办公室2012-2013下学期工作总结.doc

郑州大学社团联合会文件 社团联合会办公室2013 07号 郑州大学社团联合会办公室20122013学年度第二学期部门工作总结迈过霜雪覆盖的严冬，迎来樱花飞舞的初春。在这乍暖还寒却又蕴藏生机活力的季节里，社团联合会办公室本学期的工作终于拉开了序幕。春雷惊蛰，破冰吐芽，正如办公室在这个学期面临着的全新的机遇与艰难的挑战。首先便是12级委员在不断犯错中摸索学习独立值班的必备技能，他们相比于往年的委员在实际工作中锻炼熟悉的时间要少，而且由于客观原因导致的一系列针对性培训工作没有及时跟进，12级委员们承受了对于他们自身而言非常大的压力。随后在小范围的社团联合会内部人员调整中，办公室主任及分管副秘书长离任，部门负责人个人领导魅力的不同也给了办公室成员们固有工作方式不小的冲击，面对接踵而至的重要工作任务，办公室没有在内部变动带来的磨合期中松懈对工作的标准和完成质量。办公室坚守挺过挫折磨砺后，必将打造出一个全新的自己。年年岁岁花相似，岁岁年年人不同，办公室组织队伍在不断更新，无论人事如何变迁，我们相信只要坚定不渝的按照校团委老师和主席团的指导发展工作，就能牢牢把握住办公室前进的方向和目标；我们相信只要认真用心的协调配合各兄弟部门的相关工作，就能为社团联合会整体的向心力及凝聚力做出绵薄之力；我们相信只要全心全意为社团服务、替社团谋发展，就能夯实社联发展的基础，达到社联、社团同侪共进的良好局面。在这一学期，办公室在活动中充实提高，在工作中团结协作，在生活中互相关心，这离不开每一位办公室成员的真心付出，离不开各兄弟部门的配合帮助，更离不开老师们的悉心教导和批评指正。对照工作计划，现将本学期部门工作总结如下：一、办公室工作大事记03月29日 本学期首次圆形广场周末舞会04月01日 社联、社团双向挂职面试04月02日 社团负责人届中考核04月08日 樱花节开幕式04月26日 “青春鼎力中国梦 郑大社团展风采”社团开放日04月27日 十佳社团评选大赛05月04日 “我的中国梦 鼎力中原梦”社团开放日05月08日 两会学生干部礼仪培训05月25日 社联趣味运动会05月29日 社团负责人换届面试05月30日 送毕业生晚会06月08日 年度总结表彰会暨第十届社团文化艺术节闭幕二、用始终如一的心来坚实常项工作的基础办公室的常项工作贯穿学期工作安排的始终，融于社联各项工作之中，这些工作的难度并不在其本身，其困难在于将琐碎、基础的事情日复一日的做好。看似简单的工作考验的并非一个人的能力大小，而是其对于工作的态度。1.日常值班需要日复一日的恒心日常值班对于办公室成员而言，是非常基础的工作，每个成员都经历从零开始的学习过程，直到到应对自如的独立值班。按照工作进度的规划，经过上学期及本学期开学后副主任一个月的带领值班后，委员们要开始独立完成每晚的值班工作。就办公室的职能来看，绝不会因为委员们的不熟悉而对工作标准有所降低，无论值班的人是谁，最重要的事情是能对每一份活动呈报表都严格把关、认真记录，是能顺利看出各种上交材料的缺漏之处，是能熟知每样物品的借还情况，是能维护好值班室这一社联对外交流窗口的形象。对于这样的工作，最忌眼高手低、心浮气躁和流于形式。能完成值班只是最基本的要求，能做得好也只是身为办公室一员必须要有能力。反观本学期整体的值班情况，虽然在内容上有所创新，制作了值班注意事项一览活动呈报表填写事项详述，对活动呈报表的录入统计、核查反馈进行明确要求，但是实际收效并不理想，原因在于做工作的人没有打好基础，根基未稳的情况下自然不可能建成高楼大厦。自身存在的问题从最开始就没有很好地解决，使得工作中的问题矛盾在一次次实践中显得愈发尖锐。一是委员们的在未独立值班时不能对自己尚不熟悉的工作事项有足够的重视，副主任的言传身教没能起到预期的效果，往往信息传达到委员那里就被大打了折扣，委员不能主动的去了解去摸索值班的方法手段，止步于简单地听副主任每一个指令，而无心去举一反三，进行延伸思考。二是副主任没能尽快把握引导委员值班的方法，面对每个人不同的性格特点，不能做到因材施教，或是一味单方面的将自己的情况代入到委员身上，导致事倍功半甚至适得其反。于是在这个学期大部分的值班工作中，难以逆转的反复出现各种强调多次的问题，就像一个连锁反应，做不到全面掌握就不能融会贯通，做不到融会贯通就不能举一反三，做不到举一反三就不能随机应变，做不到随机应变就不能应付自如，最后呈现出事多则乱，一乱即错的结果。所谓耐心，不仅仅指表面上对值班时每一件工作都能一一认真完成，更是在于学习值班工作时能沉下心来潜心思考用心体会，这不是旁人三言两语便可灌输的。办公室是组织中的一个部门，内部的所有规章制度都只有一个目的，那便是将其宗旨所在的工作踏实完成好，在教导做这些工作的人时要时刻注意不能偏离了这个目的，不可为了要求而作要求。工欲善其事必先利器，每个成员都需要恰到好处的磨砺才能成为部门发展前进的强劲助力。因此，每一步都急不得，既不能揠苗助长，又不能放任自流。2.物品管理需要锱铢必较的细心办公室秉承严谨认真的传统，按时按量地完成了各项工作中的物品准备工作。包括日常办公物品的补给采购，活动物品的租借与协调，活动物品的准备及回收清点，办公物品的归类存放，办公（活动）物品的维修，仓库物品的定期整理等工作，保证了社联各项活动的顺利开展与进行。值班室以及仓库内物品种类繁多且一部分进出流动性大，一直是办公室物品管理工作开展的难点。本学期，办公室对值班室和仓库内的物品进行了一次小范围和两次全面彻底的统计记录，最终完成了一份办公室物品一览表，自己动手整理、清点、记录的过程对于帮助委员进一步熟悉办公室所辖物品起到切实有效的作用。关于物品借还在工作中暴露出最大的问题是，对于物品的借还情况不能做到心中有数，常出现未经规定流程便把物品借出的情况，对于押金的保管与返还也不够重视，尤其缺乏汇报意识，导致部门负责人不能及时了解物品借还情况，进而影响相关工作的开展。活动前准备物品的工作也是办公室常常要进行的，偶尔会出现物品准备缺漏的情况，小到会议物品中纸杯漏水却没有那备用份，大到周末舞会音响设备不齐全，都是在这一学期出现过的问题。另外规模不同的会议、面试和各种室外活动所需要的物品各有不同，需要办公室成员留心去记忆，再针对实际情况进行灵活处理。在物品被使用的过程中要时刻关注其使用状况，以便及时做出反应。物品使用完毕，办公室成员要主动配合完成清点整理和最后的回收工作。最后一点也格外重要，办公室的物品属社联所有也就是公物，只可用于工作相关用途。在这一点上，本学期办公室有疏于强调的不足之处，导致多次出现用于社联工作的物品却被人以私人理由借出，造成不良后果。总而言之，要以严谨细心的态度去对待每一件属于办公室的物品，做到借还有序，使用有道。3.突发事件需要处变不惊的静心“事勿忙，忙多错”，遇事易手忙脚乱是很多人都有的通病，在日常工作中，总会遇到情理之中意料之外的突发事件，最根本的原因是没能做到事前周全细密的安排。尽管每一次活动前都有开相关的协调准备会议，却还是无法避免出现问题。一旦出现突发事件，办公室担负着重要的责任。前车之鉴或许还有先例可循，最困难的是应对首次出现的问题，总会自乱阵脚把时间浪费在毫无目的的慌张上，而不是迅速静下心来想想解决之道。有时候惊慌失措也是一种不负责任。反之例如在危险中父母总会第一时间作出最有利于孩子的举动，这是爱也是自然而然承担的责任。对工作亦然，只有把办公室的事当作自己的事，才会在遇到紧急情况时想着去补救而不是用迷茫来掩饰自己的不敢承担。在这一点上还没有一个普适且行之有效的强化训练方法。因为每一次的突发事件对每个经历的人来说很可能唯这一次，就算事后想出了完美的Plan B也早已时过境迁很快便会忘怀。办公室的成员在面对这些问题时，要比别人更加沉着冷静，有把握做决定就要当机立断，实在无法也要能在最短时间内寻求高年级同学的帮助，以期将危害程度降到最低。不过这种淡定并不是指好坏都无所谓的心态，而是平时的经验积累和良好的心理素质共同作用下的一种能力。4.文案表格需要事必躬亲的耐心办公室对于部门成员的文案写作与表格制作能力的要求从委员一进来就开始了，以个人的周工作总结为起点训练委员处理各种细节问题的能力。这是必须要切实扎实的基本技能，因为日后的通讯录、各种策划、部门工作总结、面试所用的表格和统计性质的表格等等，都需要办公室每个成员去完成。这项工作可以说是必须要做好的，因为哪怕一个字错了都会有严重的后果，这个工作也是很难做完美的，因为有时间、质量和数量上三方面的共同要求，往往需要在有限时间内处理好大量的文档，从内容准确无误到格式标准统一，都要有一坐几小时的耐心才能完成。这项工作需要委员自己积极主动的留心学习，完全依靠副主任手把手地一一教过是不现实的。在这学期，办公室有意识地想要锻炼委员的写作和制表能力，但一学期下来，只勉强完成了按标准撰写总结和会议纪要的目标，其余能力没有能够很好地得到提升。一是因为委员没能自觉按照副主任要求自学邮箱内现成的各种模板，在副主任做相关工作时没能主动分担，二是由于副主任在紧张的时间内把精力都放在去完成任务上，自顾不暇而分身乏术去带着委员进行学习。今后或许可以把这个艰巨的任务分摊在每周的例会中，或是利用学习交流月的机会，有计划地教委员相关电子文档的文字格式要求和表格制作方法，就不会出现有任务总是副主任去做，真正用心去学的委员只有极少数的情况了另外造成这项工作总是耗费大量时间的原因首先是会做的人太少，而这部分人做的越多越熟练而做的少的人则越来越少会被分派这种任务，导致几个人的工作量由一人完成自然是费时费力还易出错。第二点就是做返工、重工太多，比如要统计一个信息，是先由办公室提供一份模板供各部门参考制作，再由办公室汇总全体信息，问题就出在各部门制作的格式标准不一致，往往需要办公室再一一重新调整，有时甚至相当于又把所有部门的表格做了一遍，这样的付出是“苦劳”而不是“功劳”，于整体工作大局实在无益。这学期的社团负责人换届面试的评委意见表和材料出现了很严重的错误，姓名中的错字、社团与负责人对应错位和挂靠院系有误等，给面试的评委老师造成了困扰，更是有损于社联的工作形象，这就是办公室必须要一丝不苟的做好这项工作的重要原因。在这一方面办公室要从长远着手，有计划的合理安排委员学习相关内容的进度，且要有始有终克服阻力的坚持落实，非如此，不能达。三、内部人才梯队建设始终是工作重点纵观办公室整个学期的工作历程，所有的问题和矛盾在对委员的培养中都可以找到根源，无论是工作态度还是工作能力，而这只要有所缺失就必将在日后的工作中暴露出极大的问题，要避免这种情况，就只能从人才梯队建设着手，从根源遏制不良因素的发展。1.目标设立要高屋建瓴、科学合理加强内部人才梯队建设一直都是重点工作之重点，但是在实际行动中往往缺乏系统而明确的方法。本学期办公室在这方面仍有很多需要认真反思和改变思路的地方。一个部门内的成员会随着年级的变化而变化，所以部门不仅要将眼前的工作做好，更要在每年新成员加入时就有一个明确清晰且长远的目标规划，循序渐进的把培养人才的工作做在平时。往常提到人才梯队建设往往起步于委员进入办公室以后，对选拔的重视程度没有上升到一个高度。对组织而言，成员的能力和态度，决定了选拔委员的标准和今后培养的目标。在选拔阶段，委员的态度是重于能力的，几分钟的面试很难考察一个人潜在的工作能力，却可以从交谈中获得有关其态度的信息。一个人是否有着健康正面的逻辑思维方式，对于他今后进入部门的工作有着重要决定性影响。要通过问询获悉面试的委员对于组织工作目标、宗旨和管理方式的认同感，尽量避免选择习惯用负向思维考量问题的委员。当新委员加入办公室，其实就应该将工作重心放在对于他们能力的培养上，所有行动围绕此展开。而现阶段所有的培训和规矩要求，似乎都是针对其工作态度而进行的，对于已经确立完备三观的成年人来说，期望通过泛泛而论的方式来使内心有所改变并不现实。完成部门的工作应是全体成员的共同目标，所有的培训和磨合都是为了将个人成长的目标与部门的目标统一起来，是激励内部成员发自内心去努力工作的根本，也就是人才梯队建设的目标。有自觉性才有积极性，无自决权便无主动权。在对委员的培养过程中，常常过多的强调了“约束”和“压制”，事实上这样的管理方法往往适得其反。如果人的积极性未能充分调动起来，规矩越多，培养成本就越高。所以要在“尊重”和“激励”上做努力，了解委员的心中所想，然后以完成工作后的成就感来多角度满足其预期。只有这样，才能激起委员对部门和自己工作的认同，激发起他们的自我控制，从而变消极为积极。促进委员自我管理的方法就是处处从他们的利益出发，解决实际问题，给他们提供自我发展的机会，给他们以尊重，营造愉快的工作氛围。做到这些，委员自然就和部门融为一体了。2.人才培养要尽早着手、循序渐进在12级委员进办公室伊始就伴随着诸多外界不可抗因素的影响，在首因效应亦即第一印象的作用下，委员对办公室的第一印象持续的时间很长，比以后得到的信息对办公室甚至社联的整个印象产生的作用更强且难以轻易改变，因此应该格外重视委员进入办公室的初期阶段。一个组织，一般对新进的成员都是一视同仁的，从评价到布置工作都不会有大的差别。无论是多么优秀的人才，在刚开始的时候，都只能从最简单的事情做起，也就是所谓的“蘑菇定律”，对于需要锻炼的委员来说，就如蚕茧是羽化前必经的一步。所以引导委员高效率的走过这一段沉潜期，从中尽可能汲取经验，成熟起来并树立良好可靠值得信赖的个人形象，是办公室必须要认真思考的问题。心态的调整对于初入部门的委员尤其重要，放不下姿态眼高手低是不能从内心理解组织工作的深意的。每个愿意进入组织锻炼的成员都怀揣着各自的抱负和理想，最初简单强制的工作要求或许看起来与这些远大辉煌的目标格格不入，但须知“一屋不扫何以扫天下”，看似信手拈来的事情真的做起来未必就能如想象中那样轻松。这些体会只有走过才能明白，一方面要靠委员自身的努力，另一方面就要靠办公室老成员的时时提点、处处引导了。对委员的指导是一个互动的过程，当副主任在指导委员时，需要积极倾听、提出问题、交流观点以及讨论切实可行的解决方案。副主任提出自己的反馈意见的同时接收委员的反馈意见。要特别留意委员哪些方面有待提高以及哪些方面做得比较好。帮助委员克服他个人的缺点，使其个人能力最大化，并发挥出最大的潜力，唯此，才能起到积极的效果。3.落实过程要注重合作、尊重个体办公室是由全体成员组成的整体，人与人的合作却不是人力的简单相加，要想实现真正的融合交流，其过程要复杂微妙得多。因此必须坚持向管理要工作成效的方针，从建立制度入手，形成分工合理、职责明确、奖罚分明的工作机制；同时不断提高成员的整体素质，建立一个有利于人才竞争、有利于人才成长的舞台，形成有效的激励机制。每个成员都有其长处和短处，只有将他们优化组合才能使整体的能力大于个体的能力。像木炭和钻石，同样的碳原子因为结构不同形成了硬度差异悬殊的物质。尊重差异是脑力合作、集思广益的本质。只有重视每个人的不同心理、情绪、智能，以及个人眼中所见、脑中所思，才能互相学习吸收有益的东西，弥补各自的不足，做到人力资源的整合，发挥整体大于部分之和的重要作用来。四、创新在工作实践中萌芽1.日常值班方法改良活动呈报表的问题长久以来都不能得到改观，原因之一是办公室内部非常强调相关的要求细则，对这一流程的各种注意事项一遍遍的强调，但作为表格材料收发的中转步骤，办公室的工作其实是被动的，只能在问题出现后不断地作自我反省，单方面的将问题反馈给社团，但下一次仍无法避免同样的问题出现。针对这一点和社团举办活动数量统计工作出现的问题，办公室在本学期调整了工作方法。首先制作出有关活动呈报方