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企业空间产品解决方案 单位：用友集团社交与协同办公服务事业部日期：2016年5月公司地址：联系电话：目录一、要点索引1二、产品方案21、背景22、方案说明33、企业空间33.1、前台应用介绍33.1.1发言33.1.2日历63.1.3快审83.1.4文库113.1.5日志123.1.6任务143.1.7项目163.1.8投票183.1.9博客203.1.10头条223.1.11话题253.1.12红包283.1.13通讯录313.2后台应用介绍323.2.1空间管理323.2.2组织架构333.2.3用户管理343.2.4团队管理363.2.5应用管理373.2.6外部空间383.3企业空间辅助功能介绍393.3.1公告393.3.2微邮413.3.3通知433.3.4关注分组46三、运营&维护服务491、运营计划492、运营周期及双方分工详表523、维护体系52四、相关介绍53 成功案例53一、要点索引介绍、案例运营状况、案例等请参考章节“四 介绍”业务软件功能：企业空间作为底层支撑平台、以社交化为基础，融合社交化CRM以及第三方业务应用，来构建企业社交化业务平台。致力于通过社交沟通、移动办公、供应链管理、社会化商业等应用场景，连接员工、连接客户、连接伙伴、连接应用和数据，构建社交化商业协作平台。具体功能请参考产品说明章节”运营服务指标要求完善的运营服务体系，具体请参考章节“三、运营&维护服务”第 54 页 共 53 页二、产品方案1、背景近期贵公司正在规划采用移动端管理的模式开展相关业务，为支撑贵公司项目的顺利拓展，将通过本次项目协助贵公司搭建移动业务管理平台。移动业务平台项目面临的问题：1.资金问题：移动业务系统的建设费用、后续系统升级维护费用超出预算，或资金投入无法一次到位。2.灵活扩容：用户快速增加？当需要进行分支机构部署时是否能快速实现？3.可靠性：对于数据安全性、可靠性、海量承载能力等的高要求，普通产品供应商难以保障。4.企业管理特性：供应商企业管理经验沉淀不足，产品趋向个人化，碎片化。5.可持续发展性：供应商企业发展时间短，产品持续保障性未知。与用友合作的优势：1.用友30年，200多万企业客户服务经验，涉足150多个细分行业，企业管理经验丰富；2.用友旗下有3家上市公司，在9个行业或领域位居亚太或中国第一，客户服务可持续性得到保障；3.按需租用的模式，完全由用友负责建设、维护、扩容的工作，使得企业可以专注于业务发展、人员管理和核心业务支撑系统的完善；4.节约现金流、降低选型风险；5.与原有用友U8、U9系统对接。2、方案说明根据客户需求提供企业空间解决方案3、企业空间企业空间是实现企业内部及产业链的协同办公和交流的社会化、移动化的商业应用平台。它可以突破时间、空间来实现商业虚拟，通过企业社交、协作和分享实现实时企业，并且根据企业的不同诉求设置丰富的应用来满足企业的经营管理。可以实现企业与企业连接，企业和商业连接，企业和员工连接，企业和设备比如手机的连接，实现企业互联化和管理创新。注：以下内容考虑到前后台的整体介绍，故以电脑版本说明，手机端已完整支持前台和辅助应用，可以同步使用手机或电脑操作。企业空间由前台应用、后台应用、辅助应用三部分组成。3.1前台应用介绍前台应用主要由发言、日历、快审、文库、日志、任务、项目、投票、博客、头条、话题、红包、通讯录13个应用组成，随着产品不断迭代更新，会有更多优秀应用上线。3.1.1发言1、功能说明发言是企业空间的企业微博功能，用户可以通过发表言论来展示工作动态，业务交流，企业活动等内容，实现企业内协同，使领导可以看到员工的实时动态。2、辅助功能介绍 添加表情：发言时可以插入表情,辅助文字内容，使整个发言更为生动形象 某人 : 发言可以内容可以直接指向某个同事，类似于邮件中的发送及抄送需求，某人后，对方会收到系统信息的提醒。输入符号后支持姓名自动匹配功能。 添加话题发言时可以添加话题，以便于实现同类内容的聚合，便于进行查阅。创建话题时可以直接在发言框中输入两个”#”号，“#”号中间输入话题名称，也可以点击发言框下方的”#”号，输入话题名称，然后再输入发言内容。（注： 话题名称与话题内容之间要留至少一个空格。 添加图片：发言时可以配上实景图片进行发布，图文结合，使发言更形象生动，便于阅读。注： 图片最多可以添加9张。 添加视频/音频：发言中可以直接引用网上的视频/音频文件，目前企业空间支持土豆、优酷及酷6等各大视频网站视频/音频文件的引用。 添加附件：如发言中带有除图片，视频外其它格式的文档（如Word,Excel及PPT等格式），可用附件的形式进行添加。添加有两种方式：1、添加本地文件：从电脑上或外部存储设置的文件中进行选择，添加2、选择空间文档：从企业空间中已上传的内部文档中选择文件进行添加。 话题漫游：如用户拥有多个空间，需要在多个空间中发布相同的内容，此时就可以在发言时选择话题漫游功能，一次性的将相同的发言发布到不同的空间。注：漫游发布时，除原始发布空间是根据用户的选择在相应的群组发布外，发布到其他空间的发言都默认为全员可见。 选择发布范围：用户在发言时，可以根据实际需要选择发布的范围，是全员可见还是仅限某个群组成员可见。注：如此处不选择，默认为公司全员可见。3.1.2日历1、功能说明可规划日程和工作计划，设置提醒，并且可以共享给他人，比如上级领导，具有视图化、社会化的特点。2、日历操作介绍如何创建日程：进入日历首页后，鼠标单击设置日程的时间点网格，在弹出的对话框中按照实际日程安排录入日程信息后点击”确定”即可完成日程的录入。注：1、日程时间可支持时间段选择，按住鼠标左键在日程时间点网格上拖曳即可。2、创建日程支持重要程度。3、支持附件添加，可以上传本地文件。如何查看日程视图化查看： 系统默认是以视图化方式进行日历查看的。这种方式更直接，形象，日程安排一目了然。列表查看：点击右上角的“日程”按钮，切换至列表视图查看所有日程。切换日期: 左上角的日期功能块，可以让用户很方便的进行时间日期的切换，查看自己和他人不同日期的日程。变更显示周期：日历默认是按周为单位进行展示日程的，也可以根据用户需要非常方便的切换为按日显示或按月显示，便于用户查阅。如何编辑/删除日程： 对自己已经建立的日程可以进行编辑及删除的操作，在日历首页，点击创建的日程，就会出现此日程的概要信息，在此处可按实际需求对该日程进行编辑及删除的处理。如何共享日程 ：企业空间特有的日历共享功能，可以将自己的日历共享给他人，特别适用于员工将自己的工作计划及总结全部分享给上司，供上司随时查看。日历设置：日历中可以对显示的日历/任务的可见情况进行设置，可分别按状态进行筛选。3.1.3快审1、功能说明企业空间的审批功能主要是用于用户处理公司的日常业务审批工作，具有顺序审批和并行审批两种方式，并且支持自定义角色审批，从而提高我们的工作效率，尤其像并行审批可以允许多个审批人同时审批。2、快审操作介绍 如何创建快审：进入快审首页后，鼠标单击“写申请“的按钮，在弹出的对话框中可以选择“标准申请单”和“自定义申请单”可根据用户的需求选择。 标准申请单：标准的申请模板，可直接点开使用，方便快捷。用户可根据自己的需求选择适合的申请模板。 自定义申请单：用户可根据可根据自己的需求制定适合自己使用的表单格式及内容，同时支持表单设置及控件设置。注：1、表单设置：可调节整体模板的尺寸、布局，添加标题、描述等内容。2、控件设置：可添加图标、标题、描述、审批说明及附件上传等内容。3、建好的自定义表单，可在“更多”中查看预览、编辑、删除。同时可以选择“4、启用“或“停用”，并支持“审批流”的增加。“标准申请单”同样支持这些功能。 审批人：审批人又称为审批流，主要包括顺序审批和并行审批两个板块。1、顺序审批：按照上下级，层层审批，从第一人开始到最后一人审批结束，才可以结束此项审批流程。注：顺序审批，还可以添加角色、勾选上级、上下移动、删除等功能。2、并行审批：上级领导部门之间是在一个水平线上，可以同时进行审批。注：并行审批，同样支持角勾选上级、上下移动、删除等功能。3、快速创建申请：可以使用标准模板中，选择需要的模板，创建使用。在右侧添加审批人与知会人，可快速完成审批流程填写。注：1、知会人：通知他人知晓此事。2、我的申请还可支持附件添加功能。 如何查询审批是否已审核完毕：我的“审批中”或“我的审批”中，可看见提交的审批是否已经审批完毕；在“状态”栏可查询“审核中、已通过、已驳回”的申请。3.1.4文库1、功能说明：文库是企业的知识库。企业需要共享的文档并且只提供给内部人员查看下载，就可以利用文库来进行分类管理，管理员可设置不同的权限来限制管理人员，这样多层目录使我们企业信息更加安全。2、文库操作介绍 如何上传文档：鼠标点击文库一栏，选择右上角“上传文档”，可选择“本地上传、链接地址上传”；目前文档格式支持，DOC、PPT、TXT、PDF、XLS、图片、视频、音频格式。 如何下载文档：可从“全部文档、企业文档中建立的某个文档、团队文档、我的文档”中选择需要的文档，点击下载即可。 如何创建企业文档分类及设置管理员：选择“管理文档”“新建文件夹”“分类名称”“发布权限”“浏览权限”，发布权限可勾选管理员；浏览权限，可选择全体成员或指定某人。3.1.5日志1、功能说明：日志是企业人员工作汇报的重要手段，通过自定义字段的设置可以让指定人员或部门按照模板进行日志汇报。2、日志操作介绍 如何创建日志：鼠标点击日志一栏，选择右上角“创建日志”，可选择“已设置模板”； 如何编写日志：创建日志后按照已设置字段进行填写； 如何编辑模板：管理员具有编辑模板权限，点击模板设置，点选要编辑的模板，所有编辑内容都是模块化设计。3.1.6任务1、功能说明任务功能是指在线分配工作，用户可以记录工作任务状态，推动工作进展，改变以往的口头、书面任务方式，使其可视化，一目了然，进而高效的进行跨地域、跨时间办公。 2、任务操作介绍 如何创建任务： 点击“指派任务”，在随后弹出的对话框中输入任务的具体任务指派信息。如何查看任务： 任务可按自然月，任务状态及任务类型进行分类查看，并可按关键字进行任务搜索，点击任务名称后进入任务详情页，可看到此任务的详细内容。如何接受任务：任务指派后，任务的负责人可以接收到信息提醒，点开此信息后可以看到任务的概要信息，点击“接受”按钮后正式接受此任务。如何完成任务：任务负责人“接受”的任务，在指定的时间内完成后，点击“完成”，代表任务已完成并结束。如何评价任务：针对已完成的任务，指派任务的负责人，可以对此任务族做满意度方面的评价。3.1.7项目1、功能说明项目主要用于中大型工作协作及团队协作管理，涉及到多个同事或部门，需要任务分工协作，反复沟通，随时了解事情的进展。如客户问题反馈与跟进，多部门协作项目，市场对外公共活动，技术部项目开发等。2、项目操作介绍如何创建项目：点击企业空间左侧“项目”并点击右上角创建项目。项目创建人：可以指定负责人,添加项目成员,并且根据需求可以设置审批流程,以及项目内容是否公开。如何审批项目：点击右上角审批项目,可以查询项目审批进度及审批状态。 如何查看参与或负责的项目：项目会根据参与内容分类并显示,并根据进度显示进行中和已完成,项目下方会显示项目的剩余时间,如超期会提示已延期。3.1.8投票1、功能介绍投票主要用于收集公司员工的建议和意见，支持文字投票和图片投票两种方式，比如评选我们的优秀员工，团队建设活动项目的建议等工作活动，用户投票完就可以看到结果。对于重新组建企业的文化，了解民情有很大的帮助。2、投票操作介绍如何使用投票：点击企业空间左侧应用“投票“,点击页面右上角”发起投票“。投票类型：1、文字投票：发起人可以选择以文字描述的形式创建投票，可以设置主题，开始和结束时间，支持多项选择及附件添加，邀请粉丝等功能。2、图片投票：发起人可以选择以图片的形式创建投票，但须添加图片链接地址，图片描述最多不能超过40个字；同时可以设置主题，开始和结束时间，支持多项选择及附件添加，邀请粉丝等功能。如何查看投票发起数和参与数：根据发起数跟参与数,右侧会有发起榜单和参与榜单的排名。3.1.9博客1、功能介绍博客相对于微博来说他的表现形式和内容更加丰富，企业通过博客来发布一些市场活动、经验等长篇文贴来分享更加专业的内容。2、博客操作介绍如何创建博客：登陆企业空间后点击左侧应用博客，点击右上方“写博客“。如何编辑博客：编辑博客下方可选择添加分类,添加关键词作为标签,选择发布的范围,上传附件等功能。如何查看博客：您可以查看所有人公开发布的博客,也可以查看您所关注的人的博客,并对自己喜欢的博客进行推荐。3.1.10头条1、功能介绍头条是企业的舆情管理工具，帮助了解企业市场中相关的新闻或动态，通过关键字搜索各大网站的方式，向用户集中展示。2、头条操作介绍头条主页：展示订阅的分类和行业抓取到的所设关键词的内容。头条订阅主页：头条设置中建好分类后，在订阅界面点击添加后即可成功订阅，可排序，可删除。头条设置：只有管理员才能看到“小齿轮”似得设置按钮，才有权限对头条进行设置编辑。行业订阅界面：勾选行业分类，即可缩小范围抓取行业内的信息，收集到的信息更准确。头条分类：头条分类可二次编辑，可删除，可排序，设置好的关键词需匹配分类才能订阅到有效信息。如何新建分类：点击“新建分类”，输入分类名称，最多六个字符。头条关键词：关键词可二次编辑，可停用，可设置是否需要审核。如何设置关键词：编辑名称，选择分类，选择是否需要审核以及筛选内容。内容审核：需要审核的内容会展示在内容审核去，勾选所需发布的内容，点击全部发布。注意：“全部发布”只针对当前页面勾选的内容，如有多页内容，需要进入下页重复操作。3.1.11话题1、 功能介绍话题是企业微博内容的分类和聚合，有利于用户对同一种内容进行快捷查询。并且管理员可设置一个话题组，包含多个话题，形成一个主题，置于空间主页广告位置的下方，从而一目了然，便于查询。2、 话题操作介绍 话题主页：主要包含主题，全部话题，热门话题，贡献排名等。 话题发言：点击某个话题，在发言栏该话题后直接跟话题内容，选择发布即可。话题投票：点击“建投票”，可直接跳转至附带有该话题的投票界面。 添加主题：点击该话题，可将该话题推荐到设置好的某个主题中；话题可删除，可加关注。注：只有管理员才有权限对主题进行管理。 主题管理：可以创建主题，对主题进行二次编辑，排序，删除。 设置好的主题会展示在企业空间首页广告位下方，点击即可进入相关页面。3.1.12红包1、功能介绍企业空间的管理员和有发红包权限的人员可以发红包，这样有利于活跃公司氛围，推动企业的文化建设，进而提高员工对企业满意。2、红包操作介绍 不是所有成员都可以发红包，管理员首先具有发红包的权限，其次可对红包权限进行设置。 非管理员发红包：管理员可在红包设置主页增加发红包的权限人。 收到的红包：可查看收到的红包，并且拆红包。 包红包：有两种包红包方式普通红包和拼手气红包。可指定红包领取人，目前有四种红包领取方式现金、工资卡、员工卡、虚拟币（需要管理员或专人统计进行兑现）。 包好的红包在“待发的红包”中展示，点击“发红包”即可发出。 发出的红包可查阅抢红包记录，可导出Excel查看，便于后期统计兑现。 红包兑现：确认兑现抢到红包人的红包，对方将受到通知。3.1.13通讯录1、 功能介绍通讯录是企业内部所有成员联系方式的汇总，在云上而不是用户手机上存储，更加省时省力，搜索一下就可以快速找到该联系人。2、 通讯录操作介绍 通讯录可按照分类查看全部成员、在线成员、关注成员和粉丝等成员信息，也可按照姓名首字母查询，也可直接搜索查找；可对企业成员进行关注互粉操作。 关注后的成员可为其制定分组，便于个人习惯查询。 管理员可以进入通讯录视图中，根据企业的组织架构进行筛选查阅成员信息。3.2后台应用介绍后台应用主要作为管理员进行人员设置、编辑等权限操作，主要分为空间管理、组织架构、用户管理、团队管理、应用管理、外部空间6部分. 后台管理入口：点击“企业空间”界面，右上角头像处，下拉菜单，可见“后台管理”。3.2.1空间管理1、功能介绍空间管理仅限管理员可用，可对整个空间的基础信息，权限等进行设置及管理。2、空间管理操作介绍基础设置：主要是针对企业基本信息的设置（企业全称、空间名称、空间简介、企业联系人姓名等）；同时可查询企业编号、空间ID、创建时间。广告设置：企业空间首页中有固定的展示位，可用比较醒目的方式对全员播放，设置需要推广内容。3.2.2组织架构1、功能介绍设置和查看空间的机构或者部门结构，为机构或者部门指定负责人，创建子空间。2、组织架构操作介绍 组织架构设置添加机构或部门：点击“机构”将会弹出添加机构的窗口，选择父机构的名称，填写相应内容后保存即可。点击“部门”将会弹出添加部门的窗口，选择父部门的名称，填写相应内容保存即可。查看、删除、编辑机构或部门：机构或者部门创建后将会以树形结构显示在组织架构中，可以点击”+”或者”-”展开或者收起当前结构，如部门及下级部门中没有人员的时候可以点击名称后的删除按钮，确认后删除当前部门。点击每个名称后的图标进入部门的编辑页面，可对部门信息进行编辑并且可以指定部门的负责人。空间结构：此处可以查看到当前空间的全部子空间，可以依据机构或者部门批量生成子空间，同时也可以编辑子空间和进入子空间的设置。批量生成子空间：点击，将会跳转到“按组织架构选取”的页面，选择需要生成空间的机构或者部门后点击，即可生成相应的子空间。3.2.3用户管理1、功能介绍主要是对企业空间的用户，做导入、分配、隐私设置等管理。2、用户管理操作介绍所有用户：管理员可以在后台空间管理里面，看见所有成员的个人信息、登录时间及发送邮件、发送通知等功能。导入用户：管理员可下载“导入模板”，按照导入模板的格式，输入成员信息，上传到企业空间里面。管理员：企业空间可以任命多个员工做为管理员，需要输入员工姓名，查找到该员工设置为管理员；同事在管理员的后台能查看到当前所有的管理员信息。隐私设置：管理员可操作“隐藏”或“显示”员工的姓名、用户名称等字段。3.2.4团队管理1、功能介绍可以创建、查看、编辑、删除当前空间的所有团队。2、团队管理操作介绍团队汇总：查看当前空间的所有团队，点击“编辑”可以修改相应团队，点击“删除”确定后即可以删除相应团队。创建团队：录入相应内容即可直接创建团队。3.2.5应用管理自主应用：可以添加自定义的应用，并且对这些自主添加的应用排序或者删除添加应用：点击，即可进入编辑应用，填写应用名称和应用链接点击“完成”即可。添加的应用将会显示在空间的前台左侧的应用列表中。应用排序或者卸载（删除）：点击，可以调整应用的顺序，或者删除应用。3.2.6外部空间外部空间主要为客户或经销商设置的沟通平台，独立于内部空间，外部空间无组织架构。3.3企业空间辅助功能介绍3.3.1公告1、 功能介绍公告是企业进行通知、发文、新闻等内容的发布平台。2、 公告操作介绍 公告按钮：如图是只”小喇叭“，（依此是微邮、通知）有新公告时会有红点提示。 可按公告分类查看公告、可搜索公告；只有管理员和有权限的人员才能管理及发布公告。 管理员可对公告分类和公告进行撤销、置顶和删除操作，已发布的公告不能二次编辑修改。 新建公告：可选择公告发布的分类、发布部门；可编辑公告名称、标题内容；可指定查看人群，添加附件，设置评论规则。注：1、公告内容最多可发布10000字。2、可将公告存为草稿，可以预览公告。 公告分类管理：可进行编辑、删除、排序等操作。 新建公告分类：可以在该分类下设置除管理员以外的发布人。3.3.2微邮1、功能介绍微邮是企业空间内部的邮件应用，便于进行公司的工作业务交流。相对于传统邮箱的好处就是用户可以看到阅读状态，未读还是已读；还支持多个100M以内的超大附件；发件人也可以控制是否可转发的权限；邮件的回复以评论的方式展现，便捷明了；还能转换成任务，在多个收件人的情况下便于追踪任务进度；另外对微邮设置提醒可以加快工作进程，便于备忘。2、微邮操作介绍可按收件箱、未读微邮、已发送、草稿箱、已删除查看微邮。微邮按钮如图是个”小信封“，有新微邮时会有红点提示。微邮可删除，可彻底删除，未读微邮可标记为已读状态。微邮可设置提醒，转换成任务，并且回复界面以评论形式展示。写微邮：可允许或禁止转发，可以添加单个100M以内的附件，还可以选择是否同时发送邮件至收件人已绑定邮箱地址的外部邮箱。3.3.3通知1、功能介绍通知功能用于系统或其他成员与当前用户产生联系的操作而产生的消息通知。2、通知操作介绍通知按钮是一个”小铃铛“，用户可对通知消息进行设置。勾选屏蔽通知消息提示；查看通知分类规则可直接查看并回复”我“的通知。通过”回复“我的通知查看对话详情。工作通知：项目、任务、日程、头条、快审、日历分享产生的动态可在工作通知查询。新增粉丝通知可查看成员加入团队通知喜欢、推荐、收藏、系统通知等在”更多“通知中。3.3.4关注分组1、功能介绍可以对关注的人员进行分组，可根据需要创建分组。2、关注分组操作介绍点击右上方“管理“根据需求进行创建群组：有时候我们的部门人员不是很多的情况下，没有必要去创建一个字空间，管理员可以将部门成员拉进一个团队群组，可以设置私密或者公开等权限，这样部门成员间的工作交流就可以在这个群组中进行。另外有时候我们的业务项目不一定是按照部门内部成员分工的，有可能是跨部门跨机构的，那么就可以根据项目需求来创建合作团队。创建群组可以设置公开或私密权限，可设置新成员加入是否需要审核。点击小齿轮图案也可以创建群组，并且查看空间内全部群组，以及我所在的群组。IM通讯工具：企业空间支持在线聊天工具，可以在线聊天、创建团队和讨论组等。三、运营&维护服务根据贵公司的办公特点、业务人员的情况、现存人员、客户信息内容状况、各部门间针对客户、项目的交叉工作等情况，建设符合贵公司业务需求、完善成熟、可持续发展的管理系统。1、运营计划1） 双方指定对接人员a. 由客户方确定内部推进小组，指定负责人、系统管理员、关键用户。b. 厂商指定运营小组，确定运营经理、客户经理。项目中角色岗位要求项目中职责姓名职务电话项目负责人熟悉公司业务有大决策权整体需求控制运营进度控制系统管理员熟悉电脑知识完整系统功能掌握、及系统设置关键用户熟悉公司业务具体需求反馈c. 厂商实施人员简介姓名运营担任角色联系电话邮箱客户经理运营经理2） 需求确认双方开始进行详细的需求细节确认工作，确定公司组织结构、业务流程等需求，明确方案细节，为下一步确认并在系统中固化做准备。3） 整理客户数据（适用于外部空间）整理现有客户、联系人数据；按照数据收集方案收集整理数据，并确认数据正确性、完整性；4） 初始数据设置 执行部门权限设置；如部门建立、人员数据权限设置等。5） 制定“企业空间”使用规范根据公司的业务需要，明确使用上的一些规范：如各