辽宁经济管理干部学院档案行政执法自查报告.doc

辽宁经济管理干部学院档案行政执法自查报告 一、贯彻实施档案法和档案法实施办法的总体情况 1.学院严格执行档案法和档案法实施办法，主要表现在： 重视档案法和档案法实施办法的学习、宣传和贯彻执行。学院于每年三月，都要组织一次档案法和档案法实施办法的学习、宣传，特别是在“四五”普发期间利用会议、板报等形式进行了广泛的教育宣传。每年召开一次档案工作会议，并以会代训，对专兼职档案人员进行培训，在培训的基础上，按档案法和档案法实施办法的要求进行档案资料的收集、整理、立卷等工作。2.学院的档案工作，列入了学院的“十五”计划和“十五年发展规划。3.学院档案机构建设基本健全 建立了与学院工作相适应的综合档案室。学院综合档案室，于1995年开始筹建，1997年正式成立。在学院党院办公室直接领导下，由党院办公室副主任兼任档案室主任，下设1-2名专职档案员。 学院各种门类、载体的档案，除人事个人档案和病历档案外，实行了集中统一管理。目前，学院档案分党群类、行政类、人事类、教学类、科研类、出版类、外事类、基建类、设备类、财会类、声像类等11类。 建立了档案管理网络，发挥了管理机构的监督指导作用。1997年档案室正式成立以后，建立了完整的领导体系。在学院一级，由院长、党委书记张自栖同志负责；在部门一级，由党院办公室主任邓超负责。在档案室配备了一名专职档案员：周晓梅玥玥 辽宁经济管理干部学院档案管理网络院领导：张自栖（院长、党委书记兼省经贸委副主任）部门领导：邓超（党院办公室主任） 档案室成员：周晓梅（专职档案员） 组织人事处兼职档案员：陆宪教务处兼职档案员：李朋学生处兼职档案员：马连科科研处兼职档案员：刘岩财务处兼职档案员：赵艳茹总务处兼职档案员：陈素文督导室兼职档案员：孙克忠图书馆兼职档案员：孟庆梅管理系兼职档案员：马蔚然财税系兼职档案员：高洁信息系兼职档案员：王绍春工程系兼职档案员：钱涛设计艺术系兼职档案员：刘国荣装饰艺术系兼职档案员：于君产品工艺学部兼职档案员：方凤英基础部兼职档案员：佟智慧实训部兼职档案员：苏利培训部兼职档案员：杨艳秋塔湾校区专职档案员：郑雅琴保卫处兼职档案员：宋臣工会兼职档案员：冯彦明 学院档案建设经费,基本上采取实报实销的办法,能够满足需要,年平均投入经费1.2万元左右。 4.建立了档案工作管理制度。 我们依据高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范的有关规定，结合我院的实际情况，制定了各项规章制度，并将有关制度入框上墙，做到了有章可循，有制可约，使档案管理工作步入科学化、制度化轨道。我院档案管理主要制度如下： 辽宁经济管理干部学院文书立卷与档案管理办法 辽宁经济管理干部学院档案分类编号方案 档案借阅使用制度 档案库房安全保密制度 文件材料不归档范围档案管理人员责任制辽宁经济管理干部学院人事类档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院关于教学类-教务档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院关于教学类-学生档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院关于科研类档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院出版类档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院外事类档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院基建档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院仪器设备类档案管理的有关规定辽宁经济管理干部学院财务类档案管理的有关规定二、档案安全管理和开发利用情况（一）档案馆舍建设 1.档案库房。档案库房60余平方米，装有完备的防盗、放火、空调设备，其库容量可满足学院20年发展的需要。并另设有办公室和阅卷室，实现了三室分立。 2.档案装具。密集架档案柜5列20组；防磁电子档案柜1组；实物档案柜2组。3.档案装订设备。装订机、切纸机、打号机、打孔机。 4.现代化办公设备。电子计算机、档案管理软件、复印机和与其他部门共用的传真机、扫描机、光盘刻录机等。5.档案安全设备。空调机、加湿器、温湿度计、安全门、防虫蛀药等，达到了八防（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光）要求。（二）档案室藏情况1.档案来源 上三级文件。主要有中共中央、国务院、省委、省政府、省直等有关部门下发的文件。 本院在工作中形成的文件材料。特别是教学过程中形成的教学计划、教学大纲、教学指导书、教材、考试成绩等；在科研过程中形成的立项、鉴定、成果报告，科研论文等；在学生管理过程中形成的学生录取、学籍注册、毕业就业等；在党政管理过程中形成的规章制度、原始记录等；在人事管理中形成的机构调整、人员调配、干部任免、专业技术职称评定、教师业务建设等历史文件材料。这些文件材料是我院档案的核心。 上级主管部门及有关部门直接针对学院发展建设、机构调整、人事任免及业务工作下发的，需要贯彻执行的文件。如省编委、省教委、省经贸委、省财政厅、省委组织部等下发的相关文件。 .档案的收集、整理情况 档案室在筹建阶段对筹建学院及建院以来的文件材料逐页、逐件收集、整理，逐年排列，然后按照高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我院档案实际情况进行分类。把学院档案分为党群类、行政类、人事类、教学类、科研类、出版类、外事类、基建类、设备类、财会类、声像类等11大类。在档案室建成以后，始终坚持对历史遗存和长期分散在个人手里的档案材料进行抢救、挖掘、整理，完善类别，充实档案资料。1998年，档案室对1996年成人高校教学评估资料进行收集、整理、立卷，建立了教学评估档案343卷。1999年开始，收集副教授以上专业技术人员建院以来在各类刊物、会议上发表的科研论文、学术报告、著作、译著等，进行归档立卷，经过近两年的努力，补充了科研类档案卷。2000年，对档案室筹备阶段没及时找到的1984-1995年间党委会议记录，重新找回，并认真的整理，对记录中如时间、地点、参加人等记录不全、不清等问题，进行核实、改正、补齐，对记录破损、污染等问题进行了修补，使这部分珍贵档案完整地补充到原档案案卷中。2000年开始收集、整理、建设仪器设备档案。 2001年三月以后，对并入的辽宁省工艺美术学校的档案进行了建档工作。原辽宁省工艺美术学校，1983年成立。自建校以来未成立综合档案室，档案资料都分散在各部门保管，有的档案在个人手里。并校后，为使这部分档案能得到妥善保管，我们在抓并校工作的同时抓建档工作。我们制定了原辽宁省工艺美术学校档案建设计划，召开了专门会议，对原辽宁省工艺美术学校部门负责人和专兼职档案工作人员进行档案法规和档案知识的培训，并组织相关人员到学院综合档案室参观学习。在此基础上开始了档案的搜集、整理、立卷、鉴定、归档等工作。到2001年10月底，立卷工作已基本结束，现正在抓紧进行编制目录索引和必要的编研工作。我们将这部分档案作为辽宁省工艺美术学校档案全宗，单独保存在塔湾校区，由塔湾校区管委会综合办公室设专职档案员负责保管。2001年1月1日以后塔湾校区（原辽宁省工艺美术学校）形成的档案直接移交学院综合档案室。 为保证档案资料及时全面安全的归档，我们在抓好对各部门的检查指导的同时，积极参加教学、科研项目、会议等活动，跟踪、了解、掌握情况和进程，当一个会议或一个项目一结束，就把档案资料收集归档，如学院的学术报告会、国家级试点专业检查验收、二级管理改革、转制检查验收等都做到了档案资料及时完整的归档。 3.档案质量情况我们始终重视档案质量。在档案室筹建阶段，我们发现许多不合格的档案资料，如：原稿起草使用元珠笔、铅笔、红、纯兰、绿墨水，领导签字不规范，会议记录不完整等，给立卷工作带来很多困难。为保证档案案卷质量我们做了大量工作。一是对过去形成的档案材料进行技术处理，使其基本达到质量标准；二是从源头抓起，杜绝不合格档案资料的产生，如通过办公室主任在领导班子会议上讲解档案立卷对领导签字的要求，杜绝了领导签字、批示不合格的现象；通过对兼职档案员培训、在中层干部会议上讲解和文书文字把关，杜绝了文件起草不合格现象；通过与会议记录人员反复多次的交换意见，杜绝了会议记录不合格现象；三是把好案卷交接验收关，对各部门兼职档案员立卷的案卷，进行严格检查，发现不合格案卷坚决退回重作，绝不迁就姑息。由于不懈的努力，档案的案卷质量不断提高，目前案卷质量合格率达97%以上。 4.档案鉴定情况 在收集整理文件过程中，对重份文件、未生效的讨论稿、上级机关普发供参阅、不办的文件材料和无保存利用价值的文件材料进行销毁。销毁的文件材料由党院办公室主管档案的领导签字，并实行二人监销制度。对有保存价值的文件材料按年分开， 按类别分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。 5.档案数量我院至2003年底，室藏纸质档案3962卷，案卷排架长度110.34米，其中永久保存档案1456卷，长期保存档案720卷；音像档案47盘，照片档案892张。 6.档案信息开发利用 检索工具 档案室编有案卷目录、全引目录、文件目录、字号索引、人名目录等检索工具。档案室将上述目录索引编印一式共87册，供阅卷者查阅使用。 编研材料在我院档案室建设伊始，就把编研工作列入了重要日程，我们补写了从1984年建院到1996底的组织沿革、大事记、基础数据汇编、院志、人物志等编研材料。1997年以后，我们坚持每年都编写组织沿革、大事记、基础数据汇编等，同时我们不断探索档案编研工作的新途径，使我院的档案编研工作逐步地向深度和广度发展。这项工作得到了党院办领导的高度重视，他们亲自参与了编写组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编等编研材料，同时指导其他部门进行编研工作。由于领导重视，使我院档案编研材料不断充实起来，满足了利用工作的需要。到目前为止我们编制了组织沿革、大事记、基础数字汇编、全宗介绍、机构设置汇编、组织任免汇编、专业介绍摘要、教学计划汇编、转制为职业技术学院申报材料汇编、第三届学术报告会论文汇编、第四届学术报告会论文汇编、1999专题学术研讨会论文集、2000年专题学术研讨会论文集、九五期间院刊发表本院教职工论文摘要、在校学生简表、档案工作制度与工作职责、1998-2000年档案利用实例汇编、1997-2001年档案立卷归档工作的通知汇编、1996-2000年党院办工作总结及工作要点汇编、查阅档案资料 分析校园打架斗殴成因及对策等20种编研资料。其中机构设置汇编、组织任免汇编、教学计划汇编、第三届学术报告会论文汇编、第四届学术报告会论文汇编、1999专题学术研讨会论文集、2000年专题学术研讨会论文集等7种为二次编研资料，专业介绍摘要、九五期间院刊发表本院教职工论文摘要、在校学生简表等3种为三次编研资料。 利用情况根据省档案局的要求及档案室标准化的有关规定，我们在档案的管理中，树立了档案工作服务于学院各项工作的思想，不仅重视档案的收集、整理、立卷工作。而且积极开展了档案的利用工作。为方便档案的利用，提高使用率，我们汇编了“案卷目录”、“全引目录”、“文件目录”、“字号索引”、“人名目录”等检索工具，编制87册为阅卷者使用。我们还设立了阅卷室，实现了三室分立。在查阅的时间上，随时查阅随时接待。由于我们档案门类较全，整理立卷的档案存放有序，查阅方便，满足了全院教职员工的需要，收到了预期的效果。从档案室建立到本世2000年底，共接待查找利用283人次，调卷622卷，其中有利用及参考价值的共151卷。从利用效果分析中，我们认为我院档案信息利用，主要在以下方面收到了明显效果：一是为领导掌握情况、进行机构改革、加强机构编制人员管理，提供了有价值的参考资料；二是为文秘人员编写组织沿革、大事记、基础数字汇编、工作总结、制定发展规划等提供了重要资料和依据；三是为教学、科研部门和广大教师制定教学计划、教学大纲、教学指导书、专业开发、专业建设、开展科研活动等提供了资料和依据；四是给师生员工在晋升职称、统计课时、查找核对学籍、补发毕业证书、出国留学等提供了凭证；四是提供基建财会资料，为校园的分区规划、教学楼维修、宿舍楼改建、新建图书馆大楼、改建文体活动中心、维修学院供水管路、请批各种款项、核对学费、清产核资、办理购房产权证书、处理经济纠纷案件等提供了可靠的依据。几