基于信息化视角的档案管理工作分析.docx

基于信息化视角的档案管理工作分析 基于信息化视角的档案管理工作分析 当前，我国大力推行无纸化、自动化办公模式，档案管理信息化也已成为主要潮流。一般来说，档案管理工作包括了以下内容：档案信息的收集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计等。然而由于综合性档案往往数量较大、管理工作量也较繁重，因此，实施信息化档案管理模式，已是人们的主体形式。 一、档案管理信息化的必要性 （一）档案管理信息化工作效率高 随着社会对档案工作的深入认识，人们不断的对档案进行细分，管理要求也相应提高，以往传统的档案管理工作模式过于落后，速度较慢，工作效率较低，与当前社会的高速度及现代办公的要求不相适应。另外，传统的纸质化档案管理方式，无法将档案资料与信息进行网络共享，浪费了大量资源，传统的档案管理模式秩序较信息化管理模式混乱，而且在查阅档案情况时耗时较多，降低了使用者查阅档案的效率。尤其是当使用地域与其档案存储地距离较远时，为使用单位带来很多不必要的麻烦，容易在档案资料的传送过程中延误或丢失，影响了档案查阅的工作效率，业为档案管理人员增添了工作量。而档案信息化管理方法的综合优势非常强，它具有容量大、系统化、操作简便等优点。信息化的档案细分特别清晰，查找起来非常便捷，不仅可以收集而且可以共享，大大的提高了工作效率和质量。信息化档案管理工作已是当前的主流管理方式，基于信息化视角，可以集收集、归档、管理于一体化，大大提高了综合档案信息资源的检索及开发利用效率，以及医院档案管理工作的整体质量及效率。 （二）档案信息化管理提高档案资源的完整性 档案信息资源的保存情况关系到档案资料的最终利用问题，如果档案管理方式不得当，将有可能导致档案信息资源不完整、资源信息有误等问题的发生。而传统的纸质档案管理容易出现纸张松脆的现象，影响了档案资料的完整性及查阅，甚至是日后的利用效率及质量。因此，通过实现档案的信息化管理可以有效的解决档案的保存与利用问题，可以有效的保护档案的有效性、准确性以及完整性，使档案信息资源充分发挥其应有的作用。 二、基于信息化视角的档案管理工作分析 （一）在线收集各类电子档案 在信息化档案管理工作中，档案管理系统与办公室自动化系统OA数据共享的实现，通过接口程序完成。接口程序运行在档案管理系统本文由收集整理服务器上，自动定期进行数据下载，将其存入档案系统中，档案员对其进行在线整理及在线归档。同时，针对其他情况提供通用接口实现电子档案的在线收集。例如：通过档案系统与OA系统接口导人档案系统待归档库，即存入档案系统中，然后档案员根据实体分类、保管期限、归档单位等在线整理归档；非OA系统生成的文件资料各基层档案员通过我们提供的通用接口直接挂接到档案系统的待归档库中，再由档案员在线归档。 （二）建立档案信息数据库 数据库具有非常强大的信息储存和检索功能，我们的档案管理可以充分利用这一点，更加细分我们的档案，建立完备的档案资料库。这样一来，不仅可以最大限度容量的收集我们的档案，而且可以进行快速的备案归档。同一单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。 （三）加强档案交流，提升档案的利用价值 1.丰富室藏，为档案的开发利用奠定基础。要对重要档案全宗和利用频率高的档案逐步发展全文录入，还要抓好新产生的电子档案的接收、管理。著录和录入的方法以有利于检索利用方便而加以选择，方式可灵活多样。 2.更新观念，打破只藏不用、重藏轻用的老观念，树立藏用并举，藏以致用，以用带藏，以用促藏的新思维，使死材料变成活材料，充分发挥档案资源的效用。 3.积极开展编研工作，提高档案信息开发利用工作效率，逐步实现科研档案管理的信息现代化，全面做好信息化档案管理工作。 （四）建立档案部门网站，扩大共享性 档案部门还可以建立属于自己的独立的档案网站，通过网站提供公民服务信息和公告，选择性的公布某些国家的政策信息。档案管理部门可以通过互联网将需要发布的信息发布到其他部门的网站上，各部门可以通过互访获得自己所需要的信息。 （五）做好资料信息备份工作 医院的综合档案管理工作内容多、工作量大，而信息化管理具有速度快、储量大的优点，但其中仍然存在些许隐患，例如当工作人员出现失误的操作、或是系统隐患、死机等情况则容易导致信息档案资源丢失。因此，必须及时做好档案资料的信息备份工作，可以通过将其固定存放在某个系统盘中，并采用加密设置，以密码的方式来加强档案信息的安全性。 在信息化档案管理模式基础上，如果需要调阅档案信息资料，调阅者必须持有相关领导的书面同意证明文件，否则不予借阅，确保严格做好信息档案管理工作。倘若有人想要查阅人事资料，需要征得有关领导的同意或领导的书面证明，才可以查阅档案资源。加强档案信息资料的管理，确保信息资料的完整、准确性，使其为档案的利用充分发挥作用。 （六）完善档案信息文件的管理 人事档案入档后并不意味着其管理工作的结束，做好档案的核查与修复工作也是一项十分重要的工作内容。人事档案入档后，人力资源部门的工作人员需要定期对其进行核查与修复工作，检查资料是否存在缺失或不实等情况。一旦发现电子文件出现损坏的情况，应当及时按照备份文件对其进行修复，避免由于时间太长而忘记去修复。除此之外，工作人员还要严格按照档案管理制度，做好电子档案和纸质档案的存放工作，尽量减少损坏情况的发生。 （七）加强档案信息化建设中软件配套工作 通过建立相对稳定的档案信息化管理体系，加强档案信息化建设工作的推进，档案信息化建设应当实现可接受医院信息系统数据，加强资源利用效率。医院正在逐步完善档案信息网络系统，通过利用计算机、扫描仪、数码相机等现代化设备收集整理各种档案信息，并采用现代化计算机、网络、相应的软件程序科学地进行分类录入，其中，整理方法要按照档案资料分类进行，建立归档资料目录，便于检索使用。逐步实现办公自动化一体化的构想。由此可见，随着信息化建设步伐的加快，更需要配备专业的电脑科技人才，及时收录归档资料，真正实现无纸化办公，充分做好档案信息电子化的技术处理、保存、发展、演变和提取利用工作。 三、小结 信息化档案资源管理工作属于一项长期、复杂、