食品企业管理文档之五金采购员工作标准.doc

Q/SHF-ZCG-006-2009山东惠发食品有限公司 发布2010-1-1实施2009-12-15发布五金采购员工作标准受控状态：发放编号：编 制：审 核：批 准：Q/SHF-ZCG-006-2009Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准7 前 言 为满足建立工作标准体系的要求，根据GB/T 15498 企业标准体系 管理标准和工作标准体系的要求，结合*的实际情况，制度本标准。 本标准由山东惠发食品有限公司标准化委员会提出并负责解释。 本标准由山东惠发食品有限公司企管部归口。 本标准起草单位：山东惠发食品有限公司*。 本标准主要起草人：*、*。 本标准审查人：*。 本标准批准人：*。 本标准2009年首次发布。五金采购员工作标准1范围本岗位规范规定了五金采购员岗的岗位职责、从岗条件、工作内容、考核与评定、应得效益。本岗位规范适用于五金采购员岗的实施与考核。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而构成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有修改单（不包括勘误表的内容），或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本，适用于本标准。3岗位职责3.1负责对所采购范围内供应商的选择、考察、评定。3.2负责日常所需五金物资的采购及临时性采购计划。3.3及时了解市场行情，向公司提出有效的合理化建议。4权限4.1对所采购物资供应商有选择、评价权。4.2对采购物资的价格、付款方式等有谈判权。4.3对采购物资质量负责。5从岗条件5.1具有市场营销相关专业大专以上学历。5.2具有2年以上采购相关工作经历。5.3具有良好的沟通、表达能力；对行业状况比较了解；熟练使用计算机。5.4责任心强，具有很强的自我约束力，独立工作的能力；具有高度的工作热情，良好的团队合作精神。6工作内容6.1通过多种渠道了解国家政策及行业政策的变动，了解一些厂家信息及技术信息，及供需的变化对市场价格波动情况。6.1.1通过因特网。包括各种搜索性网站及专业性网站。但网站上的信息必须经过核实和对照。6.1.2超市、批发市场、商场、集贸市场。根据物资的品种分析其出现频繁的市场进行调查。6.1.3产地调查。一般而言，每一种物资根据其特性都有集中的原料产地，可进行实地调查。6.1.4专业市场。全国有很多物资专业市场，如五金市场、办公用品市场集中了各种相应物资，便于进行相应的市场调查。6.1.5报纸、杂志、专业书籍、图书馆、新华书店。可了解一些厂家信息及技术信息。另一些国家政策及行业政策也会通过这种形式发布。6.1.6供应商本身。这也是一个重要的信息来源。6.2采购计划的实施：6.2.1每天早晨接到物资申购单，首先审核申购单是否符合采购要求（即：是否有申请部门负责人、企管经理或总经理、采购经理的审批签字）；申购单书写是否清晰；申购单物资的名称、型号、规格、单位、数量及质量要求是否填写详细。如未经有关领导的审批签字要求采购部门补办手续后方可购买；书写不清晰或信息不完整，要与申请部门确认。6.2.2将各部门的申购单进行汇总分析，采购地点相同的物品汇总在一起集中采购，分析各物品采购地点确定最佳采购线路，提高采购效率。6.2.3根据采购项目的当期市场状况、价位等确定此项采购项目所需费用，编制采购预算。根据预算金额填写借款单，并附采购申请单，经采购经理审核签字后，10000以内的报企管部审批，超过10000元的报总经理审批，拿审批后的借款单到财务部支取现金。6.3市场采购6.3.1按照预定的采购计划进行市场调查。在供应商具有正规经营权（即：能提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证明）质量符合采购标准的基础上进行价格调查，价格调查时要将发票的税额考虑在内。6.3.2进行比价审核，确定信用好、实力强、价格低廉的供应商进行采购，采购时要索要正规发票。6.3.2.1如果是增值税发票要认真审核我公司的单位名称、税号、地址、开户银行、帐号等是否正确；核对发票的货物名称、单位、数量、单价、金额、税率、税额以及价税合计的大、小写金额等是否正确，数字是否涂改。核对销货单位的名称、税号、地址、开户银行、帐号等是否正确，并检查“发票联”和“抵扣联”是否加盖“发票专用章”。6.3.2.2如果是普通发票要核对我公司的单位名称、发票的货物名称、单位、数量、单价、金额是否正确，是否盖有供应商的“发票专用章”。6.3.2.3如果是普通定额发票要求检查发票日期是否在使用期限内，是否盖有供应商的“发票专用章”。6.3.3当因某种原因，不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请。一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与.6.4请购的物资采购回厂后，将物品及时交予五金库保管当面清点，并检查所到物品与申购的物品的名称、规格、型号、数量是否一致，检查合格后打入库单，由使用部门对到货物品进行检验。6.5采购物资报销6.5.1借款采购的报销：将发票附到入库单后面经采购经理审核，金额10000元内的交企管部经理审批，超10000元的交总经理审批后交予财务换取借款单。6.5.2采购人员整理采购入库单、发票各项单据，详细列明各项费用情况，交采购经理审核，金额2000元内得交企管部经理审批，超2000元的交总经理审批后，方可到财务报销。6.5.3月结：物资到货后，保管统计打印出采购物资入库单，采购员负责对入库单上面得物资价格进行审核。如果与订货价格有出入，采购员及时联系供应商查明原因并督促保管统计打印出正确得入库单。6.6负责对所采购物资供应商的管理，不定期对供应商进行合理筛选、比对，去除不合格供应商及时增加新供应商。6.6.1供应商首次评审流程 开始收集信息发放、回收调查表初步分析、评价提出候选名单需要样品样品分析、试验汇总质量信息 不合格 合 格 确定供应商名单 结束存档 6.6.1.2通过市场调查、问卷调查等方式收集供应商信息，包括：生产能力、信誉度、质量状况等6.6.1.3采购员对收集到的供应商资料进行初步分析评估，并将收集到的资料、初步分析情况交予供应商评估小组（由采购部、设备部、质检部组成），对部分供应商进行实地调查。6.6.1.4对调查合格的供应商，采购员通知供应商进行送样或小批量采购。6.6.1.5由技术部门对样品进行分析、试验，采购员进行比价、议价，确定最优的价格性能比。6.6.1.6供应商评估小组根据对样品质量的分析，剔除不合格供应商，进而确定合格供应商名单，对于无需提供样品的供应商，可直接确定供应商名单6.6.2供应商评价流程收集评级资料开始进行标准评估 供应商定级 不同意总经理审核 同更新供应商档案 意准备沟通资料 结束与供应商进行沟通6.6.2.1每年定期（具体时间不定）采购员确定拟采购的供应商，并制订供应商评审计划，采购经理审核通过后，通知各相关部门及供应商准备本年度供应商的相关评审资料。6.6.2.2采购部经理、采购员以及质量管理部与技术部相关人员按收集的评审资料，对供应商的相关情况进行评审打分，所有参加评审的人员记录评审情况，并填写供应商评审记录。6.6.2.3采购员汇总所有的供应商评审记录，并整理、分析，形成供应商评审报告。6.6.2.4采购员收集、汇总供应商评价表、供应商评审记录，划分供应商等级，进行分析后提出供应商评定建议。6.6.2.5采购员根据供应商评定建议与不同供应商沟通，提出整改意见。对于不合格供应商直接剔除。6.7按照采购部制定的餐厅购菜值日表，按时与餐厅负责人采购所需物资。餐厅买菜流程财务 公司办公室 采购部 餐厅 供应商开始采购计划单配合借款结束消账审核报账入库核对数量配合市场采购6.7.1采购员根据餐厅制定的采购计划，提前一天预算采购费用，填写借款单，报采购经理审核，企管经理审批后到财务领取现金。6.7.2根据采购的物品先进行市场询价后，再向选定的供应商询价，