日用化工厂采购部管理制度.doc

日用化工厂采购部管理制度1.目的为规范公司所有物料的采购活动，以保证产品质量，确保供应及时，满足生产和客户需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于所有采购的管制。3.权责3.1. 申购部门：负责核实所需采购物料，并提出书面申请。3.2. 采购部：负责采集、评定供应商，签署采购协议，咨询价格，采购物资，整理保存好相关凭证及单据。3.3. 品管部：负责验收采购产品的质量符合相关标准和要求；负责审核包材设计决方案。3.4. 仓库部：负责采购物资的质量、品种、数量、重量等进行验收及保管。 4.内容4.1. 采购物资分类：4.1.1. 采购物资分为A、B两类。4.1.2. A类物资：化工原料、包装材料。4.1.3. B类物资：少量的零星或对产品质量无直接影响的采购物资，如收缩膜、封口胶、包装袋及办公用品等物料。4.2.采购原则：4.2.1.大宗物资的采购原则：固定供应商，建立长期的合作关系，可得到价格上的优惠，物资质量上的保证，以及获得短期的融资资金。4.2.2.非大宗物资的采购原则：采取货比两家以上的原则，提供两家以上的供货单位，便于财务核价。4.2.3.不可比物资的采购原则：由总经理确认供应商后，采购员实行定点采购。4.2.4.供应商（除零星采购外）在签订采购合同时须提供盖红印的营业执照复印件，对包材供应商提供传真件和原料供应商须每次送货附带盖有红印的“原料检验报告”。4.3包装材料的采购4.3.1.包材采购流程：业务员根据与客户确认的包材，填写申购单，经总经理签字审核送采购部，与业务部联系，请客户和设计提供包材的样品和光盘，向供应商询问价格，并要求供应商提供价格表，将价格信息及时反馈到总经理，由总经理报价给业务人员，业务人员与客户沟通，确认包材的价格和确定供应商后，提供包材样板和光盘以及设计方案，要求供应商打版，打版以后要求品管部审核和业务确认；价格和样板确认无误后， 与供应商签订采购合同，明确包材名称，规格型号，数量、单价、交货日期、交货地点，货款支付方式，违约责任，索赔等内容；（根据情况增减合同条约）。4.3.2. 采购结束后，将申购单上交财务；申购单以电子版的形式存档，以便业务跟单员、业务部负责人、总经理、财务、采购等相关部门查阅。4.3.3. 包材入库后如包材有延期交货，交货数量不足或交货数量超出合同约定数量，包材检验不合格等异常情况时，须当天向总经理汇报并写在工作日记（电子版）。同时向供应商发出书面及电话通知，供应商到达现场后对包材来料检验报告签字，采购员将原件连同采购合同装订一起保存，同时向总经理汇报，由总经理做出决定。4.3.4.包材的入库参照包材仓库管理制度。4.3.5.包装材料的付款，必要时提供收据到财务，财务部审核后将按照采购合同中约定的付款方式，办理付款事项。告知业务员包材的采购情况，及时通知业务员填制划账凭证。参照财务部管理制度。4.4.原材料的采购：4.4.1.生产部计划员提出采购申请的依据：原材料最低库存量（原料仓库人员签字）和本次生产用量。4.4.2.原料申购单流程：每天10点前计划员下单，由计划员打印两张申购单，原料仓管员进行查实原料实库存，10点钟由计划员递交技术主管审核采购数量、产地，12点前计划员将原料申购单原料仓和采购员各一份，由采购员进行询价、填单、确定交货时间，每天16：30前完成，交采购主管审核，由采购主管将资料递交财务主管。4.4.3. 采购部询问供应商的价格，查询供应商的档案资料，确认供应商的信用额度，要求供应商提供原材料的样品。 4.4.4.采购合同签订：确定供应商后，与供应商签订采购合同，明确合同内容：货物的品名、品质、规格、数量、包装、检验验收、单价、总价、装卸、运输及保险、贷款的支付、争议的预防及处理。签订购合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务，供货商按约交货，采购方支付货款（付款方式一般采用月结）。 4.4.5. 原材料的入库参照原料仓管理制度。 4.4.6. 原材料的付款参照财务部管理制度。 4.5.零星物品的采购4.5.1.零星物品的采购流程：填写一式两份的订货通知单，一份留财务部，一份送采购员，作采购的依据，申购单上必须有部门主管、财务主管、总经理签名。4.5.2.零星物品到公司后，采购部通知仓库接收，并办理的入库手续，开具我厂低值品采购进仓单、低值品领用出库单。仓库管理员要核对送货单与所采购的物品是否一致，包括：物品名称、规格型号、数量等。 4.5.3. 采购部要将不合格物资的退回供应商，不够数量要求对方补足。 4.5.4. 零星物资的付款流程按财务部管理制度5.包材采购流程图：客户需求 选定样品 初步报价 客户认可 设计师设计文稿 采购申请 品管主管审核文案 接采购单 客户签字确认，采购、跟单员存档（设计稿） 联系供应商 签订合同 采 购 设计员发稿 供应商提供实样客户、跟单、设计确认 按照规定入库 包材检验员进行检验 确板后供应商生产6原材料采购流程图： 采购申请单 询问价格 信息反馈 确定供应商 签订合同 材料入库7. 零星物品的采购流程图： 采购申请单 询问价格 信息反馈 确定供应商 下订单购货 物品验收 物品入库 8.注意事项8.1. 采购部应及时督促供方按时交货，当交货期发生变更时，应重新确定交货期，并及时通知有关部门，以便及时调整生产计划，减少由此带来的损失。8.2.与历史价格比对；与同类物资价格比对；网上查询同类物质价格。价格相同的情况下，本着优质量和就近采购的原则。价格不相同的情况下，要考虑运输费用以及时间的影响。8.3.采购部整理所有单据：申购单、送货单、供应商的报价表、本厂低值品采购进仓单、低值品领用出库单、传真、合同和不合格包材的来料检验报告、原料检验报告等资料，采购部必须有专人负责并按月及批次分别进行整理和保存。每月底进行A、B分类装订后在下月5日前递交行政存档。9.引用文件9.1.包材仓库管理制度9.2.财务部管理制度9.3.原料仓管理制度10.使用