋上紅色“僅供參考”章即可依需要發行.非控制文件變更時不予更換及回收.5.5.8 營業部負責外來文件的發行與回收.外來文件發行時應在文件首頁封面加蓋“工程專用章”注明生效日期.5.6 文件使用:5.6.1 各單位使用的副本須與文件最新正本為同一版本.5.6.2 文控中心應提供內部文總覽表(附件三);營業部提供“外部文件總覽表”(附件四),以保証所使用中的文件是最新有效版本.5.6.3 文件須放置于工作場所,便于使用者取閱查詢.5.6.4 各部門文件控制人員若離職時,應將控制文件列入移交,由文控中心負責督導.5.6.5 公司嚴禁任何人將受控文件與資料拷貝外流.5.6.6 確保文件保持清晰易于識別.海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司文件編號EMSPD007/WG-P-001版 本2.0文件名稱文 件 與 資 料 控 制 程 序頁 次5/65.7 文件修訂:5.7.1 文件的修訂需原審批部門進行審批,二級文件應在文件修訂履歷中簡要說明修改內容,三級文件只需在文件發放、回收記錄表上作相應記錄則可.5.7.2 文件更改時,文件名稱、編號不變.文件每修改一次,其版本以自動更新的方式變更,如1.01.11.2.如大幅度修改時版本可改為2.0或3.0等.5.7.3 修改后的文件由文件管制部門重新發放,舊版本須予以更新.5.7.4 每年在管理會議上由管理代表組織對現有質量/環境管理體系文件進行定期評審,必要時予以修訂.5.8 文件回收:5.8.1 經核準修訂、廢止的文件,文件管理部門應按文件發放、回收記錄表將各單位文件逐一回收,並加蓋文件作廢章,統一銷毀.5.8.2 若有任何受控文件不能收回,有關部門經理/主管需在文件發放、回收記錄表上簽名確認文件之遺失.5.9 外來文件控制5.9.1 登錄:5.9.1.1 外來文件的登錄,依各使用單位的需求,向外來文件管制部門提出列管.a) 凡品質系統中提到的品質保証或品質控制類的工業或國際標準由品質部提出登錄需求.b) 凡品質系統中提到有關產品規格類的標準由品質部提出登錄需求.c) 有關環境法律法規等外來文件的控制,詳見法律與其它要求控制程序.5.9.1.2 顧客圖面、產品規格、技術標準向營業部提出列管.5.9.1.3 各提出登錄權責之作業人員須檢查文件編號是否已登錄列為外部控制文件.5.9.2 文件編號/版本.5.9.2.1 文件編號a) 外部文件登錄時文件編號,以外部文件的文件編號為該文件號.b) 若顧客圖面無文件編號時,依內部文件編號規則編號.5.9.2.2 文件版本a) 登錄文件有版本時,以外部文件的文件版本為該文件版本.b) 若外部無文件版本時,則以A、B、C等字母予以編版,以便區分.特殊情況以能明確區分文件版別為原則.海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司文件編號EMSPD007/WG-P-001版 本2.0文件名稱文 件 與 資 料 控 制 程 序頁 次6/65.9.2.3 文件編號版本章海洋紙品印刷有限公司文件編號：版 本：5.9.3 外部文件分發文件簽收、分發、修改、核準、