行政主管个人总结.2011年.doc

2010年度工作总结暨2011年工作计划*部 *新的一年新的开始，不知不觉2010年的工作已告一段落。对于每一个追求进步的人来说，免不了会在年终岁未对自己进行一番“盘点”，说它是“盘点”其实也是对自己的一种鞭策。已经过去的2010年是忙碌而充实的一年，也是我到目前为止加入*这个企业最忙碌和充满挑战的一年，这一年的工作让我在行政管理方面有了飞速的提升。回顾一年来的工作，我在公司各级领导的正确指导、各部门的积极配合以及各位同事的支持协助下，严格要求自己，按照公司要求，较好地发挥了行政部服务基层、以文辅政的工作职能，完成了自己的本职工作。虽没有轰轰烈烈的战果，但也算经历了一段不平凡的考验和磨砺。如今，在公司领导的帮助下，我已逐渐适应目前的岗位，并逐步走向正轨。为了更好的开展2011年的工作，现对我2010年的工作及工作中存在的问题进行汇总，请领导给予指正。 一、 2010年度总结：(一) 工作内容1. 档案管理方面：1) 加强各部门档案管理工作，确定各部门档案管理员，并成立档案管理小组，组织各部门完成2009年及2010年档案工作的汇总工作；加强各部门兼职档案员现代化信息建设，确保兼职档案员队伍的相对稳定，加大各门类文件材料形成、积累、归档工作的监督、检查和指导力度，确保公司各项档案完整率99%，为今后各部门开展工作提供真实可靠的依据。2) 2010年共收集、整理各类档案入库*余件，其中公司发文*件，各类合同99件，其他各类文件共824余件。一年来为公司各部门提供档案查阅42人次。在档案录入工作中，按档案电子化管理要求，充分利用现代化办公条件，使资料得以集中、初步实现了档案管理工作的规范化、方便了日后档案的查询和管理。3) 在档案的管理与服务过程中，注重对各种原始资料的收集与积累，如工作会议及各项活动的议会材料，保证了入档材料的适用性和完整性。在计算机中心的配合下做好原始档案数据的光盘转录工作。4) 做好各部门兼职档案员的业务指导工作，使文件材料归档率、完整率、齐全率都达到要求。完善特种载体档案的管理，加强电子、照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。2. 合同管理方面：1) 建立合同明细表，通过注明合同的存档时间、合同内容、金额、合作方及联系人等，为各部门日后查找、调阅合同提供便利，告知所需要查找合同的部分信息，即可利用表格属性，及时查找到合同文本，为各部门提供了方便、快捷的服务。2) 针对今年5月集团对我店各项工作检查中合同中存在的问题，利用工作汇报对各部门进行合同管理的相关培训，通过培训让各部门及时了解合同的报批程序及所需资料，避免相关部门多跑冤枉路，提高工作效率。3) 2010年共审核归档行政类合同99份，其中综合管理部66份、财务部12份、物保部12份、经营部8份、会员中心1份；对各部门报批的合同存在的问题及时给予指正，确保在集团、股份公司审核时顺利过关。3. 公文管理：1) 由于工作需要，从今年开始在领导的安排下，我将手中商务中心工作移交资产管理员管理，重点加强了我的公文管理工作，主要负责各类文件的撰写、审核及下发工作。2010年共下发公司红头文件55份，公司通知157份，编写工作简报28份。做到及时上传下达，不延时，不误事，收文有规范、管理有制度、办事有纪律，各项工作都有章可循、有据可依。 2) OA处理：严格发文标准，提高发文质量、做到OA文件的及时收发、传阅、送阅。由于公司OA系统不能人人开通，因此文件下发采用的是无纸化办公和纸质下发相结合办公，2010年通过OA共转发股份公司各类通知341份，转发公司受控文件11份，对每份下发的文件进行跟进、落实，从而保证工作顺利开展。3) 加强自己文字功底，提高公文写作能力。根据工作需要在公司领导的指导下，编写了本部门及公司上半年总结及下半年工作计划；三季度工作总结及四季度工作计划；大战百天总结及再战百天工作计划；2010年总结及2011年计划等等。通过几次工作总结的撰写使我在公文写作水平上有了大幅度的提升，对我今后的管理工作起到了非常大的辅助作用。4. 质量审核：1) 根据各部门质量管理、经营管理目标分解情况逐月进行检查，使公司经营、质量管理工作得到普及，加强部门间沟通，及时对各部门质量管理工作中存在的问题与股份公司做好沟通，确保问题落实解决。2) 4月开始配合*公司对我店进行审计检查，准备各类资料；11月*事务所检查做好各类资料准备工作。3) 今年5月配合集团对我店各项工作进行为期5天的审计工作，通过审计出现的各项问题进行追踪落实，并汇总落实整改结果，形成报告上报集团审计部。针对各部门存在的问题加强日常沟通及指导，避免在今后的工作中出现类似的问题。4) 今年10月配合股份公司内审小组对我店进行审计，此次审计为期两天，重点对我店一线、二线质量管理工作进行检查。根据内审检查报告进行整改并提出纠正预防措施，对各部门的质量整改结果进行跟踪检查，全力为迎接12月外审检查做好准备工作。5. 印鉴管理方面：1) 尽职尽责抓印信。严格按照公司印信管理制度对公司公章、部门章及各类证照的借用进行把关，明确印鉴管理程序，完善使用登记制度；在2010年度共为各部门用印*份，未出现无登记、无审批用印现象。2) 完善各项规章制度，按照各项制度办事，及时将公司各类申请上报股份公司领导，做好公司间沟通传达工作。6. 会议管理方面：1) 外部会议接待：公司在外部召开会议的次数不多，但如有外部会议，严格按照会议需求高标准布置会场，积极协调酒店相关事宜，并做好会议过程中的服务，学到了更多的待人接物、服务礼节等相关知识，为我今后的工作积累了很多的经验。 2) 内部会议管理：按照各部门的需求合理安排会议室，避免造成会议时间冲突，并注意做好相关登记，会议完毕及时通知保洁人员打扫会议室卫生，及时检查会议室公众物品（笔记本、相机等）的使用情况，以便为各部门提供更好的服务。一年来共安排内部会议133次以上。3) 会议催办工作：今年共组织召开公司经理例会49次，编写会议纪要49份，下发工作催办628项；针对会议中领导安排的工作每周进行催办，并通过次周例会进行通报，从而确保公司领导工作有部署、有跟进、有落实、有整改、有考核。7. 日常工作：1) 资产管理：做好本部门各类物品的领用及管理,根据部门领用情况,进行领用登记。对部门各类固定资产及低值易耗品做好登记、出入库及日常管理工作，并定期配合财务部对资产进行盘点。2) 通讯组管理：每月定期向股份公司上交通讯稿，2010年共上交89篇，其中在股份公司刊登38篇，做好刊登文章的稿费发放工作；今年共召开通讯组会议1次，确定各部门通讯员，及时将通讯稿撰写要求告知我店通讯员，确保员工按内刊主题发表文章。3) 员工活动：完成本职工作的同时，认真完成领导交办的随机工作，并积极参加公司组织的各项活动。今年4月我店成立模特社，我担任副社长职务，在今年的工作中，积极参加公司及股份公司组织的相关活动，协助领导同事筹备了公司各项技能比赛。4月底参加公司的模特海选；5月参加绿色环保服装秀表演；7月参加股份公司员工技能比武；10月随着“避淡季、促销售、大战百天”活动汇报会的举行，为美伊店的模特们提供了展示自我的舞台，充分调动了员工的积极性。4) 总值班排班：每周安排次周总值班人员排班表，下发至各部门，根据值班人员实际情况，对排班表进行适当调整，加强各部门值班纪律。5) 大事记编写：编写公司每月经营、管理、动态等方面大事记，让美伊店每时每刻的历史永久保存。6) 证照审核：完成西安南大街购物中心股权变更后组织机构代码证的变更手续办理，并配合财务部完成税务登记证的资料整理工作。7) 完成部门2011年费用预算，针对综合管理部各口明年所出的费用进行汇总，提出合理依据，上报公司财务部进行审核。8) 费用报销：2010年共计报销单据36余份，共计费用16万元有余。9) 完成领导交办的其他工作。（二） 工作收获：1. 通过对档案的管理，能及时准确的录入、存档各类文件，在2010年的档案录入中，通过现代化办公，制作合同录用创新表格，此方法对各部门需要查找合同时，提供有效的帮助。 2. 通过各类文件的报送及发放，懂得事情轻重缓急，做事较有条理；工作敏感度有所提高，能够较积极地向领导汇报工作进度与结果； 能够较好地完成上级安排的任务。3. 积极参与公司2010年举办的各项技能比武与团队活动，通过筹备工作，充分认识到，个人能力再强也需要与同事相处融洽，真诚合作，才能够在规定的时间内完成工作。4. 2010年我因工作需要所负责工作有一定的变动，但适应能力还是技能跟上节奏，从而看出我的工作适应力正在逐步增强，对后期安排的工作，目前已基本熟悉并得心应手。5. 对工作中出现的过失，能够主动承担责任，积极改正错误，避免类似错误的再次发生。6. 因工作表现认真、踏实，在今年5月股份公司组织的优秀员工武当行中，被公司推荐位优秀员工中的一员，带领我店4位同事与各店优秀员工参加了武当山旅游。二、 工作中存在的不足之处及改进措施：1. 由于行政工作常常事无巨细，每项工作我们主观上都希望能完成得最好，但由于能力、经验等各方面的原因，而不能把每件事情都做到尽善尽美。工作中往往因为自己掌握的专业知识不够全面，在工作能力及效率方面还是没有充分达到最高。我自2010年3月开始接手文字秘书工作，但由于自己本身文字功底不是很厚，且对公文写作也存在着一定的经验不足，导致在编写公司半年总结时出现了基础性的错误，对造成了公司不利影响。改进措施：做到多写、多听、多看。及时与股份公司及各店专业人员进行沟通，学习他们的写作格式；同时加强自身的综合素质，多看与公文写作有关的资料及书籍；积极参加股份公司举办的各项关于公文知识的培训，以此提高自身的公文写作能力。2. 对公司各部门有些工作了解得不够深入，对存在的问题掌握真实情况不够全面，从而对领导决策应起到的参谋助手作用发挥不够。自2010年开始我主要负责公司文件传阅、报批、发放工作。但由于我自身对文件落实上没有经验，再加上各部门对OA处理文件也不够及时，不清楚文件的具体内容及要求，致使很多文件在执行工作出现时间差，工作回复较慢，出现工作节奏跟不上的现象。改进措施：充分了解自身现在所处位置的重要性，做好上传下达，在与各部门协调工作时，及时准确的将公司领导的意见传达至各部，并跟进、落实、反馈，从而有效的提高各部的工作效率。3. 制度落实不够，由于公司事物繁杂，基本检查不到位，因而存在一定的重制度建设，轻制度落实现象。对公司的各项与行政工作相关的制度，了解不够。在合同管理方面还是不够严谨，有时因为工作忙没能完全按照公司下发的相关制度把关审核，虽然在工作中也存在一些客观原因，但没有把持原则是我对制度不了解所造成的。改进措施：在部门领导的组织下，对各部门进行了合同管理细则的相关培训，强化各部门员工对合同管理的认知度，从而达到减少员工跑冤枉路，高效工作的目的，而且通过这次培训，也充分使自己了解了合同制度，对今后的合同管理工作起到了很好的帮助。4. 行政管理工作中存在较多的突发事件，在此方面我的应变能力还有待加强。在对内、外协调工作方面，还需要提高对外协调能力，在对外接待、对外活动、对外联络等方面由于没有经验，常常不知该如何应对。改进措施：认真学习岗位外的专业知识，提高自己的专业技能及综合能力，有效的提高工作效率，制定合理的工作计划，并付诸实施。5. 质量管理：从今年的内审工作可以看出公司的大部分员工仍然存在质量意识不强现象。我也不例外，由于对公司质量管理的不了解，很多关于质量管理的工作没有及时有效地开展，没有建立做任何事情要有计划、实施、监督、记录、跟进、控制的意识。而由于对质量管理工作的盲点，导致很多工作延误，没有下落。改进措施：针对质量工作的不足，我在后期工作中加强了与股份公司质量认证人员的沟通，了解与自己有关及与质量有关的专业知识，并指导其他部门进行改进，针对质量管理存在的问题邀请专人对我店内审员进行审核，确保质量管理方面的经验及知识的提升，从而全面做好公司的各项管理工作。6. 加强资产管理。2010年在资产管理工作中，由于责任心及个别外部门因素，导致部门资产经常出现在其他部门的现象。改进措施：配合此次财务部的资产盘点，了解到原因，建议将会议室中企划库房收回，作为本部门资产存放库房，对本部门资产进行严格管理，定期对资产进行检查，加强责任心对各部门借用的物品严格检查，确保本部门资产有效的、合理的得到利用。7. 调整心态，提高工作热情。个人意识比较强，团队意识不够，与同事或领导沟通缺乏主动意识，导致工作中沟通不畅，间接的影响了工作进度。很多事情走弯路，加大了公司的管理成本。改进措施：对自己的工作状态及心理进行调整，遇事主动向领导汇报，积极向同事请教。三、 2011年工作计划： 1. 档案管理：续做好档案的保管工作，加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案借阅制度，做到无失泄密及损害企业利益事件发生，有效的为各部门提供档案的利用率，查全率、查准率均达到100%。确保各部门对档案服务质量优秀率达到100%。树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务、电话查档等多种形式的服务，方便部门查询。2. 印信方面：妥善保管和正确使用公司印章（公司行政章）和介绍信。根据公司制度及要求规范各部门用印程序，对部门用印进行指导。建立各部门印鉴管理档案，确保2011年印鉴管理正确率100%。3. 质量工作：根据股份公司质量目标，对我店的质量目标及时进行分解，并按月、季度、年进行检查；每月不定期对各部门质量管理工作进行抽查，并及时提出存在的问题；积极联系股份公司对我店内审员进行工作指导及培训，加强员工对质量的了解度，全面做好我店的质量管理工作。4. 会议管理：加强自己对会议管理知识的学习，将会议管理工作不断延伸，让会议管理不仅仅只停留在目前的状态，而更多的是将它做成会务管理。5. 通讯宣传：不定期对通讯员进行通讯稿撰写的技巧，从而提高我店通讯稿件的上刊率，从而积极调动员工写作的兴趣。6. 每月对各部门经营目标责任书完成情况进行检查，做好公司上传下达的工作，负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。7. 日常工作：1) 规范各部门收、发文制度，认真按照股份公司发文管理办法，对公司的质量文件进