有效地传递讯息是一门艺术.doc

一、沟通入门每个人都会以某种型式进行沟通，但大部份的管理人在传递讯息上却未尽其所能。现在，学习沟通的基本规则将有助您更成功地传递讯息。 1. 鼓励公司改善各种类型的沟通。 2. 好的沟通会成就更好的管理者。 3. 在克服人际障碍时，千万不要涉及批判。 4. 小心运用最佳媒介搭配所要传递的讯息。 5. 可能的话，在沟通时运用视觉辅助。 6. 和别人站着沟通时，最好保持大约一公尺（或一码）的距离。 7. 紧张时，慢慢地深呼吸以放松自己。 8. 如果你不清楚当地的行为举止习惯，可问问当地人。 9. 确定自己无意中没有穿敌对的外衣。 10. 在镜子前练习，找出最自然的表情和姿势。 11. 知道该问甚么问题，以获得最好的答案 12. 自信地运用沉默作为鼓励说话者的工具。 13. 思考你所听到的话，而不是说话的人。 14. 对于别人所说的话，保持开放的心态。 15. 尽速将许诺形诸文字以避免误解。 16. 如果你想得到一个特定的答案，提出一个特定的问题吧。 17. 以开放式问题了解他人的个性并获取响应。 18. 会议之前先列出问题。 19. 在想起下一个问题之前，不要害怕停顿。 20. 尽可能以自然的语调创造温暖的气氛。 21. 运用相关物特别是显著的物品加强记忆力。 22. 确认阅读环境合适，例如灯光。 23. 趁记忆犹新时阅读笔记。 24. 在书中做标记，之后再做笔记。 25. 运用颜色及图例创造一幅心灵地图。 26. 使用萤光笔强调重点。今日竞争愈来愈激烈的商场中，对一个希望获得良好业绩的机构而言，拥有一个具有激励动机的工作场所是相当重要的。因此学习如何激励员工，便成为管理人责无旁贷的任务。激励员工教你如何将理论付诸实现，以及在工作场所中，如何建立、维持一个具积极氛围的环境。本书提供许多实用的建议，包括101个秘诀；更详尽地解释了所有重要的激励技巧从分析员工不同的需求、诱发动机，到利用多种技巧和训练增加工作满意度。最后有个自我评估的项目，用来检视你的激励技巧，帮助你提升表现水准，激发你与下属的最大潜能。分析激励要激励员工不管是针对个体还是针对团队产生最好的效果，首先必须深入分析他们的个人动机。 1. 如果你不知道应怎样去鼓励某人，最好先问一问。 2. 评估你自己和员工的积极程度。 3. 运用说服和影响力来激发下属自我激励。 4. 确定员工的需要是甚么，同时在会见他们时给予他们帮助。 5. 记住，将工作变得轻松，并不等于将它变得容易。 6. 尝试利用自发的社交和体育活动来激励员工。 7. 利用小组竞争刺激士气。 8. 将管理者的数目减至最低。 9. 谨记不同的人需要不同的激励方式。 10. 留意可能会使员工消极的系统。 11. 对任何批评，都要寻求正面的响应这是员工在激励中的正面表现。 12. 和员工谈话时，一定要保持目光接触。 13. 询问你的员工，工作中的每一个改变是否有助于激励他们。 14. 学习分辨公事和私事之间的差异。 15. 让工作尽可能的多样，可以预防怠惰情况产生。 16. 将离职和缺席视为怠惰的警告讯号。GE公司的员工激励韦尔奇用一个形象的比喻道出了管理的真谛：“你要勤于给花草施肥浇水，如果他们茁壮成长，你会有一个美丽的花园，如果他们不成材，就把它们剪掉，这就是管理需要做的事情。”从管理一个人到管理GE近20年来，作为通用电气公司董事长兼总裁，杰克韦尔奇通过600多次收购扩大了公司的规模，公司的总收入屡创新高。但韦尔奇认为他所做的最重要的工作是激励员工及对他们工作表现作出正确的评估，为此他付出了大量的时间。最近，华尔街日报记者就员工激励问题采访了韦尔奇先生。问：第一次从事管理工作，你是如何调动员工积极性的？韦尔奇：我非常幸运地成为GE的一个新部门塑料制品部的第一任经理。当我雇佣第一名员工时，我们组成了一个两人团队，我从没把自己看作老板。而后我们雇佣了一个又一个新员工，大家一起去我家吃饭，一起过周末，一起参加社交活动，一起在星期六加班。我们不用备忘录来交流消息，整个部门就象一个家庭杂货店，大家共同出谋划策，而无等级之分。我想一个企业就应该这样运作。问：现在仍象个杂货店吗？韦尔奇：事业走一正轨，难免会出现些等级制度问题，但我们的团队精神仍在，每当我们取得一些成绩，我们都会把生产线停下来，大家一起出去庆祝。今天在GE的各个部门，这种精神仍然存在。问：你对雇员有什么忠告？韦尔奇：我让他们了解到在这个公司不能甘于碌碌无为，我鼓励他们勇敢地展示自己，谈出自己的看法，争取上司的赏识。我告诉他们：“如果GE不能让你改变窝囊的感觉，你就应该另谋高就。我会辞掉那些让员工产生这样心态的经理和那些不能与员工打成一片的经理。”问：你一般花多少时间用于对雇员的业绩评估？韦尔奇：至少一半的时间，你看（他掏出一个大笔记本，上面画满了图表，每个部门都有相关的图表，反映每个员工的情况）这是一个动态的评估，每个人都知道自己所处的位置。第一类占10%，他们是顶尖人才；次一些的是第二类，占15%；第三类是中等水平的员工，占50%，他们的变动弹性最大；接下来是占15%的第四类，需要对他们敲响警钟，督促他们上进；第五类是最差的，占10%，我们只能辞退他们。根据业绩评估，每个员工都会知道他们处在哪一类，这样没有人会抱怨得不到赏识。问：你的评估将决定是否给予他们的股票期权作为奖励，是吗？韦尔奇：第一类员工会得到股票期权，第二类中的大约90%和第三类中的50%会得到股票期权，第四类员工没有奖励。图表是最好的工具，哪些人应该得到奖励，哪些人应该打道回府，一目了然。问：让员工们相互竞争，面临被淘汰的危险，这对他们是不是压力太大了？韦尔奇：不是的。这有很大的空间，比如第三类员工，不会有什么处罚。我不知道这是否比别的公司残酷。但这是我们的方式。问：你是如何调动一般员工的积极性的？韦尔奇：让他们明白他们有上升到第一或第二类的可能，他们有机会选择何去何从，他们中最好的那些人才会得到股票期权的奖励。问：事实上有多少人能得到股票期权呢？韦尔奇：我们大约有85000名专业员工，每年有10000到12000人会得到奖励，入选的员工经常变动。到目前为止，大约有29000人获得股票期权，占总人数的三分之一。问：你是否会给员工制定目标，来提高他们的业务能力？韦尔奇：使员工们意识到他们有潜力不断进步化制定目标更为重要。使公司以最快的速度发展就是我们的目标，我希望员工能够发挥主动性，出谋划策促进公司发展。如果事事都要我来做，要他们何用？一些公司与他们的雇员签约，而我不喜欢这样的方式。如果我和你签约，我就成了你的老板。那么来见我之前你会做什么呢？你会制作50份图表向我证明你已经全力以赴了，而我一定会要求你做得更多，最后只能采取折中的办法。换一种方式，我希望你能充分发挥潜能，提出你的建议，而我会为你提供各种资源。这样你给我的将是许多建议和计划，我可能会说：“我不喜欢这个想法，但那个主意非常好”。这样的交流更有创意。问：在要求实际成果的同时，你是如何鼓励员工勇于冒险、不怕犯错的呢？韦尔奇：刚才我说到在大公司工作的不利之处，你会感到人才济济而无出头之日，但是大有大的好处。去年，我们耗资近210亿进行了108次收购活动，每个收购都有很好的计划，但其中大约有20%到30%将被证明是失败的。一般的小公司只能赌一、二回，而我们能随住更多的失误，甚至可以潇洒的放弃一些。有些大公司陷入困境，是因为他们只知道维持现状，而不是勇于开拓。问：你是如何使你的指令顺利地向下传达的呢？韦尔奇：每年大约有5，000人在科罗顿威尔（GE的经理培训中心）接受培训。经过培训和平时的交往，我与下属的交流会比较有默契。问：当你成为公司总裁的时候，你采取与前任完全不同的管理模式。你是如何让你的员工接受这种模式的？韦尔奇：这确实不容易。但我有25%到30%的核心员工，他们给予我很大的支持。我的宗旨是：使公司不断增强竞争力，以更快的速度向全球扩展。我会不断重复我要传达的信息，直到大家都接受为止。问：有很多人怨恨你，是吗？韦尔奇：我讨厌被人称作“好好先生”，当然每个人都希望被人喜欢。问：在员工奖励方面，你认为物资奖励和精神鼓励哪个更重要？韦尔奇：对一位表现出色的员工进行奖励是管理过程中一个很重要的部分。奖赏对员工而言，不应是可望而不可及的，就象鼻子碰着玻璃而穿不过去那样，我希望他们能得到他们应得的。精神鼓励和物质奖励都是必要的，两者缺一不可。我遇到过只给员工发奖章的老板，他认为多给钱是愚蠢的。我认为这大错特错，金钱和精神鼓励应双管齐下。问：你是如何评价你的高层管理人员？你也鼓励他们相互竞争吗？韦尔奇：我鼓励他们在工作上相互竞争，但不要有个人恩怨。我们的做法是将奖赏分为两个部分，一半奖励他在自己的业务部门的表现，另一半奖励他对整个公司发展的贡献。如果自己部门业绩很好，但对公司发展不利，则资金为零。皮之不存，毛将焉附？问：你认为与下属关系融洽有多重要？韦尔奇：你可以不参与下属的社交活动，不跟他们一起打棒球、参观博物馆、出外野餐，这些都没关系。但如果你与下属在经营观念上有分歧，或对企业的文化不认同，这就有问题了，在这些事情上大家必须达成共识。问：如果你在场，员工感到不自在，你如何处理呢？韦尔奇：这倒难住我了，我不知道他们是否会觉得不自在，公司的气氛还是比较轻松的。我们在开会时也不总是一本正经的，就拿一个星期一的会议来说，我们花了半小时谈论星期六的高尔夫循环赛，大家都很兴奋。问：身为总裁20年，你是否在不同的业务阶段改变你的策略呢？韦尔奇：没有，我总是力求使公司的每项业务都做到最好。我们并不是每月都翻新花样，像进军亚洲市场，退出亚洲市场或开发互联网业务等并不改变我们的基本策略，这些只是战术变化而已。20年里公司主要完成了两件大事：第一是精减机构，取消过多的管理等级和剥离经营不利的业务；第二是不断改进奖励制度。目前我们的重点是提高质量，我们正不断改进经营方式。杰克韦尔奇激励员工的经验：1、告诫员工不要甘于碌碌无为，有这样想法的员工应促其另谋高就。2、不断提高员工队伍素质，提升好的，解雇差的。3、通过给每个部门的员工划分等级来评估员工业绩。4、不要给员工制定太多的目标，而要鼓励他们充分发挥潜能和创造性。5、不仅要给予员工精神鼓励，还要给予物质奖励。杰克韦尔奇金言韦尔奇期望GE人能够清清白白地获胜，要求每个GE人接受所谓的清白测试（Mirror test）：你能每天面对镜子反省自己的所作所为后，还感到骄傲吗？即使是将公司的文具偶尔带回家使用之类的小事。韦尔奇利用所有可用媒体来传达他的思想，他说：“你无法将清白的监督建立在制度上，要通过坚持不懈、强有力的领导，不容许放纵部属、曲解法令或走旁门左道，以此来改变文化。”杰克韦尔奇相信：“卓越和竞争力与诚实和清白是可以完全相容的；一个全球化的企业，不靠贿赂也能获胜不论在任何情况下，只要同时拥有质量、价格和技术优势，便能赢得胜利。”企业文化与价值观是企业管理中最模糊的领域，也是迄今为止最具挑战性的一环。它关系到如何指导组织行为，有难以言伟的价值和意义。在改革企业文化方面，韦尔奇是从指挥全企业的理念对话着手的。他能够让员工思考大组织理念，让他们习惯有关自己工作的革命性思考理念。韦尔奇推行公司全面的辩论，探讨GE的价值观应该是什么，并始终坚信最好的主意经得起公开的讨论。这些方法合起来足以使理念转变成可以接受的习惯；当习惯养成时，文化也已经改变了。目前，GE公司每位员工都有