信息管理在海胶集团基地分公司的应用.doc

信息管理在海胶集团基地分公司的应用西达分公司建立网络平台管理企业的体会 海胶集团推行扁平化管理，在2009年2月由原71家基地分公司组成为30家，西达分公司合并4个分公司，一跃成为海胶集团的老大；土地面积最大，员工最多，区域管理最长的基地分公司。整合重组后，随着管理半径放大、管理量增多、管理人员减少。业务范围扩充，从而使分公司的管理难度增加。对此，西达分公司管理层在2010年自主建立信息网络服务平台，并参与研发橡胶采胶流程管理平台投入使用。并经过一年的运作和完善，该信息网络服务平台和橡胶采胶流程管理系统的各项技术性能稳定可靠，实现了分公司橡胶割胶生产信息系统流程化管理。分公司借助信息技术手段，以其强大功能支持企业数据信息处理能力，强化生产一线控制力，实现企业管理的规范化、流程化、精细化。提升现代企业管理水平，推动企业进入良性循环，促进企业发展。一、 信息管理的工作特点海胶集团已利用OA办公系统使集团总部与各基地分公司文件、财务和人力资源的内部业务、行政管理全面实现网络化管理和无纸化办公，有效地得到管理、监控和指挥。但基地分公司合并重组后，管理人员减少，工作量增多，加上合并单位有部分的工作管理不到位，员工基础信息资料参差不齐，要想在一定时间内全面了解和掌握新重组单位的员工基本情况和管理干胶生产情况，不借助信息化管理是难以实现的。为此，分公司管理层决定组建信息管理中心借助网络信息平台和计箅机技术，对分公司进行业务上精细化管理。1、分公司内部文件资料共享的特点建立网络信息平台主要借助Samba文件服务器，Samba服务器在局域网内建立企业内部共享文件，即分公司文件材料共享管理平台、分公司个人基础信息管理平台、橡胶采胶流程管理平台，干胶进度远程查阅平台。提供经理层、部门与各作业区共享内部文件的上传和下载。企业重组后，尽管耕作规模放大、管理半径放大，业务范围扩充，但其网络功能完全具备强大容量支持需求。各分支网络当天采集生产数据信息，并即时送入主网，信息处理完成后，相关信息又可反馈至公司各职能部门备阅，企业主管即使身处异地，可随时进入该网络查阅信息。形成一个融信息采集、处理、分析、存储和信息共享为一体的网络信息平台。2、精细化管理员工基础信息的特点管理员工个人基础信息是通过将员工个人基础信息资料情况录入计算机分公司个人基础信息管理平台存储备用，有利查询使用。胶工的基础信息主要以橡胶采胶流程管理平台为基础表，为胶工当天生产干胶的数据信息通过部门录入计算机系统，当天的各项干胶生产数据一经录入计算机，该软件能自动生成各类生产管理所需数据统计、汇总与进度分析报表，如干胶日报表、干胶三日报表、旬、月、年干胶生产进度表、各项不良管理信息汇总表、割胶刀数、涂药周期统计表、胶工技术等级情况统计表等十二份表格，做到高效率报送统计业务和快捷提取数据信息。分公司的橡胶采胶与管理控制系统如同“电子眼”，可以实时追踪、远程监控、全程采集、以便实时掌握当日分公司3800名胶工生产数据的管理，同时通过信息部门向有关职能部门传输信息，进行跟踪管理监控“信息”的落实情况。毎月胶工产胶生产量从橡胶采胶流程管理平台的数字库中倒出excel表格直接放入工资表中自动形成胶工工资结算表，通过查看胶工工资结算表，直接看出每位胶工干胶产量、各项代扣款和缴交“五险一金”的完成情况。查询一名员工的基础信息情况只需要几分钟。3、远程查阅分公司内部材料的特点 远程查阅分公司内部材料。在分公司总部服务器上设两个盘。一个是文件资料储存盘，主要存放分公司所有文件资料的储存；另设一个分公司公开资料查阅盘，主要提供经理层和部门上传下载文件和查阅分公司发布通知和报表。我们利用“金山快盘”网络技术在各片区（原合并的分公司）各安放一个“金山快盘” 与分公司总部的服务器公开盘远程链接，分公司总部的公开盘有资料更新时(如干胶单价、干胶进度表、分公司印发的文件通知)、各片区的快盘也自动更新，在几十公里外的作业区总部发布的干胶单价和分公司印发的文件通知在几分钟后就可以查看资料。二、信息管理的效果和体会经过一年的运作和完善，搭建信息网络平台和利用橡胶采胶流程管理平台，对分公司进行业务上的精细化管理。成效明显：2010年西达分公司橡胶原料生产、收购实现突破性增长。完成橡胶原料收购14971吨，占年计划11839吨的126.45%。比去年同期的8229吨增加6742吨，增长达81.9%。在海胶集团公司胶完成计划和与上年同比公司胶增加排序上排名第一。展开信息管理工作的几点体会1、信息管理工作的展开，提高了工作效率通过开展信息管理工作，工作效率成倍提高，信息化管理前，人员整日忙于算账，记账等事务性工作中。无论是生产第一线的会计、统计、还是机关工作人员；在统计数据时，完全依靠手工，工作量大，准确性差，速度慢，数据失真程度大。计算机信息网络化后，不仅大大提高了工作质量，解决了长期以来手工统计不真实、不准确的问题，而且减少了工作强度，财会人员从繁琐的记账、算账、对帐、调帐与制作报表等事务性工作中解脱出来，逐步向信息管理转变。 2、信息化工作的展开，规范了工作行为、降低了管理成本，通过信息化管理，杜绝了工作过程中的随意性，工作质量得到了保证。分公司在橡胶生产中，通过建立并启动橡胶产业采胶与管理信息控制系统，减少了橡胶生产管理层级，降低了管理成本，该软件对每位胶工的胶乳、杂胶回收和生产队验收数据，采取“分头报送、两头录入、归口提取”的封闭设定，实现产胶数据信息当日揭晓，数据真实可靠，有效规避产胶单位私设“干胶集体户”或用“人头户”透支干胶的行为；干净、明白地将所产干胶回归胶工所得，完全体现胶工干胶、干含结果的公平公正，让领导省心、胶工放心。三、建议我们认识到了信息化是一个过程，是一个“不断追踪科技发展，不断应用先进技术，不断和周围环境相磨合，目的是使管理效能达到最优”的这样一个过程，而决不是各类先进设备在物理上的堆积。信息技术的应用不能搞花架子，要根据实际情况制定切实可行的方案，以业务需求为指导，不追求设备、技术上的“最高”，而追求实际应用效果的“最好”。因此，在信息化过程中，能够有所比较、有所选择，能够抓住“提高单位生产力水平、方便服务对象、增强单位发展后劲”这个切入点，能够将信息技术应用与提高管理水平和生产力水平紧密结合，使信息化建设成为我们要发展的主动要求。计算机系统为管理人员提供了一个管理工具，要用好它，使它能充分发挥作用，要通过各种形式使企业员工，特别是管理者接受新思想、新方法、新技术的培训教育，增强信息意识、管理意识和竞争意识，提高各级管理人员的计算机应用水平的能力。因此，在计算机系统开始建设的同时，全员培训工作也同步开始。为使各级管理人员能充分理解，使用好计算机系统，培训分为三个步骤：第一，全面介绍商业计算机系统的软件功能，使大家对计算机系统有了一个总体概念。同时，对Windows系统及常用办公软件的使用也进行了培训。第二，开发人员深入现场，有针对性的对各岗位进行专业培训，提高计算机的应用效率。第三，进入提高阶段。在各级管理人员对信息化管理局有认识的基础上，分公司要安排