泰和工程物料采购管理制度.doc

工程物料采购管理 一、目的 为加强工程物资采购管理，规范采购工作流程，提高采购工作效率，降低采购成本，特制订本制度。 二、适用范围 适用于东营市泰和太阳能电力有限公司工程部物资的申请、审核及采购程序。3、 物料采购 根据不同的光伏项目由技术部制定相应的项目计划书。工程部根据项目计划书制定相应的采购方案并负责采购。 （一）供应商管理1、 作为公司候选供应商，应具备法人资格，其提供商品的质量、规格、性能符合公司需要，商品的报价不明显高于市场平均价，并在交货期限，付款方式，合同期限，售后服务等方面有较优的条件。2、 各种物料应至少有3家以上的候选供应商，工程部应建立供应商数据库，收集、整理供应商基本资料、历史报价及交易记录。3、 工程部应定期拟定新供应商开发计划。对新进供应商，由工程部考察供应商，填制供应商资料呈分管副总经理核准后，列为备用供应商。4、 工程部应制定供应商淘汰机制，对货品质量、价格水平和其他合作条件未能达到公司要求，或已停止营业的供应商，采购部门应结合物料使用部门意见，书面说明供应商情况并酌情提出撤销合作关系的请示，待相关领导批准后，通知供应商撤销合作关系。（二）采购方式1、工程部应视物料的使用状况和市场供求状况等因素，选择最有利的采购方式。2、 使用数量基本稳定的物料，可采取定期采购方式；对公司物业维护中已经确定供应商的物料，可采取特约供应商采购；其他物料采购应按需灵活选择采购方式。3、 公司应根据采购方式与供应商签订定期（不定期）采购合同，由法律事务部进行审核。采购合同正本两份，一份存采购部门，一份存供应商；副本存法律室。 （三）采购作业1、询价报价（1）除紧急申请外，工程部不应执行审批程序不完整的物料申请表。（2）工程部审批完毕的物料申请表时，先核查申请物料的名称、规格、数量、要求到货日期等内容是否明确。否则重新修订。（3）对内容和审批完整的物料申请表盖收件章，收到紧急申请表时应在表上加盖“紧急申请章”。（4）采购员可采用对比供应商资料、以往交易记录或进行市场调查等方式，拟定至少3家询价对象，询价完成后，采购人员应将报价结果整理后送工程部主管初审，再逐级呈批，据以议价并最终确定供应商。（5）审批完毕后，如库存足够，工程部凭物料申请表至仓库领料；如库存不足，转采购员订购。2、订购及入库（1） 采购员按审批意见实施订购，并跟进送货和入库事宜。除无现货需订制订购的物料，工程部应尽可能满足对物料使用时间的要求。（2） 物料入库时，仓管员应凭物料申请表和进仓单点收，凡与审批不符的物料非经工程部主管同意不得入仓。3、特殊情形 （1）申请项目的撤消：出现重复采购、不需要此工程物料等现象时，如该申请项目尚未办理，由采购员在紧急物料申请表上加注“撤销”字样，不予采购；若原申请项目已向供应商订购，由工程部向供应商接洽撤销订购。若不得撤销，采购员应于撤销申请单上注明原因，呈总经理审批后，工程部应妥善保存所有撤销申请单。（2）交货质量异常：供应商交货质量异常时，仓管员将对应送货单交采购部工程部应尽快与供应商交涉退、换货等事宜，并将有关情况记录于供应商资料库，将处理方案记录于送货单，送货单送仓库保存以备进一步处理。（3）交货延期处理：如供应商未能按约定日期交货，仓管员应在收货时于送货单注明延期情况，并与供应商送货人会签确认，以便财务部在结算时按双方合同约定厘定违约金。 二、 物料的领取、使用和报废（一）物料的领取和使用1. 仓管员通知申请部门前往仓库领料时。各部门凭领料单领料，领料单一式二联，分存申请部门和仓库。2. 领料时应填写领料单，由申请部门主管签署，领取紧急申请物料的领料单应由分管副总经理加签。3. 工程部应指定专人负责本部门申请及领用物品。在部门领用公用物品时，部门专人需在部门记录单上签名。属个人专用物品或设备，由本人亲自到仓库领取，并在个人记录单上签名。4. 员工如离职，本人应到仓库办理退库或移交手续，个人记录单上的物品需由仓管员清点确认，并在调动、离职登记表上签名，如有丢失则按折旧价赔偿。5. 员工如工作岗位调动，个人专用物品或设备应退回仓库，或转给继任继续使用，或由本人带到新的部门。无论何种方式，都应到仓库办理退回、转用、续用手续。领料流程工程部填写领料单，按规定办理签署手续，物料申请表和领料单往仓库领料 仓管员凭单发料（二）物料的报废1、物料报废的程序（1）物料超过正常使用年限自然损坏或在使用过程中损坏无法维修，由负责保管、使用该物料的人员填写一式三联的物品报废/报损呈批表。（2）经仓库核价，部门提出意见报技术鉴定部门进行鉴定审核，5000以下（含5000）的物品报废报分管副总经理审批；5000以上由总经理审批。（3）物品因人为原因损坏，由责任人填写物品报废/报损呈批表，经仓库核价由部门提出酌情赔偿意见，逐级审批。（4）固定资产是指使用年限一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他和工程有关的设备、器具、工具等，以及单件价值在2000元以上，并且使用超过两年的主要设备及物品。凡固定资产报废需附上专题报告，以便进行残值回收。（5）仓库按经审批的物品报废/报损呈批表回收废物，将其中一联留底存查，一联交财务部销帐。2、剩余物料退仓制度（1）使用部门在领用物料前应根据实际工作量估算物料用量，数量力求准确，避免出现多领多退的现象，工作完成后如有剩余物料应及时退回仓库。（2） 仓管员对退回的