xx公司办公自动化系统运行管理办法.doc

xx公司办公自动化系统运行管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为保障公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据公司信息化建设实施要求，结合公司实际，制定本办法。第二条 推行OA系统目的在于实现公司无纸化办公，提高工作效率，并为下一步ERP的实施奠定基础。OA系统运行应坚持优化办公、业务流程、提高办公效率和降低管理成本的原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司管理和业务流程的有关规定。第三条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并作为公司各类考核的依据之一。第四条 本办法适应于全公司。第二章 系统运行人员及职责管理第五条 xx办负责OA系统的应用推广、运行管理和检查工作。xx部负责OA系统的培训、日常维护及技术支持工作，并设立一名系统管理员，负责OA系统基础数据设置及数据备份。公司所属各部门、各单位负责OA系统的操作使用。第六条 各单位、各部门设立一名OA管理员，负责本部门OA系统的日常管理、内部培训和简单维护，并负责对本部门文档进行管理。各部门应积极利用OA系统开展工作，并提出进一步完善OA系统的意见和建议。第三章 系统运行操作管理第七条 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，OA系统内传递的电子文件将作为公司内部贯彻执行工作和办理的重要依据。第八条 员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA系统使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。若因不登录OA系统或不使用OA系统造成工作延误或漏办，责任由本人承担。各工作人员只要在OA系统上发布了信息、发起了协同，没有以其他方式另行通知的义务。2、员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。所发起的办公、业务事项如有时间限定，必须规定完成期限。3、员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程必须在规定的期限内处理完毕。如有出差、请假等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。4、员工每天上班后应立即打开电脑登录OA系统进行办公，中途若长时间离开办公室以及下班后，应退出OA系统。第九条 凡是在OA系统上运行的各类办公事项及业务流程，均不得以纸质文件传递办公（特殊情况和OA系统尚未覆盖的部门除外），否则受理部门可拒绝办理。第十条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十一条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公、业务流程，涉及的相关单位及部门应按照流程的规定处理各项业务，流程定制发起的单位及部门负责流程模板的完善。第四章 业务管理规则第十二条 发文1、公司文件（红头文件）：由各职能部门员工拟稿，交部门领导核稿后提交分管领导审核，再传递到xx办，办公室主任对文件进行复核后提交给主管领导签发，领导签发后文件传递给办公室文印员封发并对公文存档，并分发到各相关部门和人员。2、部门发文：由各职能部门员工拟稿，交部门领导核稿后提交分管领导审核，分管领导签发后由各部门自行分发到各相关部门和人员。第十三条 收文1、公司收文：由xx办收文后登记，并把外来文件扫描成电子文档（pdf格式），传递给办公室主任，办公室主任提出拟办意见后提交主管领导阅示，主管领导批示意见后行政文件传递给xx办文印员，文印员根据主管领导批示意见分发到相关部门及人员传阅或办理。2、部门收文：由部门文档管理员进行收文登记，交部门领导批示后转到具体办事人办理。第十四条 文档管理1、一般文档管理：各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部门“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。2、公文文档管理：公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。第十五条 日常办公1、协同办公：日常办公、处理业务、文件、信息传递等，除有规定流程或模板外，一般采用协同方式办理，也包括请示、汇报、申请、寻求帮助，以及领导审批、交办工作、了解情况等。2、报表管理：领导需要查看的业务报表，业务人员除了在目标文档中存放并授权领导查阅外，还需要以协同方式传递通知相关领导。3、会议管理：召开会议前，由会议召集部门或人员填写会议室申请单，确定会议室后，发布会议通知至所有参会人员。会议通知一般应设定会前提醒。4、计划管理：每月27日前各部门编制当月工作计划，连同上月工作计划完成情况以协同方式报送xx办，由办公室主任对计划进行整理，编制公司月工作计划，提交主管领导审核，并在公司工作计划会后将最后确定的月工作计划存放到指定位置，同时以协同方式通知到所有单位和部门。5、公告管理：由各公告板块负责部门起草公告、通知等信息，交领导审核后在OA系统上直接发布。其中，行政公告由xx办负责，党务公告、廉政公告、团委公告由xx负责，财务公告由xx部负责，人事公告由xx部负责，人力资源公告由xx部负责。6、新闻发布：由各部门拟稿后交xx部，xx部核稿后交各相关部门及领导审核，审核通过后由xx部发布。第五章 安全保密管理第十六条 OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。第十七条 OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及集团公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。第十八条 通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需另行打印。第十九条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统后应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失及后果由本人负责。第六章 系统维护管理第二十条 为避免计算机病毒传播和网络攻击，保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件。系统管理员应指导检查各单位、各部门对计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码，负责对OA数据进行备份。第二十一条 各讨论区管理员应定期清理讨论区内容。各单位、各部门文档管理员应定期整